资源与环境工程学院档案管理制度范本

第页共页资源与环境工程学院档案管理制度范本第一章总则第一条为规范资源与环境工程学院档案管理工作，维护档案资源，确保档案安全、完整、准确、可靠、方便获取和合理利用，根据国家有关法律法规和档案管理制度的要求，制定本制度。第二条本制度适用于资源与环境工程学院相关档案的管理工作。涉及继任的情况按新档案管理制度执行。第三条“档案管理”应遵循“全过程管理、全员参与、科学管理、规范操作、信息化支撑”的原则。第四条本制度是资源与环境工程学院档案管理工作的基本准则，具有指导性和约束性。第二章档案的定义和分类第五条按照保管期限，我院档案分为长期保存档案、定期保存档案和短期保存档案。第六条按照内容和形式，我院档案分为机关文件档案、党务档案、学术科研档案、教学档案、学生档案等。第七条案卷：由若干年度或有关的文件构成，凡与同一事项或同一机构、个人有关联的文件，按立卷年度，顺序组织成册。第八条档号：为分析、检索和组织档案提供便利，档案应当编制档号，根据文件的影响和价值确定档号的长度。第九条档案装订材料：应选择质地优良，具有保护档案、方便使用的特点；对于保存时间久远、受热、潮湿、虫蛀等因素影响厉害的原始质料档案应进行修复，尽量使之得到保持和再利用。第三章档案的创建、流转与接收第十条办理颁发文件或发出证明等手续的，由相关人员办理后，提报档案室建档。第十一条档案流转，指档案从一个单位或部门流转到另一个单位或部门的过程。流转单位应确保档案的安全完好，不翻、不缺、不乱，不得私自擅离职守。第十二条档案接收，指档案由一个单位或部门移交到另一个单位或部门的过程。移交单位应当进行档案移交清点，并将清点情况在档案接收单上填写确认。第四章档案的整理与归档第十三条档案整理，指对部门或个人的所有档案文件进行征集、汇集、整理、编写目录和装订的工作。第十四条档案归档，是指档案按照规定的分类、状态和顺序，经过整理、鉴定、编制好档案账表和目录后，封装齐全，按规定流程、方法交由档案室保管。第十五条档案移交，指由一次编制移交路面移交档案，保证档案有序、完整，符合归档条件和要求。第十六条档案装箱，是指完成编制封装之后，将档案按照一定标准、规定和数量，装订整合在一个档案盒内，并进行标识。第五章档案的保管与利用第十七条档案的保管，是指对档案的保存、防火防灾、防盗防窃、防潮虫蛀等工作，确保档案的安全性、完整性和真实性。第十八条档案的利用，是指档案由需要者按照一定的手续和规定，通过规范的渠道和方式，获取和使用档案的过程。第六章档案的销毁和转档第十九条经鉴定为短期保存档案的，原则上不得保存超过规定的保存期限，到期后应当进行销毁。第二十条经鉴定为长期保存档案的，原则上不得销毁，应进行转档、移交或者委托其他档案机构保存。第二十一条档案的销毁应经过编制销毁方案，按照规定的程序进行，销毁过程应有相关人员共同参加，并做好相关记录。第二十二条经鉴定为不具备保存条件的原始质料档案，应委托有条件的机构进行修复，以尽量使之得到保存和再利用。第七章档案的安全保密第二十三条档案保密，是指对涉密档案实行保密措施，防止泄密、不当使用和改动档案资料。档案室要对涉密档案和相关人员进行保密教育。第八章监督与检查第二十四条监督与检查，是指对档案管理工作进行监督检查，对于发现问题要及时纠正，对于发现的档案保管责任人示范引导，确保档案管理工作规范有序进行。第九章附则第二十五条档案室应有相应设施和设备，配备必要的档案保管和利用人员，提供方便获取和使用档案的服务。第二十六条档案室要加强与相关部门的沟通，共同处