工程跟踪审计及工程更改管理规定

工程更改管理规定 工程跟踪审计目前基建工程跟踪审计已被施工方和建设方所接受，但是跟踪审计到底审什么、职责是什么、与监理有什么本质区别等问题一直困扰着跟踪审计的具体实施。同时，截至目前还没有完善的准则和实务指南对跟踪审计的操作给予明确的解释，这也是造成跟踪审计实施效果难于判断的根本原因。只有明确界定基建工程跟踪审计的定义、职能，才能切实提高其在基建过程中的实施效果。一、工程跟踪审计与基建工程内部审计、监理的关系审计发展至今，内容上已从过去单纯的财务审计发展到经济生活的方方面面。跟踪审计作为审计业务的一门分支，具有审计学的共性（如鉴定、评价职能等），同时也有自己鲜明的特性（如更强调时效性等）。（一）内部审计视角的基建工程跟踪审计根据建设项目内部审计为“组织内部审计机构和人员对建设项目实施全过程的真实、合法、效益性所进行的独立监督和评价活动”，内容涉及建设项目的投资立项、设计（勘查）管理、招投标、合同管理、设备采购、工程管理、工程造价、竣工验收、财务管理、后期评价等过程的审查和评价。其目的是为了促进建设项目实现质量、速度、效益相统一。基建工程跟踪审计是内部审计的重要部分，主要对工程建造过程中的工艺、造价进行事中控制。但由于建设方自身内部审计技术、人员等力量的欠缺，无法完全履行建设项目涉及的内部审计职责，因而需要借助外部力量完善内部审计的实施。为了克服内部审计部门实施力量不足，满足实际需要，从而产生了以内部审计机构牵头，对工程事中控制事项委托于社会审计机构这一委托代理关系（如图1）。社会审计机构利用自身力量弥补内部审计机构不足，跟踪审计由此产生。（二）监理视角的基建工程跟踪审计工程建设监理是指监理单位受项目法人的委托，根据国家批准的工程项目建设文件、工程建设相关的法律、法规和工程建设监理合同及其它工程建设合同，对工程建设实施的监督管理。建设工程监理涉及到三大控制，即质量控制、进度控制、投资控制。同时监理机构应围绕“三管一协调”（合同管理、信息管理、安全文明施工管理和配合协调）开展工作。具体内容有审查材料、构配件和设备的计划及其进场的质量与数量，并采用巡视、平行检验的方式对工程隐蔽项目进行验收等。通过与基建工程内部审计比较，可以发现，监理的职责与其存在相互重叠的现象。例如，监理对于工程质量和投资的把握、控制，同样在基建工程内部审计中有所涉及。而基建工程内部审计的职能的履行，则依靠跟踪审计方去实施。因此，监理和跟踪审计在两层不同的委托代理关系下（监理由建设方委托，跟踪审计由内部审计方委托），存在着职责重复、不易于分清的问题，也造成了监理、跟踪审计在工作过程中容易产生互相推诿的情况。简单的从隶属关系上区别两者的工作范围，对于实际工作控制意义不大。只有从本质上界定他们之间的区别、联系，才能真正明确各自职能与设置目的。笔者认为，监理与跟踪审计虽然存在职责上的重复，但是，应着重强调他们之间的印证和协助关系。跟踪审计与监理同样要对隐蔽项目与变更项目进行验收、审核。跟踪审计应重点对于工程量和造价予以控制，监理则要把工程质量作为控制重点。监理和跟踪审计的结果可以相互参照，以便更好地为建设方服务。二、基建工程跟踪审计定义、职能的界定基建工程跟踪审计始于基建工程内部审计，借鉴了监理工作职能。因此，基建工程跟踪审计的定义应是受项目法人委托，隶属于内部审计部门，重点对工程事前、事中涉及变更、隐蔽项目、工程进度、拨付款等要点进行控制，最终将工程实际状况给予确切反映，为工程最终决算审计作铺垫的一种审计。跟踪审计职能应重点以服务决算审计为目的，围绕工程造价开展审计工作。具体包括：（一）监督、控制职能工程在施工过程中，工程质量、施工进度及工程款拨付是跟踪审计组重点监督、控制的内容。虽然监理在工程质量控制上负主要责任，但是，仅由监理监督，难于全面实施。因此，跟踪审计组应将监理控制效果作为监督控制的一项内容，目的是印证监理工作是否能满足建设方要求。同时，将其结果及时报送内部审计机构，从而形成相互制约的纽带关系。（二）鉴证、评价职能跟踪审计要从工程源头抓起，对基建工程进行全过程监督。它是提高审计质量，加强工程管理，控制工程造价，提高投资效益的重要措施。特别是随着市场经济的发展，很多材料和设备都通过招标、竞价的方式进行采购，一些相同的材料和设备在不同项目中的报价不同。跟踪审计方作为工程全过程管理的参与者，应及时掌握第一手资料，对其进行鉴证、评价。只有通过跟踪审计在事前、事中严格把关，才能揭露和防止问题的发生，从而防止工程前期出现问题，加强工程实施过程中的管理。（三）初审职能基建工程结束后，跟踪审计组有责任对施工方提供决算资料的真实性、完整性从造价的角度进行初审。重点审核其报送材料是否严密、客观、真实；资料是否包括开工令、设计变更图纸、设计变更签证单、竣工验收报告、验收结论材料、竣工图隐蔽工程资料、验收纪录、会议纪要、施工日志、决算等必备资料。同时，对于施工方提供的决算资料进行审计，确定结算选用的定额是否正确，清单量和计价量是否合理，有无利用缺项子目套取投资的情况，最大限度保护建设方利益。三、基建工程跟踪审计实施过程控制要点（一）开工前期跟踪审计实施要点工程开工前，跟踪审计组首先要对建设项目可行性研究报告的真实性、完整性和科学性进行审查与评价，对工程项目投资估算、资金筹措、施工设计、招投标及合同签署等内容进行审核，重点评价工程项目开工前期准备工作的内部流程设计、职责分工、内部控制等。（1）对工程建设资金的审计。重点是审查建设资金是否落实到位、是否合理、是否专户存储，能否满足项目建设当年应完成工作量的需要。（2）对建设项目审批文件的审计。包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评估报告、概算批复、建设用地批准、建设规划及施工许可、环保及消防批准、项目设计及设计图审核等文件是否齐全。（3）对工程设计概预算的全面性、准确性进行审计。力求不漏项，不留缺口，并要考虑到足够的不可预见因素，使其能真正起到控制作用，避免“三超”（即概算超计划、预算超概算、决算超预算）现象。（4）对施工招投标的投标文件和标底的严密性、合规性、准确性进行审计。审查招投标程序及其结果是否合法、有效，签定的施工合同是否严密等。（二）施工过程中跟踪审计控制要点跟踪审计的工作重点是对工程施工过程中的隐蔽工程量、材料价款、工程进度款拨付及其现场变更签证单等内容进行监督控制。（1）对于隐蔽工程量的现场确定。工程施工中会涉及到大量的隐蔽项目，隐蔽项目工程量的确定是否属实会对决算审计效果及最终工程造价产生直接影响。同时，施工工艺所选用方式的不同，也会对工程造价产生影响。因此，跟踪审计方需要对隐蔽项目的工程量、施工工艺进行现场确定，并记录在审计工作底稿中。但在实际操作中，因为施工方不予配合，造成跟踪审计方对现场测量工程量与施工方难以达成一致。在跟踪审计过程中，可通过拍照录像，与监理、内部审计部门及建设部门相互配合、印证的方式确定工程量，从而取得较好效果。（2）进场材料价格确定。材料价格确定要根据合同条款进行区分。如果合同为统包价，跟踪审计主要以材料选择是否与合同承诺一致予以确定；如果合同以最终决算审计作为基础，则要对进场材料的产地、规格等内容进行复核。同时，要对市场进行必要询价，避免因市场行情的变动，造成不必要损失；材料若为建设方自行购买，则要对材料购买各环节内部控制的严密性进行监督。（3）变更签证的确定。现场签证对于工程造价的控制起着重要作用。现场签证的内容涉及工程设计变更、建设方对施工方提出的工程要求以及隐蔽工程验收等内容。同时，现场签证涉及到建设方、施工方、监理、跟踪审计等多方会签。笔者认为，要根据签证的内容，明确现场签证流程。首先，根据现场签证单确定涉及设计变更的提出者是建设方还是施工方。如果是建设方提出变更则由监理确定其变更的合理性、可行性，再由跟踪审计确定工程造价，最后传达给施工方。同时，要求监理、跟踪审计做好对工程现场监督和工程量的核实工作（图2）。如果变更是由施工方提出，则由建设方判断其可行性，再由监理和跟踪审计提出变更初始评估，最后传达给施工方（图3）。建设方可以根据工程规模，确定现场签证单涉及的造价额度，从而防止超支现象发生。因此，变更签证单的内容决定了签证流程的不同。只有发挥监理、跟踪审计监督、鉴证职能才能从源头上控制工程造价。（三）工程竣工后跟踪审计实施要点工程竣工验收后，跟踪审计组要及时对施工单位下发提请竣工结算要求，对施工方提请竣工结算资料的完整性、真实性进行验收、审核。同时，对施工方提供的决算资料中涉及变更、隐蔽项目内容的工程量的真实性进行复核，确保施工方提供资料能真实反映工程实际情况。内部审计机构可以根据与跟踪审计组达成的协议，要求跟踪审计组对施工方提供的决算资料进行初审。（1）严把工程量计算关。如审核工程量计算规则与方法是否与定额要求一致；核实图纸与有关现场签证的施工是否真实；分析施工方案的效益性等。（2）严把定额套用关。如结算选用的定额是否正确；相关的定额子目套用是否合理，有无高套定额现象；定额缺项的相关造价确定是否合理，有无利用缺项子目套取投资的情况；结算单价是否与中标时的报价相一致等。（3）严把工程取费关。重点审计结算中各项费用的计取比例、计算基础是否符合规定等。（4）严把材料价差关。如材料质量是否合格；材料价差调整依据的市场指导价和预算价是否正确；施工企业自行采购的材料、相关手续是否齐全；施工单位多领的材料是否按当时的市场指导价扣回等。目的为规范产品技术变更流程，使更改过程符合控制规范和技术标准；保证更改前后的技术文件和产品状态清晰可控并可追溯。适用范围适用于公司产品电路设计、工艺、文件更改的实施与控制。职责子公司工程部据客户变更要求以“改进立项报告”或“新版技术协议”提出更改需求。质量部据产品生产或应用不良以“质量异常单”或”客户抱怨单“提出更改需求，并对工程更改的规范性、全面性进行审核。研发工程师负责研发工程更改的提出，进行更改试验的验证，出具新研发文件及验证报告，并明确旧版产品和相应材料的处理方案。结构工程师或工艺工程师负责结构设计或工艺更改的提出，出具结构或工艺文件，并明确旧版产品和相应材料的处理方案。物料部采购计划负责查询在途订单材料数据，库房负责按工程更改处理库存和备料的材料，负责库存材料和成品实物的标识隔离等处理。生产计划负责查询更改涉及的库存品、在制批、备料批的成品和材料信息（含批号、数量）填入更改单，提供给更改人确定实物处理方案，工程更改涉及材料变更时要列明物料编码。子公司工程部就变更内容对客户需求的适宜性进行审核。项目负责人对工程更改的技术可行性进行审核。工程更改通知单由研发项目经理批准。总经办负责工程更改的发放、存档，归档文件更新，对文件发放的全范围进行发新收旧。生产部负责按工程更改要求，对从套料上线至成品缴库前的所有在线产品和材料进行处理。更改流程通则产品研制各阶段的工程更改，均严格按此流程操作。对产品技术协议的功能指标、结构外观等变更会影响用户使用的更改，必须经子公司工程经理审批确认，并将变更项通知客户取得客户的认可。对已定型并被多个项目通用的标准模块的更改必须经过子公司技术副总的批准后方可实施变更，并按要求进行必要的试验验证。工程更改必须明确更改的原因，如：产品不符合技术标准，出现生产不良或客户应用不良；客户需求变更；产品技术或工艺改进等。对重大电路更改和结构变更必须进行风险评估和相适应的试验验证，以测试或验证报告作为更改审批和实施的依据。更改的原因对产品不符合的改进。顾客或供方提出更改需求。产品工艺水平、质量特性、参数性能提高改进。工程更改类型Ⅰ类重要更改：影响产品功能、可靠性或产品互换性的更改，具体为：技术协议参数、外形结构、接口、尺寸和外观标识的更改，线路板更改，材料汇总表更改。Ⅱ类次要更改：除Ⅰ类和Ⅲ类更改以外的所有其它更改。Ⅲ类编辑性更改：对保证文件的理解与实施有影响的必要的文字编辑性更改。实施流程研发工程师或结构设计工程师接到工程部更改需求或质量部备案更改需求时，由研发组责任工程师实施更改的试验验证并提出更改通知单。对需实施的更改，由研发或结构工程师填写“工程更改通知单”，主管经理、工程部审批后实施。必要时工程师完成相关可行性验证后，提出“工程更改通知单”。“工程更改通知单”需规范填写所有栏目，详细列明产品型号、更改原因、更改前后版本状态、更改项目、更改方式及更改内容等，新出文件及时完成，与更改通知单同步提交审核。通过“工程更改通知单”全面明确此项变更所涉及的技术文件更改和实物处理方案（含在途材料、库存材料、在制产品、库存成品、已售产品）。对技术文件和技术状态的更改，由研发或结构工程师按技术文件版本升级控制要求进行文件变更，审核后归档给总经办文档管理人员。对专用材料的变动，明确列出新旧材料名称、物料编码以及处理方案；如更改涉及材料实物的处理，工程师将“工程更改通知单”电子发采购计划员和生产计划员，采购计划员负责查清在途材料，生产计划员负责查清全部库存材料、备料批产品、在制批产品的批次和数量，6小时内电子版“工程更改通知单”反馈更改单提出人。涉及新增材料，按材料承认办法进行材料认证。对产品实物，明确变更前后的成品处理方案，更改前版本是否可以继续投产使用。如更改涉及产品报废、限用或返工，工程部负责查清相同技术状态产品的全部出货信息；生产计划负责查清相同版本产品的库存、在制和备料预投信息，6小时内反馈更改单提出人。更改影响多个产品型号时，更改人必须列出产品清单，并附“需更改文件清单”。各审核部门据更改信息给出评审意见，确保更改涉及的处置内容准确、全面。分公司技术副总按产品规划，评审更改对产品系列的影响，是否符合系列产品设计要求。审批后的“工程更改通知单”与对应的相关更改的资料由研发同步归档到总经办。工程更改涉及的相关任务实施部门应被列为受文单位，各责任部门在接收更改通知单后安排具体人员实施，实施人完成后将更改完成情况注明在单据下方，通知单返回总经办做任务结案。更改项目对应的更改文件范围可参照附表1。文件更改工程更改涉及的文件更改，新文件要同步与“工程更改通知单”提交审核归档，更改通知单下发的1个工作日内，总经办将所有涉及到的产品文件（含原件、下发文件的纸面和电子文档）完成更改。对系列产品的更改，应在通知单下发1周内完成。如果是通用文件或系列产品文件更改，须列出“需更改文件清单”据生产计划先后完成所有文件制定和更换。当清单上的文件完成后，总经办在该《工程更改通知单》上签“完成”字样。除规定可划改的几种更改外，其他所有更改必须出新版本文件，总经办负责划改类变更的电子文档文件的同步更新。原材料更改材料替代性质的更改，如为两通用料间更换，更改单列明前后更改型号和料号及试产要求。如被替代料为专用料的变更，必须在更改单列明材料库存和采购在途、生产备料和在线数量以及对应的处理要求。列明材料型号、物料编码及试产要求。专用旧料消耗的更改，按工程更改更新系统BOM，同时ERP中将旧版材料加列为“替代”料进行消耗，材料库位标明材料状态为“消耗”直接消耗或限定条件下消耗时附“处理措施”随料发放，旧料发放完后库房立即反馈文档管理员立即删除旧料替代。旧料要加工后再用时，更改通知单中要求库房将旧料封存；并附详细流程说明如何返工、复检入库，合格入库后再解除封