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文档简介
ICS01.040.03CCSA14 43湖 南 省 地 方 标 准DB43/T2907—2024文书类电子文件单套归档技术规范Technicalspecificationforthesinglesetfilingofadministrativeelectronicrecordsadministrativeelectronicrecords2024010920240409湖南省市场监督管理局发布DB43/T2907—2024目 次前言Ⅲ112规范性引用文件13············14252626.1总体流程·········26.2流程说明·········36.2.1文件采集36.2.2整理组件36.2.3封装固化46.2.4归档检测46.2.5提交归档46.2.6接收检测46.2.7接收确认47···············47.1基本要求47.2建设方式48归档元数据要求4969.1归档信息包结构69.2结构说明79.2.1说明文件···79.2.2归档目录···79.2.3电子档案文件夹81010A()11附录B(范)电文件档接据20B.1电文归移接收记表20B.2归目清单·22附录C(料)电档案数映表23参考献25IIDB43/T2907—2024IIDB43/T2907—2024IIDB43/T2907—2024前 言GB/T1.1—20201请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由湖南省档案局提出并归口。强、方巍森、袁嘉新、姜瑞强。IIIIIIDB43/T2907—2024IVDB43/T2907—2024IVDB43/T2907—2024DB43/T2907—2024DB43/T2907—2024DB43/T2907—2024文书类电子文件单套归档技术规范(GB/T5271.27—2001信息技术词汇第27部分:办公自动化GB/T18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范DA/T22—2015归档文件整理规则DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求ISO14721—2012空间数据和信息传输系统开放档案信息系统(OAIS)参考模型DA/T22—2015归档文件整理规则DA/T70—2018文书类电子档案检测一般要求ISO14721—2012空间数据和信息传输系统开放档案信息系统(OAIS)参考模型3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1文书类电子文件administrativeelectronicrecords[来源:DA/T92—2022,定义3.1,有修改]3.2单套归档singlesetfiling仅以电子形式归档电子文件的方式。3.3内容数据contentdata电子文件或电子档案中包含的数字对象。[来源:GB/T39362—2020,定义3.6,有修改]3.4归档信息包archivingsubmissioninformationpackage电子文件形成或办理部门在归档时按照要求对电子文件及相关信息进行组织并向档案部门提交的1信息包。[来源:GB/T39362—2020,定义3.10,有修改]3.5办公自动化系统officeautomationsystem一种用于集成办公活动的信息处理系统。[来源:GB/T5271.27—2001,定义27.01.02]3.6协同办公平台collaborativeofficeautomationplatform多家机构共同使用,协同办公的办公自动化系统。下列缩略语适用于本文件。OFD:开放式版式文档(OpenFixedLayoutDocument)XML:可扩展标记语言(ExtensibleMarkupLanguage)UTF-8:针对Unicode的可变长度字符编码(8-bitUnicodeTransformationFormat)文书类电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成,或导入办公自动化系统或协同办公平台形成,并一直在系统监控下流转和办理,不存在脱离系统监控的情况,办公自动化系统或协同办公平台具备成熟稳定的文件流转、电子签名、安全认证等功能,保存电子文件关键节点(如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档等)的修改痕迹和A。6文书类电子文件单套归档流程从文件采集开始,到档案部门接收确认结束。归档流程见图1:2电子文件流转阶段电子文件流转阶段否电子文件办结档案部门电子文件形成或办理部门否电子文件办结档案部门电子文件形成或办理部门文书类电子文件单套归档流程接收确认归档检测封装固化接收检测整理组件文件采集否是是电子档案管理系统提交归档电子文件归档阶段电子文件归档功能根据归档范围自动采集办公自动化系统或协同办公平台中办结的文书类电子文件的内容数据和元数据,并符合以下要求:810应按照DA/T22—2015的要求对文书类电子文件进行整理。文件整理的步骤如下:DA/T22—20153DA/T22—2015(9)DA/T70—2018文件形成或办理部门应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息,并根据清点和检测结果登记B档案部门按照DA/T70—20186.2.7接收确认6.2.7接收确认7归档功能GB/T39362—2020。8归档元数据要求DA/T46—2009等标准规范扩充元数据集合。4表3电子档案元数据序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段M1电子文件号electronicdocumentcode必选不可重复简单型字符型办理阶段M2文种documenttype可选不可重复简单型字符型办理阶段M3份号serialnumberofcopies可选不可重复简单型字符型办理阶段M4密级和保密期限securityclassificationandduration必选不可重复简单型字符型办理阶段M5紧急程度emergencydegree可选不可重复简单型字符型办理阶段M6发文机关标志identificationofdocumentissuer可选不可重复简单型字符型办理阶段M7文件编号documentnumber可选不可重复简单型字符型办理阶段M8责任者author可选不可重复简单型字符型办理阶段M9文件题名documenttitle必选不可重复简单型字符型办理阶段M10主送机关mainreceiverdepartment可选不可重复简单型字符型办理阶段M11附件说明attachment可选不可重复简单型字符型办理阶段M12形成日期issueddateofdocument必选不可重复简单型日期型办理阶段M13附注annotation可选可重复简单型字符型办理阶段M14抄送机关copytodepartment可选不可重复简单型字符型办理阶段M15印发机关printingandsendingdepartment可选不可重复简单型字符型办理阶段M16印发日期printingdate可选不可重复简单型日期型办理阶段M17发布层次releaselevel可选不可重复简单型字符型办理阶段M18档号archivalcode必选不可重复复合型字符型归档阶段M19年度year必选不可重复简单型数值型形成阶段M20保管期限retentionperiod必选不可重复简单型字符型形成阶段M21机构或问题organizationalstructureorfunction必选不可重复简单型字符型形成阶段M22件号itemnumber必选不可重复简单型字符型归档阶段M23电子全文数totalnumberoffiles必选不可重复简单型数值型归档阶段M24电子属性electronicattributes必选不可重复容器型--归档阶段55表3电子档案元数据(续)序号中文名称英文名称约束性可重复性元素类型数据类型形成阶段M25数字对象标识electronicfileidentifier必选不可重复简单型字符型归档阶段M26件内顺序号filesequencenumber必选不可重复简单型数值型归档阶段M27计算机文件名computerfilename必选不可重复简单型字符型归档阶段M28格式信息formatinformation必选不可重复简单型字符型归档阶段M29计算机文件大小computerfilesize必选不可重复简单型字符型归档阶段M30处理过程信息disposalprocessinformation必选不可重复容器型--全过程M31处理类型disposaltype必选不可重复简单型字符型全过程M32处理者disposalactor必选不可重复简单型字符型全过程M33处理部门disposaldepartment必选不可重复简单型字符型全过程M34处理时间disposaltime必选不可重复简单型日期时间型全过程M35处理结果disposalresult必选不可重复简单型字符型全过程电子档案元数据与电子档案元数据与GB/T39362—2020DA/T46—2009GB/T39362—2020。9归档信息包9.1归档信息包结构XMLDA/T22—2015示例:采用年度—保管期限—机构三级分类方式的归档信息包结构如下:6归档信息包说明文件.XML归档目录.XML年度1文件夹保管期限1文件夹机构1文件夹电子档案1档号电子档案1档号-元数据.XML电子档案1档号-01.OFD电子档案1档号-02.OFD电子档案1档号-03.PDF电子档案1档号-xx.PDF电子档案n文件夹机构n文件夹XMLUTF-8。示例:说明文件的Schema定义如下:9.2.2归档目录归档目录文件命名为“归档目录.XML”,存放归档信息包中所有电子档案的目录信息,每条归档目7<<xs:elementname="信息包元数据"><xs:complexType><xs:sequence><xs:elementname=""type="xs:string"/><xs:elementname=""type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:date"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="信息包说明"type="xs:string"/></xs:sequence></xs:complexType></xs:element>XMLUTF-8。示例:归档目录的Schema定义如下:<<xs:elementname="归档目录元数据"><xs:complexType><xs:sequence><xs:elementname="档号"type="xs:string"/><xs:elementname="文件编号type="xs:string"/><xs:elementname="文件题名type="xs:string"/><xs:elementname="责任者type="xs:string"/><xs:elementname="形成日期type="xs:date"/><xs:elementname="密级"type="xs:string"/><xs:elementname="电子全文数"type="xs:number"/><xs:elementname="备注"type="xs:string"/></xs:sequence></xs:complexType></xs:element>9.2.3电子档案文件夹内容数据及电子档案元数据。内容数据及电子档案元数据。“Z109-WS•2011-Y-BGS-0001-01.OFD”。XMLZ109-WS2011-Y-BGS-0001.XML,XML文UTF-8。示例:电子档案元数据的Schema定义如下:8<<xs:elementname="电子档案元数据"><xs:complexType><xs:sequence><xs:elementname="电子文件号"type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="密级和保密期限"type="xs:string"/><xs:elementname="紧急程度"type="xs:string"/><xs:elementname="发文机关标志"type="xs:string"/><xs:elementname="文件编号"type="xs:string"/><xs:elementname="责任者"type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="附件说明"type="xs:string"/><xs:elementname="形成日期"type="xs:date"/><xs:elementname="附注"type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="type="xs:string"/><xs:elementname="印发日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<xs:elementname="处理者"type="xs:string"<xs:elementname="处理部门"type="xs:string"<xs:elementname="处理时间"type="xs:date"<xs:elementname="处理结果"type="xs:string"</xs:sequence>9</</xs:complexType></xs:element></xs:sequence></xs:complexType></xs:element>GB/T18894—20168.31010附录A(资料性)协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表见表A.1。表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表序号功能模块是否归档归档范围保管期限1收文办理是上级、平级、下级单位的来文,包括正式文件、电报、函件、其他等种类,归档对象包括收文处理笺、文件正文、附件等,其具体归档范围和保管期限如下:1.收文台账及收文情况统计表1.1.收文台账永久1.2.收文情况统计表永久2.公文2.1.正式文件2.1.1.上级机关的批复、批示永久2.1.2.上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料2.1.2.1.重要的永久2.1.2.2.一般的10年2.1.3.上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年2.1.4.上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料永久2.1.5.同级机关的来函2.1.5.1.重要业务问题的永久2.1.5.2.一般业务问题的30年2.1.6.同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料10年2.1.7.下级机关报送的文件材料2.1.7.1.重大事项的专题报告、请示30年2.1.7.2.年度和年度以上的计划、总结、统计材料10年2.2.上级通报2.2.1.重要的永久2.2.2.一般的10年2.3.会议纪要永久1111DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(续)DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(续)序号功能模块是否归档归档范围保管期限1收文办理是3.电报3.1.有文号电报3.1.1.重要的永久3.1.2.一般的30年3.2.无文号电报10年4.函件4.1.有文号函件4.1.1.重要的永久4.1.2.一般的30年4.2.无文号函件10年5.本机关处理人民来信来访的文件材料5.1.有领导重要批示和处理结果的永久5.2.其他有处理结果的30年6.对本机关有关人员的处分材料(本级党委管理干部)6.1.受到警告(不含)以上处分的永久6.2.受到警告处分的30年7.房产、土地所有权和使用权的文件材料永久8.其他8.1.领导批示件永久8.2.工作情况交流30年8.3.工作简报10年8.4.内参30年8.5.信件、倡议书、各类电话通知等10年8.6.先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料(其他单位表彰、奖励的)8.6.1.受县级(含)以上表彰、奖励的永久8.6.2.受县级以下表彰、奖励的30年2发文办理是归档对象包括发文稿纸、文件正文、附件、重要的修改稿等,具体归档范围和保管期限如下:1.发文台账及发文情况统计表1.1.发文台账永久1.2.发文情况统计表永久1212序号功能模块是否归档归档范围保管期限2发文办理是2.本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料永久3.本机关的请示3.1.重要业务问题的永久3.2.一般业务问题的30年4.本机关对同级机关、下级机关来函、请示的复函、批复等文件材料4.1.重要业务问题的永久4.2.一般业务问题的30年5.本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿永久6.机关联合行文的文件材料6.1.本机关为主办的6.1.1.重要业务问题的永久6.1.2.一般业务问题的30年6.2.本机关为协办的6.2.1.重要业务问题的30年6.2.2.一般业务问题的10年7.以议事协调机构(本机关承担日常工作)名义行文的文件材料7.1.重要业务问题的永久7.2.一般业务问题的30年8.本机关编辑、编写的文件材料8.1.大事记、组织沿革等永久8.2.简报、情况反映、工作信息等10年9.本机关行政管理、执法活动中形成的文件材料9.1.行政管理工作制度、程序、规定等文件材料9.1.1.重要业务问题的永久9.1.2.一般业务问题的30年9.2.执法检查情况汇总、通报、整改通知等9.2.1.重要业务问题的永久9.2.2.一般业务问题的30年9.3.行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料9.3.1(核准(估)等文件材料永久1313序号功能模块是否归档归档范围保管期限2发文办理是9.3.2.不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料永久9.3.3.20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料永久9.3.4.20文件材料30年10.行政管理工作中形成的备案文件材料10年11.行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料11.1.重要的永久11.2.一般的30年12.计划、总结、统计、调研等方面的文件材料12.1.年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久12.2.年度以下的计划、总结、统计材料10年12.3.重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久12.4.一般活动的总结、一般问题的调研材料10年13.出国或出境访问考察、参加国际性会议,接待来访等外事活动形成的文件材料13.1.签订的协议、协定、备忘录,重要的会谈记录、纪要等永久13.2.出国(境)审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年14.本机关其他各类职能活动中形成的业务文件材料14.1.重要业务问题的永久14.2.一般业务问题的30年3党政领导干部外出(请假)是1.党政领导干部外出(请假)的台账、周报、年报、统计表30年2.本机关党政主要负责人外出(请假)的基本信息、外出(请假)报告正文、上级批复等相关资料30年4紧急通知系统是1.发送监控信息等1.1.重要的永久1.2.一般的10年5主要工作重要活动预安排是1.附件等30年6督查管理是1.督查事项总台账、各类督查事项分台账、统计表永久2.督查事项立项材料(包括督查任务立项处理笺、督办函、附件等)、签收材料(签收处理笺)、反馈材料(反馈处理笺、反馈内容正文、附件、延期申请等)2.1.重要事项的永久2.2.一般事项的30年1414序号功能模块是否归档归档范围保管期限7内部发文是1.内部发文台账及发文情况统计表1.1.内部发文台账永久1.2.内部发文情况统计表永久2.2.1.重要业务问题的永久2.2.一般业务问题的30年3.本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料3.1.机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久3.2.人事工作制度、规定、办法等文件30年3.3.人事任免文件永久4.对本机关有关人员的处分材料(单位管理人员)4.1.受到警告(不含)以上处分的永久4.2.受到警告处分的30年5.党、团、工会工作活动中形成的文件材料5.1.工作报告、总结,换届选举结果永久5.2.重要专项活动的报告、总结等永久5.3.党团员、工会会员名册,批准加入党团、工会组织的文件材料永久5.4.情况反映、工作简报10年6.纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料6.1.重要的永久6.2.一般的30年7.保卫部门的安全检查、调查记录10年8.机关财务预算30年9.职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久10.人事考核、职称评审工作文件材料永久11.职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久12.永久12.1.重要的1515序号功能模块是否归档归档范围保管期限7内部发文是12.2.一般的10年13.接待工作的计划、方案13.1.重要的30年13.2.一般的10年14.机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年15.国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料15.1.重要的永久15.2.一般的10年16.单位内部的表彰、奖励30年8外部发文是1.外部发文台账及外部发文情况统计表1.1.外部发文台账永久1.2.外部发文情况统计表永久2.党委、政府办公室内设机构发至平级和下级各单位办公室公文的发文稿纸、文件正文、附件等2.1.重要业务问题的永久2.2.一般业务问题的30年9工作请示是1.单位内设机构向单位负责人请示或报告工作事项的文件材料1.1.请示报告正文30年1.2.请示报告附件30年1.3.请示报告处理笺30年10经费请示是1.单位内设机构按照财务管理制度规定向单位负责人请示经费开支的文件材料1.1.请示正文30年1.2.请示附件30年1.3.请示处理笺30年11出差请假是1.单位干部职工办理公务出差或请假申请及审批的文件材料1.1.出差或请假审批单10年1.2.出差或请假附件10年12开会其他是1.单位干部职工本辖区开会或办理其他事项申请及审批的文件材料1.1.开会或办理其他事项审批单10年1.2.开会或办理其他事项附件10年1616DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(续)DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(续)序号功能模块是否归档归档范围保管期限13租车申请是1.单位干部职工租用公务用车服务平台车辆申请及审批的文件材料1.1.租车审批单10年1.2.租车附件10年1.3.台账10年14公务用车是1.单位干部职工公务用车申请及审批的文件材料1.1.公务用车审批单10年1.2.附件10年1.3.台账10年15公务接待是1.单位公务接待申请及审批的文件材料1.1.公务接待审批单10年1.2.统计表10年16加班用餐是1.单位干部职工加班用餐申请及审批的文件材料1.1.加班用餐审批单10年1.2.统计表10年17资产购置是1.单位内设机构固定资产购置申请及审批的文件材料1.1.固定资产购置申请单30年1.2.附件30年18资产处置是1.单位内设机构固定资产处置申请及审批的文件材料1.1.固定资产处置申请单30年1.2.附件30年19资产异动是1.单位内设机构固定资产异动或调拨申请及审批的文件材料1.1.固定资产异动或调拨申请单30年1.2.附件30年20党组会议(会议)是1.单位内设机构和归口管理单位党组会议(行政办公会议)的议题申报及会议材料、会议通知、会议议程、会议纪要等各类文件材料的正文、附件、处理笺等永久21常委会会议(政府常务会议)是1.各级党委常委会会议(政府常务会议)的议题申报及会议材料、会议通知、会议议程、会议纪要等各类文件材料的正文、附件、处理笺等永久22会务管理是1.本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料永久1.1.请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料1717序号功能模块是否归档归档范围保管期限22会务管理是1.2.大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复,政协委员提案及办理结果,简报,快报,图片资料等永久1.3.重要的贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年1.4.讨论未通过的文件10年2.办公会议的文件材料2.1.公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册、图片资料等永久2.2.讨论未通过的文件10年3.本机关召开工作会议、专题会议的文件材料3.1纪要等永久3.2.典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、图片资料等30年4.机关联合召开会议的文件材料4.1.本机关为主办的4.1.1.请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等永久4.1.2.典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、图片资料等30年4.2.本机关为协办的4.2.1.请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等30年4.2.2.典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、图片资料等10年5.本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料5.1(原文及译文辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计等永久5.2.代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道、图片资料等30年5.310年6.6.1.重要的永久6.2.一般的30年6.3.本地区、本机关工作汇报材料30年1818DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(DB43/T2907—2024表A.1协同办公平台文书类电子文件归档范围和保管期限表(续)DB43/T2907—2024DB43/T2907—2024序号功能模块是否归档归档范围保管期限23内参(政研内参)是1.省(市、区县)委办综调室、省(市、区县)委政研室发布涉及本地区经济社会发展,供领导参考和各单位相互交流的内部参考的正文和处理笺,包括原版本和各领导批示版本永久24本地舆情是1.省(市、区县)委网信办发布各类涉及本地的舆情信息,包括原版本和各领导批示版本1.1.重要的永久1.2.一般的30年25地方要情(信息快报)是1.省(市、区县)委办、省(市、区县)政府办发布的本地政治经济社会发展有关重要情况的正文和处理笺,包括原版本和各领导批示版本永久26督查通报是1.党委、政府督查室上报或下发各类重大督查事项办理情况的报告或通报的正文、附件、处理笺等,包括原版本和各领导批示版本永久27防汛抗旱是1.防汛抗旱指挥部发布汛情、雨情、旱情、灾情、气象等涉及防汛抗旱工作的各类信息的正文、附件和处理笺等,包括原版本和各领导批示版本永久28政务要情与交流是1.传送省政府办公厅编发的“政务要情与工作交流”,包括原版本和各领导批示版本永久29大事记是1.党委、政府值班室记录党委、政府每月重大事项的正文和处理笺永久30领导工作日志是1.党委、政府领导每日工作内容的记录,以周为周期归档30年31干部信息管理是1.本机关全体干部职工信息一览表、公务员花名册、事业编花名册、离退休人员情况一览表等,以年为周期归档永久32方案管理是1.方案管理台账永久2.主要领导出席各类会议和活动、调研考察、重宾接待等方案2.1.调研考察方案的处理笺、方案正文和附件等永久2.2.重宾接待方案的处理笺、方案正文和附件等永久2.3.会议活动方案的处理笺、方案正文和附件等永久2.4.工作预安排的处理笺、方案正文和附件等10年33领导干部来本地报告是1.上级领导来本地调研、考察、开会和督查检查考核
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