EXCEL在会计与财务管理中的应用-日记账

EXCEL在会计与财务管理中的应用日记账任务一简易现金日记账任务二账页式现金日记账

日记账包括现金日记账和银行日记账，是由出纳人员（资金会计）按照业务流程发生的时间顺序逐笔登记，逐日反映库存现金或者银行账户存款的收支余的情况。由于现金日记账和银行日记账的记账方式完全相同，只是体现的资金类型不同，因此本章仅以现金日记账为例介绍通过Excel设计日记账的方法：一种是通过表对象和数据透视表来完成设计；另一种是通过函数和公式的设定来完成现金日记账的功能。通过本章的学习，可以了解利用Excel进行财务设计的思路和方法。项目一日记账【知识准备】

Excel本身不是一种结构严谨的数据库，只是它的格式和数据库中的数据表太像了，以至于用户常常期待可以通过Excel来实现某些只有数据库才具有的功能。Excel中进行数据的计算有两种基本的思路，一种是使用数据透视表；另一种是使用函数。数据透视表是Excel中功能最为强大的工具，具有分析数据快速简单的特点，尤其对于大数据量的分析计算，效率尤其高。本节的实验内容就是按照数据透视表的思路来对现金日记账的余额进行计算的。数据透视表的使用是利用Excel进行会计电算化设计的常用方法。任务一简易现金日记账【任务目标】1.设计并完成福源公司2022年1月和2月现金日记账；2.借方发生额、贷方发生额和余额数据必须保留两位小数，并按照“会计专用”格式来显示；3.按日计算每日的余额，按月分析每月的收支情况。任务一简易现金日记账【任务资料】福源公司在2022年1月和2月发生了如下和现金有关的业务：(1) 1月1日转入上年余额2200元。(2) 1月3日支付差旅费320元。(3) 1月5日支付12月电费550元。(4) 1月5日提现金25000元。(5) 1月6日支付招待费3500元。(6) 1月6日支付差旅费2400元。(7) 1月6日支付手续费35元。任务一简易现金日记账【任务资料】(8)1月14日支付办公用品费6400元。(9)1月15日购买打印机1500元。(10)2月2日支付办公室电话费650元。(11)2月2日出售废旧包装物320元。(12)2月2日支付1月份电费3320元。(13)2月3日支付差旅费2500元。(14)2月7日支付绿化苗木款4000元。(15)2月7日支付招待费2200元。任务一简易现金日记账【任务操作】

一、数据输入设计1.打开Excel，将工作簿保存为“简易日记账.xlsx”，双击Sheet1工作表标签，将Sheet1重命名为“现金日记账”。2.A1~H1单元格区域内依次输入年、月、日、编号、内容摘要、借方发生额、贷方发生额以及余额8个字段，如图1-1所示。【任务操作】

一、数据输入设计3.选中A:D列并右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。打开“设置单元格格式”对话框，单击“数字”标签。在“分类”中选择“数值”，选择“小数位数”为0，如图1-2所示。单击“确定”按钮，完成确定A列到D列的年、月、日以及编号的数据类型。4.选中E列并右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，如图1-3所示。从打开的“设置单元格格式”对话框中，单击“数字”标签。在“分类”中选择类型为“文本”，完成对E列内容摘要的数据类型的设定。【任务操作】

一、数据输入设计【任务操作】

一、数据输入设计5.选中F:H列并右击，在快捷菜单中选择“设置单元格格式”，从打开的“设置单元格格式”对话框中，单击“数字”标签。在“分类”中选择类型为“会计专用”，“小数位数”设置为2，“货币符号”设置为无，完成对F列到H列借贷方发生额以及余额的数据类型设定。【任务操作】

二、创建公式1.选中D2单元格，在编辑栏内输入公式“=ROW()-1”，完成编号字段的设置。2.选中H2单元格，在编辑栏内输入公式“=F2”，完成第1条记录余额的计算。3.从A2单元格开始，输入第1条记录的其余部分，输入的第1条记录如图1-4所示。【任务操作】

二、创建公式4.选中A3单元格，在编辑栏内输入公式“=2022”，接着输入第2条记录，其中D3单元格中输入公式“=ROW()-1”,在H3单元格中输入公式“=H2+F3-G3”,输入的第2条记录如图1-5所示。5.选中A1单元格，选中“插入”选项卡，执行“表格”组中的“表格”命令，如图1-6所示。然后打开如图1-7所示的“创建表”对话框，勾选“表包含标题”复选框，单击“确定”按钮，将单元格区域转化为表。【任务操作】

二、创建公式【任务操作】

三、创建公式1.选择“现金日记账”工作表的A1单元格，选择“插入”选项卡，执行“表格”组内的“数据透视表”命令，打开“创建数据透视表”对话框。2.选中“选择一个表或区域”单选按钮，已经可以自动识别要进行数据透视的区域，如果未能识别出，就在“表/区域”后输入“现金日记账”，选择放置数据透视表的位置为“新工作表”，如图1-12所示，完成数据透视表数据源的设置。3.按照上述步骤打开如图1-13所示的“数据透视表字段”对话框，将“月”字段和“日”字段拖曳到“行”中，将“借方发生额”和“贷方发生额”字段拖曳到“值”位置中，完成要显示的字段的设置。【任务操作】

三、创建公式【知识准备】一、COUNTIF函数COUNTIF函数的功能是统计在指定范围内，符合统计条件的单元格的个数。COUNTIF函数包括Range和Criteria两个参数，完整的格式为COUNTIF(Range,Criteria)。Range:表示参与统计的单元格区域。Criteria：表示统计的条件。二、SUBTOTAL函数SUBTOTAL函数对选定区域进行分类汇总，其完整的格式为SUBTOTAL(Function_num,Ref1,Ref2,…)。Function_num：本示例参数的值为9,表示分类求和。Ref1,Ref2,...：表示的是分类计算的区域引用。在本示例中引用的是F6:F11单元格区域，如果在第6行和第11行之间插入空行，则该公式所引用的单元格区域会自动发生变化。任务二账页式现金日记账【任务目标】1.完成账页式现金日记账页面设计；2.在账页式现金日记账中创建公式；3.完成福源公司在2022年1月1日后发生了现金有关的业务。任务一简易现金日记账【任务资料】福源公司在2022年1月1日后发生了如下和现金有关的业务：(1) 1月1日转入上年余额2200元。(2) 1月3日支付差旅费320元。(3) 1月5日支付12月电费550元。(4) 1月6日支付招待费3500元。(5) 1月6日支付差旅费2400元。(6) 1月6日支付手续费35元。(7) 1月7日提现金25000元。任务一简易现金日记账【任务资料】(8) 1月14日支付办公用品费用6400元。(9) 1月15日购买打印机1500元。(10)2月2日支付办公室电话费650元。(11)2月2日支付1月份电费3320元。(12)2月3日出售废旧包装物320元。(13)2月3日支付差旅费2500元。(14)2月7日支付绿化苗木款4000元。(15)2月7日支付招待费2200元。任务一简易现金日记账【任务操作】

一、绘制界面1.打开Excel，将文件保存为“账页式现金日记账.xlsx”，选中Sheet1，重命名为“现金日记账”。2.在工作表内输入如图1-18所示的现金日记账界面，完成界面的设置。如图1-18所示。【任务操作】

二、创建公式1.选中I5单元格，在编辑栏内输入公式“=F5”,选中H5单元格，输入“借”字，完成现金初始余额的计算。2.选中B14单元格，在编辑栏内输入“=COUNTIF()”，将光标移至括号内，单击插入函数按钮，如图1-21所示。【任务操作】

二、创建公式3.选中B15单元格，在编辑栏内输入公式“=B14”，确定“本年累计”行的月份设置。4.选中F14单元格，在编辑栏内输入“=SUBTOTAL()”，将光标移至括号内，单击插入函数按钮，打开如图1-23所示的“函数参数”对话框，在“Function_num”参数后输入数值9，在Ref1参数后输入单元格区域“F6:F13”，完成本月借方发生总额的计算。【任务操作】

三、持续记账设计1.选中第11行，右击，执行“插入”命令，完成插入行的操作。2.将数据填写到现金日记账1月份的对应位置，1月份填报完成后的样式如图1-24所示。【任务操作】

三、持续记账设计3.选中第6~15行，右击，选择“开始”选项卡，执行“剪贴板”中的“复制”命令，完成1月份数据区域的复制。4.选中A16单元格，右击，执行“粘贴”命令，将1月份的数据全部粘贴过来。5.选中第16~23行，按键盘上的Delete键，删除复制过来的1月份的数据。【任务操作】

三、持续记账设计项目总结

本章主要介绍了简