第7章采购与付款循环中的管理及控制《会计信息系统》课件

第7章采购与付款循环中的管理及控制《会计信息系统》课件2024-02-02REPORTING2023WORKSUMMARY目录CATALOGUE采购与付款循环概述采购环节管理与控制验收环节管理与控制付款环节管理与控制内部控制在采购与付款循环中应用案例分析：某企业采购与付款循环管理实践PART01采购与付款循环概述定义采购与付款循环是指企业从请购商品（劳务）开始，到有关供应商、提供劳务的提供者发出货物、提供劳务，一直到企业收到货物、验收后支付货款为止的过程。特点该循环涉及请购商品（劳务）、编制订购单、验收商品、储存已验收的商品、编制付款凭单、确认与记录负债、付款以及记录现金、银行存款支出等业务。采购与付款循环定义及特点保证生产经营需要01采购与付款循环是企业生产经营活动的重要组成部分，只有确保采购的及时性、付款的合理性，才能保证企业的正常生产经营需要。防范舞弊风险02采购与付款循环中涉及大量的资金流入和流出，如果不加以严格控制，容易滋生舞弊行为。因此，加强采购与付款循环的内部控制，对于防范舞弊风险具有重要意义。提高经营效率03通过优化采购与付款流程、加强供应商管理等措施，可以提高企业的采购效率和付款效率，从而降低采购成本、减少资金占用，提高企业的经营效率。采购与付款循环重要性编制订购单企业根据请购单和供应商或劳务提供者的报价等信息，编制订购单，明确购买商品或接受劳务的数量、价格、质量等要求。请购商品（劳务）企业根据生产经营需要，向有关供应商或劳务提供者发出请购单，提出购买商品或接受劳务的需求。验收商品企业收到供应商或劳务提供者发出的货物或提供的劳务后，应当进行验收，确认货物或劳务的数量、质量等是否符合订购单的要求。采购与付款循环主要流程对于验收合格的商品，企业应当及时入库储存，并做好相应的记录。储存已验收的商品编制付款凭单确认与记录负债企业根据验收单、供应商发票等信息，编制付款凭单，明确应付款项的金额、付款期限等信息。企业根据付款凭单确认应付款项，并在会计系统中进行相应的记录。030201采购与付款循环主要流程企业根据付款凭单和资金状况，安排付款计划，及时向供应商或劳务提供者支付款项。付款企业支付款项后，应当在会计系统中记录现金、银行存款的支出情况。记录现金、银行存款支出采购与付款循环主要流程PART02采购环节管理与控制规定采购申请的提出、审批、执行等流程，确保采购活动的合规性。明确采购申请流程根据采购金额、物品性质等因素，设立不同级别的审批权限，防止权力滥用。设立审批权限对采购申请进行归档管理，方便后续查询和审计。建立采购申请档案采购申请与审批制度建立制定明确的供应商选择标准，包括质量、价格、交货期等，确保选择到合适的供应商。供应商选择标准定期对供应商进行评价，了解供应商的表现，为后续采购提供参考。供应商评价制度建立供应商信息库，对供应商的信息进行集中管理，方便查询和比较。供应商信息库建设供应商选择与评价策略

采购合同签订及执行跟踪合同签订流程规定采购合同的签订流程，确保合同的合法性和有效性。合同执行跟踪对采购合同的执行情况进行跟踪管理，确保供应商按照合同约定履行义务。合同纠纷处理对采购过程中出现的合同纠纷进行及时处理，维护企业的合法权益。采购预算控制采购价格分析采购数量控制采购质量把控采购成本控制方法01020304制定采购预算，对采购成本进行事前控制，防止成本超支。对采购价格进行分析比较，了解市场价格变化，为采购决策提供参考。根据实际需求合理确定采购数量，避免过量采购导致浪费。严格把控采购物品的质量，防止因质量问题导致的额外成本。PART03验收环节管理与控制制定明确的验收标准根据采购物品的性质、规格、数量等要素，制定详细的验收标准，确保验收工作的准确性和公正性。定期检查验收标准执行情况通过定期检查和评估，确保验收人员严格按照标准进行验收，并对不符合标准的情况进行及时处理。验收标准制定及执行情况检查建立规范的不合格品处理程序，包括不合格品的标识、隔离、评审、处置等环节，防止不合格品流入使用环节。对不合格品处理过程进行监督，确保处理程序得到严格执行，并对处理结果进行记录和归档。不合格品处理程序规范化建设加强不合格品处理监督明确不合格品处理程序质量信息反馈机制完善建立质量信息反馈渠道通过建立有效的质量信息反馈渠道，及时收集和整理验收过程中发现的质量问题，为改进采购和验收工作提供依据。定期分析质量信息对收集到的质量信息进行定期分析，找出问题的原因和解决方案，提高采购和验收工作的质量水平。对验收人员的职责进行明确划分，确保验收工作的顺利进行，并避免出现职责不清、推诿扯皮等现象。明确验收人员职责通过定期培训和考核，提高验收人员的专业技能和素质水平，增强他们的责任心和使命感，为做好验收工作提供有力保障。加强验收人员培训验收人员职责明确和培训PART04付款环节管理与控制减少不必要的审批环节，提高审批效率。简化审批流程规定各级审批人员的权限和责任，防止越权审批。明确审批权限建立审批监督机制，对审批过程进行抽查和监控。加强审批监督付款审批流程优化建议123每月或每季度进行一次核对，确保账目准确。定期核对预付款项和应付账款记录核对过程和结果，方便后续查询和追溯。建立核对台账发现差异后，及时查明原因并处理，避免长期挂账。及时处理差异预付款项和应付账款核对机制03定期检查票据使用情况对票据使用情况进行定期检查，确保规范使用。01制定票据管理制度明确票据的种类、使用范围、保管方式等。02宣传票据使用规范通过内部培训、海报等方式，宣传票据的规范使用方法。票据管理和使用规范宣传培训建立内部控制制度加强员工教育建立举报机制强化内部审计防止舞弊行为发生措施完善内部控制体系，规范业务流程，降低舞弊风险。鼓励员工举报舞弊行为，对举报人进行保护和奖励。通过培训、案例分享等方式，提高员工的职业道德和诚信意识。加强内部审计力度，对关键业务环节进行审计和监督。PART05内部控制在采购与付款循环中应用合法性、有效性、适宜性、成本效益原则。原则确保采购与付款循环的合法性、合规性和效率性，防范潜在风险。目标内部控制体系构建原则和目标关键控制点供应商选择、合同签订、验收入库、付款审批等。风险评估针对关键控制点，评估潜在风险，如供应商欺诈、合同违约、验收不合格、付款错误等。关键控制点识别和风险评估内部控制活动设计思路展示确保采购、验收、付款等不相容职务相互分离。建立严格的授权审批制度，对采购申请、合同签订、付款等关键环节进行审批。通过会计系统对采购与付款循环进行记录、核算和监督。定期对采购与付款循环进行内部审计，检查内部控制的有效性。职责分离授权审批会计控制内部审计确保采购、验收、付款等相关信息在企业内部及时、准确传递。建立信息内部传递体系与供应商、审计机构等外部相关方保持良好沟通，及时获取相关信息。加强与外部沟通运用信息系统对采购与付款循环进行管理和控制，提高效率和准确性。利用信息技术手段对内部控制中发现的问题及时进行反馈和整改，不断完善内部控制体系。建立信息反馈机制信息沟通渠道畅通保障措施PART06案例分析：某企业采购与付款循环管理实践企业背景介绍及问题诊断该企业是一家中型制造企业，拥有多个生产车间和仓库，采购物料种类繁多，供应商数量众多。企业背景企业在采购与付款循环中存在以下问题：采购流程不规范，缺乏有效的供应商管理机制，付款审批流程繁琐，导致采购效率低下，成本控制不力。问题诊断采购流程优化建立标准化的采购流程，明确各部门职责和审批权限，引入电子化采购系统，提高采购效率。供应商管理改进建立供应商评估体系，对供应商进行分类管理，优化供应商选择机制，加强与供应商的沟通与合作。付款审批流程简化优化付款审批流程，减少不必要的审批环节，提高付款效率，同时加强付款风险控制。针对性解决方案设计思路通过优化采购流程和引入电子化采购系统，采购周期缩短，采购成本降低。采购效率提升通过对供应商的分类管理和优化选择机制，供应商质量得到整体提升，物料质量更加稳定。供应商质量提高简化付款审批流程后，付款时间大大缩短，提高了企业的资金使用效率。付款效率改善方案实施效果评估报告规范的流程是采购与付款循环管理的基础，必须重视流程的建设和