申能物业公司管理部门流程汇编

上海申能物业管理有限公司ISO9001-2000版职能部门管理标准操作规程PAGEPAGE47上海申能物业管理有限公司文件编号:SW-ZHN职能部门管理操作规程第二版受控状态：文件发放号：年月日发布年月日实施目录办公室序号名称编号修改状态页次1组织构架与人员职责SW-BG-012/062人事招聘操作规程SW-BG-022/0133员工劳动管理操作规程SW-BG-032/0144员工行为规则SW-BG-042/0175员工培训考核管理操作规程SW-BG-052/0186员工奖惩操作规程SW-BG-062/0207合同管理操作规程SW-BG-072/0228档案管理操作规程SW-BG-082/0259公司各部门代码使用规定SW-BG-092/03110印章管理操作规程SW-BG-102/03211考勤管理操作规程SW-BG-112/03312服装及胸牌管理操作规程SW-BG-122/03413印刷品及名牌管理操作规程SW-BG-132/03714车辆管理操作规程SW-BG-142/03715办公室及更衣室管理操作规程SW-BG-152/03816劳防用品管理操作规程SW-BG-162/03917有关工作流程程序SW-BG-172/04018外来培训、参观人员的接待要求SW-BG-182/019外来员工的培训（实习）规定SW-BG-192/020212223242526目录财务部序号名称编号修改状态页次1岗位职责SW－CW－012/0452总则SW－CW－022/0463财务开支审批权限及程序SW－CW－032/0474公司暂借款管理规定SW－CW－042/0485关于物资申购、领用、保管的规定SW－CW－052/0486关于中大修理及设备改建项目的管理规定SW－CW－062/0497关于严格票据管理的规定SW－CW－072/0498收入管理SW－CW－082/0509企业成本、费用管理SW－CW－092/05110资产－现金管理的规定SW－CW－102/05111资产－关于银行结算管理规定SW－CW－112/05212资产－应收帐款管理SW－CW－122/05313资产－存货(包括修建备料、清洁材料)SW－CW－132/05414资产－固定资产管理制度SW－CW－142/05415资产－递延资产管理制度SW－CW－152/05516资产－低值易耗品管理制度SW－CW－162/05517负债SW－CW－172/05618所有者权益SW－CW－182/05719财务报告及主要指标SW－CW－192/05720财务计划管理SW－CW－202/05821项目财务管理办法SW－CW－212/058222324目录管理部序号号名称编号修改状态页次1岗位职责SW-GL-012/0612物业验收需移交的材料及验收标准收标准竣工验收的程序，需移交的材料及验SW-GL-022/0643设备大修申报及实施管理制度SW-GL-032/0684安全生产管理制度SW-GL-042/0695外发工程处理程序SW-GL-052/0756设备台账和档案管理制度SW-GL-062/0767计量器具的操作规程SW-GL-072/0808日常检查规定SW-GL-082/0829夜间督查规定SW-GL-092/08610一年以上管理费欠费户处理规定SW-GL-102/08711服务标识使用规定SW-GL-112/087121314151617181920212223242526目录市场部序号名称编号修改状态页次1岗位职责SW-SC-012/0892物业管理投标方案编制工作规程SW-SC-022/0903接管物业的操作规程SW-SC-032/0914业户入住前筹备工作SW-SC-042/0935房屋租赁工作规程SW-SC-052/0956房屋租赁买卖中介工作要求SW-SC-062/0977房屋出售委托合同SW-SC-072/0988房屋出租委托合同SW-SC-082/01019房屋租赁合同SW-SC-092/010410房屋置换委托代理流程图SW-SC-102/010711房屋租赁委托代理流程图SW-SC-112/0108121314151617181920212223242526办公室1、组织构架与人员职责公司组织构架示意图：总经理副总经理管理部财务部办公室市场部和平花苑管理处武泰公寓管理处颐宁苑管理处申能国际大厦家化绿苑管理处申欣管理处君临天下花园

各部门职责办公室职责统筹管理公司的行政、人力资源、后勤及其它工作。负责草拟公司行政、人事方面的公文(如通知、报告、请示、会议纪要、决定、制度等)和各类文件的打印校对工作。3、负责组织安排公司各类会议，传达会议精神。4、负责处理公司的来往信函及接待工作。负责统筹管理公司的合同、文件、档案资料及新接物业的交接资料，负责公司各类印鉴管理工作、办理公司和员工各类证件。负责购置、登记、调配公司行政办公用品、通讯工具及固定资产低值易耗品。负责公司电脑信息网络的建立、维护保养及日常管理工作.9、负责组织制定、审核公司各部室、管理处组织构架及人员编制。10、负责组织公司员工招聘、录用、退工及员工的各类培训。11、负责公司人员配置、薪资待遇、福利等日常管理工作。12、负责公司员工劳动合同的签约及管理人员的岗位聘约工作。13、负责公司员工的年度综合考评工作。14、在管理者代表的领导下，负责ISO9001质量体系在物业管理上全面贯彻实施，并使之持续、有效地进行。15、协助总经理做好管理评审工作。16、完成上级安排的其它工作。财务部职责根据国家财务制度和财经法规，结合本公司实际情况制定适用的财务管理办法。围绕公司的经营发展规划和工作计划，负责编制公司财务计划和审核各管理处年度收支预算。做好公司各项资金的收取与支出管理，负责经济合同收支结算和执行检查工作。定期汇总公司经济运作情况，每半年作一次全面分析，提出合理建议，为公司经营发展决策提供参考依据。做好财务统计和会计核算工作，并妥善保管会计凭证、帐簿、报表和其它档案资料。每季检查财务计划、费用预算执行情况，监督各部门的财务活动，分析存在问题，查明原因。统一发票、收据及各类有价证券的管理，并作好领用登记，使用核销工作。负责公司财务人员的业务培训和考核监督工作。保守公司财务机密，维护公司利益。10、完成公司领导交办的其它工作。管理部职责1、认真贯彻物业管理的各项法规、政策，负责制订、修订管理处有关规章制度、操作规程和工作程序，并报公司审批。2、制订管理部的年度工作计划和预算。确定管理处工作目标。审核管理处制订的年度工作计划和预算。3、在管理者代表的领导下，负责ISO9001管理体系在物业管理服务过程中的贯彻实施，并使之持续、有效地运行。4、指导、监督管理处工作的正常运行。帮助管理处及时解决运行过程中遇到的各种问题，会同管理处对小区(大厦)发生的突发事件作紧急善后处理，并代表公司处理小区(大厦)发生的重大事件。5、协调管理处之间工作关系，根据工作需要合理调配人员。负责召开各条线管理服务方面的专题会议、技术交流活动。6、负责主管以上管理人员的岗位培训。指导、检查管理处实施培训的内容、方式和培训效果。7、依据质量体系标准要求制定检查计划，对管理处进行定期（不定期）服务过程的质量检查，并对不合格项目的纠正情况进行跟踪验证。定期组织检查评比活动。8、负责工程、清洁（绿化）和保安等对外委托服务项目的审核。负责供方的评审管理工作。9、负责管理处≥2000元以上的设备维修的另配件、工具等物料的采购。对管理处无法解决的技术难题，组织力量解决。10、负责新接物业的前期准备（介入）、交接验收和员工培训工作，直至管理处运行基本正常。11、完成上级安排的其它工作。市场部职责1、全面贯彻国家政策法律、法规。落实总经理室布置的各项工作。2、制定和完善市场开发、合同续签、租赁及多种经营项目开发管理的规章、制度、操作规程和工作程序，并报公司审批。3、在管理者代表的领导下，负责ISO9001质量管理体系在市场部工作中贯彻与实施，并使之有效运行及持续发展。4、依据质量体系标准要求制定工作计划，定期检查公司经营项目工作计划执行情况，并对不合格项目进行纠正及跟踪验证。5、负责专业公司组建、管理及运行。6、负责公司直属物业的开发及经营管理工作。7、负责多种经营项目的开发。对各管理处延伸配套服务项目的开发、经营方式等进行指导、监督。8、负责市场信息的收集，进行市场调研，为公司发展决策提供依据。9、根据公司物业开发计划，会同公司职能部门制作物业管理投标方案，做好新接物业的谈判、签约和前期介入准备工作，做好新接物业的交接、验收、协调工作，对新接物业管理处的管理服务工作进行帮助指导。负责与各管理处所在地区物业管理部门、发展商和业主委员会联系与沟通，疏通环节，搞好公共关系以取得多方面的支持与配合。完成上级安排的其它工作。大厦(小区)管理处职责管理处是物业公司下属负责大厦(小区)物业管理服务工作日常运行的机构。认真贯彻关于物业管理的各项法规、政策，贯彻执行总经理下达的经营管理指令，落实上级主管部门下达的任务；在公司职能部门的指导下，制定大厦(小区)管理处各项工作计划，并组织、协调、指挥、控制各部门(组)准确实施，完成公司下达的责任目标。根据物业管理委托合同约定的内容，接受公司的指令、委托，代表公司履行大厦(小区)物业管理服务的职责、权利和义务，并有效地组织实施。在管理者代表的领导下和公司职能部门的指导下，负责ISO9001质量体系在物业管理服务工作中具体贯彻实施。做好日常监督检查工作，并对不合格服务项目随时进行纠正和整改，对服务过程和整改过程作好详细记录和跟踪。配合公司职能部门做好管理处主管以下管理人员和员工的聘用、调配、辞退考核、考评工作。协助公司职能部门做好管理处员工的岗位培训，定期对员工进行考核、考评。建立良好的公共关系，加强与地区政府部门和物业管理主管部门及业委会的沟通和联系，广泛听取和收集业户及部门的意见，正确处理投诉，不断改进工作。根据业户需求，开展和开拓服务项目，挖掘潜力，开辟多种经营服务，落实管理处各项经营指标。10、在公司职能部门指导下，积极做好管理处局部区域的更新改造工作，审查物料管理和经费开支使用情况，有效控制管理成本，提高管理处的经济效益。11、做好员工的政治思想工作，抓好管理处的文化活动和精神文明建设，关心员工生活，增强物业公司凝聚力。部门经理、管理处主任的任职（招聘）要求：部门经理大专以上文化程度，具有较丰富的管理工作经验，综合素质高，有一定的文字与口头表达能力，组织协调能力强。2、大厦管理处经理大专以上文化程度，具有宾馆、商务楼的管理经验，综合素质高。有较强的组织、协调能力和解决各类问题的能力，善于处理与业户间的关系。3、小区管理处主任中专以上文化程度，具有管理工作经验。对住宅物业管理有一定的了解和认识。综合素质高，组织协调能力强。管理处各岗位任职（招聘）要求1、工程部主管：大专以上文化程度，30～55岁，具备工程管理的工作经验，组织协调能力强，综合素质高，持有相关专业操作上岗证和中级以上的专业等级证书。2、安保部主管：大专以上文化程度，25～40岁，具有3年以上公安、保卫管理工作经历，有独当一面的领导和组织能力，熟悉相关的法律知识。3、事务部主管：大专以上文化程度，25～40岁,相貌端正，口齿清淅，具有较强的公关协调能力，有三年以上的服务业管理经验，外语水平达A级。4、工程部领班：中技以上文化程度，25～40岁，有三年以上工程管理经历，具备相关专业操作上岗证和中级以上的专业等级证书。动手能力强，有敬业精神。5、安保部领班：高中以上文化程度，25～45岁，具有三年公安、保卫工作经历，品德优良，综合素质好，有一定的组织能力和判断能力。6、清洁部领班：高中以上文化程度，25～40岁，从事保洁工作五年，有二年保洁管理工作的经验。熟悉保洁用品、用具，具有一定专业技能。7、物业接待员：大专以上文化程度，20～30岁，从事服务业一年或专业学校毕业，体键貌端，有一定的公关能力，会办公自动化操作，外语水平A级。8、工程维修人员：中技以上文化程度，25～55岁，具备相关操作上岗证和中级以上专业证书。动手能力强，有敬业精神。9、安保员：高中以上文化程度，20～45岁，复员军人或担任过安保工作的人员，品德良好，无不良习惯，身体健康，责任性强。10、保洁员：初中以上文化程度，35～50岁，身体健康，反映灵敏，无不良习惯，有吃苦耐劳精神。办公室主任（副主任）职责1、负责审核由各部门起草的对外文函，做到文理通顺，符合要求；负责安排公司各类文稿的草拟，审核工作；3、安排总经理室办公会和行政例会，做好会议记录，撰写好决议和纪要；4、协助领导检查各项工作的贯彻落实情况，及时了解和反馈信息；做好对外宣传联络和信访接待工作，5、熟悉公司的各项规章制度，配合各部门实施本企业的规章制度和处罚条例；6、熟悉和了解有关劳动力管理等方面的法律和法规，并以此为依据，不断修改完善本企业的劳动人事制度；处理好有关劳动人事的争议工作；7、根据公司业务需要和各部门人事变化状况，做好各类人员的招工、退工以及岗位设置调整等项工作；8、负责新进员工的面试、外调、体检、录用及培训工作；9、负责公司的人事管理、劳动报酬、劳保福利等各项工作；10、做好员工劳动合同的续签和岗位聘用、考核工作；11、加强与各部门的联系和沟通，协调各部门工作运作；12、负责公司各类专业技术人员职务资格考试的申报；13、负责公司礼品和印刷品统一印制的管理工作；14、负责公司车辆的管理、调度和使用；办公室培训主管职责组织有关人员做好公文函件收发、打印，以及文书档案的管理和公司印章、介绍信的使用。1、负责撰写公司综合性业务报告，总结、计划等公文函件，2、负责公司各部室公文、资料的修改、校对；3、负责制定公司的年度培训计划；4、负责编制适合本公司员工的培训教材；5、统筹各类员工的培训工作：A联系安排公司员工的外出培训工作；B组织各类人员、各层次具有一定规模的专项培训和考核；C组织新接小区集中招聘员工的岗前培训和考核工作；D负责对各部室、管理处的日常培训工作进行监督检查；6、做好公司层面各类培训，考核材料的归档工作；7、完成办公室主任交办的其他任务；办事员职责1、负责公司各类执照、证件等的年鉴、更换、变更和保管工作；2、做好公司各类会务的准备工作；3、做好公司、办公室的相关报表及统计工作；4、公司电脑网络的管理、开发、维护及相关知识的培训。5、保证各管理处物业管理系统数据的及时上传。6、为保证其物业管理系统的正常运转，负责对该系统进行维护和联络有关部门进行维修。7、熟悉公司的电脑、打字机、复印机等各类器材的性能，做好清洁保养工作，发现问题，及时安排维修；8、行政文件的收集、发放、传阅、呈批、催办、保存、注销、及文件档案资料的立卷归档工作；9、负责公司各类合同、协议、文件、资料等的收集，分门别类编号、整理、归档；10、指导各部、室、管理处的文件资料的管理，并一年2次对各管理处进行档案管理的检查11、公司各类书籍的购置、分类、保管、借阅、管理工作；12、负责公司内部公文函件、资料等的打印工作。讲究文印质量，按部门申请打印日期的先后，分别轻重缓急，优质、高效地完成任务；13、严格执行安全保密制度，妥善保管打印的原稿，并按规定移交校对；14、做好公司的报刊、书籍、资料的征订借阅等管理工作；15、负责公司办公用品和各类物料的采购；16、负责办公用品、生活用品、劳防用品、更衣箱的登记、保管、发放；17、负责每月劳务工工资的测算和发放；18、完成办公室主任交办的其它任务。2、人事招聘操作规程1、公司各部室、管理处的管理人员定编由公司办公室制定，分管经理审批；2、各部门因临时需增加人员，由部门负责人依据人事定编及实际情况将用工计划填入《部门用工申请表》后报办公室。3、每年年初用人部门根据人事定编及部门现状填写《岗位人员配备申报表》报公司办公室；4、办公室根据收集的人员缺编情况制定招聘计划，内容包括：招聘目的、方法、要求等，报总经理室审批，经总经理室批准后，方可开始招聘工作；公司急需的特殊人才，经总经理室特批后，可个别招聘；5、办公室会同用工部门按具体需求岗位的要求，向社会发出招聘启事；6、应聘人员登记报名后，办公室按照择优录取的原则先行初选。7、初选入选人员由办公室安排来公司面试，第一次面试由办公室会同用工部门经理一起进行，并填写《员工登记表－招工面试评分表》；第二次面试由总经理室根据《招工面试评分表》会同办公室、用工部门一起进行；8、面试后，经总经理室批准录取的人员，由办公室进行下列工作：－对面试合格者介绍本公司具体情况、工作要求、用工制度、工资待遇等；－面试合格者到指定医院进行例行体检；－对面试合格者进行外调；9、面试合格者经体检、外调通过后，由办公室填写《新进职工呈报表》，报总经理室审批；10、由于特殊情况不能在录用前进行外调，须经总经理批准同意，方可录用。体检必须在公司指定的医院进行。11、《新进职工呈报表》经总经理室审批同意后，由办公室向入选者发出正式录取通知书；12、入选者接《员工录用通知单》来公司报到后，按公司规定办理有关手续，至此，招聘工作全部结束。13、已录用人员资料，存入员工人事档案；14、待考虑人员资料保存期限为一年；15、不合要求人员资料保存期限为一月；16、记录《部门用工申请表》、《岗位人员配备申报表》《员工登记表－招工面试评分表》《新进职工呈报表》、《员工录用通知单》3、员工劳动管理操作规程1、个人资料(1)、入职本公司各员工，必须认真填写《职工登记表》，所报资料必须正确属实。(2)、员工个人资料如有更改（如通讯地址、电话号码、婚姻状况、学历程度、职称资格等），应及时通知办公室。2、用工制度(1)、公司实行全员劳动合同制，全体员工按公司劳动合同制及配套管理制度的有关规定与企业法人代表或委托代理人签订劳动合同。(2)、合同期限不超过物业管理委托合同的期限。(3)、公司实行岗位聘用制，上岗聘约期限一般为一年。对不符合上岗要求的员工根据有关规定实施培训、转岗或辞退等形式处理。3、工作时间与超时工作员工每周工作四十小时，每天八小时，公司将根据不同岗位需要作出适当安排，因工作需要、公司要求员工超时工作，超时工作（包括法定节假日）由公司安排补休或发给加班工资。4、工资计发方式：员工工资每月定期发放。聘用工工资按照上月实际出勤天数发放。5、晋级与任免根据企业发展的需要及员工的工作实绩，技术能力、工作责任性，所有员工均有被提升、晋级的机会。但需通过竞聘上岗的程序，调职和任免按有关规定执行。6、辞职与离职(1)、员工要求辞职，应提前一个月提出书面申请，经批准后办理手续方可调离公司。若未能提前一个月提出申请，则向公司交付本人一个月工资后方可办理手续离职。(2)、员工在合同期内提出调动工作，除支付规定数额违约金外，还要按照公司劳动合同制相配套的有关制度赔偿教育培训费等。(3)、员工离职时，均应解除劳动合同，按有关规定办理手续。7、个人责任(1)、除公事外，任何员工均不得使用公司名义作任何用途。滥用公司名义可被视作欺诈行为，为个人利益而滥用权力者将会受到纪律处分。(2)、员工在受聘期及以后任何时间，未得公司书面许可，均不得向外透露公司有关人事、财政、业务状况等资料；未经部门主管同意，员工不得私自将文件复印、保存或携离公司办公地点。(3)、所有员工不得以直接、间接或任何形式承包公司的工程。(4)、所有员工在任何时候，均不得收受与本公司有业务来往人士的礼品和小费、礼金。在某种情况下，无法婉拒的礼品收受后应即交办公室登记。至于以纪念品形式派赠的小礼物，则不受此限。8、员工假期和福利(1)、休息日员工每周工作五天，可享受每周二天休息。具体休息日由部门根据工作需要统一安排。(2)、国定假日员工每年可享受十天的全薪法定假日：元旦（公历一月一日）一天春节（农历初一、初二、初三）三天国际劳动节（公历五月一日、二日、三日）三天国庆节（公历十月一日、二日、三日）三天法律、法规规定的其他休假日如国定假日适逢员工工作日，公司可给予调休或支付加班工资。(3)、加班程序部门、管理处员工确因工作需要加班的，部门负责人应提前填写加班申请单报公司办公室，写明加班原因、加班时间、加班地点，经总经理室审批同意后，方可执行。无特殊情况，一般不作加班处理，部门自行解决。(4)、假期员工申请公休假、事假、病假，必须到本部门办理请假、销假手续；事假：公司员工有事需要请假，必须事先填好事假单，办完准假手续后方可休假（特殊情况一般也应事先联系，事后一上班即补办手续），如有特殊原因超假，须经原批准人同意，并补办手续，方可续假。批准权限：各部室负责人请事假需经公司主管领导审批，其他人员请事假三天（含三天）以内的，应经部室负责人审批，三天以上的，需经公司主管领导审批。公休假：公司员工使用公休假的，需事先递交公休单，各部室负责人需经公司主管领导审批，其他人员需经公司部门主管领导审批，公休假必须连续一次使用。特殊情况需经主管领导审批并报办公室备案。病假：因病（包括非因公负伤）需请假治疗，应到本部门办理请假手续；如遇急诊，应于当天电话通知所在的部室负责人；公司员工到医院就医，可申请就诊假，就诊假需经部室负责人批准同意；员工每月可外出就诊二次，不超过2个半天。超过2个半天视作病假处理。凡伪造、涂改病假证明，窃取病假者，经查实后除责令写出书面检查外，休息期作旷工处理。凡因殴斗、打人致伤，伤者停工期不得作病假，并按公司有关规定进行处理；工伤假：本公司员工在工作过程中遭受非本人所能抗拒的意外负伤或从事本年公司公益劳动而造成的负伤按下列规定办理：各部室应于24小时内，先口头报公司办公室，并及时分析事故原因，提出防范措施。办公室接到部门的口头汇报后，在24小时内向当地的劳动部门进行通报并按当地劳动部门的有关规定进行善后处理；探亲假、婚丧假、产假、哺乳假、计划生育公假等均按国家有关规定执行，但必须在事先办完请假手续，方可享受假期。(5)、扣计方法：病事假工资按公司劳动有关规定计扣，其中病假工资不得低于当年全市最底平均工资；(6)、医疗福利员工的医疗费用按上海市城镇职工基本医疗保险办法实施员工家属医疗费用按国家有关规定办理(7)、计划生育按国家规定办理独生子女手续者，均可享受国家规定的计划生育津贴。9、退休、离休凡符合国家规定的退休、离休的员工，均按国家有关规定享受退休养老金等待遇。10、其他员工因工负伤等，均按企业劳动合同和国家有关规定、待遇办理。11、记录《加班申请单》《公休单》《事假单》4、员工行为规则仪容仪表上岗时统一着工作服、佩戴工号牌。工作服要整洁，领带结正，钮扣扣齐，不得敞开外衣，不得将衣袖、裤管卷起；上班统一穿黑色皮鞋，要保持清洁。制服衣袋不装过大过厚物品，袋内物品不外露。工作服只限工作场所穿着，根据公司要求统一更换。非当班时间，除因公或经批准外，不穿工作服外出。头发应保持整洁，不染彩色发；男士不留长发和胡须。不留长指甲、不涂有色指甲油；女士应淡妆打扮，不浓装艳抹；上班时不得佩戴耳环、手镯等饰物。每天上班前注意整理自己的仪表，做到制服平整，精神饱满。举止要求（1）站立要挺拔、精神，坐姿要端正；（2）说话用语要文明、礼貌；（3）工作时要做到“三轻”：即操作轻、走路轻、说话轻；（4）接待业户应面带微笑，热情主动；（5）为业户服务要耐心、认真、细致；（6）虚心接受业户的建议和批评；（7）电话铃响不超过三声应听接；接听电话时用语要文明、礼貌，应清晰报道：“您好，××部门”；通话时要尽量压低音量、以免影响他人工作。（8）在公共场所与他人同行时，不允许勾肩搭背、不允许嘻笑打闹。三、工作纪律上班不迟到，不早退，不无故缺席；严格遵守公司的考勤制度，进出有登记，请假有手续；工作时间不脱岗、不串岗，不在岗位上打瞌睡，不做私事；认真履行岗位职责，严格遵守操作规程；不讲有损于公司形象的话，不做有损于公司利益的事；进入各办公室须敲门通报，得到允许后方可进入；不得随意翻动他人桌上的文件、物品；办公桌面摆放整齐，衣物等不能挂在座椅背上。办公场所不能吸烟。四、爱护公物（1）公司所有公物均应仔细爱护，若有损坏将视具体情况由责任者赔偿；（2）注意节约纸张、文具、工具等用品，切勿发生浪费。（3）爱护绿化，注意维护公共设施的完好；5、员工培训考核管理操作规程一、培训管理的基本原则1、先培训、后上岗，培训合格方能上岗；2、理论培训和实际操作培训相结合，培训和岗位需要及公司的整体工作要求相吻合；3、培训要制度化、规范化，从而确保培训的质量；二、培训计划的制定、审批与实施监控1、每年1月20日之前，办公室编制年度公司培训计划交总经理室审批。年度培训计划应符合下列要求：有明确的培训目标和培训内容；有具体的实施时间；有培训方式的说明；有培训考核的要求；员工培训后的考核每次培训结束后，办公室应组织对参加培训员工的考试，以验证培训的效果；考核可采用书面考试和实际操作考核两种方式；培训成绩与年度考评、岗位聘用挂钩。培训的类别上岗培训凡公司新进员工必须接受不少于16课时的上岗培训，培训后进行考试，考核成绩合格者方能上岗。培训的内容有：(1)企业概况介绍、员工行为规则、纪律教育(2课时)(2)安全教育(2课时)(3)岗位职责、操作流程(4课时)(4)服务观念、礼貌礼仪(4课时)(5)岗位知识、技能及案例分析(4课时)在岗培训员工在岗期间，每人每年均应接受不少于40课时的岗位培训培训内容有：(1)安全消防知识（2课时）(2)服务观念教育（2课时）(3)岗位知识、技能及案例分析（36课时）转岗培训员工转岗前应接受不少于8课时的新岗位的岗位知识技能培训，员工升职前应接受公司专项培训。培训内容有：(1)新岗位安全知识（2课时）(2)新岗位的岗位职责，操作流程（2课时）(3)新岗位知识、技能、案例分析（4课时）(4)升职专项培训还应有管理基础知识、电脑操作基本知识等。5、培训方式方法员工培训可根据培训内容、培训人数采取不同的培训方法。(1)公司集中培训凡新接小区员工培训、集中招聘的员工培训、主管以上管理人员的培训均由公司办公室统一集中进行。(2)各管理处自行培训个别招聘的新进员工的岗前培训、员工的转岗培训、在岗培训等由各管理处自行组织进行，公司负责督导，检查培训质量和培训效果。(3)外送培训特殊工种培训、技术等级培训、学历培训及其他业务进修等采取外送培训的方法。凡外送培训的，均要经所在部门负责人同意，填写《员工外出培训申请表》，报公司办公室审核后，经总经理审批后方可进行。所需培训费用一律先由本人支付，经考核合格后，由公司报销。凡未经审批同意，自行外出培训的，一切培训费用均由个人自理。(4)培训可采取课堂教学、实操训练、案例讨论、结对帮教等各种形式，各部室、各管理处应通过岗位练兵的形式，加强员工的在岗培训，使培训更贴近实际并常抓不懈。(5)工程部应做好特殊工种培训管理工作。三、记录《员工培训情况记录表》《员工培训登记表》《员工外出培训审批表》《岗位练兵情况检查表》《培训记录表》《员工培训成绩单》《岗位练兵成绩汇总表》6、员工奖惩操作规程一、奖励1、奖励形式：口头或通报表扬、一次性的奖励奖金或晋级；2、奖励条件员工表现符合下列条件之一者，公司将酌情给予奖励：－在经营管理、服务质量、技术改造、增收节支等方面，积极提出合理化建议，并在实施后有明显的成效；－为公司节约资金和能源；－发现事故苗子或隐患，及时采取措施，防止重大人身伤亡、设备、设施事故发生；－及时妥善处理突发性，影响大的事件，使企业形象免受损害；－为保护国家、人民及用户生命财产，能见义勇为，在维护正常的生产（工作）秩序或社会治安中成绩明显；－在改进管理处或小区经营管理，提高经济效益和创建文明单位建设中成绩显著；－为企业做出其它贡献。3、奖励程序凡符合奖励条件者，由所在部门负责人将书面报告和《奖惩建议申请书》呈报公司办公室，经公司考评小组讨论通过后执行。二、处罚1、处罚形式警告、记过、记大过、降级(薪)、解除合同；2、处罚标准警告一次扣1天的50％工资，记过一次扣3天的50％工资，记大过1次扣当月50％工资。一年内警告处分2次者，给予计过处分；一年累计记过2次者，加记大过1次；一年累计记大过2次者给予解除合同处理。有下列行为者给予警告处分－上班时间处理私人事务；－未经部门负责人同意，私自调班、调休；－在办公区域或公共场所发泄个人不满情绪，造成不良影响；－其他不认真工作、不文明、不道德行为，需给予警告处分；有下列行为之一者，给予记过处分：－一年内给予警告处分2次；－违反操作规程，但尚未造成公司利益损失；－工作时间睡觉；（保安加重处罚）－辱骂同事或管理人员，情节严重；－旷工1天；－为住户服务时，违反操作规程，造成住户投诉，但尚未造成不良影响；有以下行为之一者，给予记大过处分：－一年内给予记过2次；－工作严重失职，造成不良影响；－违反标准作业规程，造成公司利益受损；－服务态度差，遭到客户合理投诉，造成一定影响；－其他损害公司利益的行为，需给予记大过处分。有以下条件之一者，给予降职、降薪处分：－管理不善者；－多次重复违反公司标准作业规程，但未造成严重后果；－一年内记大过1次，记小过1次者；－其他须给予降级、降薪；有以下行为之一者，给予解除劳动合同一年内记大过1次，记过2次；－一年内无故旷工2天(含2天)；－2次年度绩效考评分数不合格者；－其他需给予劝退处分。解除人员如果在试用期的，公司无须提前即可通知员工办理正常离职手续。解除人员属公司正式员工，一般情况下需提前一个月通知员工或以一个月工资作为补偿后即刻辞退员工（劳动合同特殊约定的按《合同管理标准作业规程》办理）：有以下行为之一者，给予辞退－赌博、吸毒、盗窃或参与其他违法活动，被依法追究刑事责任；－一年内给予记大过处分2次；－在公司无理取闹且先动手打人；－造谣惑众，挑拨是非或以强暴手段唆使他人怠工或罢工，情节严重；－利用职务之便，收取他人贿赂为自己牟取私利；－擅用公司名义在外招摇撞骗有损公司利益、声誉；－故意损坏公司设备设施、工具、办公用具及重要文件；－遇非常事变，借故逃避义务，致使公司财务蒙受损失；－疏于职守，给公司造成较大损失；－服务态度恶劣，损害住户或客户利益，影响公司声誉；－窃取公司机密、技术资料或财务，造成公司损失；－其他严重违反公司规定，须给予辞退。辞退员工无须提前通知，不给予工资以外的任何经济补偿，给公司造成损失的，公司保留追究其有关责任的权利：三、奖惩程序部门依据奖罚条件填写《员工违纪罚款单》(大过以上)《员工奖励申请书》交办公室审核；办公室依据《员工违纪罚款单》《员工奖励申请书》，审核内容是否真实、清楚、完整，奖罚标准是否恰当；办公室将审核好的《员工违纪罚款单》《员工奖励申请书》交总室审批。部门意见真实、奖罚恰当的按正常手续办理；经核查，用人部门意见不真实或奖罚标准欠妥当的，经与部门沟通后，由部门重新填写《员工违纪罚款单》《员工奖励申请书》。部门坚持己见的，人事部门须将调查情况附于《员工违纪罚款单》《员工奖励申请书》后一齐报总经理审批。四、记录《员工违纪罚款单》《员工奖励申请书》7、合同管理操作规程合同管理部门及其职责1、承办部门是指负责对外签订各类合同的部门，其主要职责是：1）负责合同的洽谈、起草、流转、报审、变更和终止的具体事务工作。2）填写《对外签订合同审批单》，按会签流程，送协办部门审核、公司法律顾问审签、总经理室审批后的意见，负责合同修改。修改后将正式合同和修改意见一并交办公室核对.对续签、更改的协议、合同，负责与原件核对。若无更改，且在《对外签订合同审批单》中写清楚与原件相同，无任何变化；若有更改，请在原件更改处保留原话，将要更改的内容用红线划出，以便对照。负责将合同的复印件转发给协办部门和财务部门，将《对外签订合同审批单》和合同正件交办公室存档。按合同执行部门提出的意见,及时解决合同履行中发生的问题。参与合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼。2、执行部门是指履行合同的部门，其主要职责是：1）负责跟踪、反馈合同执行情况，建立合同执行台账；2）及时向合同的承办部门报告合同履行中发生的问题，提出解决问题的建议。3）在合同执行完毕后一个月内，应提交合同执行报告予承办部门及财务部，并将与合同相关的资料移交办公室。3、协办部门是协助履行合同的部门，其主要职责是：1）根据本部门的职责，提出对合同的可行性及相关专业的要求。2）在执行过程中，协助执行部门履行合同。4、办公室对公司合同管理起服务作用，其主要职责是：1）按承办部门填写的会签单，进行统一编号。2）负责核对修改后的文本。3）负责合同及相关资料的收集、保管、整理、归档并建立相应的查、借阅制度。4）在法定代表人或持有法定代表人授权委托书的代理人签署合同后，负责加盖公司印章。5、财务部对合同管理起核签和监管作用，其主要职责是：1）负责公司所有对外经济合同的核签，包括审核合同的标的、付款方法和方式、制约条款及财务条款的合法性、合理性。2）参与公司董事长或总经理指定的经济合同谈判和起草。3）对合同的财务收支、违约制裁等主要经济条款进行全过程监管。合同的审批1、公司对外业务，都必须签订书面合同。合同文本做到：结构规范、条款齐全、标的清楚、权责明晰、内容具体、用词准确。经济类合同在签订前，承办部门应了解合同对方的主体资格和履约能力，并要求合同对方提供有关资信证明材料，或及时委托有关中介机构进行资信调查，办理合同见证、公证。承办部门起草的合同文本以及填写的会签单，经办公室编号后按会签流程，送各有关部门、公司法律顾问审签。承办部门按会签要求修改后的合同文本送至办公室核对后，报副总经理审核，总经理审批同意签章或授权委托签章。合同的签订各类合同必须由双方单位的法人代表或其授权代表签署，并提供相应的法人代表证明或授权委托书。承办部门对对方提供的法人代表证明或授权委托书应核实：1)该法人代表与企业营业执照上所载明的法人代表是否相符；2)该法人代表证明书所规定的有效期是否足以使其签署与本合同有关的一切法律文件；3)该法人代表授权委托书是否规范、有效；4)有关的一切法律文件是否加盖公司印章。合同的执行执行部门应严格按照合同履行的规则，行使合同中的权利，承担合同规定的义务；新接物业委托管理合同，在执行完毕后的三个月内，应提交执行报告，并将与委托管理合同相关的资料移交办公室。在合同履行过程中若须变更（或补充）、或终止合同（执行部门的反馈意见需在执行期限内），仍由承办部门负责具体事务，并按二、三规定执行。在合同履行过程中，财务部若发现经济条款执行有问题，应及时向公司总经理报告，并提出解决问题的措施经批准后，由承办部门处理。合同纠纷的解决合同发生纠纷时，执行部门应及时向承办部门反映。合同纠纷通过协商解决的，协商结果应形成书面协议；协商不成的，在公司法律顾问协助下，直接向人民法院起诉或向仲裁机关申请仲裁。合同纠纷向人民法院起诉或向仲裁机关申请仲裁的，有关法律文书由承办部门起草后，交公司法律顾问审查后,由公司总经理审批.合同的归档合同签订后，合同承办部门应将合同正本交由办公室归档保管，复印件交执行部门。财务部、协办部门及本部门备用。合同承办部门在合同签订、履行、变更、终止过程中形成的法人代表证明书、备忘录、双方信函、授权书、传真等文件资料也应随合同一并归档。办公室对已经生效的合同编号登记，建立档案。凡与合同有关的文件资料也应随卷归档保管，并在每年第一季度末，会同财务部统计合同的履约率。七、合同洽谈权限1、为加强公司各部门合同洽谈管理的职能，公司对外的各种合同按部室、职能分类起草洽谈，其主要合同条款，如价格、收付款方式和合同的履行时间等，必须事前经总经理同意。正式签署合同必须有总经理签名同意，或由总经理事先签署授权委托书委托签章。2、经济合同的洽谈须两人以上，每次应有书面记录。八、合同编号公司各类合同经总经理室审批后，由办公室负责编号、盖章存档。为便于管理和查阅，合同分类及编号为：(××)－(××)－(×××)年限部门连续编号九、记录：《对外签定合同审批表》8、档案管理操作规程一、档案的编号1、公司、管理处编号公司编号为：SW管理处编号为：GLCH－**2、部门编号办公室编号为：BG财务部编号为：CW市场部编号为：SC管理部编号为：GL管理处编号为：GLCH3、年份编号引用年份序号－2001、2002、2003……。4、档案的分类按物业管理公司的组织机构划分，全宗可分为以下几类：党群、行政、人事类；财务类、工程类、公共事务类、经营开发类。二、文件收发1、公司办公室负责收文并按来文单位分类登记、编号，送公司经理批阅。公司办公室应及时将批阅过的文件送有关部门阅办，阅办后及时主动地退给办公室，严禁个人、部门之间自行横传。3、文件传阅后及时分类归档，定期清理，来文满一年及时归档。有关部门呈上级部门的请示、报告以及外送的文件报表、合同等，由主办部门拟稿（限用钢笔或毛笔），部门主管签章，公司总经理审批，然后由公司办公室办理打印编号、登记、发送。各部门对外的各种材料必须送一份办公室备案。有关去外地参观、学习、开会、采购等带回的文件材料，需交公司办公室登记，不得自行保管。三、公司档案借阅1、凡须借阅档案者，应说明理由、要求、内容等。办理借阅登记后方可查阅。2、借阅的档案不准携出公司或转借他人，用后及时归还。如继续借阅则另办续借手续。借用档案者负责安全保密，不得遗失污损。凡须将档案借出者，必须由该部门负责人说明理由补写借条，限于一星期之内归还；如超过一星期，必须经公司主管领导同意。外单位借阅档案一律凭证明或单位介绍信，经公司主管领导批准后，由办公室办理借阅手续。（只可公司内阅，不得外借）。5、如因工作需要，确需复制档案，必须经公司主管领导同意。四、安全保密1、档案的密级分为绝密、机密和秘密三级。2、根据档案材料内容和保密程度，采取不同的措施，分类加强管理。3、兼职保管员必须严格保证和维护档案的安全，发现档案被破坏、盗窃或遭受各种灾害时，档案管理人员应尽最大努力予以抢救，并立即向公司领导上报，采取紧急措施。五、记录《上海申能物业管理有限公司收文登记表》《上海申能物业管理有限公司发文登记表》《档案上交登记表》

上海申能物业管理有限公司档案归档范围类目基本范围党群类1、上级有关党群工作的重要指示2、本公司党群工作专业会议记录3、先进个人、集体评比材料4、重要来信来访材料5、其他有保存价值的材料6、支部工作内容行政管理类1、上级有关行政事务工作的重要文件2、本公司主要职能活动的工作小结3、公司办公会议、专业会议记录4、公司内部机构设置、合并、撤、体制变动、更改名称的决定、通知5、启用、回收印章的通知及印模登记6、上级领导对公司视察、检查形成的题词、讲话声像等材料7、公司大事记8、公司员工出国考察、批件、请示、审批表、考察小结9、接待外宾活动安排、记录等材料10、公司有关法律事务方面的材料11、本公司颁发的（包括与其他公司联合颁发的）决议、制度、规定、通知等12、登有本公司消息的报刊、杂志和上级刊物13、有关本公司的情况汇报及上级批复14、干部任免、招聘、调配、职称评定材料15、干部离休、退休的报告、批复、审批表16、工人招聘、录用、调配、职评定材料17、员工辞退职、奖惩材料18、各类专科学校毕业生、复退军人分配通知及介绍信存根19、公司工资调整、改革方案、计划总结及更名20、重大工伤事故的调查、处理材料21、劳动争议调解材料22、其他有保存价值的材料经营开发类1、上级有关经营决策、2、公司发展规划、公司改革等重大经营决策材料3、公司法人营业执照、申照、换照注册全套材料4、公司更名、联营、兼并、办三产全套材料5、公司计财统计年报6、综合性统计报表及经济活动分析材料7、有关计财工作汇报、上级批示8、公司各种专项审计材料工程类1、大厦各类设施验收档案和交接手续2、消防验收报告3、防范工程竣工验收表4、共用天线及图像监控系统、公共广播系统验收报告5、水箱水质检验报告书（每年一次）6、电梯年检材料（每年一次）7、配电耐压仪器检验材料（每二年一次）8、主要设备运行情况记录－(原始记录保存二年)9、设备维修、调换另配件的记录－(原始记录保存二年)10、日保、一、二级八大系统的保养记录－(原始记录保存一年)11、外发保养、改造合同及验收报告12、二次装潢记录13、各类设备的台帐会计类1、凭证2、帐簿3、报表4、工资5、其他物业管理类1、各管理处的管理日志(每年年底装订成册、编号后妥善保管。)2、各管理处对外和对业户发放的各类通知及公布的物业管理费报表(每年年底装订成册、编号后妥善保管。)3、客史资料。4、投诉资料、包括处理经过记录(每年年底装订成册、编号后上交办公室)5、回访类保安类1、突发事件的发生及处理结果2、消防器材的管理情况汇总

小区档案的建立一、档案的建立执行以下流程：收集－－整理－－分类－－编号－－登记－－输入电脑－－入柜－－利用－－检查二、明确建档内容，实行系统收集、集中管理。1、设施、设备档案：建筑工程资料图纸，公用设施资料、图纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资料、图纸。2、业户档案：业主登记表，购（租）房合同，入伙通知书、证件、业主公约、装修申请表、退租等资料；3、管理档案：文秘档案(上级、外来文)、人事档案(员工登记表、身份证复印件、劳动手册－必须印有协保两字、下岗证明)、财务档案和小区荣誉档案。管理处管理日志；对外或业户发放的各类通知及公布的物业管理费；投诉资料等。4、其它档案。三、建档要求：制度化、标准化、电脑化。各管理处档案收集、上交内容发展商提供的资料1产权资料项目批准文件、用地批准文件、建筑执照、拆迁安置资料产权证、小区各类设施验收档案和交接手续等。2技术资料规划图、竣工图、总平面图、绿化规划图、消防、附属工程及地下管网竣工图、验收图绿化规划图、电梯使用证、电梯运行许可证、地质勘测报告、工程合同、开、竣工报告工程概预决算、图纸会审记录、工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）隐蔽工程验收鉴证、沉降观察记录、竣工验收证明书、建材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书、水电、卫生间、电梯等设备的检验合格证书、供水的试压报告砂浆、混凝土试块试压报告、绿化工程竣工图及相关资料、消防验收报告及防范工程竣工验收表电梯运行许可证、使用证、其他技术资料(设备清单、安装调试记录、使用注意事项、证明、质保书和保养书)二、管理处建立的资料1物业资料物业分户产权清册、住宅区分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料、综合治理责任书2住户资料入住通知书、装修管理资料、住户手册、家庭人员档案、住户情况登记表3日常管理资料保洁管理资料日常巡查记录、绿化养护记录－年终汇总成表格上交公司(包括绿化品种、养护情况登记)保安管理资料日常巡检记录、交接班记录、值班记录、物资搬运记录、紧急事件处理－随时汇总上交公司车辆管理、夜间查岗记录、闭路监控系统录像带出租房屋资料－年终汇总成表格上交公司出租屋租赁许可证、承租人资料－年终汇总成表格上交公司车辆管理档案车辆详细资料、车辆使用协议装修管理档案装修申请表（附图纸）、装修工程队安全责任书、临时施工人员登记表、施工单位营业执照工程返修档案工程返修申请表维修服务档案维修服务登记表、家庭服务协议书、维修服务回访记录收费管理档案－年终汇总成表格上交公司收费明细表及汇总表－年终装订成册、编号后上交公司、每季度管理费收支公布单－年终装订成册、编号后上交公司委托银行代收款协议书向业户公布物业管理费－年终装订成册、编号后上交公司设备管理档案各类公用设施保养维修记录－年终装订成册、编号后上交公司各项机电设备保养维修及运行记录－年终装订成册、编号后上交公司设备分承保方维修及运行记录、设备检查记录、电梯年检报告、水箱清洗记录、水质验收报告二次供水记录、消防验收报告、设备设施维修保养的外发包合同、协议－随时上交公司社区文化档案各项活动计划及实施记录－年终汇总成表格上交公司图片及录象、新闻媒体报道剪集－随时上交公司、住户反馈意见及各项建议住户意见调查、统计记录－年终装订成册、编号后上交公司。服务质量回访记录－年终装订成册、编号后上交公司。住户投诉及处理结果－年终装订成册、编号后上交公司。员工管理档案－公司负责员工个人详细资料、员工业绩考核记录－年终装订成册、编号后上交公司；员工内务管理检查记录培训档案各项培训计划及实施记录－年终装订成册、编号后上交公司。培训结果考核及跟查记录－年终装订成册、编号后上交公司。行政文件政府部门文件。物业公司对外或业户发放有关通知及公告－年终装订成册、编号后上交公司。管理处内部通知、管理处获得的荣誉－随时上交公司、小区创优达标工作计划。业主委员会文件筹备期间文件：申报资料、证书、批复、通知、选票、选举结果、历次会议纪要等－年终装订成册、编号后上交公司。其他(各类收费标准等)－随时上交公司9、公司各部门代码使用规定在文件、资料管理上采用特定含义的拼音字母代替部门、工种的名称，在表格的记录和文件资料的使用管理方面，其有简洁、直观、统一方便的特点，现对各部门和工种的代码使用作如下规定：从公司总经理到管理层机构，分别用拼音字母作代码，依序排列如下：总经理室：ZJL办公室BG财务部CW市场部SC管理部GL申能国际大厦管理处GLCH–DS和平花苑管理处GLCH-HP颐宁苑管理处GLCH-YNY君临天下管理处GLCH-JL武泰公寓管理处GLCH-WT申欣小区管理处GLCH-SX家化绿苑管理处GLCH-JH联谊西康管理处GLCH-LY物业-WY保安－BA工程－GCH代码的使用必须严肃、规范，书写字母用大写体，公司行文和一般资料不得借用代码。本规定经颁布后统一使用，各部门和管理层不得擅自更改或使用其它代码。四、保密工作内容本公司的人事档案，干部考察材料等；与公司有关的调查案件、检举揭发材料等；公司党支部和总经理室办公会议记录；财务部会计凭证、会计报表、统计报表等；本公司质量体系有关文件资料。ISO9000质量认证体系文件及有关标准、法规、应按规定存放，不得擅自带离外出；对外不讨论本公司ISO9000工作情况，不得出示个人草稿，作废稿和文件及时销毁；定稿文件未经总经理或管理者代表批准，不得复印和对外借阅；10、印章管理操作规程1、印章刻制部门/管理处经理提出印章刻制申请，并提供印章图案及要求；办公室审核印章内容报总室批准后，安排刻制；办公室将印章登记在《印章领用登记簿》内，并将印章交给相关部门保管。2、公司及管理处行政印章的用印公司部门填写《用章申请单》并附盖章文件原件交总室批准；管理处因重大问题需对外用章时，管理处应填写《用章申请单》并附文件原件交总室批准；办公室根据《用章申请单》，核对文件数加盖公司公章；办公室盖章并留存原件一份。3、公司及管理处合同印章的用印各部门使用公司合同印章，由职能部门到办公室填写《对外签订合同审批表》，特殊文本必须传递公司法律顾问审核，经审核后报财务部审核、总室审批，办公室待以上手续齐全后方可加盖合同印章。4、印章的废止相关部门提出废止印章意见书；总经理审批；办公室收回废止印章，并在印鉴档案中注明作废日期。5、印章的保管公司处印章由办公室保管，财务印章由财务专职人员保管；管理处印章由管理处经理室负责保管；用印前必须履行用章手续。6、记录《用章申请单》、《公章印模登记簿》、《废止公章登记簿》11、考勤管理操作规程1、工作时间公司实行5天工作制。每天工作8小时。每日工作时间：一般情况下，各部门员工上下班时间按以下有关规定执行：部门上班时间备注公司办公室、财务部、市场部、管理部8:30-11:30,12:00-17:00周一至周五管理处接待8:30-17:00周一至周日管理处保安7:00-15:00,15:00-23:0023:00-7:00周一至周日管理处清洁7：30-21:00周一至周日管理处工程8:30-20:30,20:30-8:30周一至周日个别岗位员工工作时间可依据部门工作需要和季节变化进行调整。2、打卡、签到员工上下班(加班)出入公司必须打计时卡，不得代人、托人打卡；员工因公务在外、病事假等原因未能打卡应向部门负责人申请签卡；因员工忘记打卡的，经核实后，每月3次以内的，可以签卡，3次以上的不予签卡。3、请假制度员工请假均应办理准假手续、记考勤，无正当理由不办理准假手续的应作旷工处理；员工的病假、产假、工伤假单应及时交给部门负责人；婚假、丧假、探亲假事先必须填写假单，经本部门负责人批准并经办公室核假后，方可准假；公假必须出具法定单位的证明，经本部门负责人审批和办公室核假后，方可准假；员工请事假，必须事先填好事假单。三天以下，经部门负责人审批给予事假；三天以上，经公司主管领导审批。部门主管以上请事假须经公司主管领导审批；员工请公休假，应事先填交公休单，经本部门负责人同意方可休假；各部、室负责人须经公司主管领导批准方可休假。4、考勤汇总及统计每月26日部门考勤员将下一个月的考勤卡发放至员工手中；每月27日员工本人将上月的考勤卡交部门考勤员。部门考勤员根据考勤卡将每日出勤、迟到、早退及各类假期准确记入考勤表，并在截止之次日将部门考勤汇总表和各类假期证明单上报办公室；办公室负责对各部门的考勤进行汇总和审核，并根据考勤作工资处理。5、记录《考勤卡》《考勤记录》12、服装及胸牌管理操作规程一、人员的标识1、公司按管理人员、工程人员、保安人员(外保、内保)、清洁人员不同工种统一着装；2、全体员工(除正副总经理外)一律佩戴由公司统一制做的工号牌；二、服装发放标准总经理西装：每套/1000元。领带：每根/50元。衬衫:每件/100元。部经理、小区主任西装:每套/600～800元。领带:每根/50元。衬衫:每件/80元。主管以上(办公室、商务中心)西装：每套/600～800元。领带:每根/50元。衬衫:每件/80元。工程人员夏季服装：每套/75元～80元。冬季服装：每套/115元保安人员服装:每套/260元。衬衫:每件/40元。女裙/65元内保人员服装：每套/260元夹克：65/元夏装：套/70元保洁人员夏季服装：每套/75。冬季服装：每套115/元三、发放年限西装每2年2套西服(除工程主管外)每2年一套西服（工程部主管）工作服工程：每2年4套保安：每3年2套清洁：每3年4套四、发放形式总经理：按总经理的服装标准，发放额度，自行购买壹套；副总经理：按副总经理的服装标准,发放额度,自行购买壹套；其它各类管理人员：由公司统一制作，统一发放。由领用人凭个人领用卡到办公室办理领用手续；五、统一着装除总经理室人员以外，所有员工必须按发放的服装，在工作时间内统一着装，被换下的旧服装不能再使用。六、附:其它各类人员的服装鞋帽配备表。物业管理各部人员服装鞋帽基本配备表部门岗位配备（每人）西装西裤衬衫领带工作服帽子手套皮鞋工作鞋备注办公室2222经理222211工程主管112121空调4冬、夏2(纱)1电工鞋电工4冬、夏2(纱)1电工鞋管工4冬、夏2(纱)1电工鞋保安部经理2222主管11221物业部经理2222主管2222领班22清洁4冬、夏橡皮手套2橡胶底布鞋说明衬衫每年1件、领带每年1根、夏裤每2年1条工作服（工程清洁）每年1套保安工作服2年1套，呢大衣4年1件，门岗棉皮鞋每2年一双，皮手套2年一副七、记录《工具、劳动保护用品保管领用证》13、印刷品及铭牌的管理操作规程为维护公司对外形象，公司印刷品及铭牌须有规范的使用，并予以统一的管理。一、公司印刷品：1、印刷品系指公司的信封、信纸、便笺、文件袋、名片、广告宣传品等。2、印刷品规格、标准、式样按公司统一规定（见附件）印制。3、印刷品的制作：由部门提出申请，经公司领导审批后，交办公室统一办理。4、印刷品的领用：各部门填写领用单，按审批手续领用。二、公司铭牌：1、公司铭牌由办公室统一制作。2、各类铭牌须统一规格、统一质地、统一字体、统一色调、统一设计。14、车辆管理操作规程车辆调度1、公司车辆调度统一由办公室负责。驾驶员根据办公室安排出车。特殊情况根据总经理安排出车。（驾驶员的BP机必须处于工作状态）用车范围1、外出公务活动；2、重要公事、应急购物等；申请办法1、因工外出需到办公室填写《用车申请单》，经总经理室签字审批，办公室视轻重缓急统一调度。2、紧急处理公务用车，先电话与办公室联系，后补办手续。车辆使用规定1、驾驶员凭《用车申请单》出车，不得私自用车。2、任何部门及个人不可擅自用车，如经发现，按公司有关规定处理。3、公司职工本人如遇重大事情需用公司车辆，应先到办公室办理用车登记，经批准后再可使用。汽油等相关费用自理。4、外部门借用公司车辆，一天内由办公室批准，二天以上由办公室报总经理批准。（先保证公司内部用车）车辆维修保养1、车辆维修、保养实行定人定车，定人负责车辆年度验车，解养路费、车船税等。2、发生事故时，应及时向主管部门汇报，并积极配合有关部门处理事故。车辆保险事宜由办公室统一办理。驾驶员管理1、参加有关部门组织的安全学习。2、自觉遵守公司有关制度，对私自出车或借车的驾驶员作违纪处理。，3、应认真执行车辆保养制度，保持车辆的完好和整洁，熟悉并遵守交通法规，杜绝车辆违章和行车事故的发生。记录《用车申请单》15、办公室及更衣室管理操作规程一、公司办公室管理1、办公桌、椅、文件柜按统一要求进行放置；2、办公桌上的文件、文具盒及纸框、茶杯，须按要求摆放，保持桌面整洁；3、办公室内不准挂衣服、包袋等生活用品；4、办公椅上不准披挂衣服、挎包等物品；5、办公桌下不准放置各类鞋子等物品；6、不得将雨具放置在办公室内，必须按要求摆放到指定位置；7、部（室）内废纸篓、报架、饮水机、工具箱须定位放置，不得任意移位；8、下班须将各类电器、门、窗关闭好，文件箱、抽屉锁好，做好本部（室）的安全防范工作；9、员工进入办公室，需敲门经同意后方可进入；10、在办公室内不得大声喧哗，不得讨论与工作无关的事。二、更衣室管理1、更衣箱专人对号，不得擅自掉换或转让；2、员工更衣箱应保持清洁，箱内禁放食品、违禁物品、贵重物品；3、员工应妥善保管钥匙，不得私自加配、更换或转让钥匙。若有遗失，要及时到办公室按规定申请换锁并按规定赔偿。为了确保安全请随时锁住更衣箱，如遇失窃要及时到保卫部门报案；保持更衣室内整洁，不准将衣物晾挂在更衣室内，不准在更衣室内抽烟，不随地吐痰和乱扔污物，要由员工轮流清扫；更衣室将采取不定期的检查，如发现有人停留在更衣室内闲谈、娱乐等，则按公司有关规定予以罚款或处理；公司不定期地组织办公室、安保、及有关部门的人员对更衣室和更衣箱进行检查。记录《办公室、更衣室清洁状况检查表》16、劳防用品管理操作规程1、各部门应有专人负责认真做好劳防用品领用、发放、回收、报损等管理工作，特别集体备用的安全带、安全帽、绝缘用具等重要防护用品，必须经常检查维修，保证有效使用；2、对各种防护用品应建立与健全各种账册、个人领用卡和统计表格，及时登账登卡；对到期换发的各种劳防用品，领用人可凭个人领用卡按时到办公室领用；对由于个人原因造成防护用品遗失或无故损坏的，未到期换发需重新领用者，应按防护用品使用年限和原价计算成一定的折扣进行赔偿；4、对非个人原因造成防护用品遗失或无故损坏，而未到期需重新领用者，须经部门主管批准，凭个人领用卡可领用；5、员工应当爱护公共财物，正确使用劳防用品，不要随便放置，防止丢失；6、凡调离岗位或离开公司时，应将防护用品交清，并办理归还手续，因个人原因遗失或无故损坏，按使用年限和原价计算成一定的折扣予以赔偿。7、记录《工具、劳动保护用品保管领用证》

17、有关工作流程程序固定资产、200元以下的工具劳防用品申购、领用和保管流程部门申请办公室审核总经理室审批办公室采购办公室验收、入库财务报销管理处领用市场部领用财务部领用管理部领用注：部门申请：部门填写项目预购单（三联）申请部门一联；办公室留底一联；财务结算一联。报销：办公室凭发票、项目预购单及收料单到财务报销。办公室验收、入库：凭项目预购单、发票及送货单对购入物品一一验收并入库。部门领用：〈1〉集体领用，应有部门填写领用单（四联），并记入集体保管卡上。〈2〉个人领用，填写领用单（四联），由部门主管签字，并记入个人保管卡。（二）上海申能物业管理有限公司…………员工录用（招聘）流程录用途径人公才开市招场聘大毕中业专生外劳单务位人员部门推荐人事部门按计划审批部门用工申请表附《部门用工申请表》总经理室审批在《部门用工申请表》上签署意见人事部门面试主管部门面试在《招工面试评分表》签署意见分管经理面试总经理室面试决定对被录用人进行外调政审人事部门按总经理室决定办录用手续政审、体检合格发录用通知单通知被录用人到指定医院体检（三）上海申能物业管理有限公司………员工上岗程序上岗程序新员工入公司教育办公室报到与员工签订劳动合同转换人事关系办理工作证、名牌、员工手册、考勤卡管理处或部门负责人向新员工介绍部门成员、部门工作职责开具员工内部调配单进行岗前培训管理处或部门报到培训结束，考核合格开出上岗通知单部门负责人同员工签订上岗聘约员工凭上岗通知单领取工具领用卡，办公用品，更衣箱钥匙等（四）公司员工升（降）级审批程序部门上报材料员工升（降）级呈报表到部门听取有关人员意见人事部门审核人事部门提出审核意见总经理室审批提请总经理室审批人事部门谈话人事部门行文归入人事、文书档案上海申能物业管理有限公司ISO9001-2000版职能部门管理操作规程PAGE12718、外来培训、参观人员的接待要求公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、简朴务实的原则，不应铺张浪费。公司内部的接待工作，应务实简朴。因业务关系或外来培训的客人，经部门负责人批准，可安排客饭就餐，标准同公司员工一样。对要求来参观公司或管理处的外单位人员、新闻媒体，各部门负责人需报告办公室，经批准后，方能接待。各部室、管理处在接待外来培训或参观的客人时，不能将公司内部的规章制度、操作规程、岗位细则、员工手册、业务信息、财务资料等提供给客人。对外来员工培训，仅限于物业这一领域的内容进行（公司的各类制度、培训教材等资料不能公开），可以各类书籍作为培训材料。各部室、管理处应做好电脑内资料的保存工作，切忌被他人随意打开，保证公司资料不失密。19、外来员工的培训（实习）规定为规范我公司对外来员工（包括本市及外省市）的实习或培训工作，提高工作效率，特制定此规定。外来培训实习人员应遵守以下规定：严格遵守公司的规章制度，服从所在管理处负责人的工作安排，尽忠职守。上班时间为上午9：00至下午3：00，工作时间不擅自离岗，未经同意，下班以后不要在管理处逗留。上班时间统一佩戴临时工作证、着深色西装、白色衬衫，黑色皮鞋，男士须佩戴领带。办公场所不能吸烟。培训期间未经同意不得擅自与所在培训地的业主（住户）联系。未经管理处负责人允许，严禁进入设备房、监控中心及其他禁入重地。不要随意翻动他人办公桌上的资料、物品等。未经许可，不能随意翻印管理处的资料。以上要求由实习地负责人以适当语气口头进行转达。财务部岗位职责经理(副经理)岗位职责1、负责公司会计核算财务管理工作。2、负责编制月度、年度会计报表工作，针对有关事项按照重要性原则，对会计报表做必要的附注说明，及时上报各有关部门。3、负责实施电算化帐务处理系统的管理，实施月底、年底的结帐工作和UFO报表的编制以及二次开发的修正。4、编制总帐，保证总帐查询功能的完备和正常执行，保证会计报表的取数的完整、正确。5、及时向领导和有关部门提供成本、资金、固定资产和各项收支项目的实际发生情况，为财务决算和分析提供可靠的信息。6、负责凭证的审核,帐簿的核对工作（具体包括凭证和明细帐、明细帐和总帐、总帐和报表），发现问题应立即督促有关人员予以解决。7、责编制公司财务计划和费用预算,定期进行计划落实情况检查。8、审核各类经济合同的金额,付款方式是否合理，符合财务管理要求,做好合同执行和督促工作.9、负责年度审计和税务检查工作的接待的处理事项，发现涉税问题应及时向领导汇报并寻求解决方法。10、对各管理处帐务处理和指导工作。11、完成领导交办的其他各项工作。会计人员岗位职责按照《会计法》的规定，严格执行企业会计制度、记帐、复核、报帐、做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。按照国家统一的会计制度设置和使用会计科目。对规定的会计科目名称、编号、核算内容的对应关系，不得任意改变。对发生的每一项经济业务必须取得或填制原始凭证，并根据审核无误的原始凭证填制记帐凭证。会计人员要对伪造，涂改或经济业务不合法的凭证拒绝受理，并及时报告领导处理。按照规定，定期核对帐目、结帐、编制会计报表。并做到报表数字真实，计算准确、内容完整、说明清楚。任何人不得篡改或授意，指使他人篡改会计报表数字。按规定对各种会计资料，定期收集，审查核对，装订成册、妥善保管，防止丢失损坏。做好对小区收费员的业务指导工作。定期做好各类统计报表。完成领导交办的其他工作。10、负责编制管理处年度财务计划,定期做好财务计划检查工作,编制计划执行情况统计表，分析超支原因及时返回给有关人员.出纳人员岗位职责1、负责登记现金日记帐,银行存款日记帐的工作,做到日清月结.2、负责保管现金、空白支票等资料。3、负责管理银行帐户，办理银行结算业务，月终及时对帐，并根据需要编制银行存款余额调节表。4、根据有关规定，办理费用报销等现金收支