会展项目过程管理教材

会展项目过程管理教材

1.会展活动的项目化管理.......................................................5

1.1.会展项目的特征.............................................................5

1.2.会展项目的分类............................................................5

1.2.1.展览项目分类......................................................5

1.2.2.会议项目的分类....................................................5

1.3.会展项目管理的过程........................................................5

1-3.1.会展项目生命周期...........................................................5

1.3.2.会展项目管理的过程........................................................5

1.4.会展项目的利益有关者......................................................6

1.5.会展项目管理涉及的知识领域................................................6

2.会展项目的识别与启动...............................................................7

2.1.会展项目策划的基本工作流程................................................7

2.1.1.成立策划小组...............................................................7

2.1.2.进行市场调查（4个方面）..................................................7

2.1.3.决定会展策略...............................................................7

2.1.4.制定媒体策略...............................................................8

2.1.5.制定展示设计策略...........................................................8

2.1.6.预算方案...................................................................8

2.1.7.撰写项目策划方案...........................................................8

2.1.8.实施效果评估...............................................................8

2.2.会展项目策划书的写作.......................................................8

2.2.1.会展准备阶段的文案........................................................8

2.2.2.会展预备阶段的文案写作....................................................9

2.2.3.会展说明书................................................................10

2.3.会展项目的立项与报批.....................................................11

2.3.1.会展项目立项..............................................................11

2.3.2.会展项目报批的概念.......................................................11

3.会展项目的可行性分析..............................................................12

3.1.会展项目的可行性研究的内容与工作流程.....................................12

3.1.1.会展项目可行性定义.......................................................12

3.1.2.会展项目可行性的工作流程.................................................12

3.2.会展项目的市场环境分析...................................................12

3.2.1.会展项目的宏观市场环境...................................................12

3.2.2.会展项目的微观市场环境...................................................13

3.2.3.市场环境分析..............................................................13

3.3.会展项目竞争力与执行方案分析.............................................13

3.3.1.会展项目竞争力分析.......................................................13

3.3.2.会展项目执行方案分析......................................................14

3.3.3.会展项目财务分析的方案...................................................14

3.3.4.会展项目的风险预测.......................................................14

3.4.会展项目可行性研究报告编写...............................................15

3.4.1编制时要注意的I可题.......................................................15

3.4.2可行性研究报告的主体内容.................................................15

4.会展项目的人力资源管理...................................................16

4.1.会展项目人力资源管理概述.................................................16

4.1.1.会展项目人力资源管理的含义...............................................16

4.2.会展项目人力资源管理的意义...............................................16

4.2.1.会展项目组织..............................................................16

4.2.2.会展项目组织的概念.......................................................16

4.2.3.会展项目管理组织机构设置的原则...........................................16

4.2.4.会展项目组织结构的类型...................................................16

4.3.会展项目团队建设.........................................................17

4.3.1.会展项目团队成员应具备的素养.............................................17

4.3.2.如何建立有成效的会展项目团队.............................................17

4.4.会展项目经理..............................................................17

4.4.1.会展项目经理的角色定位...................................................17

4.4.2.会展项目经理的选聘.......................................................17

4.4.3.会展项目经理的权利.......................................................17

4.5.会展项目沟通与冲突管理...................................................18

4.5.1.会展项目沟通..............................................................18

4.5.2.会展项目的冲突管理.......................................................18

4.5.3.会展项目冲突的要紧解决模式...............................................19

4.6.会展项目志愿者的管理.....................................................19

4.6.1.会展项目志愿者...........................................................19

4.6.2.志愿者招募................................................................19

5.会展项目计划管理.........................................................19

5.1.会展项目计划概述.........................................................19

5.1.1.会展项目计划..............................................................19

5.1.2.会展项目计划的编制内容...................................................20

5.1.3.会展项目计划的编制程序...................................................20

5.2.会展项目范围计划管理............................................................21

5.2.1.会展项目范围计划的含义...................................................21

5.2.2.会展项目范围计划的工具...................................................21

5.3.会展项目进度计划管理.....................................................22

5.3.1.会展项目进度计划管理.....................................................22

5.3.2.会展项目进度计划管理的目的...............................................22

5.3.3.会展项目进度计划的管理的工具.............................................22

5.3.4.会展项目进度计划方案的选择...............................................23

5.4.会展项目资源计划管理.....................................................23

5.4.1.会展资源计划管理的含义...................................................23

5.4.2.会展项目资源计划的编制根据...............................................23

5.4.3.会展项目资源计划的编制步骤...............................................23

5.4.4.会展项目资源计划的方法...................................................24

5.4.5.会展项目资源计划的工具...................................................24

6.会展项目的财务管理.......................................................24

6.1.会展项目财务管理概述.....................................................24

6.1.1.会展项目财务管理的概念及原则.............................................24

6.1.2.会展项目财务管理的对象...................................................25

6.1.3.会展项目财务管理的内容...................................................25

6.1.4.会展项目财务管理的目标...................................................25

6.2.会展项目财务预测.........................................................25

6.2.1.会展项目财务预测的内容...................................................25

6.2.2.会展项目筹资预测需要考虑的因素...........................................26

6.2.3.会展项目利润预测分析.....................................................26

6.3.会展项目预算管理.........................................................26

6.3.1.会展项目财务预算的内涵...................................................26

6.3.2.会展项目财务预算的实施模式...............................................26

6.3.3.编制逻辑与框架流程.......................................................26

6.3.4.会展项目财务预算内容.....................................................26

6.4.会展项目的资金筹集.......................................................27

6.4.1.合理选择会展项目筹资方式.................................................27

6.4.2.会展项目自己筹集方式.....................................................27

7.会展项目的现场管理.......................................................27

7.1.会展场地布置与管理.......................................................27

7.1.1.会展场地的布置...........................................................27

7.1.2.展会现场布置，撤展是我的协调与管理......................................28

7.1.3.会场布置.................................................................28

7.2.会展开幕式................................................................28

7.2.1.会展开幕式的积极作用.....................................................28

7.2.2.会展开幕式程序策划要点...................................................28

7.2.3.会展开幕式礼仪...........................................................29

7.3.会展现场后勤管理.........................................................29

7.3.1.会展后期管理定义.........................................................29

7.3.2.会展后勤管理的目的.......................................................29

7.3.3.会展现场后勤管理服务的具体内容...........................................29

7.4.会展现场人员管理.........................................................29

7.4.1.会展现场人员的分类.......................................................29

7.4.2.会展现场服务人员的管理...................................................30

7.4.3.会展现场参展商与观众的管理...............................................30

7.5.会展现场突发事件管理.....................................................30

7.5.1.会展现场突发事件管理的无意义.............................................30

7.5.2.突发事件分类与处理办法...................................................30

7.5.3.会展现场突发事件应急预案.................................................30

8.会展项目的法律与风险管理..........................................................31

8.1.会展项目涉及的法律问题...................................................31

8.1.1.会展知识产权保护问题.....................................................31

8.1.2.展会合同..................................................................31

8.1.3.会展项目的经济纠纷与解决.................................................31

8.2.会展项目合同管理..........................................................31

8.2.1.会展合同的种类...........................................................31

8.2.2.会展承办代理合同..........................................................32

8.2.3.参展合同..................................................................32

8.2.4.会展场馆租赁合同..........................................................32

8.3.会展项目的风险管理.......................................................32

8.3.1.会展项目风险管理规则......................................................32

8.3.2.会展项目风险识别..........................................................32

8.3.3.会展项目风险分析..........................................................32

8.3.4.会展项目应对..............................................................33

8.3.5.会展项目风险监控..........................................................33

9.会展项目评估与影响研究............................................................33

9.1.会展项目评估..............................................................33

9.1.1.评估的概念................................................................33

9.1.2.会展评估..................................................................33

9.1.3.会展项目评估的特点.......................................................33

9.1.4.会展项目评估的内容.......................................................34

9.1.5.会展项目评估的意义.......................................................34

9.2.会展项目评估的方法、内容与过程...........................................34

9.2.1.评估方法..................................................................34

9.2.2.评估内容..................................................................35

9.2.3.评估过程..................................................................35

9.3.会展项目评估报告及其应用.................................................36

9.3.1.报告内容，撰写要求，评估报告.............................................36

9.4.会展项目的影响研究.......................................................36

9.4.1.会展项目对举办地经济的影响...............................................36

9.4.2.会展项目对举办地环境的影响...............................................36

1.会展活动的项目化管理

1.1.会展项目的特征

一顾客导向性

一项目连带性

―客户广泛性

-效益整合性

1.2.会展项目的分类

1.2.1.展览项目分类

—按照展览项目的目的分类

一按照展览项目的性质分类

一按照展览项目的内容分类

1.2.2.会议项目的分类

一项目研究为目的

一产品公布为目的

1.3.会展项目管理的过程

1.3.1.会展项目生命周期

1.3.2.会展项目管理的过程

-会展项目启动阶段

-会展项目规划阶段

-会展项目执行阶段

-会展项目操纵阶段

-会展项目结束阶段

表1.1会展项目各阶段工作_______________________

会展项目控制阶段会展顼目结束阶震

会展项目启动阶段会展项目规划阶段会展项目执行阶段

1.会展项目控制1.会展结束总结］

1.会展项目调研1.制订会展项目1.团队人员任务

(1)项目任务监控2.会展效益评估

(1)参展市场调研计划工作布置

3.会展信息反馈,

(2)观展市场调研(1)明确会展项目(1)任务分解(2)项目成本控制

2.会展项目构思目标(2)任务岗位落实2.会展项目调整

(1)确定会展项目(2)确定会展项目(3)任务实施(1)会展项目人员

主题范围2.项目设备物资调整

(2)构思相关项目(3)估算会展项目配置(2)会展项目预算

内容时间3.项目资金安排调整

(3)实施项目可行(4)编制会展项目(3)会展项目目标

性研究预算调整

3.会展项目立项2.实施项目分解

国际、国内相关立计划

项规定(1)招展项目设计

⑵观展项目设计

(3)服务项目设计

1.4.会展项目的利益有关者

要紧利益关系有关者分类

一核心利益有关者一政府，会展公司，参展商，参展观众。

一次核心利益有关者一场馆企业

一支持性利益有关者一会展业有关企业(展厅设计，运输与搭建)，协会

-边缘利益有关者T士会公众，酒店餐饮企业，交通运输旅游企业。

1.5.会展项目管理涉及的知识领域

(会展项目管理涉及9大领域，见一开始)

2.会展项目的识别与启动

2.1.会展项目策划的基本工作流程

2.1.1.成立策划小组

表2.1会展项目策划小组人员组成

人员事务J

策划主管负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制订和修订

簸划人员负责编拟会展项目计划

负责撰写各类会展文案，包括会展常用文书、会展社交文书、会展推介文书、会展

文案撰写人员

合同等

负责勺类各种类型视觉形象设计•如广告设计、展示空间设计，此负责人要求能

美术设计人员

熟练运用PhotoshopJmagereadyJllustratorxCoreIDRAW等软件

市场谢查人员负责进行市场调查并编写市场调查报告

公关及媒体联络人员进行会展形象宣传和媒体宣传推广

2.1.2.进行市场调查（4个方面）

--市场前景分析（政策可行性，市场规模与类型等）

--同类会展的竞争能力分析。

一一本次展会的优势条件分析。

一一潜在客户需求调查。

2.1.3.决定会展策略

--会展类型

---产业的标准

一地理细分

—行为细分

2.1.4.制定媒体策略

会展之前，政府需要媒体对会展前期准备公司，宣传报道。

会中期间，继续组织有关媒体对活动进一步报道宣传。

会后，政府应该鼓励媒体对效应与成果做成总结报道。

2.1.5.制定展示设计策略

展示设计通常会在前几个月进行，以传达会展信息,吸引参观者。有目的，

有计划的做好环境，展台，展品设计。好的设计吸引参展者，观众。

2.1.6.预算方案

2.1.7.撰写项目策划方案

包含构思，分析，归纳，推断到拟定策略，方案实施，事后追踪与评估过

程。策划不一致计划，包含各类构想与创意的新颖，把文字记录下来就

是会展项目策划案。

包含可行性研究报告，项目意向书，项目建议书，广告策划方案，宣传手

册。含会前，会中，会后所有的策划方案。

2.1.8.实施效果评估

2.2.会展项目策划书的写作

2.2.1.会展准备阶段的文案

一一会展预备阶段的文案

-----会展预备阶段文案的种类

2.2.2.会展预备阶段的文案写作

--展会立项策划书的书写要求

展会名称，展会地点，办展机构，办展时间，展品范围，办展频率，

展会规模，展会定位，展会价格与初步预算，人员分工招展，招商与宣

传推广计划，展会进度计划，现场管理计划与有关活动计划。

一一会展项目立项策划书撰写，包含下面内容。

会展项目的市场环境分析。

提出会展项目的基本框架。

会展仙姑价格及初步预算方案。

会展工作人员的分工计划。

会展招展计划。

会展招商计划。

会展宣传计划。

会展宣传推广计划。

会展筹备进度计划。

会展服务商安排计划。

会展开幕与现场管理计划。

会展期间有关活动计划安排。

会展的结算计划。

2.2.3.会展说明书

一展览说明书的概念。

一展览说明书的作甩包含下列内容

对参展商的指引作用

对会展管理的作用

对观众的作用

-编制参展说明书的基本原则

有用

简洁明了

全面全面

美观

专业

国际化

--参展说明书包含的要紧内容及写作要求

前言

展览场地基本情况

展会规则

展会搭装指南

展会运输指南

会展旅游信息

有关表格

2.3.会展项目的立项与报批

2.3.1.会展项目立项

---会展项目立项

---会展项目立项的特征

会展项目有一个明确的目标

会展项目可能是独立无—的

每个会展项目都是有参观客户

会展项目还有一定的不确定性

2.3.2.会展项目报批的概念

一会展项目报批的概念

一会展举办单位资格

国内商品展销会举办单位资格

国内举办对外经济技术展览会主办单位资格的规定

出国举办经济贸易展览会组办单位资格的规定

一会展项目报批的程序

向主办单位的主管部门申报立项

在我国境内举办对外经济技术展览会的审批

出国举办经济贸易展览会的审批

非贸易性展会的审批

对台展会的审批

3.会展项目的可行性分析

3.1.会展项目的可行性研究的内容与工作流程

3.1.1.会展项目可行性定义

3.1.2.会展项目可行性的工作流程

-市场环境分析

一会展项目的生命力分析

一会展项目的方案分析

--会展项目的财务分析

一会展项目的风险预测

一撰写完成会展项目的可行性研究报表

3.2.会展项目的市场环境分析

3.2.1.会展项目的宏观市场环境

一政治法律环境

一社会文化环境

一人口环境

一经济环境

一技术环境

3.2.2.会展项目的微观市场环境

一办展机构内部环境

--目标客户

I*j，•'y

一兄手百

一营销中介

--服务商

一社会公众

3.2.3.市场环境分析

-SO战略

-ST战略

-W0战略

-WT战略

3.3.会展项目竞争力与执行方案分析

3.3.1.会展项目竞争力分析

--会展项目竞争力

一会展定位的号召力

--办展机构的品牌影响力

一参展商与观众的构成

一展会价格

一展会服务

会展项目进展空间

一产业空间

一市场空间

一政策空间

-办展机构优劣势分析

3.3.2.会展项目执行方案分析

--展会基本框架评估

一展会进度计划评估

一招展招商与宣传推广计划评估

一现场管理与有关活动计划评估

3.3.3.会展项目财务分析的方案

一财务分析预测

一制定资金规划

3.3.4.会展项目的风险预测

--系统风险

一经验风险

一财务风险

-合作风险

3.4.会展项目可行性研究报告编写

3.4.1编制时要注意的问题

3.4.2可行性研究报告的主体内容

--总论

一项目背景与进展概况

一市场环境分析

一会展项目生命力分析

一会展项目执行方案分析

一会展项目财务分析

--风险预测

--存在的问题

一改进建议

一努力的方向

4.会展项目的人力资源管理

4.1.会展项目人力资源管理概述

4.1.1.会展项目人力资源管理的含义

4.2.会展项目人力资源管理的意义

4.2.1.会展项目组织

4.2.2.会展项目组织的概念

4.2.3.会展项目管理组织机构设置的原则

-目的性原则

一高效原则

一会展项目组织与企业组织一体化原则

4.2.4.会展项目组织结构的类型

一工作队式

一部门操纵式

一项目型

—矩阵型

一直线职能型

4.3.会展项目团队建设

4.3.1.会展项目团队成员应具备的素养

4.3.2.如何建立有成效的会展项目团队

一对会展项目目标的清晰懂得

一对每位成员的角色与职责明确期望

一目标导向

一高度互助

一身度信任

4.4.会展项目经理

4.4.1.会展项目经理的角色定位

4.4.2.会展项目经理的选聘

4.4.3.会展项目经理的权利

一组建会展项目团队

-确保会展项目实现

一制定会展阶段性目标与总体操纵计划

一及时作出决策

-操纵项目实施过程

项目经理的权利

项目经理的利益

4.5.会展项目沟通与冲突管理

4.5.1.会展项目沟通

一会展项目沟通的特征

复杂

系统

一会展项目沟通的两条关键原则

有效，尽早

一会展项目沟通的方法

正式与非正式

上行沟通，下行沟通与平行沟通

单项沟通

双向沟通

书面沟通与体语沟通

一提供与改善项目沟通方案

改善沟通的方案

提供高沟通的方法

4.5.2.会展项目的冲突管理

一人力资源冲突

一成本费用冲突

一技术冲突

一管理程序冲突

一项目优先权冲突

一项目进度冲突

一项目成员个性冲突

4.5.3.会展项目冲突的要紧解决模式

一撤出

一妥协

一强制

--面对

4.6.会展项目志愿者的管理

4.6.1.会展项目志愿者

4.6.2.志愿者招募

5.会展项目计划管理

5.1.会展项目计划概述

5.1.1.会展项目计划

--何事

—如何

-何人

--何时

--多少

--何地

5.1.2.会展项目计划的编制内容

一范围计划

一工作计划

一人员管理计划

一资源供应计划

一进度供应几乎

—成本计划

--质量计划

--变更操纵计划

一文件操纵计划

一风险因对计划

--支持计划

5.1.3.会展项目计划的编制程序

--定义项目的目标并进行目标分解

--进行任务分解与排序

一对完成的各项任务任务因此需求时间估算

--以网络图的形式来描述活动之间的顺序与项目依靠关系

一进行会展各项活动的成本估算

一编制会展项目进展计划与成本基准计划

一确定完成各项工作所需的人员，资金，设备，技术，原材料等资源计划

一汇总以上成果并编制计划文档

5.2.会展项目范围计划管理

5.2.1.会展项目范围计划的含义

5.2.2.会展项目范围计划的工具

-WBS项目工作分解

WBS的作用

通过项目分解能够获得项目需要完成的全部工作，不至于不记得任何重要

工作

项目执行者明确具体的任务及关联关系，做到胸有成竹。

容易对各项分解出的活动估算所需时间，成本，便利制定完善的改进，等

通过工作分解，能够明确完成项目所需要的技术，人力与其它资源

便于把工作落实到部门与个人，有利职责与权利划分。

是项目团队成员更清晰的懂得任务的性质及其努力方向。

便于对项目进行有效跟踪，操纵与反馈

一制定WBS的过程

-WBS的层次与编码

-WBS的形式

设计摊位

确定材料

购买材料

搭建摊位

粉刷摊位

拆除摊位

移至庆祝地点重新搭建

拆卸货摊并送到仓库

5.3.会展项目进度计划管理

5.3.1.会展项目进度计划管理

5.3.2.会展项目进度计划管理的目的

一保证按时获利以补偿已经发生的费用支出

一协调资源

一使资源在需要的时候能够利用

一预测在不一致时间上所需要的资金与资源的级别，以便给项目给予不一

致的级别

一满足严格的完工时间约束

5.3.3.会展项目进度计划的管理的工具

一甘特图

一里程碑计划

一网络计划技术

一日程表

5.3.4.会展项目进度计划方案的选择

一会展项目的规划大小

一会展项目的复杂程度

一会展项目细节掌握的程度

一有无有关的技术力量的设备

5.4.会展项目资源计划管理

5.4.1.会展资源计划管理的含义

5.4.2.会展项目资源计划的编制根据

一工作分解结构

一项目工作进度计划

一范围称述

一资源库描述

一组织策略

一历史资料

5.4.3.会展项目资源计划的编制步骤

一资源需求分析

一资源供给分析

一资源成本比较与资源组合

一资源分配与计划编制

5.4.4.会展项目资源计划的方法

一专家推断法

一头脑风暴

一资源平衡法

5.4.5.会展项目资源计划的工具

一资源矩阵

一资源数据表

―资源甘特图

一资源符合图

一资源需求曲线

6.会展项目的财务管理

6.1.会展项目财务管理概述

6.1.1.会展项目财务管理的概念及原则

一成本效益原则

一风险与收益均衡原则

一资源合理配置原则

一利益关系协调原则

6.1.2.会展项目财务管理的对象

一现金流转的概念

一现金流传的平衡

6.1.3.会展项目财务管理的内容

一筹资管理

一运营资金管理

一成本费用管理

一利润管理

6.1.4.会展项目财务管理的目标

6.2.会展项