北京侏罗纪软件股份有限公司会议管理制度

北京侏罗纪软件股份有限公司会议管理制度北京侏罗纪软件股份有限公司会议管理制度总则为使公司的会议规范化、有序化、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。公司会议应遵循：一事一议、有议有决、有决有行的原则进行。

会议分类公司会议归纳为五类：对外会议。邀请客户及外单位人员参加的会议，如用户座谈会、洽谈会、现场会、新产品新项目发布会等。公司例会。公司定期、定时、定人召开的各类公司级的会议，如决策委员会的定期会议、执行委员会的定期会议、公司的每周例会等。协调会议。两个以上的部门参加的会议。部门会议。公司各部门的各类工作会议。特别会议。在特殊情况下召开的特别会议。会议管理公司行政部统一管理公司的各类会议，所有会议均需在行政部审批或登记备案。行政部须在年度计划中提出全年工作会议计划、费用预算，经审批后遵照执行。公司严格控制未预见的临时性会议，对此类会议须按一会一报的原则审批。会务工作主要由行政部承办；部门会议的会务工作，行政部应予以协助。会议资料由行政部记录、整理、立卷、存档；部门会议的资料由各部门负责记录、整理，交行政部存档。对公司会议形成的各种决议、决定，行政部负责督办、催办。会前准备第十四条对定期的公司例会及一些常规会议，在会前应明确本次会议主题及临时出席或列席人员。第十五条对外的会议及部门协调会等重要的会议，承办人都要提交会议申请表（见附表1），经行政部审批后方可进行。第十六条会议的召开通过口头或书面形式提出。口头仅适用于例会召开的确认。第十七条会议通知。根据会议要求，行政部拟定会议通知单（见附表2），并做好每轮的通知工作。出席会议的重要或主要人员，应通过电话、OUTLOOK等方式确认能否如期出席，并作出相应的安排。第十八条行政部协助会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。并进行会场布置、设备调试确保重点发言对象及时准确的发言。会前准备要逐项审核，填写会议准备明细表（见附表3）第十九条参加会议人员的准备工作。与会人员在收到会议通知后，应认真准备发言要点、提案纲要等，配合主持人，使会议收到预期的效果。第二十条在年度计划的基础上，行政部每周五统一平衡、编制下周会议计划表（见附表4）发送到主要管理人员及有关服务人员。第二十一条凡已列入会议计划的会议，如需改期，或遇到特殊情况需要安排新的其他会议时，召集部门应提前2天报请行政部调整会议计划。未经行政部同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第二十二条对于准备不充分、重复、无多大作用的会议、行政部有权拒绝安排。第二十三条对于参见人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，行政部有权安排合并召开。第二十四条各部门会必须服从公司统一安排，各部门会不应安排在公司例会期间召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持部门会服从公司会，局部服从整体的原则。第二十五条行政部对已安排的会议要作好登记，填写会议室使用登记表（见附表5）及会议登记表（见附表6）。会中服务第二十六条与会人员在会议工作人员准备好的签到簿（见附表7）上签署自己的姓名，表示到会。对于涉外会议联系簿（见附表8）上要有姓名、职务、所代表单位或部门等内容。第二十七条公司级重要会议如果会议座位事先安排好，行政部要派会务人员引导座位，并分发会议资料；为保证会议正常秩序，与会者不便出入时，会务人员要承担会场联系、传递信息等工作，并维持会场秩序，处理会中领导交办的临时事项。第二十八条公司会议要每会必有记录，记录的情况要真实的反映、会议的内容和进展（附表9：会议记录表）。会后工作第二十九条会议召集部门会后要作好会议简报或会议纪要，行政部协助各部门作好会议总结、文件的归档工作，并对会议形成的决议或决定负责督办和催办，即将会议决议事项催办通知单（见附表10）于会后一周发到相关部门负责人,并收取反馈意见；同时行政部将其汇总成会议决议事项实施管理表（见附表11）反馈给公司领导。会议纪律第三十条参会人员必须准时出席会议，因故不能参加者，须提前向行政部或承办人请假，不得无故缺席或迟到，不得早退。第三十一条参会人员请携带记录本和笔，做好会议记录。第三十二条会议期间，请将一切通讯工具置于关闭或振动状态，不随便走动、不吸烟、不交头接耳、不做与会议无关的其他事情。第三十三条严格遵守会议开始时间，主持人在会议开始时应做本次会议的简要说明，将会议进行顺序及时间安排分配告知与会者，并指定专人控制会议进度，引导在一定时间段作出总结，在得到大家同意时方可延长会议时间。第三十四条参会人员应掌握并熟读运用使会议高效进行的各种方法和技巧。第三十五条行政部应做好公司重要会议的会务服务，并做好会议记录。本制度的解释权归行政部。

附表1会议申请表申请人申办部门会议日期/起止时间地点会议主持人预算会议名称会议宗旨会议议题出席人员名单会议用品及设备明细白板白纸水彩笔板擦便签纸稿纸签字笔圆珠笔笔记本投影仪激光笔录音笔茶杯需协助接待工作说明部门审批行政部审批注：此表由会议召集部门详细填写，对于会议主旨及议题不清者，行政部有权拒绝批准和安排。附表2会议通知单会议部门召集人会议日期/起止时间地点会议议题参加人员备注注：此表由行政部填写，并负责通知。附表3：会议准备细节表重大会议工作项目查核工作项目查核1、会议主旨清晰2、会议活动明确3、预算4、招待对象层次5、总参加人数（查对邀请回函）6、会议日期及时间7、会议天数8、筹备部门9、负责人10、会务分工明细11、邀请函、指引地图等数量（多印20%的备分）12、制作来宾名册（姓名、单位、电话、职位等的核对）13、会场预定14、纪念品选购品种、数量15、接送人员落实16、拍摄纪念照片、记录摄影17、看板、展板、欢迎看板、接待处看板来宾引导牌18、宴会形式（桌餐式、自助式）餐厅预定、菜单确定、酒水预定19、香烟20、会议桌选择（圆或方）21、胸牌22、接待秘书着装要求23、住宿安排：来宾住宿（套房、单人间、双人间），主办方住宿，房间预定24、主办方承担费用范围（如：住宿、餐饮……）25、用餐安排：通知所有用餐人如何用餐、何处用餐26、接待处工作27、会场内工作来宾出缺席确认会场布置（如卫生、座位摆放、条幅、展板等）来宾登记讲台发放胸牌投影仪发放会议日程表品音响设备，如麦克等发放房间钥匙资料分发发放纪念笔记用具分发28、摸彩活动29、着装要求摸彩方法30、会议主持人摸彩箱准备31、会议主席彩券准备32、会场记录员摸彩服务人员33、会中茶水服务员奖品发放34、会场清理35、会议总结与会议纪要公司内部会议工作项目查核工作项目查核1、会议主旨清晰2、会议议题明确3、参加人数4、参会人员通知5、会议日期6、会议时间7、会议召集部门8、负责人9、会议主席10、会议记录人11、会议室落实12、会议室卫生、清洁13、会议室服务人14、茶水15、签到单16、资料发放17、会议室清理18、会议总结或纪要部门会议工作项目查核工作项目查核1、会议主旨清晰2、会议议题明确3、参加人数4、会议室安排5、参会人员通知6、会议室卫生7、会议日期8、主持人9、会议时间10、记录人11、签到单12、会议室整理13、会议总结或纪要注：此表由行政部填写。附表4周会议计划表会议名称会议日期/起止时间会议目标会议议题会议召开部门会议主持参会人员记录人会议用相关资料注：此表由各部门填写，行政部汇总。附表5会议室使用登记表会议日期起止时间会议名称召集人使用部门地点人数备注注：此表由行政部填写。附表6会议登记表会议名称时间地点主席参会人数决议事项注：此表由行政部填写。附表7会议签到表参会人员名单签到参会人员名单签到缺席人员/缺席原因注：此表由会议组织者填写，并组织签到，会后交行政部存档。附表8涉外会议人员联系表姓名职务单位座机手机E-mail注：此表由会务组织填写，并汇总到行政部存档。附表9会议记录表日期地点主持人记录人会议名称会议性质参加会议人员会议