制定高效的计划

制定高效的计划1计划的6大类型计划是团队各项活动取得高绩效的关键和起始。一般情况下，计划主要是依据时间和空间两个维度进行分类的，计划的分类类型主要体现为时间、层次、广度、程序、阶段、效用等，表4-1为计划的6大类型。表4-1计划的6种类型分类依据主要类型具体内容说明按计划时间长期计划通常情况下，把5年以上的计划称为长期计划中期计划1年以上到5年以内的计划称为中期计划短期计划1年或1年以内的计划称为短期计划按计划层次经营计划经营计划涉及企业战略目标的分解，强调既定目标的任务分解、分工与协作等作业计划作业计划是由基层管理者制定，包括具体任务、作业人员及其职责和权力、工作流程、可用资源与预算，以及目标产量、销量、利润指标的明确等按计划广度战略性计划战略性计划是关于企业活动总体目标和战略方案的行动计划战术性计划战术性计划是指在战略性计划框架下有关组织活动如何具体运行的计划，包括实现组织目标的具体实施方案和细节等按计划程序程序性计划在企业中不断出现的例行活动，在企业管理实践中已经形成既定模式，只要进入一定程序即可解决，于此制定的计划即为程序性计划非程序计划在企业中属非例行活动，没有形成解决的程序或者方法，解决此类问题的行动计划即为非程序计划按计划阶段创业计划创业计划是指在一个组织还没有创立之前为其创立而制定的计划，包括创业领域的选择、创业资金的筹集和利用、创业的可行性研究、创业的风险分析等生存计划生存计划是在组织成立之后要维持正常的运营所制定的计划，包括基本业务的确定、生产、销售、人员、资金运转等的具体安排发展计划发展计划是指组织发展到一定程度，面临组织未来更好发展的一种计划类型，包括业务领域和范围的中心考虑和扩展、组织资源优化组合、组织结构调整变革等按计划效用指令性计划指令性计划是由上级下达的具有行政约束力的计划指导性计划指导性计划是由上级给出的一般性指导原则，具体执行有较大灵活性的计划2计划制订5大步骤计划的制定是执行开始的前提，一项完整的计划包含若干要素和事项，计划制定一般可分为明确计划目标和任务、制定计划行动方案、设计人员和职权安排、制定计划应变措施、制定计划行动预算5个步骤。1．明确计划目标和任务明确计划的目标和任务是一项计划的核心部分，明确目标可以指明计划的方向，明确任务可以书面计划的目标指代内容等。一项计划最好只针对一个目标，任务设置要合理清晰，以使计划有效制定和实施。同时，计划的制定要说明其实施的前提条件。2．制定计划行动方案制定计划行动方案，主要是从现实出发分析实现目标所需解决的问题和需要开展的工作等，在各项工作确定以后，在对各项工作之间的关系和先后顺序进行分析，考虑和评价方案施行的程序和方法，以战略或行动方案能够顺利实施。3．设计人员和职权安排计划的工作任务明确以后，需要落实每项工作的负责人员、执行人员、协调人员以及督导人员等，还要明确规定工作标准、检验标准、制定相应的激励惩罚措施等。同时，要对各项工作及人员配置在实践和空间上的具体安排交代清楚。4．制定计划应变措施制定计划的应变措施，主要体现为两个方面。一是事先制定多个计划，以避免计划在审批和情境变化过程中带来的影响。二是要明确如何规避计划实施过程中可能遇到的一些风险，并设计出具体的风险规避办法及措施。5．制定计划行动预算团队应该根据计划所涉及的工作要求、不同工作需要资源性质和数量等进行资源选择和资源配置。在配置资源时，团队成员应保证工作所需的各项资源，并视具体情况留有一定的余量，以保证计划的顺利实施。将每一个团队成员所需要的资源进行汇总，制定计划行动时所需要的预算，以确保团队成员在工作的时候不会因为资源的不足影响计划完成的进度。3计划监控5大事项计划监控对计划的具体执行情况进行事实的反馈，并为计划的改进工作提供指导作用。计划监控可以对计划执行的效果进行分析，计划监控的事项主要包括风险监控、预算监控、质量监控、进度监控、人力资源监控5个方面，以下是对计划监控事项的说明。1．风险监控在计划的执行过程中，对风险进行监控是很有必要的。计划在执行的过程中充满了未知数，如计划执行时竞争对手做出了反应，部分产品出现了问题等，这些风险需要及时地进行监控，在风险刚出现的时候就控制住，以把损失降到最低。2．预算监控计划在开始之前已经制定好了预算，但是计划在执行过程中，会由于突发的事件产生预算超支的情况，因此，在计划执行的关键节点上，应该对计划已经使用的预算及时进行汇总，并将相关信息反馈给上级，让上级对预算进行及时调整。3．质量监控计划在执行过程中，应该保证计划执行的质量及时监控，如果质量要求达不到预期，团队领导者应该安排人员对质量进行及时的补救，并对计划执行时质量低的原因进行总结，吸取相关教训。质量是计划执行的重点，只有保证质量才能提升团队绩效。4．进度监控计划完成的进度是对计划监控的直接体现，做好计划的进度监控有利于做好计划的统筹安排，当某个节点的进度比较慢时，应该集中资源对这个计划节点进行攻克，争取不耽误之后的进度安排。5．人力资源监控计划执行时，人力资源是一个关键的要素，所以团队领导者应该对人力资源和计划执行的任务量进行盘点，当人力资源紧张时，可以从其他团队临时借调人员进行执行计划。提前对执行下一步计划所需要的人力资源进行评估，做好人员的储备工作。4计划实施模型计划是站在企业使命、战略和发展目标等的角度上进行设计和落实。一个企业的高效计划的落实与实施需要在时间和空间两个维度上展开，也就是要具体规定行动计划的参与成员在计划实施各个阶段的工作内容和工作方法等。以下是高效计划落实实施模型，具体如图4-2所示。图4-2高效计划落实实施模型计划落实能够确立团队活动的目标方向，明确团队成员分工与协作、工作方法与程序、资源配置和使用等。同时，计划落实能够消除不必要的冲突、浪费、多余事项等，从而节约了时间，降低了成本，最终实现团队活动的高绩效。计划改进能够对解决计划落实过程中出现的问题，为之后的计划执行提供指导作用。计划改进可以充分应对未来环境的变化，减少团队将面临的风险。计划监控检查计划执行和计划改进情况，并将相关情况反馈给上级领导，上级领导根据计划执行和计划改进情况对团队资源进行统筹安排。4计划制定与实施规范计划为团队活动的开展和稳定发展提供保证，所以计划在制定与实施过程中应该遵循相关的规定与标准。这里提供一份计划制定与实施规范，供读者参考。规范名称计划制订与实施规范第1章总则第1条目的为了规范计划制定与实施的过程，使计划的制定与实施过程中有标准可以遵循，提高计划制定与实施的科学性与合理性，特制定本规范。第2条范围本规范适用于团队高效计划制定与实施的过程，包括计划目标、计划方案、职责分工、资源分配等计划过程。第3条权责人员1．团队领导者在任务开始前召开会议确定计划的具体内容，如计划需要达成的目标，计划执行的时间、计划执行的人员等。2．计划负责人根据会议召开的具体内容制定团队计划，并将计划通知到每个计划执行人。3．计划执行人根据计划中制定的职责来完成具体的任务。第2章计划制订第4条制订要求1．可行性1）技术上的可行性团队的技术人员应该评估计划在实施的过程中技术专利是否拥有，技术上是否能实现预期的要求。2）财务上的可行性团队的财务人员评估计划执行过程中产生的成本、收益以及回款周期，如果成本大于收益或者回款周期过长，那么该计划在财务上是不可行的。3）人力资源上的可行性团队领导者应该对执行计划所需要的人力资源进行盘点，然后与企业剩余的人力资源进行对比，评估人手是否充足。4）政策上的可行性计划负责人应该对计划是否符合国家的经济政策、国家的行业政策以及法律法规等做一个全面的调查，符合之后才能执行该计划。2．进度安排计划负责人需要在制定的计划中需要做好进度安排的工作，确定计划完成的每一个关键节点，这样可以对计划完成的期限以及计划完成的进度进行精确掌控。3．风险控制计划负责人应该把制定的计划风险应该控制在最小，只有这样才能使完成计划的成功率最大，这需要制定计划的时候尽量减少不可控因素发生的概率，并为确定性的事件做好提前预案，以控制这项确定性事件造成的损失。第5条制订程序1．分析环境市场调研人员在制定计划之前可以先对市场环境、政策环境、组织内部环境做一个调研，评估其中的风险以及将会面临的挑战，做好制定计划之前的准备工作。2．制定目标完成一个计划会实现多个目标，但是当这些目标冲突的时候，计划负责人需要对目标进行优先顺序排序，比如有时候计划的盈利目标比较重要，有时候计划的时间目标比较重要，当团队不能兼顾的时候，需要对这些目标进行取舍，完成优先级比较高的目标。计划负责人制定的目标要尽量可以量化，如此才能对目标的执行情况进行绩效考核。制定的目标应该是可以达成的，如果非常难以达成，那么该目标的执行人就会产生懈怠的心理，该目标也就不能产生激励的效果。团队领导者制定了团队整体的目标后，还需要对目标进行分解，根据个人的工作能力以及素质把目标分解到每一个团队成员，计划完成之后根据绩效考核成绩进行奖励。3．拟定可行性计划方案团队成员在团队目标确定之后，根据环境分析情况拟定尽可能多的计划方案，计划方案越多，选择优秀方案的成功率越大。在拟定方案的过程中，应该发挥每一个团队成员的作用，集思广益，利用每一个团队成员的经验。4．评估选择计划方案计划负责人邀请行业的专家对每一个计划方案进行评估，评估每个方案的风险以及收益，尽量选择出可行性最高、风险最小的方案。5．制定预算团队的财务人员在确定好计划之后，需要根据每一个计划步骤制定好预算，做好团队的资源统筹以及分配工作，确保计划在执行的过程中不会因为资源分配不到位而耽误计划完成的进度。第3章计划实施第6条实施要求计划在实施的过程中应该遵循以下要求。1．按时完成计划负责人需要在计划制定的时候规定好了完成的时间，在完成计划的过程中应该注意时间的控制，在每一个关键节点都应该按时完成，如果因为特殊的因素没有按时完成，应该向上级申请宽限期限，上级同意后会对计划进行调整。2．及时反馈计划执行人在计划实施的过程中应该及时反馈，上报计划完成的进度以及完成计划过程中遇到的困难，上级根据上报的内容对问题及时解决并对做好下一步的安排。3．保证质量团队成员在完成计划的过程中，按照之前制定的目标来保质保量地完成工作，对于计划完成质量高的团队成员根据绩效考核办法来进行绩效激励。4．风险控制计划负责人在计划执行的过程中应该控制好风险，对于风险因素应该及时处理，争取把风险控制在可接受的范围内。第7条实施程序1．任务分工团队领导者根据计划目标的分解情况，按照每个团队成员的熟练技能以及个性来进行分配任务，做到分工明确，权责分明。2．职责讲解团队领导者对每个团队成员讲解职责，使每个团队成员对工作内容都十分熟悉，并共同制定绩效考核指标，为计划完成后的奖金发放提供依据。3．进度控制在完成实施的过程中，计划执行人应该做好每一阶段的进度控制，上一阶段的工作完成情况不能影响下一阶段的工作开展，每一个关键节点的完成时间应该不能晚于计划规定的时间，如果某一阶段的工作完成时间可能超时，计划负责人应该抽调人力物力帮忙按时完成，这样才能确保计划如期完成。4．监督检查计划执行过程中，团队领导者对每个团队成员的工作质量、工作进度进行检查，对计划执行过程中的风险情况进行监督，把风险控制在最小范围。5．完成总结完成计划之后，团队领导者召开计划总结会议，总结计划执行过程中出现的问题以及成功的经验，为下一次的计划执行提供可借鉴的内容。6．绩效激励计划完成后，人力资源部根据计划实施前制定的绩效考核指标对每一