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文档简介

公司会务部管理制度1.引言为规范公司会务部的管理，提高会务活动的质量和效率，制定本管理制度。2.部门职责2.1主要职能公司会务部是为了协助其他部门组织各种活动，提高员工的凝聚力，在活动中展示公司形象，提高公司品牌形象。2.2具体任务策划和组织公司各类会议、展览、培训、庆典等活动；协调各科室对会务活动的支持；管理会务资源，包括会议室、交通、住宿等；负责会务预算编制、审批与执行；监督会务过程并提供服务。3.外部服务在公司各种会议中，通常需要与外部服务方进行合作，以保证活动顺利进行。3.1外部服务方的选择外部服务方应通过公开招标的方式，选择服务质量好且价格适中的合作伙伴。同时，应将合同中的各个细节和服务要求具体明确。3.2外部服务方的监管对外部服务方的服务质量要进行监督，若存在服务不符合标准的情况，应及时予以纠正。同时，应建立投诉渠道，并追溯责任，确保服务质量。4.预算管理为确保会务活动的效益，必须制定合理的预算计划和严格的预算管理制度，明确每一笔支出的用途及标准。4.1预算编制每年公司会务部按照公司年度计划编制会务预算，并逐级审批，确定后交由财务部门进行录入。4.2预算执行会务部在会议或活动前应向财务部门提出预付款申请。活动结束后，会务部应向财务部门提供完整的支出清单，以便进行结算。5.保密工作会务部门需要承担保密工作的职责，包括对外界人员的管理和保密措施。5.1人员管理会务部门需对进入公司范围内的人员实行严格的管制，除特殊人员外一律要求持证进出。5.2保密措施会务部门要将活动相关的资料等机密文件妥善保管，将保密公告与会议邀请函一并发送给参会人员，并告知保密措施及要求。6.安全管理为防止活动出现突发事件，会务部门需在会务进行前进行安全评估，并制定相应的应急预案。6.1评估与排查会务部门需要对活动现场进行安全评估，并对潜在的安全隐患进行排查。6.2应急预案会务部门应根据实际情况制定应急预案，规定各有关部门的职责、分工及通讯联系方式等。7.结束语公司会务部需要按照规定的流程和步骤开展工作，确保会务活动的成功举办、公司

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