敬老院档案管理制度范本

第页共页敬老院档案管理制度范本第一章总则第一条为规范、有效地管理敬老院的档案工作，保障敬老院的信息安全和信息管理的持续性，制定本制度。第二章档案的定义与分类第二条档案是指敬老院在工作过程中产生的各类书面或电子文件、信件、图片、录音、录像、数据等记录材料的集合，包括档案原文和复制件。第三条档案按照其形成目的和内容特点，分为基础档案、经营管理档案、人员档案、财务档案、治安和保卫档案等不同类别。第三章档案管理的原则和要求第四条档案管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：档案管理应当依法进行，不得违反国家法律法规的规定；（二）科学性原则：档案管理应当科学、系统、规范，确保档案的整理、保管、利用等环节的科学性；（三）完整性原则：档案管理应当遵循档案的完整原则，保证档案材料的完整性和真实性；（四）保密性原则：档案管理应当遵循保密的原则，对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息，应当采取相应的保密措施；（五）可追溯性原则：档案管理应当确保档案的可追溯性，确保档案信息的可查找、可鉴定和可利用；（六）长期保存原则：档案管理应当考虑档案信息的长期保存需求，采取有效的措施保证档案信息的长期保存。第四章档案管理的责任与权限第五条敬老院应当组织专门的档案管理部门或委派专人负责档案管理工作，明确其责任和权限。第六条档案管理员具有以下职责：（一）负责制定档案管理规定、制度和流程，并组织实施；（二）负责监督档案的整理、保管、利用等工作，确保档案的安全性和顺利进行；（三）负责档案的编目、检索工作，确保档案信息的及时准确；（四）负责与相关部门进行沟通和协调，确保档案工作与其他工作的衔接；（五）负责档案的长期保存，采取必要的措施确保档案信息的永久保存。第七条敬老院各部门应当根据实际需要，配备专门的档案管理人员，负责本部门相关档案的整理、保管、利用工作，并接受档案管理部门的监督和指导。第五章档案的整理与保管第八条敬老院应当根据档案的重要性和保密级别，制定相应的档案整理、保管规定。第九条敬老院应当建立完善的档案库房，保证档案材料的安全存放，并配备专门的防火、防湿、防虫、防盗等设施和设备。第十条敬老院的档案保管人员应当按照相关规定，做好档案的完整登记、分类存放、定期检查、防止破坏等工作。第十一条敬老院应当制定立体化的档案管理制度，采取电子存储和纸质存储相结合的方式，确保档案信息的安全、可靠和便捷存取。第六章档案的利用与共享第十二条敬老院的档案可以根据需要进行利用和共享，但必须获取相关权限和保证信息的安全。第十三条档案利用分为内部利用和外部利用两种形式。内部利用是指敬老院内部各部门或人员在工作中使用档案信息；外部利用是指敬老院向外界提供档案信息。第十四条敬老院的档案利用和共享应当遵循以下原则：（一）合法合规原则：档案利用和共享应当依法进行，不得违反国家法律法规的规定；（二）安全保密原则：档案利用和共享应当遵循保密的原则，对于涉及个人隐私、商业机密等敏感信息，应当采取相应的保密措施；（三）便捷高效原则：档案利用和共享应当便捷、高效，满足各部门和人员的实际需要。第七章档案的移交与销毁第十五条敬老院应当建立档案移交和销毁的制度和流程，确保档案的及时移交和安全销毁。第十六条档案移交应当按照相关规定进行，移交人员应当填写移交登记表，保证档案移交的真实性和完整性。第十七条档案的销毁应当按照相关规定进行，销毁人员应当填写销毁登记表，保证档案销毁的安全性和合理性。第八章督察与监督第十八条敬老院应当建立档案管理的督察和监督制度，对档案管理工作进行定期督导和监督，确保档案管理的规范性和有效性。第十九条敬老院应当接受上级主管部门的档案督察和监督，及时整