建设成品油销售预警体系平台的探索

[摘要]成品油零售经营活动的核心是销售加油站油品，但是企业销售活动中存在的各种风险会影响企业目标的实现。企业通过搭建销售预警体系平台，可深入发现、分析指标预警中影响企业的不安全因素，防范企业风险。文章通过探讨建设成品油销售预警体系平台，帮助企业及早防范经营活动中存在的各种风险，采取有效的预防措施，避免给企业带来不必要的损失。[关键词]预警体系；防范风险；管理监控销售预警体系平台的搭建对完善现代企业的管理制度具有重要的现实意义。企业应以现有企业信息化为基础，搭建信息综合预警平台，及时准确获取油站业务前端数据，通过内部控制与风险系统设置，实时监控企业经营活动中的潜在经营管理风险，将业务前端的数据与财务信息数据进行综合的技术分析，以利润为中心对企业的经营及财务活动进行分析预警。成品油销售作为危化品行业，有其特殊性，在竞争激烈的市场大环境下，企业应从预警和分析两个方面着手，根据科学性和实操性的要求，从贴近行业实际需求出发，建立企业财务危机的预警系统平台。近年来，成品油销售企业随着信息化建设力度的不断增强，信息技术应用不断深入，二次物流管理系统、油库管理系统、销售ERP业务系统、加油站管理系统等多系统集成，实现了系统间的数据共享，逐渐形成牢固的管理监控体系。企业内部依托信息化建设实现整体性、动态性的财务管控，特别是在企业多层级架构下，通过流程改进优化有效地平衡和利用资源，实现管理集中化，为决策提供充足的信息依据[1]。然而，企业现有信息系统仍然需要持续提升整合。一是企业内部业务部门建设的部分独立信息系统之间共享程度较低，存在一定的“信息孤岛”现象，无法有效支持各业务部门之间的协同和企业的战略决策，影响了其为企业决策提供预警的功能发挥，没有跟上信息化的步伐。二是传统能源企业已经从单纯追求规模速度向追求量效同增转变，这就需要企业内部始终关注经营工作重点，“以效益为中心”强化企业内部分析，为提高生产经营质量积极献计献策，但是企业原有的效益分析仅停留在各业务部门依靠人工分析统计数据，没有有效的信息分析系统。这样的分析统计方式已不能满足现在的管理需求，因此，在成品油销售预警体系平台中设置效益分析模块是十分必要的[2]。第一，提高信息化应用的整体水平。建立整体的信息预警及分析系统平台，系统中数据管理方面从单一部门内部使用，转变为企业统一管理，实现充分共享；由原单一部门内部扩展到各部门之间及企业上下，有效增强了各业务部门之间的协同作用；从支持部门单项决策，扩展到支持企业战略决策，缩小与国际同行业能源企业的差距。第二，延伸前端内部控制，防范业务风险。在现有信息系统应用的基础上，搭建销售预警体系平台，提取财务系统、加油站管理系统、业务系统等的数据，关注业务关键活动和监控核心风险点，科学设置内部控制预警指标值，运用大数据快速识别经营活动中的风险，降低人力成本，实现高效、低耗的管理目标[3]。第三，为决策提供依据，开展精细化的企业管理。企业决策离不开准确的数据和充足的信息，依托业务前端大数据可以實施超前决策，及时调整决策，避免决策滞后的影响，实现快速、高效的管理目标。利用技术算法对业财数据进行综合性分析，最终建立“人工智能+大数据”预测模型，为企业提供业务决策数据支撑，提高企业决策的科学性与准确性。一是系统性原则，销售预警体系应从企业整体进行考虑。预警指标设置坚持科学性、全面性和完整性原则。二是动态性原则，销售预警体系应是控制、调整的机制，数据模型应建立在分析往期数据变化、当期经营数据的基础上，预测未来发展的数据。三是财务与非财务并重原则，指标的选择既要有财务指标，也要有非财务指标，要做到财务管理和业务管理相结合。四是灵活性原则，预警体系选择的指标模型能够根据大环境数据和企业经营发展情况进行动态修正。五是可操作性原则，体系的设计应简明扼要，使管理部门和业务部门都能理解，都能操作。在实际的销售预警环节中，要识别业务风险预警警源，即警情产生的根源。分析活动单元预警警兆，计算单个指标临界值，将单个指标的实际值与对应的警戒线进行比较；当指标的实际值突破警戒线时，根据具体情况发出不同程度的颜色预警弹窗。发出警报后，管理者要快速结合企业的战略规划，调整预警的业务活动单元。（一）销售信息系统数据预警随着网络技术的发展，信息技术应用不断深入，能源企业大力推行ERP等业务信息系统，整合物流、财流及信息流，提升企业的管理水平。成品油销售企业完成二次物流管理系统、油库管理系统、销售ERP系统、加油站管理系统等系统的集成，实现系统间的数据共享[4]。针对系统的准确应用，尽管建立了考核机制，职能部门可分析更正系统数据差异，但系统集成运用未能满足管理数据采集的需求。以某市成品油销售企业为例。销售预警体系平台可以运用于省、市级企业的财务和业务部门、基层片区及加油站。该模块主要有数据获取、指标预警、销售数据对标分析、效益效率综合分析四大功能。1.数据获取该功能主要是从现有的系统中获取数据信息并自动计算指标值。在业务指标方面，销售预警体系平台从预算平台中自动获取各单位年度的销售预算指标，自动换算生成月、旬、日的预算指标。每日销售日结后，从基层单元加油站管理系统中获取各加油站、油品、非油品、资金、人员、提枪、各时段销售等基础数据。在效益指标方面，销售预警体系平台自动分调价时段获取分品种的成品油销售数量、收入数据后，自动折算相关指标后挂牌销售价，统计全口径分品种的固定价差，从财务系统、报销系统中自动获取各业务单元的费用数据。2.指标预警销售业务是销售企业工作的核心，也是企业利润的源泉。要营销就要有市场，要快速扩大市场份额，贴近市场，吃透市场，细分市场。只有将销售业务指标纳入预警指标体系，以翔实的数据为基础，制定灵活的营销策略，才能最终决胜市场，提升企业效益。一是成品油指标。自动对比加油站层级的纯枪量销售数据和年度预算数据，对于加油站层级的纯枪量销售数据分月环比、同比进行对比，对加油站提枪率、提枪时段、客流量、客户偏好率等数据进行波动对比预警。二是非油指标。加油站对比非油销售收入、毛利数据和年度、月度预算数据，设置预算执行完成率预警。自动根据提取的库存量、销售成本指标计算大类商品周转率，将其与库存量相结合，对周转率偏低、库存量偏高的数据进行预警。三是效益指标。销售量、价、效平衡走势图预警—由预警平台系统每日计算成品油各品种销量、销售毛利、价格到位率，形成量、价、效走势图进行预警，重点设置对价格到位率偏低、资金波动异常的加油站进行预警。费用预警—由预警平台系统对每月计算费用总额、可控费用与预算比对进行预警；根据毛利、费用等计算各加油站的全口径利润，将其与利润预算指标比对，对利润进度慢的加油站发出预警。低效站投资回报率预警—根据加油站的利润、固定资产和无形资产计算加油站的投资回报率，对投资回报率介于0%～5.5%的低效站进行预警，对投资回报率低于0的负效站进行强烈预警。四是效率指标。预警平台中设置人均纯枪量、人均利润预警指标，自动计算获取的销量、利润和提枪数据等，对计算后的劳动效率类指标变化异常进行预警。3.销售数据对标分析通过销售预警平台对标分析模块，强化对标分析工作，充分发挥对标分析在经营管理中的作用，不断增强各单位综合实力和可持续发展能力，在指标预警数据的基础上，在系统中为各管理层级提供本层级和下属层级的数据对标查询和预警。任意选取不同下属分企业、片区、加油站各项数据进行分时段一对一、一对多、多对多对标分析，对数据偏差较大的进行预警[5]。多维度指标对标：内部对标运用多维分析技术深度实施对标，多因素自由组合进行指标对标。分时间段、分单位、分地域、分类别运用多维分析技术深度实施对标，在系统中为各管理层级提供本层级和下属层级数据对标查询和预警，例如按照经济区域、商圈等对比，按照市企业、片区、加油站所属级别对比，按管理需求自动选取单项或多项指标进行多维度对比。标杆值对标：充分发挥标杆值对标的引导作用，根据系统使用者权限的不同，自动分层级选取最优标杆值。如进行加油站对标时，系统能自动选取每项数据将其与最优标杆值对标，对与最优标杆值差距较大的数据进行预警；通过预警数据分析总结本季度对标指标对比状况、存在的差距及产生差距的主要原因，提出下一阶段的具体工作要求。4.效益效率综合分析效率与效益是销售工作的落脚点，只有通过管理提高生产效率，加强成本费用控制，才能不断提高企业的经营效益。为此，在销售预警体系平台中建立数据分析模块，深度挖掘影响效益变化的因素，从销量、销售结构、库存变化、商品流通费变化等分析效益变化，在系统中为各管理层级提供本层级和下属层级数据分析查询。在利润分析方面，深入分析利润的增减变化，在数据获取模块自动计算相关数据，分析影响成品油利润环比、同比、预算比变化等因素，如从汽柴油销量变化、吨油收入（到位率变化、柴汽比变化、库存影响、高标号销售变化）、噸油成本、费用、其他因素等方面，计算各因素对利润的影响。最后总结当期利润环比、同比等影响变化的情况，如销量同比增减影响利润增减。这些结果是可以通过分析及时发现的，能将其日常经营过程及时展现给营销部门，让营销部门有针对性地围绕效益开展业务。在量本利模型分析方面，深入挖掘分析前端业务数据，形成量本利测算。根据企业、加油站、片区的固定成本和变动成本测算加油站的盈亏平衡点，对出现亏损的加油站发出预警。系统通过测算出的量本利模型，自动对比前期数据，展示盈亏平衡点变化，深入分析盈亏平衡点的变化事由，同比盈亏平衡点的变化，固定成本、可变成本、毛差变化的影响，深入分析是由哪项变化引起的，如影响盈亏平衡点是由于可变成本中电费单价上涨引起的，还是固定成本中租赁费、租金上涨引起的等。通过深入分析，准确把握影响加油站盈亏平衡点的因素。通过基础数据分析效益模型的搭建，针对不同环节业务单元，分解测算效益、销量、月度预计目标，对业务基层单位起到简单清晰的指导作用。在效率指标分析方面，“人均销售量”“人均加油站零售量”“单站单枪提枪率”等都直接反映了企业的效率指标。通过分析这类指标，指导相关职能部门找出原因，制定解决措施，提高运营效率。销售预警体系中不同类型的预警，由于涉及不同的业务层面，因此需要从管理领导层面上提供保障，建立企业经营预警系统的保障体系，具体可从以下方面考虑。首先，应建立危机预警内控