信息与文献 数字文件（档案）转换和迁移过程 编制说明

《信息与文献数字文件（档案）转换和迁移过程》（征求意见稿）编制说明一、工作简况（一）任务来源为跟踪国际标准化工作最新动态，推进国际标准合作交流，国家档案局政策法规司于2022年6月以调查问卷形式了解对档案国际标准化发展建议，来自地方档案局、馆，机关、企业、高校等25位档案专家填写调查问卷。其中，专家根据采标意向对国际标准化组织信息与文献技术委员会档案（文件）管理分技术委员会（以下简称ISO/TC46/SC11）发布的标准产品进行排序，ISO13008《信息与文献数字文件（档案）转换和迁移过程》排序第一，列为急需采标项目。同月，向全国信息与文献标准化技术委员会（SAC/TC4）申请等同采标立项。2023年7月，国标委下达了立项计划，项目编号为：20230730-T-469。该项目由国家档案局牵头起草，由全国信息与文献标准化技术委员会（SAC/TC4）提出并归口。（二）起草过程1.成立起草组。综合考虑国际标准适用范围和翻译难度，吸收国家档案局政策法规司、科技信息化司、交流合作司，天津师范大学等不同专业背景、经验和研究工作基础同志参与，负责资料收集、研讨交流、标准编制、组织征求专家意见及修订等工作。2.形成标准草案。2022年，ISO13008处于修订状态，起草组当即等同采标了ISODIS13008。2023年上半年，起形成标准草案。策法规司组织专家征求意见会，收集到来自7个单位，7位专家反馈意见43条，其中全部采纳27条，部分采纳3条，未采纳13条。在TC4全国信息与文献标准化技术委员会的指导下和档案（文件）管理分技术委员会专家的帮助下，根据专家意见对标准进行进一步完善，在此基础上完成了《信息与文献数字文件（档案）转换和迁移过程》（征求意见3.形成征求意见稿。2023年6月至2024年1月，起草组多次组织专家研讨会，在TC4全国信息与文献标准化技术委员会的指导下和档案（文件）管理分技术委员会专家的帮助下，根据专家意见对标准进行进一步完善，在此基础上完求意见稿）。二、编制原则和主要内容（一）编制原则1.科学性原则。遵循国家标准编制规则，按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写原则》和GB/T1.2—2020《标准化工作导则第2部分：以ISO/IEC标准化文件为基础的标准化文件起草规则》的要求2.适用性原则。本标准的制定，按照国家标准的制定程序和要求，力求翻译精准、适用国内迁移和转换工作，确保标准的价值以及实用性。（二）主要内容本标准内容共分为8章，具体为：第1章范围。本章规定本文件的适用范围，即规定了数字文件转换和迁移的规划问题、要求和程序，以保持此类文件作为业务功能、过程、活动和交易证据的真实性、可靠性、完整性和可用性。第2章规范性引用文件。本章列出了文件所引用的GB/T30300：2011，IDT)。数据清理、数据对象、仿真模拟、加密、文件格式、迁移、原始、保护（保存）、更新、复制、表征信息、源文件、检第4章组织和业务框架。本章对转换和迁移数字文件驱动因素，制定转换和迁移规划，建立转换和迁移项目工作作第5章转移和迁移要求。本章提出待转换和迁移文件管理要求，如做好准备工作、管理过程元数据，确保转换和迁移后的文件完整、准确、可靠和真实。第6章转移和迁移技术方案。做好规划直接关系转换和迁移成功与否，本章给出了转换和迁移应关注的业务要求，提出总体行政规划、技术规划要求，采用外包完成转换和迁移服务规划建议。第7章转换和迁移程序。本章旨在细化落实第5章中规定的转换和迁移要求，明确了规划、测试、转换或迁移、检验各环节工作要求。第8章监控。本章主要规范了对转换和迁移过程的控制和监控。三、预期的社会经济效益由于技术变革的加速推进和数字保存的要求，部分数字形式的文件在某些情况下需要从一种格式转换为另一种格式，或从一种系统迁移到另一种系统，以维护其真实性、可靠性、完整性和可用性。目前，越来越多单位认识到标准化程序的益处，逐步探索和研究转换、迁移、仿真等保存程序，以确定哪些方法最为有效。本文件提出了数字文件转换和迁移要求，为各类单位提供了工作参考和标准规范，有助于实现数字文件长久保存和安全保管，维护数字文件的真实性、完整性、可用性和安全性。本次采标采取等同形式，起草组以忠实于ISO13008：2022的方式进行翻译。另外，根据GB/T20000.2—2009《标准化工作指南第2部分：采用国际标准的规则》，删除国际标准中资料性概述要素，重新拟写了前言、引言。五、与有关法律、行政法规及相关标准的关系新修订档案法增设档案信息化建设专章，规范电子档案收集、管理、利用等各项工作，其中第三十五条明确提出各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。数字文件转换和迁移是保障档案数字资源安全保存和有效利用的重要方式。本标准符合档案法规定。另外，暂无其他标准专门规范数字文件迁移和转换工作。六、重大分歧意见的处理经过和依据七、涉及专利的有关说明本文件未接到任何涉及相关专利或知识产权争议的信息、文件。八、实施国家标准的要求和措施建议在转换和迁移同时进行的情况下，本文件中的所有要求和指南均适用。需要注意的是不必采用本文件推荐的所有程序来确保满足文件保存要求。根据转换或迁移的类型以及组织机构愿意接受的风险水平等因素决定采用哪些程序。此外，建议组织机构在电子文件管理系统要求中纳入