公司文书档案管理制

第页共页公司文书档案管理制一、总则为了规范公司文书档案管理工作，确保公司文书档案的完整性、准确性、可靠性和安全性，便于公司管理、决策和历史回溯，制定本《公司文书档案管理制》（以下简称本制）。二、基本原则1.法律依据：公司文书档案管理遵循国家有关法律法规和文件管理的规定，遵守信息保密、安全和知识产权的相关法律法规。2.统一管理：公司设立档案管理员，负责公司文书档案的统一管理和监督，确保文书档案的保管与使用符合规定。3.完整准确：公司文书档案的录入、整理、存储均要求完整准确，确保档案能够真实反映公司各项管理活动的经过和结果。4.安全保密：公司文书档案的保管要加强物理安全和网络安全，遵循信息保密的相关规定，防止泄露、损毁和篡改。5.流程规范：公司文书档案的流程要求规范，包括文件的分类、编号、审核、审批、归档等环节，确保操作规范性和文件的可控性。6.便于使用：公司文书档案要便于快速查询和使用，提高信息检索效率，减少冗余和重复工作。三、文书档案管理职责1.档案管理员：负责公司文书档案的日常管理工作，包括制定和推广文书档案管理规范、审核文书档案的收集和归档、指导员工正确使用文书档案等。2.各部门负责人：负责本部门文书档案的管理工作，包括审核文书档案的合规性、及时归档和更新档案目录等。3.员工：按照公司的文书档案管理规范和要求，正确使用和保管文书档案，如发现问题及时上报。四、文书档案的分类和编号1.分类：根据文件的性质和用途，将文书档案进行分类，包括行政管理文书、财务会计文书、人力资源管理文书等。每个分类都要制定相应的档案管理规范和操作指南。2.编号：为每个档案文件设置唯一的编号，包括年份、分类、序号等信息，用于快速识别和定位。编号规则和管理要求由档案管理员制定并告知各部门。五、文书档案的收集和录入1.收集：各部门负责本部门文书档案的收集工作，定期将归档文件移交给档案管理员，并填写移交清单，确保文件的准确性和完整性。2.录入：档案管理员负责将已收集的文书档案进行整理、登记和录入，按照编号规则生成对应档案目录，准确记录文件的名称、发文单位、日期等信息。六、文书档案的审核和审批1.审核：各部门在移交归档文件之前，要自行对文件进行审核，确保文件的格式、内容和合规性符合要求，以便档案管理员进行后续的归档工作。2.审批：档案管理员对移交过来的文件进行审核，确保文件的数量和准确性，如发现问题要及时与部门沟通纠正，并在档案目录中同步更新。七、文书档案的归档和存储1.归档：档案管理员负责将被审核通过的文书档案进行归档，按照分类和编号规则进行整理，确保文件的有序性和易查性。2.存储：档案管理员负责公司文书档案的存储工作，要确保档案的安全和防止损坏，采取合适的手段保护档案的完整性和可靠性，如选择合适的存储设施、防火、防潮等措施。八、文书档案的查询和使用1.查询：公司员工要有查询文书档案的需求，可向档案管理员提出申请，档案管理员要按照规定的程序和权限，提供需要查询的文书档案。2.使用：公司员工在使用文书档案时，要确保文书档案的完整性和准确性，不得随意修改、复制和传播，如有需要要及时向档案管理员提出申请。九、文书档案的保管期限和销毁1.保管期限：公司文书档案的保管期限要按照国家的规定执行，包括永久保管、长期保管和短期保管。档案管理员要定期对过期的文书档案进行整理，移交给专门的机构进行长期或永久保管。2.销毁：档案管理员要对达到销毁期限的文书档案进行销毁，确保销毁的文件无法恢复和泄露，并按照规定的程序进行销毁记录和报废。十、附则1.本制定自颁布之日起执行，如有需要可以进行修订和补充。2.档案管理员对公司文书档案的管理要进行定期检查和考核，对有关人员进行培训和指导。3.公司员