文件规范化管理制度

文件规范化管理制度颁发部门行政部生效日期类别——行政管理拟稿人徐晓黎日期2011.11.25文件编号YOTTA-ADM-005审核人日期文件页数共8页批准人日期文件规范化管理制度目的：为使公司的文件处理工作规范化、制度化、科学化，提高文件处理工作的效率和质量，方便文件的有效归档，特制定本制度。适用范围：公司所有对内与对外文件。公文种类：（一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。（二）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。（三）通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。（四）通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。（五）报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或单位的询问，用“报告”。（六）请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。（七）批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。（八）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。（九）函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。（十）会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。（十一）制度/标准/规定：规定工作标准、工作内容及考核的依据。四、行文格式：（一）标题：ｘｘ制度、规定、标准，字体为黑体小二号、加粗、居中；关于ｘｘ的通知或通报、请示、报告等，标题写在指定的格式内，字体与正文一致；（二）公司所有制度必须编号：发文的文件编号为三号字、宋体、居中排布；（三）正文：一律用四号仿宋体字（表格中的文字可用12号字）；（四）纸型：正式文件一律用A4纸；（五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅；（六）页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm；（七）公司名、成文日期：在文件最后一行加二个回车的位置，成文日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二O一一年x月x日，四号仿宋体字；（八）页末依次写明审批人、审核人、起草人（无审核人的可直接写审批人）；（九）抄送单位：四号仿宋体（抄送单位指除主送单位，需要执行或知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）；（十）抄报单位：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导）；（十一）页码：两页以上（包括两页）在页脚居中的位置标识页码“第X页共X页”，五号宋体；（十二）打印要求：双面印刷，如发现浪费，对责任人负激励10元/次;（十三）附件：打印成另外一页，“附件：”两字在正文上空一行，左空两字的位置，三号仿宋体标识。附件在发文正文中一定要备注附件名称。五、文件编号要求：（一）内部便签编号：现行的《永通能源动力集团有限公司内部业务便签》文件编号不规范，为了不出现文件的遗漏，现要求所有内部便签进行文件编号（编号时不分文种），格式如下：董事办：YOTTA-B-便-201X-001号行政部：YOTTA-ADM-便-201X-001号人力资源部：YOTTA-HR-便-201X-001号财务部：YOTTA-FN-便-201X-001号各部门只要属于内部业务便签编制的文件，不分文种，统一按对应部门文件编号格式往下编。（二）各部门编制的规定、标准、制度编号要求与内部便签编号不同之处在于除掉“便”这个字，即“XX部：YOTTA-（X）-201X-001号”，例如：行政部为——YOTTA-ADM-2011-001请注意：各部门编制的制度、规定文件签发后除了用电子邮件通知各部门外，同时必须印发各部门，特别是要报备行政部行政文员备档，以便日后工作的监督与实施。（三）外部文件编号要求：YOTTA-（外）-201X-001号（四）编号说明：YOTTA-（X）-201X-001号，YOTTA—企业代码、（X）—部门简称、201X—发文年限，001号—发文流水号（以年为单位）。六、文件制作原则：（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；（二）观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词规范，标点准确，篇幅力求简短；（三）使用国家法定计量单位；（四）文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称；（五）所有文件必须有明确的标题；（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；（七）为大力精简文件，维护行政公文的严肃性和权威性，凡是可发可不发的文件坚决不发；可以便函答复的问题，不制发正式公文；（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位或领导。需要同时送其他单位或领导的，应当用抄报形式，但是不得抄送其下级单位；七、发文管理（一）所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式，制度按照红头文件制作，其它用公司内部便签发文；（二）（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；（四）发文的内容应目的明确、简练、思路清晰，不允许出现错字、漏字、多字现象；（五）发文必须有发文登记，且记录要详细，清晰，有可追溯性；各部门可根据本部门实际自行设定适合的、简易发文登记表；（六）发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签字或盖章的文件采用电子版形式，将要发文的文件共享的同时，告知相关部门查看，并记录告知对象、时间；（七）重要文件必须是直接相关人签收，或部门的第一负责人签收外，其他任何人不得代签；其它文件，本部门人员可以代签收；（八）收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作，造成严重后果视损失程度进行赔偿，必要时移交司法机关处理；（九）修改和签批文件，一律使用黑色水性笔；（十）签发后的公文，未经签发人同意不得擅自改动。向外发出的文件在盖章用印时，要由副总经理进行复核。八、归档管理（一）所有规定、标准、补充规定一律用制度模板下发，并及时汇总或修订到本部门制度中。（二）各部门必须有专人归档管理，每月30日统一交行政部行政文员处汇编。（三）所有打印文件必须分类型按月份归类存档，做到每月一清。九、各部门文件管理员1、责任人确定序号部门责任人备注1董事办办公室主任2行政部行政文员3财务部总帐会计经营费用类4促销费用会计促销费用类5物流部库房统计6市场支持部信息文员部门文件7各销售部销售行政备注：以上文件不含促销费用类文件。2、文件管理员职责（1）协助部门负责人做好本部门档案管理；（2）部门文件/信息的传递及审批追踪；（3）部门文件编号的管理；（4）监督部门文件行文格式与标准的有效实施；（5）闸口文件的初审。十、文件归类与传递1、文件归类序号部门文件类别接口人1董事办各部门通知/通报类总经办主任2减免考核/奖励方案申请类总经办主任3台帐、绩效考核结果总经办主任4行政部人事部人事类（含出勤、薪资福利）人事专员5制度/流程类人事专员6人员竞聘/培训类人事专员7办公用品/资产/报表印刷类行政文员8员工社保卡办理行政文员9财务部工资发放申请类总帐会计10费用申请类促销费用会计11要货计划/销量变更申请类统计员12经销商变更类（含信息变更）费用会计13市场支持部窜货/客诉处理类信息文员14质量问题产品类信息文员15促销费用申请与结案费用专员备注：未明确的文件，依据各部门职能进行归类传递。2、具体要求（1）所有行政费用（除办公用品/报表外）必须是主管级以上人员方可申请。（2）所有文件传递审批周期最长不得超过4个工作日，遵循当天文件当天处理的原则。（3）对于加急的审批文件，由部门第一负责人直接传递审批。（4）所有文件传递必须登记在册。（5）传真件因存档周期短，不得直接批注意见，必须复印后传递批复。（6）董事办文件传递时间：上传每天上午10：00，回复下午17：00。3、所有不合格或不予批复的文件必须同样按正常流程进行口头或书面回复申请部门，所有文件的审批与回复时间不得超过5个工作日，各部门文件管理员必须对所传递的文件进行登记与备查，并对文件的审批结果进行有效的跟进。4、操作流程部门文件管理员汇总文件，由总经办主任登记，上报副总经理审批。职能部门接口人员1个工作日内传递上级与其它部门审核。申请部门文件管理员文件初核、登记、传递。部门文件管理员汇总文件，由总经办主任登记，上报副总经理审批。职能部门接口人员1个工作日内传递上级与其它部门审核。申请部门文件管理员文件初核、登记、传递。 职能部门接口人员回复申请部门。已批复文件职能部门接口人员回复申请部门。已批复文件总经办主任登记回复职能部门文件管理员（当日）。十一、激励办法（一）文件审核或回复不及时负激励责任人50元/天，文件管理不善遗失负激励责任人50—100元/份。（二）文件管理员未对文件进行追踪反馈的负激励50元/次，因未登记无法核实文件传递情况的负激励当事人50元/次，未登记备档负激励10元/份。（三