档案管理解决方案

档案管理系统：解决方案名目档案与档案行业1档案的概念1与档案相关单位及组织结构1档案的来源2档案的根本特点2档案的根底性质2档案的根底术语3档案的分类与组织结构4档案的种类4全宗内电子档案的分类4全宗实体分类方案4全宗内档案的组织结构5档案的管理过程5档案收集6档案鉴定7档案保管7档案统计7档案检索8档案利用8档案编研8传统档案管理模式存在的主要问题8企业对电子档案管理的需求8多组织全宗管理——满足集团化管理需求9档案规那么自定义——满足共性化管理需求9档案功能全面性——满足专业化管理需求104档案管理系统主要功能介绍(根底应用局部)10文件管理11档案管理12文书档案15会计档案15基建档案15房产档案15科研档案16设备档案16出版物档案16合同档案16图书资料16档案查询16档案借阅18鉴定销毁18档案报表185档案管理系统主要功能介绍(初始化设置局部)18档案根底设置19档案门类管理20档案权限管理256档案管理系统体系结构及运行环境26局:档案档案业务监督局:档案档案业务监督国家档案局立档单位档案信息软件产岛供档案信息技术立档单位立档单位和(图)档案相关单位及组织结构关系图指导>间接的行政管理：国家和各省、各省和个地区之间的行政关系。>业务监督和指导：档案局对立档单位>档案移交：立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。>档案学会：国家学会；省、市、县学会；特地行业学会。●来源的对象(多样性)●来源的范围(广泛性)>立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形>档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。>档案原件具有不行替代的办文特征和时代特征。1.2.1档案的种类文书档案依据国家档案局的标准，从2003年后，要求接受简化方式来整理。1.2.2全宗内电子档案的分类>年度—组织机构分类法>年度—问题分类法>组织机构—年度分类法>问题—年度分类法1.2.3全宗实体分类方案档案分类方案，又称为“档案分类大纲”,指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后，用文管理管理过程通过前全宗而全宗内档案时纠项结构图可以细化为以下图〔图23〕。11.3档分类1(广义)分类2(广义)分类n(广义)分类11(广义)分类21(广义)分类n1(广义)案卷且录1案卷名目n档档文件且录2文件名目n分类1(广义民分类1(广义分类2(广义)分类n(广义)分类11(广义)分类21(广义)分类n1(广义)图2.2档案的组织结构图1文件且录1文件且录2分类(广义)工程日显I分类1(广义)分类2(广义)分类n(广义)分类11(广义)分类21(广义)分类n1(广义)工和口三1工程且录2案卷且录1案卷且录2案卷名目n文件且录1(图)档案的组织结构图2档案收利用指依据统计定，通鉴定(制度和编研式，把分散保(图)档案管理工作流程>进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。保管期限表、案卷名目(一式两份或三份),以及其他档案名目等。对于移交内容在人、移交年度，以外还有(案卷)移交明细表。移交明细表中内容包括：案卷名目号、>移交清册的格式见附录(…)。>全宗历史状况的内容包括：全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间(用文本串>全宗历史状况表的格式见附录(…)。>立档单位历史状况表的格式见附录(…)。统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。那么,给档案价值鉴定工作下个完整工作应当做到四不：不散(不使档案分散)、不乱(不使档案相互混乱)、不丢(档案不丢失不泄密)、不坏(不使档案遭到损坏)。需档案的过程。广义的档案检索那么是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过档案开发利用工作，就是档案工作者将本馆(室)及其他单位所保藏的静态的档案信息，通过多档案编研工作，是以馆(室)藏档案文献为主要物质对象，以主动供应或报道档案信息内容，满传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来很多■纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会消灭字迹衰减、变质、腐烂等问题。通常状况下纸张寿命的保管年限在10至15年，大多状况下不能到达档案的保管要求。■信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无■档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而阻碍了工■纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等格外繁琐的工作，并■组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史■能快速平安地保存海量的案数据，可快速查阅档案，有完善的查询权限管理机制和其他平■在协同办公正台系统或其它系统中业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源3档案管理系统解决方案的主要特点

部门(下属单位)档案管理员期限组成档号规那么;部门业务资料，可按归档部门、年度组成档案规那么等等。依据国家档案管理相关标准，自2003后电子档案管理实行简化组卷模式，指档号按全宗号，组1)取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、简单的组卷过程。2)分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)三种，并允许各单位视具体状况组合及简化分类3)装订以“件”为单位进行。4)排列方法强调依据事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。5)取消案卷、卷内文件两级名目，只编以“件”为单位的归档文件名目。6)无需编页号，名目改设“页数”项。7)归档文件直接装盒保管。8)无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。文件是档案最主要的来源。办公流程中，对于文件的管理，主要是文件的办理流程很简单，但这些处理是办公自动化系统要更多考虑的问题，办公自动化系统侧重于文件动态流转的管理，而档案管理系统中的文件管理更多的侧重于静态文档的管理，但也应能较完整的记录文件处理的状态和结果。文件管理按功能可分为文件登记、文件归档和文件统计。其核心功能是文件归档。实施OA系统后，收发文登记将在工作流中完成，审批通过后的文件，可以定期批量移交到档案管理系统中，无需再手工录入文件信息。对于历史文件信息，也可以通过文件增加功能进行补充登记：归档文件是指在其职能中形成的、办理完毕的、应作为企业管理档案保存的各种纸质文件。其中，办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不管文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。文件的归档工作一般包括两个阶段，第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。归档的过程，是对文件的选择过程。其次阶段，对进入归档范围的文件材料，依据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的生存期，提出应保存的年限，即确定保管期限。文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由业务部门将其中有保存价值的文件整理，定期移交给本单位档案机构集中管理的过程。公司2004/1/1需航历水据函[204T号师文对收文和发文中需要归档的文件进行归档处理，归档后在档案管理中就不需要再录入了。在文件归档时需要确定全宗号、归档年度、保管期限。在归档的同时生成档号。归档文件全部为企业管理档案。文件完成工作流程后准时归档，文件归档工作由档案室进行。4.2档案管理档案管理模块供应了各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、名目报表打印功能。可以对以下类目的档案进行管理：企管档案(文书档案)、合同档案、会计档案、基建档案、出版物档案、已故人员档案、科研档案、设备档案等，且分为简化归档方式和组卷归档方式两种管理模式，简化归档管理模式有企管档案、合同档案、会计档案、出版物档案、已故人员档案。组卷归档管理模式有基建档案、科研档案、设备档案。每类档案依据一级类目下的二级类目进行操作。点击一级类目展出二级类目，如左页面分别列出了十一大类档案的二级类目的树表结构。次由管得1内章付建1东材管理验家的由1的未件管1构建过定1能计航质)新家时建1你管要)发地m速SeakRm*基题据管理办工年解?环识装集用“全业电子文陷体等基纸。家运属/A#每一类档案的录入界面不尽相同，但各类档案的操作步骤根本相同。1、以企管档案为例说明简化方式管理模式的几类档案的操作步骤：点击“企管档案”的二级类目“企管档案”进入企管档案的管理功能模块，再点击二级类目“企管档案”,在这里用户可以对企管档案的条目和原文进行管理，包括增加、查询、删除、调整、报表1.1增加〔修改〕条目：单击页面左上角的“增加”,进入录入页面，用户依据界面设定的录入项进行登记后，单击“追加”或“确定”即可。单击“追加”,系统自动转入下一条记录的录入界面，且会继承一些页面的设置；单击“提交”,系统那么返回列表界面，新增条目将排在首位，如新增条目有错误，在列表界面中点击此条目的题名，如以新增条目将排在首位，如新增条目有错误，在列表界面中点击此条目的题名，如以下图：至管省案查海精果：1000)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up1(曹数),300)30号于W3海第分2司r修改完后点击“确定”按钮返回列表界面，或点击“重置”重新进行修改。管管金案母图公司机文实体分费号管档案0)1.2原文管理：在档案条目列表界面中点击相应条目前的“塑r”巴88习进入原文管理界面进行原文的新增、修改、删除和阅读，具休操作方法请参见其次章的“文件管理”的“发文”局部。>至管档室(查询级果：1000)嗜加查询调型摇表EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up2(股份),薄部)公人青筑1051*n号关于同意里龙。面胶份公r1.3删除条目：在档案条目列表界面上选择要删除的相应文件(在相应文件前的方框点击鼠标左件打“√”),再点击页面左上角的“删除”功能按钮，即可删除该条目。可进行批量删除。>管档案(查河格果：1000%)回《第1页，共回真习>F着号题名--2002-0009商航股价通LasM品管库区的数通轻份公司办公室EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(1),1)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(0),0)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(-),90)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(0),2)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(05),00)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(-),8)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(8),0)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(2),1)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(南航股),南能股)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(份L2),份[20)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(0),0)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(0),5)EQ\*jc3\*hps10\o\al(\s\up4(5285号关于同意北方分公司地),1260号关于加强相飞机)11-*0-2005->-1225总局创造电1205】1121号民航运行管控遇营(组卷归档模式的二级类目为案卷名目、卷内文件名目。企业管理档案按组卷方式分为传统组卷方式和文件归档方式。一、传统组卷方式传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案。传统组卷方式分为数据录入、组卷、导入案卷、案卷调整和打印报表。某一案卷的案卷号需要转变，其对应的全部文件的9)文件归档方式的特点如下：11)分类方法固定为年度、保管期限、机构(问题)三种，并允许各单位视具体状况组合及简化14)取消案卷、卷内文件两级名目，只4.2.1文书档案备注：假如企业已经应用了OA协同办公系统，那么现行的文书档案一般会从OA系统的工作流4.2.2会计档案4.2.3基建档案4.2.4房产档案4.2.5科研档案4.2.6设备档案4.2.7出版物档案4.2.8合同档案4.2.9图书资料4.3档案查询4.3.1简洁查询2)产权档案可以按以下条件进行单独或组合的查询：●按工程号(楼盘信息)查询；用户按查询项输入要查询的要素，单击“确定”即可，如查询条件不够，可点击“设置查询项”,增当用户需要增加某一个查询项时，在可选查询项列表栏中单击选择需要的查询项，单击按钮，可查询项，单击一按钮，将其撤回到可用查询项列表中。设置完成后单击“确定”保存设置，回到查4.4档案借阅4.5鉴定销毁4.6档案报表增加全宗点击“增加全宗”按钮，进入增加全宗页面面，输入相对应的全宗号、全宗名称、全宗描增加字典项点击“增加字典项”按钮，进入增加页面，填入相应的编码、中文名称和挨次，点击保修改字典项点击你要修改的字典项，在消灭的页面里对相应的信息进行修改，然后点击“更新”按增加字典值在对应的字典项维护界面里，点击“增加字典值”按钮，进入增加字典值界面，在该界修改字典值点击你要修改的字典值，在消灭的页面里，修改相应的信息，点击“更新”按钮完成字修改分类点击需要进行修改的实体分类，在消灭的界面中修改信息，然后点击“更新”保存修改结5.2档案门类管理假如选择了“增加中间门类”,在消灭的界面中输入相应的名称和挨次，点击保存，系统将增加中间修改门类修改门类主要是修改门类的一些属性、对改门类对应的实体表进行自定义字段，类别，设其中录入类型有文本输入、选择名称框、选择编码框、弹出选择框四种类型。还可以设置该字段的增加字段点击“新增字段”按钮，可以添加新字段。输入相应的信息，保存结果。板，修改成符合用户要求的录入界面，再通过选择“扫瞄”按钮，选择修改好的模板，点击“导入”保存结果，增加后，选择“编辑”或者“显示”,然后点击“更新”保存结果，设置为“编辑”类型选择组成档号对应的字段，输入序号，选择长度和连接符，点击“增加”,保存结果，最终该种档案说明2、其中数据对应于整张报表，每页报表均有该区域且格式相同。3、该区域可能不存在。1、报表的底部区域，对应于报表头区域，两者成对存2、其中数据对应于整张报表，主要是显示页码等信息。页头1、每页的相对起始区域。2、其中数据对应于当前页。3、该区域可能不存在。页尾1、每页的相对终止区域，对应于页头区域，两者成对存2、其中数据对应于当前页。分组头2、分组的依据主要是数据表字段(分组字段),某分组中的分组字3、该区域可能不存在。1、分组数据的对应于分组头区域，两者成对存数据细节区1、行数据显示区域。2、其他要求参照VB的报表设计器。数据源：名目报表的数据源包括文本、字段、系统参数、图>报表格式设置：对报表的显示及输出格式进行设置。设置的内容及效果参考EXCEL说明系统参数对应整张报表的参数项，其数据类型为字符型或全局参数进行维护：添加、删除、设置、赋值。报表是“可视”的，在SQL公式及特殊公式中可以直接引内置公式参照EXCEL中的单元格计算功能，对一个对单表进行简洁的SQL查询语句设置，语句必需运算语句(如SUM、COUNT