浅谈信息化建设中的“无纸化办公”

浅谈信息化建设中的“无纸化办公”王薇湖北省武汉市江岸区人民检察院技术科【摘要】人们对“无纸化办公”在理解上有很多差异，这些不同的理解影响着办公自动化建设的进程。“无纸化办公”虽然有许多的好处，但也存在诸多问题。本文就如何正确认识“无纸化办公”、如何看待“无纸化办公”存在的问题、推行“无纸化办公”的目的及意义、条件及效果等进行了充分的分析和阐述，从而提出了在检察机关内推行“无纸化办公”的一些看法和建议。【关键词】无纸化办公含义存在问题目的和意义条件和效果几点建议随着信息化建设步伐的加快，方便、快捷的电子政务得以推广，新型的网络化办公方式正在向传统的“公文往返式”办公提出挑战，“无纸化办公”行得通吗？本文就检察系统内网络环境下的“无纸化办公”谈谈我个人的一些看法。一、正确理解“无纸化办公”的含义无纸化办公，从字面上解释即是不需要纸的办公方式。文件将不再以书面通知形式出现，而通过网络进行传达；数据通过软件形式存储在电脑中；工作联络不再通过传真而代之以电子邮件。即以后的工作方式将通过电脑和互联网来完成。电子政务是借助电子信息技术而进行的政务活动。它主要包括三个组成部分：一是政府部门内部的电子化和网络化办公；二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。而办公自动化指的是利用现代化的办公设备、计算机技术和通信技术来代替办公人员的手工作业，严格按照预定的规范流程进行上交审批，从而大幅度地提高办公效率。从上面名词解释不难看出：“无纸化办公”这个听起来很时髦、很现代的名词，实际上是“办公自动化”这个名词的通俗说法，它是“电子政务”中的一部分，而“政府上网”是“电子政务”的另一部分。这几个名词都是信息化建设中在软件方面的应用。“无纸化办公”的好处有很多，如提高工作效率，减轻工作负担；利用网络资源，节省办公经费；共享数据信息，加快相互沟通；规范业务流程,提高办案质量；办公不受地方的限制，学习不受时间的限制等等，但是目前也存在相当多的问题，这些问题阻碍着办公自动化向前发展的道路。二、当前“无纸化办公”存在的问题1、人们对“无纸化办公”存有许多错误的理解。近两年检察系统内的局域网建设如雨后春笋般欣欣向荣，但许多单位只重视局域网的硬件建设而忽视了软件上的投资。认为在局域网内能够互传文件、互通新闻动态、打出漂亮的文书就是实现了“无纸化办公”。其实真正的“无纸化办公”还应包括综合事务处理、后勤保障处理、人事管理、制度管理、案件流程监督管理等更多能够帮助我们高效工作的功能。因此只有网络硬件和简单的办公软件而没有“办公自动化系统”不能算是“无纸化办公”。有很多人认为：办公自动化系统主要是处理一些公文、收发电子邮件，实现纸面作业计算机化，只要愿花钱，随便买一个OA系统用就可以实现了。实际上办公自动化大有学问，我们日常工作的所有内容都可以归入办公自动化系统处理的范畴，如文字处理、传真、申请审批、办公用品、公文管理、图书管理、会议管理、资料管理、档案管理、人事管理车辆管理、设备管理，甚至工作计划、目标管理、质量管理、绩效管理等等。因为办公自动化系统内容繁杂、要求很多、不像财务软件一样有比较规范的做法可遵循，因此得不到很好的推广，需要再次开发，才能“定做”成适合我们自己的办公系统。2、目前电子办公与纸质办公只能同步使用。从当前无纸化办公的实行状况来看，电子文档仍然无法完全取代纸质办公，这主要有四个方面的原因：一是因为人们对使用和存放电子文件的稳妥性和安全性存有疑虑;二是因为电子文档虽然好查询，但阅读时不便于移动;三是因为电子文档“养眼”但缺乏“灵魂”和“人情味”；四是因为人们的传统习惯更亲赖于纸质文档。因此许多实行无纸化办公的机关仍然是双管齐下，电子、纸质同时运行。只有在一些简易的、非涉密的文件的交流及传输上，电子文件才能得到较大的运用，而在涉及签字、盖章、存档等问题的文件时，不好处理。因此真正实现网络环境下的“无纸化办公”，估计还需要很长一段时间的试用和磨合。未来也许会以“电子文件为主，纸质文件为辅”作为办公自动化最圆满的结局。同时使用者的思想意识也不容忽视。因为办公自动化系统的建立不是一朝一夕可以完成的，办公自动化中的业务内容和服务也不是一出现时就具备了的。在系统建立方面，是一个从简单到复杂的发展过程，是逐步建立和完善起来的过程；在服务内容实施方面，是一个从试行到适应、由怀疑到自觉贯彻的长期过程。在这个过程中，使用者的思想意识容易动摇办公自动化前进的步伐，让科学技术带动检察事业发展的想法成为一种梦想。2、选择“无纸化办公”系统要慎之又慎；目前市场上办公自动化软件很多，选择时要慎重，一要了解什么样的OA系统是适合自己单位所使用的。二要知道从哪几个方面去选择。第一要注意其平台的灵活性，看软件是否有自主开发功能；第二要注意其系统的兼容性，看软件生成的文件能否在其它平台中调用；第三要注意其系统的方便性，看软件的工作流程、生成的统计报表及文件格式能否自定义，以及功能的操作是否贴近使用的操作习惯等。选择一套好的适用的办公自动化软件，少则两三万，多则十几万，一旦投入使用，就好比一艘大的豪华轮船开始起航了，如果中途使用过程中发现了致命的错误，不好修改解决，就会像“船大不好回头一样”处于两难的境地。因此选择OA软件时，一定要慎之又慎。3、设置软件的功能要“量体裁衣”；办公自动化的功能很多，有通用模块、也有选择模块。选择模块可以根据各行各业的要求进行特定改制而成。每增加一个模块，价格就会加上好几千，因此选择功能时一定要根据实际的需要来选择，不能见好就要，一定要选择确实能提高工作效率的哪些功能。作为既懂办公业务又懂计算机知识的网络管理员，既要考虑工作的需要，又要考虑软件的成本问题和实际应用的效果。做到“量体裁衣”，以合适实用为选择标准，不要因好大喜功而购置一些好用但无用的功能。4、应用要注重实效，不要摆“花架子”。现在的网络应用推行起来妨碍很多，困难重重。一方面是因为使用者有的怕学不会、有的不想学会、有的想学又怕麻烦，总之有种种为难情绪，不习惯在网上办公；另一方面因为软件开发与实际工作流程有不符之处，增加了实际工作的复杂程度，造成软件的推行无法走下去。这些都说明网络应用一定要密切结合实际，注重实效。如果在网上办公仅仅是为了追求现代化，将网页做得漂漂亮亮的、把一个个的功能链接起来，但实际上又很少用或不用，那样就跟买了一台高档电脑只看不用一样形如摆设，这就失去了它们本身的应用价值，是一种资源浪费。5、培训要务实，严把考核关。办公自动化系统有许多功能模块,如电子邮件、工作计划、车辆管理、人事管理、文件管理等等，有些功能是通用模块、有些是部门管理的特殊模块，不同工种的人用不同的模块，培训时应有侧重的指导，同时用某个实际工作任务作为培训内容，并对其进行考核，确认其掌握真正的用法后，才能认定其操作培训合格，发放“网上操作通行证”，并授予网上使用权限。只有做到务实培训，严格考核，不让蒙骗过关者滥于充数，才能保证“网上流水作业”运行通畅，办公自动化的好处才能得到真正的体现。6、不要相信通过“接口”能解决“信息孤岛”问题“信息孤岛”是许多机关存在的通病，已经严重地阻碍了信息化建设的整体进程，使一个单位在进行新一轮投入时，瞻前顾后，难于决断。而解决“信息孤岛”问题的关键不