任务2.2 数据的可视化-各地区销售统计图表

办公自动化实用教程（第三版）经济科学出版社任务2.2数据的可视化——各地区销售统计图表

《办公自动化实用教程》（第三版）主编：石朝晖刘文娟学习目标认识Excel2016图表掌握创建和编辑图表的方法和技巧掌握美化图表的方法和技巧任务引入某公司要考察分析各个地区销售各种产品的情况，销售人员汇总出了相关统计报表，需要在汇报工作时，将其用图表的形式展示给与会者。相对于枯燥抽象的数据，使用简洁而直观的图表形式，更能够方便听众快速、方便地把握数据。利用Excel2016的图表功能，就可以轻松地实现这一点。任务分析Excel中的图表是指将工作表中的数据用图形表示出来，例如：将某产品在各地区的销售数量用柱形图显示出来。图表可以使数据更加有趣、吸引人、易于阅读和评价，也可以帮助我们分析和比较数据。建立了图表后，可以通过增加图表标签，如图表标题、坐标轴标题、图例、数据标签等来强调信息，大多数图表标签可以被移动或调整大小，其内容也可以被格式化。考虑到美观，还需要对Excel中的图表进行编辑、美化，具体工作如下：设置图表标签选项在图表中添加系列调整图表的大小和位置使用图案填充图表背景墙使用纯色填充图表基底使用渐变色填充绘图区使用图片填充图表区任务效果图：任务实施一、认识Excel2016图表我们生活的这个世界是丰富多彩的，几乎所有的知识都来自于视觉。也许无法记住一连串的数字，以及它们之间的关系和趋势，但是可以很轻松地记住一幅图画或者一个曲线。因此，使用图表会使Excel编制的工作表更易于理解和交流。1.Excel2016图表类型Excel2016具有丰富的图表功能，在“插入”功能区中“图表”组中单击“查看所有的图表”命令，弹出“插入图表”对话框，包括“推荐的图表”和“所有图表”两部分，提供了15种图表类型。其中，除了柱形图、折线图、饼图等常见图表类型之外，在“组合”图表类型中，还为用户提供了几种便捷的组合图，大大减少了制作图表时花费的精力，不过，创建图表时尽量“简化”——形式越复杂，传递信息效果就越差，使用复杂图表的结果就是：有些时候你不得不给观众解释这个图表要怎么阅读。下面介绍其中几种常用的图表，95%的数据都可以用这些图表来表达，只有极少数才会用到那些不常用的图表类型。柱形图柱形图是最常见的图表之一，在柱形图中，每个数据都显示为一个垂直的柱体，而柱体的高度则对应于数据的值。柱形图经常用来比较不同项目之间的差别，例如图2.3所示图表中可以清楚地看出，北京和上海地区的货运量远高于其他地区。柱形图除了项目的比较，柱形图还可以用于比较某个项目在不同时间的值，从1月份到12月份，某品牌电器专柜的销售额每个月都在增长。柱形图柱形图还有另一种用法：表达事物的分布规律，如图2.5所示，某品牌手机产品的用户中，10~29岁之间的用户最多。条形图把柱形图顺时针旋转90o就成为一个条形图，在这种图表中，每个数据都显示为一个条形，其长度则对应数据的值。在用来比较数据之间的差异时，条形图甚至比柱形图更好用，尤其是当项目的名称比较长时，柱形图横坐标轴上没有足够的空间可以写名称，只能排成两行或者倾斜放置，而条形图却有足够空间可以利用，通过图2.6和图2.7所示图表可以清楚地看出这种差别。需要注意的是，条形图并不适合用来表达与时间变化相关的数据，因为大多数读者都习惯于时间的图表是从左到右变化，而不是从上到下。条形图把柱形图顺时针旋转90o就成为一个条形图，在这种图表中，每个数据都显示为一个条形，其长度则对应数据的值。在用来比较数据之间的差异时，条形图甚至比柱形图更好用，尤其是当项目的名称比较长时，柱形图横坐标轴上没有足够的空间可以写名称，只能排成两行或者倾斜放置，而条形图却有足够空间可以利用，通过图2.6和图2.7所示图表可以清楚地看出这种差别。需要注意的是，条形图并不适合用来表达与时间变化相关的数据，因为大多数读者都习惯于时间的图表是从左到右变化，而不是从上到下。饼图饼图适合表达各个成分在整体中所占的比例，如图2.8所示，从图表中可以清楚地看到手机销售收入超过四分之三的收入。为了便于阅读，饼图包含的项目不应太多，原则上不要超过5个扇区，否则图表将变得难以阅读。如果项目太多，可以尝试把一些不重要的项目合并成“其他”，或者用条形图来代替饼图。散点图散点图通常用来表达两个变量之间是否存在某种相关联系，如图2.9所示，从图表中可以看出，气温与羽绒服的销量有着明显的关系，气温较高的时候销量明显下降。散点图不像柱形图、饼图那样易于理解，使用这种图表的时候，可能需要花一点时间告诉观众怎么阅读这种图表。散点图的横坐标是一组变量的刻度，而纵坐标则是另一组变量的刻度，数据点则分散排列在图表中，如果变量之间存在明显的相关性，数据点的排列会显得相当有序（散点的分布呈直线、曲线或者其他形状）。折线图折线图通常用来表达数据随时间变化的趋势，在这种图表中，横坐标是时间刻度，纵坐标则是数值的大小刻度。如图2.10所示，可以清楚地看到2012年某网站各月份平均在线用户数量的变化。折线图和柱形图都可以表达随时间变化的数据，很多时候，两者可以互换使用，不过它们的侧重点依然有所区别：柱形图强调每个时间点的数值，而折线图则强调变化的趋势。面积图可以看做是折线图的一种变形，也可以把它看成是下面涂有颜色的折线图，两者在使用上并没有太大的差异。图表类型总结掌握以上这五种图表，就足以应付绝大多数场合的需求了。如果有兴趣，还可以继续研究其他的图表，例如曲面图、气泡图等，建议尽可能使用简单的图表，这会让表达更加简洁和清晰。2.图表的组成元素图表的组成元素主要包括：图表标题、图表区、绘图区、背景墙、图例、坐标轴、数据系列等。二、创建和编辑图表完成了Excel表格数据的编辑之后，就可以创建图表了。创建图表的过程非常简单，只要在工作表中选择要生成图表的数据，然后通过几个简单的步骤就可以完成。1.利用数据区域绘图：自动绘制图表定位在数据报表中，单击“插入”功能区“图表”组中的“插入柱形图或条形图”命令按钮，从弹出的下拉列表中选择“二维柱形图”中的第一种“簇状柱形图”类型，Excel2016即可自动获取图表数据区域A1：F8，并创建一个柱形图。2.为图表添加新系列如果已经绘制完毕图表，但后来又增加了数据（例如：在G列增加“洗衣机”销售数据），那么如何将新增的数据添加到图表中呢？常用的方法有两种——方法一，使用鼠标扩展数据区域。激活图表，可以看到源数据区域被一个蓝色的方框选中，鼠标左键按住方框右下角的蓝色小方块向右侧拖动直至将新增G列数据选中，即可在图表中新增一个数据系列“洗衣机”。方法二，选择数据源。激活图表，单击“图表工具”功能区“设计”组中的“选择数据”命令，打开“选择数据源”对话框，在“图表数据区域”框内选择A1：G8数据区域，然后单击“确定”按钮，即可实现图表的更新。如果要将图表中的某个数据系列删除，最简单的方法是在图表上选择要删除的数据系列，然后按下Delete键；也可以选择图表，打开“选择数据源”对话框，在此对话框中选择要删除的数据系列，再单击对话框中的“删除”按钮。【小提示】：切换行和列在“选择数据源”对话框中，如果单击“切换行和列”按钮，图表的水平轴和图例会发生互换，显示不同的数据表现效果。3.添加图表元素默认的柱形图图表包含纵坐标轴、横坐标轴、图例和图表标题等图表元素。可以通过“图表工具”功能区“设计”组中的“添加图表元素”选项命令添加、编辑和删除。编辑图表标题在报告中的每个图表都应该有明确的主题，Excel2016图表默认创建了“图表标题”，可以对其进行编辑和修改。选中图表中的“图表标题”，然后根据图表内容输入标题文字“各地销售统计分析”，添加横坐标标题步骤一选中图表，在“图表工具”功能区“设计”组中，单击“添加图表元素”选项右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“轴标题”二级下拉列表中的“主要横坐标轴”选项。在图表水平轴下方会出现一个文本框，默认文本为“坐标轴标题”，将其修改为“销售区域”。步骤二将鼠标移到坐标轴标题文本框的边框上，鼠标指针会变成十字箭头，按下鼠标拖动文本框将其移动到合适的位置。输入纵坐标文字步骤一按照上面的方法，添加图表元素“主要纵坐标轴”，修改默认的坐标轴标题为“销售额”。步骤二默认的纵坐标轴标题旋转了90°方向，不方便阅读，可以通过设置坐标轴标题格式来修改方向。右单击纵坐标轴标题文本框“销售额”，在弹出的下拉列表中选择“设置坐标轴标题格式…”命令，打开“设置坐标轴标题格式”功能面板，在“标题选项”选项中单击第三个按钮（“大小和属性”），在弹出的界面中选择对齐方式“文字方向”列表中的“竖排”，即可改变纵坐标轴标题的文字方向。添加数据标签在数据报表中，华南地区的冰箱销售量是最大的（1200），如果在柱形图中添加数据点的标注，会更吸引观众的注意。鼠标左键连续两次单击柱形图中“华南”数据系列中的“冰箱”柱形数据点——选择该数据点，然后单击图表右侧的“图表元素”按钮（），在弹出的下拉列表中勾选“数据标签”复选框，再单击右侧的三角按钮，从弹出的二级列表中选择“数据标注”命令，则为“冰箱”数据点添加数据标签。4.调整图例位置在Excel2016中，柱形图的图例默认位置是靠下居中，通过设置图例格式的方法可以调整到其他位置。右单击图例，弹出“设置图例格式”功能面板，单击“图例选项”选项下的第三个按钮“图例选项”，然后在弹出的下拉列表中选择图例位置为“靠右”，即可将图例调整显示在图表区的右侧。5.快速布局为了满足用户不同的需求，在Excel2016的“图表工具”/“设计”功能区“图表布局”组中，有一个能够快速改变图表布局的功能——“快速布局”，为每种类型的图表都提供几种预设的布局，应用不同的布局方案时，图表的标题样式、图例说明、网格线、数据标签、坐标轴样式等元素都会发生变化。在设计图表时，使用图表布局可以节省时间，提高工作的效率，用户可以选择一个最接近自己想要的效果布局方案，然后再作一些小的调整，这样比从零开始制作要有效率得多。例如，如果想将数据报表也显示在图表中，可以选择其中的“布局5”类型。小提示：添加模拟运算表除了利用“快速布局”功能在图表区中显示源数据，也可以单击图表右侧的“图表元素”按钮，从下拉列表中勾选“数据表”复选框（默认显示图例项标示）。三、美化图表1.应用预设图表样式为了让用户能够快速制作出美观的图表，Excel2016内置了多套图表样式，用户可以为自己的图表自主选择套用样式。这里介绍两种套用图表样式的方法：方法一，利用功能区选项命令。选中图表，然后单击“图表工具”/“设计”功能区“图表样式”组右侧下三角按钮，从列表中单击一种合适的样式（例如：样式3），即可为图表套用该样式。1.应用预设图表样式方法二，利用“图表样式”按钮。选择图表，单击右侧的“图表样式”按钮（），在弹出的下拉列表中可以看到有多种内置样式，选择一种合适的样式（例如：样式3）即可。2.设置图表区背景默认的图表区背景为白色填充，如果想要改变图表区背景，可以使用其他纯色填充、渐变色填充、图片或图案填充等方式进一步美化图表。纯色填充图表区背景步骤一设置文本填充。右单击图表区，选择“设置图表区格式…”快捷菜单命令，打开“设置图表区格式”功能面板，在“文本选项”选项组中选择“纯色填充”，颜色选择“白色”。步骤二设置图表填充。在“设置图表区格式”功能面板中切换至“图表选项”选项组，选择“纯色填充”，颜色选择“白色”。纯色填充图表区背景步骤一设置文本填充。右单击图表区，选择“设置图表区格式…”快捷菜单命令，打开“设置图表区格式”功能面板，在“文本选项”选项组中选择“纯色填充”，颜色选择“白色”。步骤二设置图表填充。在“设置图表区格式”功能面板中切换至“图表选项”选项组，选择“纯色填充”，颜色选择“白色”。渐变色填充图表区背景如果想为图表区设置一种渐变色的填充效果，则可以在“图表选项”功能面板中单击“渐变填充”单选按钮，然后选择一种“预设渐变”效果，改变“渐变光圈”、“颜色”、“透明度”、“亮度”等设置，根据图表区的预览效果确定最终参数值。纹理填充图表区背景如果在“图表选项”功能面板“填充”组中单击“图片或纹理填充”单选按钮，然后选择一种纹理（例如“胡桃”），则可以为图表区填充相应的纹理背景效果。同样，在上述“图表选项”功能面板中，还可以选择图片、图案等类型为图表区设置各具特色的背景墙，Excel2016还提供了详细的填充设置——例如：偏移量（水平和垂直）、透明度等参数，可以对图表区进行更为专业的修饰和美化。【小知识】：1.图表筛选如果仅针对一部分地区或者一部分销售种类进行图表展示时，可以通过“图表筛选器”对图表中的数据系列进行筛选。选择图表，单击其右侧的“图表筛选器”按钮（），在弹出的列表中勾选需要展示的“系列”或“类别”，然后单击“应用”按钮，即可得到与之相对应的图表。2.更改图表类型创建图表后，用户随时可以根据自己的需要更改图表的类型，例如把柱形图变成堆积柱形图的操作方法如下：选择图表，单击“图表工具”/“设计”功能区“类型”组中的“更改图表类型”选项命令，弹出“更改图表类型”对话框，从中单击选择