浅析采购方式对采购效益的影响与如何选择

一、物资采购方式对采购效益的影响合理使用采购经费、降低采购成本、提高采购效益是新市场环境下对采购工作的必然要求。不同的采购方式对采购效益有着不同的影响。（一）公开招标采购方式对采购效益的影响。公开招标指的是招标采购部门根据所采物资需求，按照法定程序，以在网上发布招标公告的方式提出招标采购项目资质要求，邀请不确定的潜在供应商参与投标，最后由采购机构依照事先确定的评审办法和标准，确定中标供应商的一种采购方式。由于公开招标基于公平竞争的原则，使竞争机制最大化，确保符合项目资质条件的供应商在公平竞争的环境下享有中标的权利和机会，同时招标者可以获取最具竞争力的价格。采用公开招标能有效提高管理水平，降低采购成本，因此具有较高的资金使用效益。此外，公开招标采购的规模在整个物资采购支出中的比重通常是最大的，每次的平均采购额也较大，故公开招标采购的规模效益较高，相比于其他采购方式，供应商之间的竞争更为充分。凡事有利必有弊，公开招标也存在着一些不足。由于公开招标采购方式能够吸引更多的供应商参与竞争，但是公开招标的时间效益通常较低，从发布招标公告到实现采购结束必须间隔一定的时间，有的采购从发布招标公告到合同的签订有时耗时几个月，从而延长了物资采购周期，对一些紧急需要的物资比较难以适用。总的来说，虽然公开招标采购在时间效益方面有劣势，但相比其他采购方式也有其无法替代的优点，如：公开招标最大的特点是向所有供应商提供公平的机会，引起最大范围内的供应商之间的竞争。最突出的特点为竞争性，它能够从整体上提高物资采购效益。正因如此，公开招标采购是政府采购和军队物资采购的主要方式。（二）邀请招标采购方式对采购效益的影响。邀请招标采购方式，是指采购方只能从有限范围内的供应商处采购，招标机构以投标邀请函的方式，邀请符合参与采购项目资质的供应商来投标竞争，从中选定中标人的方式。实行邀请招标与公开招标相比，前者能简化对供应商资格性审查及投标文件审查的工作流程，缩短了采购周期，节省时间费用，提高了投标者中标的概率。并且有效降低投标风险和投标成本，利于特殊物资产品的保密。另外邀请招标对确定参与投标供应商发出邀请后，采取的也是招标的程序，最终也可以从投标的采购对象中筛选出物美价廉的供货商，所以资金使用效益也较高。但邀请招标采购方式限制了投标人的竞争范围，有排除一些具有优势竞争者的可能，同时邀请招标不及公开招标竞争激烈，可选投标人余地相对较少，有提高合同价格的风险，也不排除会遗漏在技术上或报价上更具有竞争力的供货商的可能。此外，邀请招标的相对规模和每次采购量都低于公开招标，因此其规模效益相对较低。（三）竞争性谈判对采购效益的影响。竞争性谈判采购，是指采购机构通过与不少于3家上供应商发出谈判邀请函，邀请其就采购项目的技术标准、商务细则及售后服务等进行谈判，最终确定成交供应商的一种采购方式。此种采购方式适用于情况紧急或涉及技术复杂无法确定详细规格的又或是无法事先计算价格总额的，尤其适用于军队中武器装备的采购。竞争性谈判既具有邀请招标的优势，还可以弥补其不足。在竞争性谈判组织过程中，谈判小组通过与非唯一的供应商进行谈判，促进投标人之间的有效竞争，降低采购成本，提高采购质量，同时还可以缩短准备周期直接与供应商进行谈判或协商，省去大量的开标、投标工作环节，从而缩短了准备期的时间、减少了工作量、供需双方能够就技术要求、价格方面进行更为灵活的谈判，提高工作效率，并且还可以达到刺激供应商将各自的先进技术应用到采购实体的逾期要求；在采购实体事先提出采购商品性能要求的基础上，使采购风险有所转移。尽管如此，为了最大限度地满足采购者的经济利益需求，实现公开、公正、公平、竞争的原则，竞争性谈判采购的使用还是受到了一定程度的限制。首先由于采用谈判方式，无法像公开招标采购那样在投标商之间进行广泛的竞争，因而节约额和节支率就可能受到影响，资金使用效益就会大打折扣。而且，由于入围供应商范围较小，供应商还有抬高报价的可能；谈判过程中也易滋生工作人员徇私舞弊的行为。因此，政府采购和军队物资采购都对竞争性谈判方式的适用条件加以严格限制，并对谈判过程严格监督把控。（四）询价采购方式对采购效益的影响。询价采购也称邀请报价采购，是指物资采购部门向具有参与采购市场资格的特定的供应商（一般不少于3家以上）发出询价通知书，让其一次报出不得更改的价格，然后对各供应商报价进行比较，确定成交供应商，保证了采购具备一定竞争性。是应急作战物资采购的重要方式之一。与其他采购方式相比，询价采购不仅简单、快捷还具有竞争性，有利于采购成本的降低，在促进公平竞争的同时还确保了采购方和供应商双方共同的利益。在进行报价时，供应商只能提供一次报价后就不得更改，采购方不得同某一个供应商或承包商就其报价进行谈判，采购合同应与符合采购实体需求的最低报价的供应商或承包商签订。但这种采购方式基本上只关注采购对象的报价，使用范围较小，通常只适用于价格变化不大，合同价格较低、采购批量额度较小、物资规格标准统一、现货货源充足；招标、竞争性谈判采购失败和特殊情况下的紧急采购。（五）单一来源采购方式对采购效益的影响。单一来源采购，是在供应商极其有限、不能展开竞争的情况下，采购机构直接向唯一的供应商采购所需物资的活动，它是一种没有竞争的采购。因仅有一家供应商符合采购需求，采购目标明确，采购流程相对简单，采购周期短，因此，单一来源采购具有很强的时效性，特别是在紧急采购时，能够发挥最大作用，一解燃眉之急。但因单一来源所面对的是唯一供应商，毫无竞争可言，对采购机构十分不利，单一供应商有可能会倚仗其所属优势，借机提高所采购产品的价格，或是提出其他附加条件，增加采购成本的风险，节支率下降，资金使用效益降低。此外，由于单一来源采购缺乏足够透明度，供应商为了使自身利益最大化，可能在项目组织过程中贿赂采购机构代表，容易滋长不良现象，同时单一来源采购物资价格没有可比性，纪检、审计部门监督、检查都比较困难。因此，对这种采购方式，法律规定了严格的适用条件。二、采购方式选择使用中常见的问题（一）采购方式选择不准确。在实际工作操作中存在以采购数额大小作为确定采购方式的现象，没有充分利用集中采购的模式，造成公开招标采购的少，非公开招标采购的多；集中采购的项目少，分散采购的项目多，人为增加了采购工作的随意性。因此我们选择采购方式上，既要考虑采购项目的数额、也要考虑采购项目的特殊性；更要考虑各种采购方式的适用范围及情形。要严格按照规定的程序，规范操作，决不能简化程序，更不能将两种或两种以上采购方式混合使用，违背采购工作应遵循公开、公平、公正和有序竞争原则。（二）规避公开招标采购。虽然公开招标是政府和军队采购的首选采购方式，但有的采购单位被利益所驱使，将已达到一定数量的采购项目（物资或服务）进行分割或者采取其他手段回避应当采取招标的方式来采购。如把已经符合公开招标采购项目拆分为几个小的项目，从数额上看都低于公开招标标准。又如以时间紧迫、任务要求急为借口，改用其他采购方式。（三）多种采购方式混淆使用。有的采购项目已明确应采用招标的方式进行采购，结果招标公告在网上发布以后又向其他制造商发出邀请函；有的已确定采用邀请招标方式采购的，却在评标时又针对某一项技术要求或价格同投标供应商进行谈判；还有虽然已采取竞争性谈判的，实则采取单一来源采购方式。这种采购方式的混合使用使得采购效益大打折扣。造成采购活动组织的随意性。（四）采购方式执行过程不规范。在公开招标和邀请招标方式下，容易发生高价围标和低价抢标的现象。特别是在工程招投标中，投标人高价围标的现象频频发生。有的供应商围标串标，用支付“好处费”的形式，使自己以较高的价格获得工程，尔后认认真真地走“招投标”的过场，看似公平竞争，实则扰乱采购秩序。还有的在组织询价采购过程中，按规定只允许进行一次报价，但组织不严谨，监管部门不力，导致实际中有的进行了多次报价。（五）采购程序管理不规范。如公开招标项目为了避免麻烦认为没有必要召开标前会，未对供应商进行集中答疑、忽略了将评标细则纳入招标文件的必要性，各项评标因素量化计分不合理，导致评标结果未能科学、公正、客观，导致质疑、投诉频频发生，影响采购效率。三、物资采购方式的选择与使用严格按照适用范围和选择原则确定采购方式。在组织采购活动中，要想使采购效益有所提高，对于采购方式的选择尤为重要。笔者认为采购方式的选择可以依照采购方式的特质灵活选用。第一，根据采购物资的特性及适用条件依序选择其对应的采购方式。物资采购部门在具体选择采购方式的时候，不得多种采购方式混合使用，更不得以各种理由更改物资采购方式。通用物资、市场供货充足的要首选公开招标。凡达到一定规模（以各属地要求为主）的，实行集中采购、集中支付，无特殊保密要求、可以公开的项目应采用公开招标的采购方式；如若项目技术要求特殊需采用公开招标以外从而选择其他采购方式的，须在采购活动组织开始前依法、合序的逐级报批；严禁将本该适用公开招标方式的采购项目或服务类采购项目化整为零最终导致被其他采购方式所替代；采购项目未达到公开招标要求，投标响应供应商不足以进行公开招标的采购项目，原则上应遵循邀请招标、竞争性谈判、询价的采购方式依序选择。任何采购机构及个人不得人为擅自更改项目采购方式，有悖采购公平、公正的原则。第二，按照竞争性由强到弱选择。依据竞争性由强到弱来选择采购方式，采购收益与竞争性成正比。采购项目技术指标无特殊性且市场潜在供应商充足、应优先选择公开招标。公开招标在组织过程中一般会采用综合评分法，各潜在供应商综合实力公平争，采购人可以以更具有竞争力的价格采购到自己需要的产品。另外公开招标组织程序严密，减少了徇私舞弊在可能。综上所述，公开招标是一种优先选择的采购方式。相对于公开招标而言邀请招标在竞争性方面就有所弱化，因此符合公开招标特质的，是绝不允许采用邀请招标方式进行组织。以上简要阐述了两种不同的招标方式，但有的项目是不宜选用招标方式进行的，如技术要求复杂性质特殊无法确定详细规格，采购用户时间要求紧迫，那么我们可以优先考虑竞争性谈判。这种采购方式是通过两轮谈判三次报价的方式进行，它除了具备竞争性和主动性、还具有绩效性。相比于竞争性谈判选择采用询价方式来组织采购，一种程序简化的、竞争型采购方式。如弱采购项目本身竞争性薄弱，规格和标准又比较统一、采购市场现货货源又充足并且产品价格变化幅度小的采购项目可选用。还有一个采购方式就是单一来源。这种采购方式仅适用于且仅有唯一一家供应商可供货的项目，因此毫无竞争性可言。除其适用单一来源采购方式范围外的其他项目应限制使用。第三，根据采购成本选择。仅从采购机构组织项目开评标所需成本角度出发，最节省成本的无疑是单一来源，按照采购成本从低至高依次是询价、竞争性谈判、邀请招标。成本最高的是公开招标。在五种采购方式中除单一来源外，其余的采购方式所承担的组织费用、专家评审费用都高于单一来源采购。另外从时间成本上看，采取招标的方式组织采购周期长、耗时多，经费开支量也会有所增加。故采购机构在选择采购方式时，既要引入竞争机制，又应兼顾采购成本，优化采购成本与采购收益相结合，让采购效益最大化。又或者因地制宜推行电子采购的方式，此种采购方式可提供全天候、超时空的采购，采购人不受时间地点的约束可以在任何时间、任何地点实施采购活动，线下的采购环节都可以通过网上操作得以实现，不仅使采购成本有所降低还有效地提高了采购效率。但是我们不能因片面地强调采购成本而忽视采购方式选择的合理性，本该选择招标方式组织实施采购的反而规避公开招标与邀请招标。笔者认为：首先开拓创新，锐意进取，从实际情况出发，利用科技