企业档案工作服务手册

企业档案工作服务手册服务手册序序一、企业档案的作用我国加入WTO之后，企业在竞争日益猛烈的国际和国内市场上具有更多的机遇，同时也面临更大的挑战。而在这场竞争中，档案能够发挥它无可替代的凭证和参考作用。企业的证照、资质档案，能够证明企业经营的合法性和企业承担生产项目等的水平及能力；企业的产品研发、配方及专利档案，可证实企业对该产品的所有权，以免旁人侵害本企业的合法权益；企业的营销打算、客户网络档案，为企业开发和稳固所占据的市场；企业的合同档案，为企业确立债权债务关系；企业的会计档案，能够反映企业的业绩及企业按章纳税等情形；企业的照片档案还能直观地向社会展现企业的风采，成为企业树立形象的组成部分。总之，真实、准确、系统的档案是企业在猛烈的市场竞争中立于不败之地的法律保证，是加入WTO后企业反倾销的有力凭证，是企业成长历程的直击见证，更是企业进展的历史记录。因此，民营企业的档案，将在猛烈的市场竞争中表达出它无可替代的凭证作用。二、企业档案工作的意义在企业中，多数企业主在对“档案治理”的认识上有两点偏差：一是认为过去企业并没有重视档案也能获得好的效益，可见档案治理对企业没什么用，对档案工作的投入是无效的成本开支；二是企业享有充分自主，文件如何处置纯属企业自由权限范畴，档案行政治理部门抓企业档案工作，是对企业内部事务的干预。能够说，第一点偏差是源于对档案工作的认识不清；第二点偏差是源于对档案行政治理部门工作的不了解。因此，正确认识企业档案工作的意义，是做好企业档案工作的前提。企业档案工作是企业各项基础工作的重要组成部分，也是现代企业制度的一项差不多要求。做好档案工作，对企业的长期进展有着重要的意义。1．完善档案治理是提升企业整体治理水平的重要手段。经济学家魏杰、哈佛大学治理学博士闻沫等人认为，我国企业的大部分是在短缺经济条件下进展起来的，那时国内尚处于卖方市场的物资紧缺时期，任何人只要肯吃苦，明白得贱买贵卖就能够迅速积存起一定的原始资本，因而经营中差不多上无治理可言，“企业的财务治理、营销管①理、人事治理、生产作业治理、质量治理、库存治理漏洞百出”。有人会问，漏洞百出如何仍有好的效益呢？缘故在于卖方市场的特点保持了财宝的相对增加，忽视治理的任何成本和代价都能够通过经营而得以补偿，因为价格是由企业决定的。久而久之，便在企业实体中形成只重经营扩张而不重治理的心理定势。然而，随着我国经济的飞速进展，物资紧缺的卖方市场差不多逐步变成物资过剩的买方市场，企业的经营状况已专门大程度上取决于治理水平对成本的阻碍。企业要想在“二次创业”中得到发②展，就必须尽快实现从无治理的经营向现代化治理方式经营的转变。档案治理是企业治理的重要组成部分，又是企业治理的基础，只有完善档案治理，才能使企业的治理水平得到整体提升。1 档案是企业文化和可连续进展的基础。经济学家指出，新世纪的中国企业要想实现可连续进展，就必须更加注意企业形象的塑造和企业文化的培养。企业形象如何塑造？通过企业文化建设来塑造。那么，企业文化又从何而来？从企业的历史中积淀和提炼出来。企业档案是企业进展的真实记录和见证，它不仅自身是企业文化的组成部分，而且依旧展现企业文化的生动媒介和提炼企业价值理念的原始素材。企业档案中的各种文件、荣誉证书、奖状奖杯、企业标记、照片、录音、录像等等，不仅能够反映企业艰巨与辉煌的进展历程，培养职员对企业的认同感归属感，还能够从这些史迹中提炼出企业的文化理念和经营理念。这种通过提炼的企业文化，是企业长远进展的不竭之源。2 滞后的档案工作可能成为制约民营企业进展的“短板”。“木桶法则”告诉我们，一只木桶能装多少水，取决于桶上最短的那块板的高度。档案工作之于民营企业，犹如桶上的一块板与整个木桶的关系。也许我们无法具体说清晰档案工作对企业经济效益的直截了当奉献，然而我们能够确信，没有完善的档案治理，企业的治理就会显现难以补偿的漏洞，而这一漏洞专门可能确实是制约企业整体效益的一块“短板”。3 档案在建立企业信用和规避企业风险中有着不可替代的凭证和依据作用。企业信用是建立在实实在在的信用信息基础上的，而档案是构成这种信用信息的核心资 ①闻沫：《民营企业，固疾重重》，《中国经营报》，2000年8月29日 ②魏杰：《民企二次创业与企业治理现代化》，《经济日报》，1999年9月8日序源。第一，完善的档案治理能够成为展现企业自身诚信的一个窗口。假如企业能系统地储存有关企业资质、企业历史、合同协议、财务账册、纳税记录以及反映企业社会良好评判的证件和文字图片等材料，就会使人们对企业信誉产生直观的印象，从心理上赢得客户的信任；同时，企业在讲究自我诚信的同时，还要时刻小心并设法规避来自客户的信用欺诈。企业凭什么来把握和评估客户的资信状况？凭什么对发生的信用问题诉诸法律并取得胜诉？唯有靠企业完整的交易记录和客户信用档案。三、企业档案工作的差不多内容企业档案工作的差不多内容包括：企业档案治理制度的制定、企业档案治理网络的建立以及企业档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的档案业务活动三大方面。1．制定企业档案治理制度。俗语说，没有规矩不成方圆。要搞好企业档案工作，必须有相应的企业档案治理制度作保证。各企业应依照国家有关法律法规的规定，结合本企业实际，制定以下档案治理制度：1 企业档案治理细则。是企业依照国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案治理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、档案治理体制和档案工作人员职责、档案治理各项业务等内容作出具体规定。2 企业各类文件材料的归档制度。是保证企业各种文件材料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度。要紧包括各类文件材料的归档范畴、归档时刻、归档要求，有时还须明确归档份数和归档手续。归档制度最好依照企业档案的分类方法，分类制定。3 企业档案利用制度。档案利用是企业档案治理工作的重要内容，是发挥企业档案作用的重要途径，也是企业档案工作的全然目的。档案利用制度一样应包括利用范畴、利用手续、利用要求及注意事项等内容。4 企业档案保密制度。是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。内容要紧包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案治理规定等。5 企业档案保管制度。是有关档案保管条件和档案治理人员保管档案职责的规定。具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的治理以及专门载体档案的保管等要求。6 企业档案鉴定销毁制度。是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的一项制度。内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。（7）企业档案人员岗位责任制。这是为进行档案工作目标治理而制定的，专门针对企业档案治理人员岗位职责而制定的一项制度，也是企业考核档案工作人员完成岗位职责的要紧依据。其内容要紧包括档案人员的素养要求、档案人员熟悉业务的标准、档案人职员作内容等。企业档案治理各种制度的具体内容，请参考本书第五部分《企业文件及档案治理制度范本》。1 建立企业档案治理网络。所谓企业档案治理网络，确实是由分管档案工作的企业领导、主管企业档案工作的部门领导、企业档案治理机构或专职（或专责）档案员和企业各部门（车间）兼职档案员组成的企业档案工作系统。在那个系统中，企业档案治理机构或专职（或专责）档案员是主干，各部门的兼职档案员是分支。建立企业档案治理网络后，应编制档案治理网络人员名册，并组织有关人员开展档案业务活动。2 及时开展企业档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等环节的业务活动，确保企业档案的完整、准确、系统。企业档案治理各业务环节的具体内容和要求，请参考本书第二部分《企业档案治理的业务环节》。目录第一部分企业各类文件材料的归档范畴及保管期限一、企业通用性文件材料的归档范畴及保管期限表..................................................................1（一）治理性文件材料归档范畴及保管期限表...................................................................1（二）建设项目（民用）文件材料归档范畴及保管期限表..............................................3（三）科研项目文件材料归档范畴及保管期限表..............................................................12（四）设备文件材料归档范畴及保管期限表......................................................................13（五）会计档案收集范畴及保管期限表..............................................................................13（六）客户档案收集范畴及保管期限表..............................................................................14（七）职员档案收集范畴及保管期限表..............................................................................14（八）专门载体档案收集归档范畴及保管期限表..............................................................15二、各类企业专业性文件材料的归档范畴及保管期限表.........................................................16（一）制造业产生的专业性文件材料归档范畴及保管期限表..........................................16（二）信息传输、运算机服务和软件业专业性文件材料归档范畴及保管期限表.........18（三）批发和零售业产生的专有文件材料归档范畴及保管期限表..................................21（四）物流、运输业专业性文件材料归档范畴及保管期限表..........................................27（五）租赁行业产生的专业性文件材料归档范畴及保管期限表......................................27第二部分企业档案治理的业务环节一、企业档案分类编号方案的编制..............................................................................................29（一）企业档案的种类...........................................................................................................29（二）企业档案的分类..........................................................................................................29二、企业档案整理规则及编目方法..............................................................................................32（一）企业治理性档案的整理规则及编目方法..................................................................32（二）企业科技类档案的整理规则及编目方法..................................................................33（三）企业会计档案的整理规则及编目方法......................................................................37（四）企业专门载体档案的整理规则及编目方法..............................................................39（五）职工档案类的整理规则与编目方法..........................................................................39（六）企业档案分类方案.......................................................................................................40三、企业档案保管与排架..............................................................................................................45（一）档案的保管...................................................................................................................45（二）库房的合理利用和排架治理......................................................................................46四、企业档案的鉴定与统计.........................................................................................................47（一）档案的鉴定...................................................................................................................47（二）档案的统计..................................................................................................................49五、企业档案信息资源的整合与利用..........................................................................................50（一）档案信息资源的整合..................................................................................................51（二）采取多种方式直截了当开展服务.....................................................................................54第三部分企业电子文件及其归档治理一、电子文件的特性...............................................................................................................55（一）电子文件对载体的依靠性与游离性..........................................................................55（二）资源共享的方便快捷与信息的不安全性..................................................................56二、企业电子文件归档治理的原则..............................................................................................56（一）电子文件归档治理原则..............................................................................................56（二）电子文件归档治理体系的构建..................................................................................57•2•三、电子文件的归档制度..............................................................................................................58（一）归档模式.......................................................................................................................58（二）归档范畴......................................................................................................................58（三）归档时刻......................................................................................................................59（四）归档要求......................................................................................................................59四、归档电子文件的保管与利用..................................................................................................60（一）归档电子文件的保管...................................................................................................60（二）归档电子文件的利用...................................................................................................61第四部分企业有用治理制度范本一、企业各类文件材料的归档制度..............................................................................................62（一）企业治理性文件材料归档制度..................................................................................62（二）企业建设项目文件材料归档制度..............................................................................63（三）企业设备文件材料归档制度.....................................................................................63（四）企业会计档案的归档制度.........................................................................................64（五）企业合同文件材料的归档制度.................................................................................64（六）企业职员档案的归档制度..........................................................................................65（七）企业专门载体档案的归档制度..................................................................................65（八）企业各种专业性文件材料的归档制度......................................................................66二、有关企业档案治理的各种制度..............................................................................................66（一）企业档案治理细则.......................................................................................................66（二）企业档案借阅制度.......................................................................................................68（三）企业档案保密制度......................................................................................................68（四）企业档案保管制度.......................................................................................................68（五）企业档案鉴定销毁制度..............................................................................................69（六）企业档案员岗位职责...................................................................................................70附录1（一）查（借）阅文件登记表..............................................................................................71（二）档案移交（接收）登记表..........................................................................................72（三）借阅档案登记表...........................................................................................................73（四）档案利用成效登记表...................................................................................................74（五）档案销毁清册...............................................................................................................75（六）归档文件名目...............................................................................................................76（七）文书档案案卷名目.......................................................................................................77（八）文书档案卷内文件名目..............................................................................................78（九）科技档案案卷名目.......................................................................................................79（十）科技档案卷内名目.......................................................................................................80（十一）会计档案名目...........................................................................................................81（十二）照片档案卷内名目...................................................................................................82（十三）专门载体档案名目...................................................................................................83（十四）卷内备考表...............................................................................................................84（十五）各类档案整理、归档简易操作流程......................................................................85附录2广东省档案局关于印发《广东省企业档案工作规范测评方法》的通知.........................87第一部分企业各类文件材料的归档范畴及保管期限第一部分企业各类文件材料的归档范畴及保管期限作为企业，不管其所有制属什么，也不管它们的类型有何不同，都有一些共同的特点。在文件的归档范畴及保管期限方面，企业之间也有一些相同或相近的内容。为了节约篇幅，减少重复，本书将企业各类文件材料分为通用性和专业性两大类，其中通用性文件材料归档范畴及保管期限表8个，适用于各种类型的企业。关于类型不同的专业性文件材料，本书选择了5种类型的企业作为示范，将其专业性文件材料归档范畴及保管期限分别列表，属于其它类型企业的专业性文件材料归档范畴及保管期限，可参照制定。表中所列“保管期限”的含义是：永久为无限期地储存下去；长期为16—50年；短期为15年；定期为依照相关文件材料的时效性，在事实上际效用期过后2—5年即可鉴定销毁。以下有关档案保管期限的规定仅供参考，除会计档案外，各企业可依照实际情形自行决定各类档案的保管期限。一、企业通用性文件材料的归档范畴及保管期限表（一）治理性文件材料归档范畴及保管期限表序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注一、行政治理方面 1 企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、股东会、监事会和经理层机构及变更 永久 2 董事会、股东会、监事会活动 永久 3 综合性行政事务，文秘工作 长期 4 法律事务，公证工作 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注5 职工教育与培训工作 长期 6 后勤福利、住房治理 长期 7 对外联络工作 长期 二、经营治理方面 1 企业经营战略决策 永久 2 企业进展规划、各项专业进展打算，责任制治理，各种统计报表，企业综合性统计分析 永久 3 资产治理，房地产治理，资本运作，股权治理，多种经营治理 永久 4 知识产权和商业隐秘治理 永久 5 企业信用治理，形象宣传 长期 6 商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查材料等； 长期 7 财务治理，资金治理，成本价格治理，会计治理 长期 8 物资治理，物资采购、储存和供应 长期 9 营销治理，市场调查与分析，客户信息治理，广告宣传，产品销售，售后服务 短期 10 境外项目治理 长期 11 招投标项目治理 长期 三、生产技术治理方面 1 生产组织、调度工作 长期 2 质量治理，质量检测和质量操纵工作 长期 3 能源治理 长期 4 企业治理现代化，企业信息化建设，技术引进，技术革新，合理化建议 长期 5 生产安全，保卫工作，消防工作，交通治理 短期 6 环境爱护、检测与操纵 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注7 计量工作 长期 8 标准化工作 长期 9 档案、图书、情报工作 长期 四、建立了党群组织的企业，还应包括党群工作方面 1 党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议材料 永久 2 党组织建设、党员和党员干部治理、党纪监察工作、重要政治活动或事件材料 永久 3 宣传及思想政治工作、精神文明建设、统战工作文件材料 长期 4 共青团工作、工会工作、女工工作、职代会 长期 5 专业学会、协会工作，群众团体活动 长期 （二）建设项目（民用）文件材料归档范畴及保管期限表序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注一、综合 1 立项申请、可行性研究、环境质量报告及批复 永久 2 固定资产投资许可证或相应的资金证明文件 永久 3 建设用地批准书、规划许可证、土地使用证 永久 4 拆迁补偿安置协议 永久 5 建设工程报建审核书、规划许可证 永久 6 建设工程测量记录册 永久 7 施工图设计文件审查意见 永久 8 建设工程质量安全监督登记 永久 9 建设工程施工许可证 永久 10 中标通知书 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注11 监理、设计、施工合同 永久 12 承包单位资质文件 长期 13 建设工程规划验收认可文件 永久 14 消防验收或准许使用文件 永久 15 环保验收或准许使用文件 永久 16 电梯安装工程监督登记表及监督站出具的电梯准用证 永久 17 燃气工程验收文件 永久 18 工程质量保修书 永久 19 商品住宅《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》 永久 20 工程质量评估报告 永久 21 勘测、设计文件质量检查报告 永久 22 施工图审查报告 永久 23 建设工程质量验收意见书 永久 24 建设工程竣工验收报告 永久 25 工程地质考察报告 永久 26 工程总结 永久 27 单位工程施工安全评判书 永久 28 单位工程开工报告及施工组织设计 长期 29 单位工程坐标定位测量记录 永久 30 工程质量事故报告及处理结果 永久 31 工程停工、复工通知 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注32 工程中间验收交接纪录 长期 33 单位（子单位）工程质量操纵核查记录 永久 34 单位（子单位）工程安全和功能检验核查及要紧功能抽查记录 永久 35 单位（子单位）工程观感质量检查记录 永久 二、地基与基础工程 1 桩基础、天然地基、地基处理工程小结和开工报告及施工方案 永久 2 图纸会审、变更及洽商纪录 永久 3 分部工程质量验收申请、技术交底 永久 4 新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法 永久 5 工程基线复核 永久 6 水泥出厂合格证、进厂物理性能检验报告及汇总 永久 7 钢筋出厂合格证、进厂力学性能、工艺性能等检验报告及汇总 长期 8 粗细骨料进场物理性能检验报告及汇总 长期 9 混凝土试块抗压强度试验结果及汇总 长期 厂家提供10 新材料、新产品的鉴定证明质量标准、使用说明、工艺要求和检验报告 长期 11 混凝土配合比设计报告、外加剂出厂质量证明及复检报告 长期 12 混凝土搅拌记录、坍落度检测 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注13 钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书 长期 14 桩基检测、标准贯入试验、平板载荷试验报告 永久 15 土壤试验报告 长期 16 分项工程质量检查、评定 长期 17 灌注桩成孔施工（验收）、灌注桩地下连续墙灌注水下混凝土、灌注桩隐藏验收记录 长期 18 锤击沉管混凝土灌注桩签证表 长期 19 土方开挖桩基础复合表及桩位编号图等 永久 20 钢筋混凝土预制桩(钢管桩)施工记录试桩签证等 长期 21 混凝土抗渗等级报告 长期 22 防水材料出厂合格证及进场检验报告 长期 23 预应力钢筋、锚具出厂质量证明文件 长期 24 锚固组装件的零件材料化学成分及机械性能检验报告 长期 25 回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告等 永久 26 砌体检测报告 永久 27 结构抽测报告 永久 28 地下结构工程防水验收及地基验槽记录 长期 29 地下室防水成效检查记录 长期 30 施工日记 短期 三、主体结构工程 1 主体结构工程小结 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注2 主体结构工程开工报告及施工方案、技术交底 永久 3 分部（项）工程质量验收和评定 永久 4 图纸会审、变更及洽商纪录 永久 5 新技术、新材料、新工艺试验研究和施工方法 永久 6 工程基线复核 永久 7 水泥、钢筋等出厂合格证、进场物理（化学、工艺）性能检验报告及汇总 长期 8 混凝土试块抗压强度试验、运算、抗渗等结果汇总 长期 厂家提供9 防水材料出厂合格证及进场检验报告 长期 10 新材料、新产品的鉴定证明质量标准使用说明、工艺要求和检验报告 永久 11 钢筋焊接接头试验报告及焊条、焊剂、焊药出厂质量证明书 长期 12 分项工程质量平定 永久 13 回弹（钻芯）法混凝土强度检测报告 永久 14 混凝土强度等检测报告 永久 15 隐藏工程验收记录 长期 16 建筑物垂直度、标高、全高测量记录 永久 17 建筑物沉降观测测量记录（单位工程沉降观测记录） 永久 18 钢结构开工报告及施工方案、设计图纸会审、变更记录 永久 19 钢结构工程轴线复合 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注20 首次采纳的钢材和焊接材料出厂前的焊接工艺评定报告 永久 21 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法 永久 22 钢结构工程小结 永久 23 构件、钢材、焊接材料等出厂合格证及试验报告 长期 24 高强度螺栓质量证明书及复检报告 长期 25 涂料质量证明书或试验报告 长期 26 一级、二级焊接缝超声波无损探伤检测报告 长期 27 防水材料出厂合格证及进场检验报告 长期 28 施工日记 短期 四、建筑给水、排水及采暖工程 1 建筑给水、排水及采暖工程质量验收、操纵材料 长期 2 建筑给水、排水及采暖工程分项工程质量检验评定 长期 3 技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录 长期 4 给水、排水及采暖检测报告 长期 5 幕墙工程质量验收、操纵材料 长期 6 幕墙工程开工报告及方案、工程小结 长期 7 幕墙工程运算书 永久 8 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注9 铝合金、板材或玻璃、密封等材料出厂证明书及检验、检测报告 长期 10 进口原材料商检报告 长期 11 隐藏工程验收记录 长期 12 防雷接地电阻测试记录 长期 13 注胶、安装记录 长期 14 幕墙气密性、水密性、耐风压检测报告 长期 15 节能、保温测试记录 长期 16 幕墙工程质量评定 长期 17 施工日记 短期 五、建筑屋面工程 1 建筑屋面工程质量验收、操纵材料 永久 2 建筑屋面工程质量检验评定 永久 3 分项工程质量技术交底 长期 4 产品质量证明文件及汇总 长期 5 隐藏工程、防水验收记录 长期 6 屋面淋水试验记录 长期 7 建筑屋面、水池蓄水试验 长期 8 节能、保温测试试验 长期 9 屋面质量评定 永久 10 施工日记 短期 六、建筑设备安装工程 1 开工报告及施工组织设计（方案） 长期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注2 工程质量事故处理报告 长期3 停工、复工通知 长期4 新技术、新材料、新工艺试验研究材料和施工方法 长期5 中间交验记录 长期6 安装工作总结 长期7 施工日记 短期七、通风与空调工程 1 通风与空调工程质量验收、操纵材料 长期2 通风与空调工程质量检验评定 长期3 施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录 长期4 产品质量证明文件及汇总 长期5 设备、材料进场签认记录 长期6 隐藏工程验收记录 长期7 管线焊接检查记录 长期8 管道及配件、静压箱、空气处理室气密性试验 长期9 制冷、通风设备运行调试及评定记录 长期10 施工日记 短期八、电梯安装工程 1 报监文件 长期2 电梯安装施工方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录 长期序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注3 分项工程质量 长期 4 单台、分部用册 长期 5 检测报告 长期 6 施工日记 短期 九、建筑智能工程 1 建筑智能工程质量验收、操纵材料 长期 2 建筑智能工程质量检验评定 长期 3 施工、调试方案、技术交底、图纸会审、变更及洽商纪录 长期 4 产品质量证明文件及汇总 长期 5 设备、材料进场签认记录 长期 6 隐藏工程验收记录 长期 7 系统功能测定及设备调试记录 长期 8 系统技术、操作及爱护手册 长期 9 系统治理、操作人员培训记录 长期 10 系统检测报告、试运行记录 长期 11 系统电源及接地检测报告 长期 12 质量评定 长期 十、竣工图 1 建筑、结构、钢结构竣工图 永久 2 幕墙竣工图 永久 3 二次装修竣工图 永久 4 给、排水竣工图 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注5 电气、空调、电梯安装竣工图 永久 6 消防竣工图 永久 （四）设备文件材料归档范畴及保管期限表注：施工单位归档材料的保管期限可参考此表。（三）科研项目文件材料归档范畴及保管期限表（五）会计档案收集范畴及保管期限表二、课题研究12二、会计账簿类31243546三、鉴定、应用51三、财务报告类（包括各级主管部门汇总财务报告）21序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注1 设备的购置及开箱验收文件 长期 2 设备的安装调试文件 长期 3 设备的使用、爱护和改造文件材料 长期 （六）客户档案收集范畴及保管期限表序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注1 有关客户差不多情形的文件材料 定期 2 有关客户生产、经营等方面的文件材料及情形分析材料 定期 3 与客户开展业务往来的有关文件材料 定期 （七）职员档案收集范畴及保管期限表序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注1 职员录用登记表 定期 2 职员与企业的劳动合同等契约性文件 定期 3 职员身份证明材料（如身份证复印件等） 定期 4 职员学历、学位和专业技术职务证明材料（复印件） 定期 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注一、声像类 1 反映本企业要紧职能活动和工作成果的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等 永久 2 领导人和闻名人物参与本企业有关重大活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等 永久 3 本企业组织或参加的重要外事活动的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等 永久 4 记录本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾难及专门现象的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等 永久 5 与其他载体档案有紧密联系的照片、录音带、录像带、VCD、DVD等 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注二、实物类 1 反映本企业工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等 永久 2 反映本企业领导人和闻名人物工作业绩或荣誉的奖旗、奖状、奖章、奖杯、奖牌等 永久 3 本企业在对外交往中获得的各种纪念品、礼品 永久 4 反映本企业重大事件、重大事故，与本企业有关的自然灾难及专门现象的各种纪念品或实物 永久 5 与其他载体档案有紧密联系的实物 永久 序号 归档文件材料名称或类型 保管期限 备注一、市场调查时期 1 市场分析调查报告 长期 2 产品设计任务书 永久 3 与产品销售中介签订的有关合同及其反馈的产品生产信息 定期 4 同类产品价格调查、消费倾向调查及市场抽样调查等的调查报告及分析材料 长期 二、产品研发时期12345678二、各类企业专业性文件材料的归档范畴及保管期限表9（一）制造业产生的专业性文件材料归档范畴及保管期限表1011三、样品试制及小批量生产时期12678910以上归档范畴，要紧针对机械制造企业中的专业性文件材料，冶金、化工行业的产品制造，在“产品研发时期”还应增加工艺流程图及生产流程图，其保管期限为永久。（二）信息传输、运算机服务和软件业专业性文件材料归档范畴及保管期限表该类企业的治理性等各类文件材料的归档范畴与保管期限，参照第二部分一中的相关内容。但同时应注意以下几个方面。1、从事网络建设与运营的企业，在通信网络建设项目中应注意补充收集以下文件材料。3、运算机服务企业从事系统设计项目的应收集包括项目招投标文件、项目合同、系统集成方案、网络布线图、系统设备清单等在内的项目建设文件，这些文件的保管期限一样可定为长期。4、专门从事运算机软件设计、咨询服务的企业在软件项目建设中应收集好以下文件材料。（三）批发和零售业产生的专有文件材料归档范畴及保管期限表本行业企业的治理性等各类文件材料的归档范畴与保管期限，参照第二部分中的相关内容。但应注意该行业专有文件材料的收集归档。11 222312241325142615271628172918二、制度规范类19（一）营运治理2012321（四）物流、运输业专业性文件材料归档范畴及保管期限表891011121314（二）物流配送151617（三）批发零售治理1819202122机械设备租赁行业所产生的文件材料及其归档范畴，除参照其他企业通用类型的归档范畴以外，还应注意收集以下材料：1234567891011121314151617第二部分企业档案治理的业务环节一、企业档案分类编号方案的编制（一）企业档案的种类按照档案材料形成来源的不同，企业档案一样可分为三种性质。1．治理性档案材料治理性档案材料产生于企业的各项治理工作当中，常见的有行政治理类、经营治理类、项目投资治理类等，视工作实际需要，企业还可增设合同治理、生产技术治理等类别。2．科技类档案材料科技类档案材料产生于企业的差不多建设、产品生产、科研等科技活动中，常见的有差不多建设档案类、产品（设备）档案类、科研档案类等。3．其他种类档案材料企业其他的档案种类还有会计档案类、专门载体档案类、职工档案类等等，这些都构成了企业档案的重要组成部分。（二）企业档案的分类企业档案的分类应遵循一定原则进行，即应以企业中形成的全部档案为对象，依据企业治理职能，结合档案内容和形成特点，保持档案材料的内部有机联系，以方便治理与利用的原则来指导分类工作。1．企业档案分类方案的编制要求分类方案是对企业档案进行科学分类的依据性文件。编制分类方案应与本企业产生的各种文件材料的形成规律和分类方法和谐一致，要紧有两方面的要求。（1）类目体系的严密逻辑性类目体系的设计要具有严密的逻辑性，是指类目体系既要有一定的容量，能够包容企业档案的全部内容，又要使其各组成部分符合一定的逻辑关系，层次鲜亮。一样来讲，分类类目体系应有纵向和横向两个层次。从纵向而言，表示各大类与其所包容的各级属类之间的关系，大类与其展开细分而成的属类是上位类和下位类的关系。其中上位类要能包含它所属的下位类，下位类则一定是它的上位类的组成部分。从横一直看，表示各同位类之间的并列关系。各大类或属类均应有自己的同位类，并同属于它们的上位类，比如属类中的各同位类，同属于一个大类。类目体系的设计，要明确类与属类的概念和范畴，分类级别要鲜亮，层次要简明有序、科学合理。（2）类目体系的科学适用性类目体系的设计要具有科学适用性，是指企业档案分类方案的类目体系要符合本企业的实际情形，具有有用性。对企业而言，由于库藏企业档案的分类是实现科学治理的基础，在编制分类方案时，一定要通过细致的调查研究，考虑多方面的因素，既要看到目前企业档案的库藏结构，又要想到长远的企业档案工作的进展，制订具有一定远见的、科学合理的分类方案。减少或幸免由于分类方案的短期适用性造成的经常频繁的更换，及其给企业档案工作带来的缺失，使企业档案分类方案保持较长时期的相对稳固性，以便实现企业档案的科学治理和有效利用。2．企业档案分类的几种常见方法（1）年度—组织机构—保管期限分类法治理性档案材料的分类适用此分类，先把文件材料按形成年度分开，相同年度归为一类，再按企业内部的组织机构进行分类，区分不同保管期限后，进行单份文件归档。档案数量不多的企业，可直截了当按年度——保管期限分类。（2）使用性质—工程项目分类法适用于企业差不多建设档案材料的分类。差不多建设档案是企业专门是制造业企业常见的档案种类，分类时先把差不多建设项目按其使用性质（生产性建筑依旧辅助生产性建筑或办公、生活性建筑等）分开，这种分类适用于基建项目较多的大型企业，企业规模不大或项目较少的就不必先按使用性质进行划分了。（3）型号分类法第二部分企业档案治理的业务环节企业自己生产的产品或购进的大、中型设备、专业设备，其档案材料多以型号分类法分类。机械产品用型号分类法分类，可利用产品原有的型号，以反映产品的品种、结构、功能、规格等。（4）课题分类法以独立的研究课题为分类单元，划分科研档案的类别。适用于科技研究课题档案材料的分类，包括企业向国家、省、市申请立项的科研课题以及企业自己的科技攻关项目等。（5）载体形式分类法按照档案的载体形式进行类别划分，要紧用于会计档案和专门载体档案（包括磁带、相片、光盘等）等的分类。3．企业档案分类类目设置企业档案分类方案一样设置大类—属类—小类三级类目。（1）大类大类即一级类目，原则上按企业治理职能分工设置。以产品开发为主的工业企业通常设定如下一级类目，即：行政治理、经营治理、生产技术治理、产品、科学技术研究、差不多建设、设备仪器、会计档案、职工档案、声像档案、实物档案十一大类。这十一大类差不多涵盖了该类型企业治理职能分工的要紧内容。关于非产品生产企业，以及特大型企业与企业集团，能够依据本企业的实际情形，包括企业治理职能分工和企业档案结构构成情形，具体设计本企业的一级类目设置，或在上述十一大类的基础上，适当增减、补充适合本企业的类目。（2）属类属类即二级类目的设置，常分三种情形作不同考虑：a、治理性档案。包括行政治理、经营治理、生产技术治理及合同治理等大类。其下的属类，差不多上应按职能分工或组织机构分别设置。然而，由于各企业类型不同，企业治理职能分工有繁有简，程度不一，能够结合本企业档案形成的特点和组织机构设立情形，具体确定二级类目的设置。b、科技类档案。包括产品、科学技术研究、差不多建设、设备仪器等大类。一样产品类按品种，科研类按课题，差不多建设类按项目等分设二级类目。相关大类档案数量多的，还可设置三级类目。c、会计档案等类。其下可参照有关专业规定设置三级类目。如会计档案类下设：会计凭证、会计账簿、会计报表三个二级类目。（3）小类小类也即三级类目的设置，通常可依据企业的实际需要与档案构成情形确定，不作统一的要求和规定。二、企业档案整理规则及编目方法企业档案的整理，是指按照一定的原则和方法对企业档案的实体进行系统分类、排列和科学编目的一项工作。通过整理工作，能有效地爱护档案的完整、系统与安全并方便利用。（一）企业治理性档案的整理规则及编目方法企业治理性档案可分为：行政治理类、经营治理类、项目投资治理类等。整理时可依照企业实际划分大类，大中型企业可按上述大类分开，小企业可合并为“企业治理类”即文书档案一个大类。其整理的要紧内容是：1 归档原则：遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适应运算机和网络技术应用的需要，便于保管和利用。2 归档方法：保持文件形成的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。即：各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件；文件处理单（表）与被处理文本合为一件。 3．分类：按年度—机构—保管期限逐级进行分类。分“年度”时，应遵循以下方法：一样文件材料，放在其形成年度归档；跨年度召开的会议，会议整套材料放在会议正式终止的年度归档。不同年度的文件一样应分开排放；接着在同一年度内将文件按机构（问题）或文号分开后，再按不同的保管期限分开归类。 由档案部门统一整理归档的企业，可直截了当按年度—保管期限进行分类。3 排列：先将应归档的文件材料按三个保管期限分开，同一个保管期限的文件材料，按照机构或问题或文号等先后排列，尽量将有内在联系的（如同一次活动、同一个会议、同一项工作的）文件材料排列在一起；同一文件的不同稿本，正文在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文本在后。第二部分企业档案治理的业务环节5．编号：归档文件应逐件在文件上方空白处加盖“档号章”（见附图），并填写有关栏目的内容：全宗号，通常指国家综合档案馆给立档单位的代号（企业没有全宗号的，可不填写。但企业集团可借用此种形式，给所属子公司进行编号，以统筹治理）；类别号，即一个立档单位内不同门类档案的代号（如行政治理类可设为“0”类、经营治理类可设为“1”类等等）；期限，档案的保管期限，可用“永久”、“30年”、“10年”；年度，以四位阿拉伯数字标注文件形成年度的公元纪年；机构，填写文件形成或承办部门的简称或代号（不分机构编档号的单位此栏可空）；件号，以年度为界限，由档案室集中整理归档的，一个保管期限编一个大流水号，由各部门分别整理归档的，每个部门内按保管期限分别编三个小流水号。件号应做到不重号，不空号；档号章格式：全宗号 类别号 期限 年度 机构 件号 1 页码：一样可在文件正面的右下角、背面的左下角编上页码。以固定每页纸在文件中的排列次序，防止页码纷乱和丢失，利于治理。2 装盒：档案编号后，要按照编号顺序装入档案盒，并在盒的背脊上填写：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号等内容。3 8．名目：每年的文件材料归档后，除在电脑内贮存有一套“归档文件名目”并备份外，还应打印输出一套纸质的“归档文件名目”，以备手工检索用。该名目的栏目为：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等，按其归档文件所编档号及相关内容填写即可。以上所述企业治理性档案材料采取单份文件归档的方法，在配置运算机及档案治理软件系统的条件下应用，将更加有效地点便档案治理和保管。（二）企业科技类档案的整理规则及编目方法科技类档案包括基建档案（项目建设档案）、产品档案、设备档案、科研档案等大类。1．科技文件材料的组卷组卷，是在一个大类下，对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程。也确实是把一个项目的全部文件材料，细分到每一个保管案卷去的工作。科技档案组卷整理时，要注意其成套性和专业性特点，考虑科技文件材料的种类，灵活应用适当的方法。要紧有以下几种方法：（1）直截了当针对具体项目的治理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 （2）产品、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或时期等分别组卷。 （3）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 （4）一个单位储存一套相关的通用图、标准图，并己单独组卷，采纳了这些通用图、标准图的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 （5）底图以张为单位单独储存和治理。2 产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在产品案卷之后。3 设备修理中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机科技文件材料单独组卷。a、按结构组卷：确实是产品、设备按组件或部件（如机床按传动、刀架、机头等部分）组卷，差不多建设项目按分项工程（如某车间按基础、平面、立面等部分）组卷；b、按程序或时期组卷：确实是按生产程序或工作时期、过程进行组卷。如工业产品的工艺、工序文件，或课题研究过程中产生的文件材料，均可按其产生形成的顺序组卷。c、按专业组卷：确实是按照生产产品（标准件、通用件等）或基建项目的专业性（建筑图、结构图、水、电系统图等）组卷。d、按问题组卷：确实是按照科技文件材料所反映的问题立卷。—般用于文字材料的组卷之中。第二部分企业档案治理的业务环节2．卷内科技文件材料的排列卷内科技文件材料的排列，一样有以下几种方法。1 基建类案卷按依据性材料（项目报建、审批、红线图、拆迁协议等）、基础性材料（含地质勘探报告等）、工程设计（含初步设计、技木设计、施工设计等）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列；由于基建项目的文字性材料不多，且为了突出其重要性，—般将工程竣工验收证明书、隐藏工程记录等与前期文件立在同一卷内，放在第1卷。2 产品类案卷按产品开发设计（含市场调查、合同、协议以及初步设计、技术设计等）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按产品系列、结构排列。3 科研类案卷按课题预备立项时期、研究实验时期、总结鉴定时期、成果申报奖励和推广应用等时期排列。但为了方便查找和突出重点，也可将课题鉴定和获奖证书等材料放在首卷。4 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备修理等排列。一样随机图样单独组卷，但编号、排架与同一台套的材料排在一起。一些大型设备如化工等，与基建项目同时进行安装、调试者，一样放进基建档案之中。5 工程（项目）建设类，如承接建筑（项目）施工（安装），运算机软件系统开发设计等。—般按项目工作时期次序排列。预备时期、实施时期、总结验收时期等排列。 （6）案卷内治理性科技文件材料按问题、时刻或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 3．科技文件材料整理方法6 图纸的折叠。案卷内图纸应按国际标准A4型（297mm×210mm）进行折叠，为利于保管，可蓝面向内（假如原先已有折痕：则不宜再多折出痕迹，以免损坏图纸），图标外露，折叠方法一致；按部件或时期、部位分别立卷，依图号顺序排列。按材料多少，分为l至数卷。（2）装订。案卷可采纳装订和不装订两种形式。不装订的案卷。应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章。格式如下（一样尺寸举荐为：50×20mm，其中“档号”栏长度35mm，“序号”栏长度15mm）。例：6•3•1-1-1件号（卷内第一件文件或图纸）案卷号项目代号（第一项工程）属类代号（生产建筑）大类号（差不多建设类）其中：“6•3•1”为分类号，紧接其后的“1”为案卷号，两者组合起来即为档号：“6•3•1-1”。最后的“1”为件号，填在序号栏。（3）科技文字材料的整理方法文字材料的整理，可按前期依据性材料、竣工验收文件材料、工程治理过程中的有关文字材料等分卷整理，材料少者也可合为一卷；卷内依次为每页有书写内容的文字材料编上页号，页号编在右下角。如反面有书写内容，页号则编在左下角。个别项目档案数量少者，也有将文字材料与图纸放在同一卷内保管的，这种情形下，应将文字材料放在前面，图纸放在后面。单份文件装订的材料，应在每份文件中编独立页码，在每份材料首页右上角空白处加盖“档号章”。（4）填写卷内名目卷内名目要放在卷内科技文件材料之前。某些图纸原先已有图纸名目的，应保留其名目，可不另编制卷内名目。假如图纸名目与图纸排列不相一致时，应当重新编制卷内名目，原图纸名目保留，并编页号。卷内名目要紧项目设置及填写要求如下：a、序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。b、文件编号：应填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。c、责任者：应填写科技文件材料的形成部门或要紧责任者。d、文件材料题名：应填写科技文件材料的全称（个别原有标题不能反映材料内•36•第二部分企业档案治理的业务环节容，如“通知”、“报告”等，则应将文件内容归纳一个标题，用“[]”括起来，以便查找检索。e、日期：应填写科技文件材料的形成日期。f、页号：应填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。（5）编制案卷封面及脊背科技档案的案卷封面与脊背有以下要紧内容：a、档号：填写分类号、项目号及案卷顺序号。b、案卷题名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容。要紧包括项目（设备、课题、产品）名称或代字、代号及其结构、时期以及材料名称等，一样不超过50字。例：铸造车间基础平面施工图项目名称卷内内容科技文件名称c、立卷单位：填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。如基建档案竣工图的责任者可填为施工单位，设备档案随机文件可填为设备生产厂家，编制单位有两个以上者，选择1—2个要紧的编制单位填写。d、起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期。e、密级：依据企业保密规定填写卷内科技文件材料的最高密。f、保管期限：填写组卷时该卷档案所划定的保管期限。（6）填写卷内备考表备考表的填写内容有：说明卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供利用过程中需要说明的问题，以反映卷内科技文件材料的完整齐全程度及缺损、修改、补充等情形；立卷人、检查人和立卷、检查时刻等。（三）企业会计档案的整理规则及编目方法按照财政部、国家档案局制发的《会计档案治理方法》规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：a、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。b、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。c、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。d、其他类：银行存款余额调剂表，银行对账单，其他应当储存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。1．会计档案的整理参照《方法》的规定要求：各企业每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。2．会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。3．会计档案的分类、编号与排列会计档案一样采纳“形式——年度——期限”分类法分类。即：会计档案作为一个独立的档案大类给予大类号，大类下按：报表、账簿、凭证、其他4种形式，分为4个属类，各自一条龙流水排列。企业会计档案属类多为：（1）报表，（2）账簿，（3）凭证，（4）其他。例：71•8—5案卷号（第5册凭证）名目号（第8本名目）属类号（报表类）大类号（会计档案）•38•第二部分企业档案治理的业务环节编号：由于企业的凭证数量一样比较大，如每年凭证超出100册者，可每年编一本名目，给一个流水号，次年又从1开始，编第2本名目；不足100册者，可5年或若干年编1本名目，给一个流水号。报告和账簿的数量都较少，可各自编①本名目，或若干年一流水，断开后再编第2本名目。（四）企业专门载体档案的整理规则及编目方法1．专门载体档案的范畴及分类企业专门载体档案要紧包括：照片、底片、录音带、录像片、磁盘、光盘、奖旗、奖状、奖品、纪念品等非纸质档案，是企业档案的重要组成部分，直观而生动地记录了企业做大做强的历程。其中照片、底片、录音带、录像片等一样能够统称为声像档案，奖状、奖品及纪念品等一样可统称为实物档案，各自按记载内容或形成时刻的先后顺序大流水排列。1 收集范畴。专门载体档案的收集范畴参照本书第一部分一（八）中的相关介绍。2 专门载体档案的整理整理一样应用“年度—问题”的方法。照片档案归档时注意填写相关的文字说明，包括拍照时刻、地点、人物、背景、拍照者介绍等等。一组联系紧密的相片应有一个分组说明，简明扼要地写在这组照片的上方，然后在每张照片的下端写上具体的补充说明。录音带、录像带档案的整理以自然盒（盘）为一卷，软盘、光盘以每张为一卷，每盒（盘、张）的外套上要贴有标签，注明内容、要紧任务、形成时刻、带长（分钟）、编号、型号和保管期限等内容。奖旗、奖状、奖品、纪念品等实物档案按件进行编号和编制名目。（五）职工档案类的整理规则与编目方法1．收集范畴：简历、入职材料、职务职位变更材料、专业技术职务等证书复印件、奖励与处分、培训与岗位技能评定等材料。（人事档案不在此范畴内，一样由人才服务部门代理。）2．职工档案类的整理按入职先后照每一位职员分开治理，即在大类代号后直截了当跟案卷号；职工人数多的可先区分部门或年度，即大类代号后跟部门或年度代号，最后加案卷号。（六）企业档案分类方案为适应企业档案综合治理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、治理、检索、编目的标准化和规范化，促进企业档案业务治理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为企业工作服务。依照省档案局《广东省企业档案工作服务手册》的要求，结合企业档案工作的实际情形，特制定本方法。1．分类原则（1）以企业所形成的全部档案为对象，依照各种不同门类、不同载体的档案实体，进行科学治理和开发利用。1 分类后的档案，分别用阿拉伯数字按顺序编大类代号和属类代号。2 有类设类，无类空类。3 本方法适用于企业全部档案进行实体分类、组卷、归档和排架治理。2．类别设置1 （1）企业的档案原则上分为十一大类2 ①、行政治理类档案（代字：0）3 ②、经营治理类档案（代字：1）4 ③、生产技术治理类档案（代字：2）注：这三项小型企业可合并