论档案的实际作用55

PAGE论档案的实际作用摘要：档案的实际作用问题，是档案理论研究领域中的一个重要课题。本文从三方面阐述了档案的实际作用。首先，它是人类知识的积累，是人类的百科全书，凝结着人类认识世界、改造世界的智慧；第二，作用重要的社会资源，它在社会主义精神文明建设中发挥了巨大作用，在信息时代的今天，更可利用网络实现全方位的资源共享；第三，档案是政府行政管理的手段，对人口人力资源、各行业管理都有其重要作用。随着时代不断发展，档案事业在社会主义建设中必将大放异彩！关键词：档案；管理；作用

档案的实际作用问题，是档案理论研究领域中的一个重要课题，对该问题的探索，不仅有助于揭示其作用的实质及其同档案的功能、价值、利用需求之间的关系，深化档案学基础理论的研究，而且对于推动档案管理的科学化，促进社会对档案信息资源的开发利用，均具有一定的理论意义和实践意义。一、档案是人类知识的积累法国档案学家布邦曾说过：“档案是一个国家、省、市和行政机构的记忆。一个不懂得保存自已档案的国家和行政机构，就像一个健忘的人那样，既不知道从哪里来，也不知道往哪里去。”这段话说得朴实无华，同时又一语破的。确实，档案于社会就是历史长河的缩影，记载着人类史上的悲壮与雄奇，光荣与和平！档案是人类认识世界的真实记载人类的历史，是认识世界和改造世界的历史，这一过程，从简单到复杂，从原始社会到阶级社会，是一个复杂的发展过程，既包括生产方式、生活方式和社会意识，也包括物质文化、制度文化及精神文化等。档案，即是对这些过程的真实记载。我国是一个较早实行档案管理的国家，早在先秦时期，由于“有典有册”，才建立了藏甲骨的穴窖（即档案库），也才有了史官掌管典籍的史实；由于典籍文献不断扩增，才有了官建的档案库（如西周的天府、汉代的石渠阁、唐代的史馆、宋代的架阁库、明代的皇史库、清代的内阁六库等）及专门的档案工作。历代的帝王都把档案部门视为控制思想文化的重要阵地和笼络知识阶层、提供国事咨询的秘要机构。利用档案典籍加强统治，档案工作直接服务和参与政事。[1]正是有了这些档案的真实记载，才让我们认识了中化民族浩浩五千年的历史。档案是人类的百科全书档案不仅具参考凭证作用，更是一种智力产品，是精神文化财富，它是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，记载了社会的、政治的和智力的各个方面发展状况和过程，如人们在社会实践中的大量事实及过程、各种数据、成功和失败的经验，科学技术成果等，其中既有感性知识，又有理性知识。此外，档案还载有其他各种信息，上自天文，下至地理，中及人事，反映社会生活的方方面面，是一种重要的信息资源。档案既是历史和知识的宝库，也是社会和精神文化财富，因此，可以毫不为过地说，档案是人类的百科全书。档案凝结着人类认识世界，改造世界的智慧档案对人类改造世界的实践活动具有指导和参考作用，可创造出巨大的财富，归纳起来，体现在如下三方面：（1）它给工作决策提供了科学依据。档案是历史的真实记录，而任何一项科学决策，都必须源于对历史真实状况的分析、研究和总结，在过去的失败教训、成功经验中汲取有益的东西，找出问题的症结与关键，方可制定出正确的政策及发展战略，减少盲目性与随意性，而这些，是离不开档案的；（2）档案为科研工作提供了可靠的材料及信息，促进大批学术研究成果的诞生。科学研究必须在掌握已有的知识资料上方能取得崭新的成果，而掌握了解足够的相关材料，往往也离不开各类科技档案；（3）档案中信息资源的开发利用，还有利于科技成果向生产力转化，有利于开拓新市场，发现新资源，加强地区之间、单位之间以及人与人之间的交流联系，解决历史纠纷，加快经济发展速度等等。二、档案是重要的社会资源1、开发档案资源，重视档案工作，是现代文明社会不可忽视的重要方面。长期以来，档案在人们的心目中，似乎已同政治斗争、阶级斗争的工具划上了等号，一提起档案，便会让人联想到令人发悚的政治运动。显然，当人们还没有完全透过档案的神秘外衣，以现它与社会和人民生活之间千丝万缕的利益关系的时候，档案对人们只能是一个难以开启的幽幽深宫。应当说，这些都与人们的档案意识薄弱和档案知识匮乏是分不开的。当前，我们主要存在两种亟待解的社会现象，一种是根本不了解档案和档案工作，一些人竟把“档案”写成“党案”，有的单位甚至连基本的档案管理都跟不上；另一种现象是对档案和档案工作根本存在偏见，认为档案工作是可有可无和无关大局的事情，把档案工作视为只是组织人事部门或劳动财务部门的事情，认识不到档案与人们的利益关系。今天的档案管理，已从昔日较为单一的“保守秘密，慎之又慎”的观念转移到了“开发信息资源，服务现代化建设”上来，人们再也无需“望档兴叹”“望馆生畏”了。在社会主义市场经济的大潮下，已经有许多单位和个人都体会到了“有档案尝甜头，无档案吃苦头”的滋味。利用档案资源，提高经济效益，促进社会发展的事例已层出不穷。例如“世界船王”包玉刚捐资家乡建设的佳话就令人难以忘怀。包玉刚曾于1984年和1985年先后两次回家淅江宁波。有一天，他在参观天一阁藏书楼时，意外地查到了在自已的家谱档案上，清楚地记载他是北宋名臣包文正第29代子孙。他激动万分地说：“我找到了根！”并欣然挥毫写下了“支援家乡建设”和“开发宁波，振兴中华”的题词。在他的带动下，包氏兄妹包玉书、包素香、包丽泰也积极捐资，支援家乡建设。[2]由此，我们不难发现档案和档案工作对社会发展及经济建设的重大影响。因此，开发档案资源，重视档案工作，让档案服务于经济，服务于社会，是现代化建设事业的需要，也是历史赋予我们每项一位公民的责任。正如江泽民同志所说：“档案工作是各项事业发展的一个重要基础。这个基础不牢固，将来我们要负历史责任的。”经济要发展，社会要进步，文明要延续，都离不开档案和档案工作。它是一项功在当代，利在千秋，上对祖先，下对子孙负责的伟大事业，是维护党和中国真实面貌的伟大事业，是我们进行社会主义现代化建设事业不可缺少的组成部分。2、档案在社会主义精神文明中发挥重要作用江泽民同志在一次省部级干部金融研究班总结会上，专门就总结历史问题说了一段话，他指出：不了解不懂得祖国的历史文化，爱国主义观念和民族精神是很难牢固地自觉地树立起来的。所以他希望全党同志一定要认真学习中华民族的全总历史，特别是中国人民近代以来为民族独立、人民解放而艰苦奋斗的历史，从中获得继往开来的强大精神动力。档案作为历史的真实记载，在如今广泛开展的社会主义精神文明建设中，理所当然地发挥着它的重要作用。（1）可以作为爱国主义教育和革命传统教育的基地。档案馆中保存着大量旧政权档案和革命历史档案，其中有记载着旧社会统治阶级对劳动人民的压迫和人民大众的反抗压迫的史实，有革命先烈、英雄模范为实现祟高理想而英勇奋斗的光辉事迹，这些都是进行爱国主义教育和革命传统教育的很好素材。如中山市档案馆，在1999年9月正式挂牌成为我省第一个爱国主义教育基地。为中山市两个文明建设做出了贡献。（2）可以作为了解本地区历史与现状的“窗口”，开展国情、省情、市情、县情教育。档案的内容丰富多彩，包罗万象，通过档案馆的陈列和展览，人们可以在较短的时间里较全面地了解到当地的政治、经济、文化、科技、教育、以及社会状况、风土人情等方面的历史与现状。（3）作为社会各方面利用档案的中心，档案馆可以用丰富的馆藏为编史修志、文学创作、科学研究等提供充实的素材，为繁荣文学艺术、促进科学文化的发展作出贡献。（4）档案馆可以通过开发档案信息资源，直接为今天的精神文明建设提供历史的经验和借鉴。（5）作为“永久保管档案的基地”，档案馆通过收集、保管等工作，便党和国家的珍贵历史文化财富得以流传后世，也是对社会主义精神文明建设的贡献。[3]3、利用网络技术，全方位实现档案资源共享档案是知识与信息的载体，放眼未来，瞩目二十一世纪，世界资源领域中物质与能量两大资源的主导地位正备受信息资源的有力冲击，信息资源大有取而代之之势，而这也将是历史发展的必然选择，作为信息资源组成部分的档案信息，近年来随着档案利用工作进一步深化，蕴藏在档案资源中具有巨大的社会效益与经济效益的档案信息资源，越发显示出其独特的诱惑力。随着我国科教兴国战略的实施，电子计算机、光盘等现代化科技在各领域推广，中国的档案事业，由封闭、滞后、被动的管理模式，正朝着开放、主动、高效的管理观念与模式转化，网络时代的到来，更加深刻地改变了档案过去固有的模式及存在形式，档案的工作方法也产生了质的变化。如电子文件不依赖纸张，“案卷”这个概念已改变了存在形式，通过网络技术，电子文件可以大量储存信息及不受时空限制地复制和传送，使档案部门在电子文件产生之时就可以立即接收其信息。其他计算机用户可通过网络查找所需信息，实现档案资源的共享，使档案资源通过网络不断延伸到各个领域，使利用率与利用效益得以提高，最大限度地发挥档案的作用。网络技术的运用，对政府管理，经济运行，人们的社会生活都产生了积极的意义。三、档案是政府行政管理的手段政府是国家和社会的大管家，开放的社会是精彩的、复杂的，每年、每月、每天、每时每刻都在变化着，政府要管好社会，主要是依靠管人、管财、管物，对社会实施科学的行政管理，而管理的依据是什么？就是档案！据史书记载，刘邦入关占领咸阳后，诸将皆争着抢守金银珠宝、丝帛美女，只有萧何不为财色所动，他首先入秦室御史府，把户籍、图版、律令等图书档案资料全部收藏起来，妥善保管。萧何所收之图书档案资料数量浩繁，内容丰富，包括秦记、百家语、医药、律令、礼仪、章程、占卜和农业等等。[4]刘邦之所以能知晓天下地理要塞、政治形势、民情风俗、户籍人口、物产分布等，全凭借于萧何所收藏的档案史料。这些档案史料，为刘邦统一中国起到了积极的推动作用，对巩固其政权起到了决定性的作用。档案，自古以来就是政府管理不可缺少的手段。在现代，档案的作用更是渗透到政府管理工作的各个方面。档案，是公安部门实现户籍管理的手段新中国成立后，我国政府对公民的管理实行了户籍管理制度，这一制度的建立，对维护建国五十多年的稳定局面，促进社会主义建设的发展，产生了积极的作用。户籍管理的内容是：（1）以家庭（户）为单位，建立户籍档案，户籍包括家庭成员的构成、年龄、性别、出生地、文化程度、职业、服务单位、婚姻状况等内容；（2）建立个人表现档案，对满18岁以上的成年人都建立了工作社会生活等方面的档案，以利政府掌握各人的情况，例如，某人曾有行窃行为，或有吸毒行为，都在个人档案中有记载，也就是说，此人有了案底。这些档案的建立，使政府及时掌握社会人群中各人的表现情况，同时还是公安部门在刑事侦察、政治保卫、兵役、政审中的重要依据。例如在每年的招收新兵工作中，适龄青年体验合格后，部队和兵役单位在政审和定兵中，就通过到应征青年的户籍所在地派出所查阅户籍档案，就能了解到本人和家庭的情况，以及有否犯罪记录等等；通过到应征青年工作单位查阅其人事档案，就能了解到本人的工作表现、生活、奖惩等方面的记录和情况。档案，是政府实行人力资源配置的手段政府的人事部门和劳动部门是实行人力资源配置的机构，而这个机构的主要工作，除了制订人事劳动的有关法规、实施法规之外，就是建立详细的劳动人事档案。劳动人事档案是宝贵的人才库资源，它除了详细地记录着中国各类人才的年龄、性别、学历、职务或职称外，还详细地记录着各人就业、工作的经历，各人的专业特长、在专业上的成就等等，这个人才库为政府掌握社会人才资料的情况，及时调整教育、为政府及时地掌握社会中各类人才的结构和比例制订就业政策，科学地进行人才资源配置起着重要的作用。例如，美国就是一个充分利用档案资源进行人事管理的国家。在美国，每个人都有一个社会安全号，是一张名片大小、薄薄的纸片，上面有属于个人的号码，终身使用，输入计算机系统，全国联网。警方只要在计算机上打出这个号码，就马上能查到某个人的背景资料。比如，你有没有犯罪记录、有没有欺诈行为、有没有赖帐不还等等。政府机构雇不雇你，公司雇不雇你，得通过社会安全号来查你的背景，如果你不守法和有欺诈行为，你的饭碗、前途就有问题。这个社会安全号拴着你的一切：你办驾驶执照、开银行户头、租房买屋、买保险、找工作、炒股票、上学等等，都要申报这个号码，从你使用这个号码就能查到你的行踪线索。3、档案，是政府对社会各行各业实施管理的手段社会上各行各业分类很多，俗称“七十二行”，但随着社会的发展，科学技术的日益昌明，行业的分类必将越来越细，政府要协调各行各业的正常运转，而且，在社会主义市场经济、政企分开的条件下，政府这支指挥棒将如何发挥作用呢？本人认为，政府掌握的各类档案，将是指导社会各行各业的重要依据。例如：（1）气象档案资料，是农业、航空业、航海业、旅游业和人们工作和生活的重要参考数据；（2）水利档案，水利档案记录着河源水位流量等历史变化过程，记录着大坝建设的图纸文件，对农业、航空业、渔业及人民的生命财产的安全，都发挥着重要作用；（3）房屋档案，每一幢房屋竣工都随之建立房屋档案，包括设计施工图、位置平面、结构图、管理道布置等，对房屋今后的维修、保养、排污防洪以及产权转移等都有着重要作用；（4）城市建设档案，包括了道路分布、房屋分布、结水管分布、排水排污管分布等等，这些，都是城市的血管，每时每刻影响着各行各业的工作，影响着人们的生活；（5）地图档案，地图其实也是一种广义的档案，地图在政治、经济、外交、及工业、农业、科技中都起着重要作用，这是众所周知的。以上所列的只是档案巨大作用中的一小部分，足以可见，档案，是政府行政管理的重要手段。档案的作用体现在对人类、对社会的服务之中，服务是档案事业的大文章，只要做好了这篇文章，才能充分显现出档案对于人类社会的巨大作用，我国的档案事业作为一种重要的社会资源，必将在服务经济建设中大放异彩！

[参考文献][1][4]陈兆裎、和宝荣.档案学概论.北京：中国人民大学出版社.1995[2]韦诚.档案与社会的随想.广东档案.广东:广东省档案学会.1997.6[3]钟伦清.档案在社会主义精神文明建设中应该有所作为.广东档案.广东:广东省档案学会.1999.4

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