青年集体婚礼活动服务规范

1DB3401/TXXXX—XXXX青年集体婚礼活动服务规范本文件规定了青年集体婚礼活动的基本要求、活动筹备、活动实施、应急管理、评价与改进。本文件适用于合肥市区域内青年集体婚礼活动。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T24353风险管理原则与实施指南3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1青年集体婚礼youthgroupweddingactivitiesservice由多队新人集中参加，主题多为倡导节俭朴素风尚、树立积极健康的婚姻价值观和婚庆消费观的新式婚礼。注：青年集体婚礼按照仪式不同分为中式青年集体婚礼和西式青年集体婚礼。4基本要求4.1活动举办机构应具有相关活动举办经验，配有必要的人员、设施设备资源。4.2活动负责人员应具备良好的组织协调和沟通能力。4.3应严格遵守安全、消防、疫情防控等管理要求。5活动筹备5.1制定计划5.1.1筹划方案举办青年集体婚礼活动前，应明确活动举办的相关要素，明确筹划方向及活动举办的相关信息，出具筹划方案。5.1.2方案内容方案包括但不限于以下内容：——明确活动主题；——确定举办活动日程；2DB3401/TXXXX—XXXX——确定活动的规模；——确定举办的地点；——安排费用预算；——评价活动的预期效果。5.2活动报备5.2.1活动方案内部审批后，应向上级主管部门提交举办申请。5.2.2根据上级主管部门要求，配合完成申报各项流程。5.2.3在上级主管部门批准后，着手开展前期准备活动。5.3前期准备5.3.1确定预算5.3.1.1应明确年度举办活动的次数、规模、经费，确定年度预算总额。5.3.1.2应在活动举办前，根据单次活动支出费用制定活动经费预算。5.3.1.3应根据各环节实际费用及时调整预算方案，确保活动顺利开展。5.3.2制定方案应根据筹划方案制定活动实施细节方案，召开筹备会议并进行人员分工。5.3.3邀请嘉宾应根据活动主题定向邀请活动嘉宾，嘉宾致辞应与活动主题相对应。5.3.4进行宣传5.3.4.1应在举办活动前确定宣传稿件，稿件内容涵盖时间、地点、活动主题、报名方式等信息。5.3.4.2应合理选择宣传方式，宣传方式可采取网站宣传、微信公众号宣传、公共新闻媒体宣传或其他渠道宣传等方式。5.3.4.3需要媒体宣传的应对接确定媒体宣传方案实施。5.3.5举办地点5.3.5.1应根据人员规模，预定规模合适的活动场地。5.3.5.2应确保活动场地在消防安全、环境、交流、布置、技术和信息传输等各方面达到活动要求。5.3.5.3应根据活动要求设定场地使用计划，明确场地功能区，功能区包括但不限于：——活动举办区；——嘉宾休息区；——化妆更衣区；——茶歇场地；——餐饮场地；——仓储区；——媒体区。5.3.6布置现场5.3.6.1应根据策划方案要求、场地情况，落实物料的种类和数量。3DB3401/TXXXX—XXXX5.3.6.2应在活动前安排布场，安排签名墙、拍照墙、签到台、活动相关资料、过道指引牌等物料的布置。5.3.6.3应在活动前进行大屏幕图像、话筒、音响等设备测试，确保课件、音频、视频等资料能够正常播放，同时要确认话筒数量等细节。6活动实施6.1报到6.1.1迎宾制作活动指引牌，活动当天安排人员在入口处迎宾指引签到。6.1.2签到签到处准备完毕，活动指南/手册准备齐全，活动资料准备妥当，签到处人员就位。6.1.3引导礼仪人员就位，做好参加人员指引。6.2活动执行6.2.1秩序维护维持现场秩序，保证活动现场场面圆满。6.2.2人员就位主持人就位；媒体、摄像、摄影师就位；嘉宾就位，新人就位，并进入嘉宾休息室候场准备。6.2.3活动内容活动宜包括但不限于以下内容：——仪式彩排；——新人入场；——证婚人发言；——新人代表发言；——司仪宣传婚礼仪式开始；——按流程举行婚礼仪式；——新人游园；——新人退场。6.2.4流程把控应注意控制活动流程，把控各环节时间，如遇突发情况，应根据应急预案内容进行及时调整流程。6.2.5茶歇活动时间较长时，宜安排中场休息或茶歇时间。6.2.6活动传播4DB3401/TXXXX—XXXX可根据活动现场活动需要，采取多种方式进行现场实况传播。6.2.7就餐安排活动过程中如有就餐安排，应根据到场人数及时与酒店确定用餐时间、开餐人数等信息。6.3活动结束6.3.1活动结束后，工作人员应及时安排参会人员安全有序离场6.3.2如安排就餐，应引导参会人员前往就餐场所等待开餐。6.3.3如安排合影留念，合影时应注意主次顺序。6.3.4联络供应商或自行安排进行物料回收和撤场。6.3.5联络会场安排结算费用。6.3.6将活动相关资料进行存档、管理。7应急管理7.1应针对活动期间可能会发生自然灾害、火灾、停电、停水、电梯故障、食物中毒、意外伤亡事故、非法活动、暴力事件、大型冲突事件、公共卫生、公关危机等突发事件制定应急预案，并组织实施演练。7.2按GB/T24353对各项环节进行风险评估，并根据评估结果制定应对措施，包括但不限于:——出入口及通道出现拥挤时的措施;——会场内外人员过多、秩序出现混乱时的措施;——会场内外出现纠纷时的措施;——车辆较多影响停车甚至影响入场时的措施;——发现安全事故或自然灾害时的措施;——发生停电等紧急情况时的措施;——伤病救助处理措施。8评价与改进8.1评价主体和流程8.1.1评价方式宜以自我评价为主。8.1.2宜对会议社会效益、经济效益、