试论如何做好初中学校档案管理工作

试论如何做好初中学校档案管理工作

摘要：做好档案管理是提高初中学校管理水平的一项重要工作，也是衡量一个学校教学质量的重要标尺。随着社会发展和教学改革的深入，初中学校的档案管理也应与时俱进，不断规范、细化档案管理各方面工作。本文对当前形势下如何做好初中学校档案管理工作进行了分析，并总结出了几点提升策略，仅供各位参考。关键词：学校档案管理；思想重视；建立制度；信息技术；收集本文以提高初中学校档案管理工作的质量为目标，从思想重视、建立健全制度、融合信息技术、信息收集等几个方面，探索分析了做好初中学校档案管理工作的方法策略。一、从思想上重视学校档案管理工作档案是学校的重要资料文件，做好初中学校档案管理工作，需要学校和档案管理人员方面首先从思想上重视这项工作，并安排固定人员专门负责这项工作。一是，明确档案管理对初中学校管理，以及教育研究的价值和意义。做好学生个人信息的收集、整理，比如学生的性别、年龄、家庭住址、联系方式等，并按照一定的原则进行分类保存，为因材施教开展针对性教育或家校共育工作提供基础信息。通过完善学校的档案管理，记载优质的教学信息和优秀的教学科研成果，传承历年来教学经验积累的精华，持续指导初中学校管理和教学方法的发展创新。二是，明确档案管理人员的责任。学校档案管理的最终目的是落实素质教育的理念，配合学校开展好教书育人工作。需安排固定的人员负责学校的档案管理工作，如果条件允许应设置专职的档案管理人员。设置的档案管理人员应具备一定的档案管理专业知识，从思想上能够认识学校档案管理工作的重要性和必要性。熟悉档案管理的法律法规和各项制度，能够按照规定做好档案的搜集、分类、整理、存档等工作，比如文书档案、教学档案、学生档案等分类，实现初中学校档案管理的规范化、和常态化。二、建立健全的学校档案管理制度当前很多初中学校由于对档案管理工作的重视不够，导致在学校档案管理制度建设方面落后，不够完善，在一定程度上也影响着档案管理工作的顺利开展。做好初中学校档案管理工作，应结合教学的实际情况，建立健全一套完整的档案管理制度。堵塞档案管理方法上的漏洞，使初中学校的档案管理工作能与时俱进，并有序开展。通过建立完善档案管理制度，保障各班级、各学科、各职能科室之间的信息沟通顺畅，确保学校档案管理工作的连续性和完整性。通过建立健全初中学校的档案管理制度，引导学校档案管理工作的稳定、深入、高效、正规。一是制定并完善档案管理规则制度，统一学校档案的收集整理、类别划分、归档处理、数据采集、统计分析等各个环节的要求，档案管理人员依照要求进行档案管理工作。二是建立档案管理工作制度，细化档案管理各个环节，要求档案管理人员认真按照制度开展工作，保证学校档案管理工作流程的规范性、严密性和科学性。三是制定档案管理问责制度，对在档案管理工作出现的问题，例如档案遗失、破损、分类存档不规范等情况，要对相关责任人进行追责、问责，挖找根源，最大限度的保证档案保存的安全规范。三、融合信息技术，优化学校档案管理（一）配置信息技术硬件设备硬件设备是学校档案管理信息化的基础，融合信息技术的初中学校档案管理是建立在一定设备投入之上的。当前的学校档案管理工作，与以往传统的方式有所不同，不仅仅是一些纸质资料、固定资料的保存和存储，应是与信息技术网络相结合的新型管理模式。而这种新模式并不是凭空产生，或者仅仅依靠一些制度性的软实力约束就能实现的，必须配备相应的信息技术硬件设备，比如存储档案数据的电脑、硬盘，以及上传档案信息的网络等等。如果没有这些信息技术硬件设备的支持，就无从谈起学校档案管理工作的信息化。（二）建立信息化档案管理系统在现代社会，很多方面的工作实行信息化管理已经是大势所趋，在初中学校档案管理方面也是如此。在配备了相应的信息技术硬件设备之后，就要建立信息化的档案管理系统，这是初中学校档案管理工作的一个发展方向，也是做好档案管理工作的必然选择。在信息化的管理系统之下，可以借助网络互联的优势，把学校各科室、班级的提供的档案信息统一管理，自动分类、筛选，实现初中学校档案管理的智能化、自动化，保证存档的档案信息进一步优化。四、注重信息收集，进行科学管理从某种意义上来说，档案管理就是对以往各种信息资料的收集和整理。做好初中学校的档案管理工作，应注重对学校各方面信息的收集，保证档案信息的完整与有效，确保能为学校以后的工作提供指导依据。这就要求学校的各个科室相互配合，能够知道哪些资料需要留存，哪些资料不需要存档，并把需要存档的资料完整的交给档案室管理人员存档。从档案管理人员方面来说，应对所有档案进行科学管理，及时收集、整理、归档各项档案资料，保证各项档案资料的完整、齐备。另外，学校档案管理人员对需要申请批复的档案资料，要做到件件落实、项项分明，需要领导批复的一定要找领导申请批复才能存档。不需要申请批复的，根据档案管理制度进行管理和存档，该留下的就留下，不该留下的要果断舍弃。结束语：总之，做好初中学校档案管理工作，是顺应现代教学改革的要求，作为学校管理者应充分认识到其重要性，切实采取有效措施把学校的档案管理落实到位，为促进教学事业的发展打好基础。Reference[1]孙乐伟.新时代背景下初中学校档案管理工作的完善策略[J].信息记录材料,2017,18(10)