工程采购部管理制度

工程采购部管理制度1、综述为加强工程采购部的管理，提高采购效率、降低采购成本，根据公司的规章制度，结合工程采购部的实际工作，制定本管理制度。2、责任与授权2.1责任工程采购部负责公司的机器设备、原材料、办公用品、工具等采购工作，其责任为：依据公司管理层的需求，采购本公司需要的设备、原材料、办公用品、工具等。把控采购流程，确保采购过程的合法性。严密审核采购清单，遵照合理、公正的原则采购，同时确保采购物资的质量。采购过程中加强对供应商的沟通，提升供应商管理水平。依据公司的规章制度对采购流程进行管理，确保每项采购工作符合标准流程。2.2授权工程采购部的采购员要合法依据公司授权，独立进行采购操作。一般授权过程如下：公司领导针对性地按照每个采购员的专业背景、职称、工作经验等因素制定采购操作计划和采购操作权限等信息。各采购员严格依照授权标准进行操作，否则，将依据公司规章制度进行制裁。3、采购程序工程采购部的采购流程包括以下几个方面：3.1存在具体采购需求公司内部或者客户反馈信息，认定需要对某些物资、设备、原材料等进行采购。3.2选择供应商在具体的需求形成后，工程采购部的采购员应该对供应商进行寻找和比较。直到最后选择一家合适的供应商为止，要求供应商必须必符合以下标准：供应商必须合法合规经营。供应商经营发展能力，包括：制造能力、经营规模、人员素质、现场生产状况等。供应商质量管理水平，包括：生产工艺、质量保证、客户关系等。3.3书面报价选好供应商后，采购员应该在规定时间内，要求供应商对物资、设备、原材料等进行书面报价。书面报价应该符合以下标准：报价单详细列出所采购物品的型号、规格，单价、数量等基本信息。供应商的报价单价应该与公司实际市场价格相符合，不得漫天要价。报价单应该附上供应商营业执照、生产许可证等行货证明。3.4合同签订当公司选定了合适的供应商，采购员应该立即起草并签订相应的合同。合同应该明确除了物资、设备、原材料等其他列出款项、优惠条件等相关信息。3.5基本验收采购员接收到物资等采购物品时，应在规定时间内进行验收。验收的标准应该基于以下原则：检查物品的外包装是否损坏。检查所采购物品是否与合同条款和计划标准符合。检查所采购物品的数量、规格、型号是否准确。4、管理制度流程4.1采购申请采购员要按照采购申请表格要求及时下达采购任务，拟定采购计划。4.2供应商甄选依据采购需求，采购员应该向市场上进行调研，筛选出最符合要求的供应商，并着重考察供应商的质量稳定性和市场对其的评价登记。4.3报价比较选定供应商后，采购员应该针对采购需求要求供应商提交书面报价，对报价进行详细比较；同时要保证报价的公正、合理，对不合理的报价应当作出明确的批评和纠正。4.4签署合同采购员与供应商协商确定合同内容，签订正式的采购合同。合同必须清楚、明确地规定采购方和供应方的责任、义务和违约责任。4.5整理财务记录采购员应及时整理采购记录，并传入公司财务部门进行进货款、应付款的记录，及时汇总处理。4.6仓库验收当采购员接到供应商交货时，应持采购单、合同、发票及其他相关文件去仓库验收、核实，验货qualified后，方可签收。若不合格，应当及时联络供应商，协商处理。4.7物资入库验收合格后，采购员应按照规定将物品清点、标示、进仓，并及时传递责任划分表、订货申请单等资料给仓库及其他主管管理部门。5、其他管理要求1、工程采购部要与其他部门密切协作，确保各项采购工做符合公司整体战略和目标。2、采购部门应建立完善的供应商管理体系，每年对本部门采购物资的质量、价格、交货期等进行年度评估分析，与供应商建立长久合作关系。3、工程采购部按照公司人事管理制度，对推进和管理过程进行定期检查、教育和培训，确保企业采购人员能胜任岗位职责并不断