档案工作管理制度

档案工作管理制度1、制度目的为了规范公司档案管理工作，保障公司档案资料的安全性、完整性和真实性，提高档案利用效率，优化档案管理流程，制定本制度。2、适用范围本制度适用于公司所有档案管理工作。3、职责分工公司应设立档案管理部门或委派专人管理档案工作，负责档案管理和档案保管工作。具体职责如下：3.1档案管理部门负责制订档案管理制度以及安排和组织实施档案管理工作。组织并指导各部门档案工作的组织与实施，并定期对各部门档案管理工作进行检查、督查和评估。对公司重要文件，根据相关规定进行编号、备案、归档和安全保管。对文件进行永久保存、重要档案和电子档案进行备份。制定并完善档案管理规范和工作程序，建立档案管理与使用的质量管理体系，对档案进行分类整理、清点、封存、鉴定、鉴定和销毁等工作。对公司档案的借阅、复制、传递、转让等行为进行管理和监督。协助领导制订公司文件管理、文件保密和文件流转等工作制度，加强文件管理。其他档案管理职责。3.2各部门各部门应具体负责本部门文件的组织、分类、传递、整理、保管、销毁等工作。每个部门都应当有自己的保密档案，实施严格的保密管理制度和措施。领导和员工要妥善管理公司档案，不得泄漏、损毁、遗失和随意借用档案。4、档案管理内容和要求4.1档案管理内容对各部门的文件进行管理：涉密文件、最高、机密、秘密、机要文件。各部门应定期对档案进行筛选，注销、销毁、续期等等。对新旧档案进行分类、编号归档进行档案鉴定，做好档案整理工作，做到档案整齐、清晰、易查。建立电子档案、数字档案等，对已有的电子档案进行修复、整理、转化，保证电子档案的使用和保管安全。4.2档案管理要求每个档案应有编号，识别清晰易懂，并详细登记档案信息。对重要文件要进行备份，并进行密封、封存和保存。做好档案盘点，对公司档案进行清查。严格控制档案使用权限，对出借、复印等行为，做到有严格的管理规定和流程。对出入库的档案严格控制，确保档案使用的合理性和便捷性。做好电子档案保密安全和稳定性，记录档案电子文档的动态管理流程和历史记录。5、档案管理流程5.1文件编制和收集按部门编制档案资料目录，并掌握部门档案信息的完整性、真实性、安全性，配合行政管理、合规检查及相关统计工作。5.2档案整理负责同志应对档案进行清洗、分类、装订、编号等管理流程，确保档案整理后存放标准、档案信息准确、清晰、科学。5.3档案管理严格遵守文件管理规章制度，按照文件管理规定进行文件存放、档案目录编制、档案借阅、档案整理等管理流程。5.4档案保存保证档案安全，在档案保管上适时休整档案，加强档案的保存与归档。特别是对机要、机密等重要档案应采取额外措施，确保档案安全及保密性。5.5档案移交与销毁在档案移交、销毁之前，应进行档案的鉴定、预处理、销毁等流程，确保档案管理的合法性、真实性、规范性。6、不当使用与处罚不当使用档案、未经授权私自借阅档案、故意隐蔽、毁坏或泄露档案的，将按公司规定予以批评教育或追究责任。违反制度规定造成档案安全事故、损失和丢失，将依据责任情况，给予相应的纪律处分或追究相关责任人的法律责任。7、结束语公司制度管理是公司基础管理的重要环节。公司档案管理也是公司制