电子邮件使用规范

电子邮件运用规范email作为非即时沟通方式，在任务中的重要性日益凸显email的重要特征：Email是书面沟通方式的一种，可以用文字一式多份保管沟通内容<合同法>第11条：书面方式是指合同书、信件和数据电文〔包括电报、电传、、电子数据交换和电子邮件〕等可以有形地表现所载内容的方式。延时沟通书面沟通远程沟通、情境单一有潜在风险email的写、发、收email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录邮件标题：不能空白，简明扼要，阐明主旨一定不要空白标题，这是非常失礼的标题应阐明邮件主旨、简明扼要一封信尽能够只针对一个主题，不在一封信内谈及多件不相关的事情可适当用运用大写字母或特殊字符〔如“*!〞等〕来突出标题，引起收件人留意，但应适度，特别是不要随意就用“紧急〞之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需求更改标题，不要RE：RE：一大串。邮件标题的留意点称谓与问候：不论对内对外沟通，邮件起始的称谓和问候语，结尾的祝语，都不应省略恰当地称谓收件者邮件的开头要称谓收件人。这既显得礼貌，也明确提示某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称谓大家、各位。假设对方有职务，普通职务尊称对方，如〞X总〞“x经理〞；假设对外沟通，必需按照职务尊称对方Email开头结尾最好要有问候语开头：“他好〞“您好〞“大家好〞“各位好〞…结尾：“祝您任务顺利〞……正文：汉字老老实适用宋体，西文用arial，10号字号；严禁生僻字体。原则子原则举例/说明简明扼要，重点突出用语简洁明了通常来讲，500人的公司，日均邮件量可达到10000封，人均20封。简洁的语言有利于提高沟通效率分类叙述、逐条排列领导：今天约见了OA厂商，沟通信息如下：1、产品功能。其产品功能主要集中在工作流…2、产品报价300元每用户：……3、附加服务：提供一次现场培训，送一部手机合理提示重要信息本周会议纪要如附件。王总和POCT事业部有新增工作，提请关注。注意行文措辞和语气警惕书面语语气（写完邮件自己读一遍）李总，我把方案初稿给您，请您在10日前看完并给出反馈意见；我好提交总经理批准。杜绝怒吼式严京！下周二我会去贵公司做培训！请帮忙安排好住宿，还有培训场地！注意不要忘记悬挂横幅！谢谢！杜绝可爱式公务email，尽量少用或者不用笑脸符、背景信纸附件：提示收件人查看附件合理命名附件附件通常不超越2m，最大不超越5m特殊格式附件，告知收件人翻开方式留意提示或处置excel任务簿中的多张任务表结尾签名：个人建议设置签名档，并用横线、淡色以便区别于正文email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录发送、抄送和密送：只给需求信息的人发送邮件，不要占用他人的资源TO发送发送对象为：受理这封邮件所涉及的主要问题的、理应对邮件予以回复响应的人CC（carboncopy）抄送CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回EmailBCC（blindcarboncopy）密送即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常规场合CC和BCC：尽量减少CC和BCC的运用自我显示：抄送给某位指点，只是为了让他知道他任务得很努力或加班到很晚客气敷衍：抄送给一位同事，只是为了礼貌，而不是真正的任务需求给人难堪：把包含有对某人批判意见的邮件抄送给他。以防万一：为防文件丧失而多作一些备份，于是抄送给同事。万一BCC收件人Reall呢？CC的小九九BCC的风险email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录公司邮箱要保证正常接纳，在电脑前要保证每小时收信一次，外出时至少保证1天1收；假设需求收件人确认收到邮件的，可设置阅读纸条〔如以下图〕email的运用原那么email的写、发、收撰写发送和抄送收信回复和转发email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录及时回复Email是根本的职业礼貌收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；对于优先级较低、占用时间比较长的，可以延后回复，但最长不要超越24小时。及时回复假设事情复杂，他无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说〞收到了，我们正在处置，一旦有结果就会及时回复，云云〞。不要让对方苦苦等待。复杂事务的回复假设他正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响任务。出差或休假时的邮件回复回复email的原那么：假设他对发件人提出的要求作出结论呼应，应该REAll，让大家都知道；除此以外，不用reallEmail只回复给必要的人21回复Email时制止的三个常见做法：不要就同一问题多次回复讨论假设收发双方就同一问题的交流回复超越3次，这只能阐明交流不畅，说不清楚。此时应采用沟通等其他方式进展交流后再做判别;不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。防止无谓的回复为防止无谓的回复、浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥〞、“无需执行〞、“仅供参考，无需回复〞等。严禁全部回复〔ReAll〕“全部回复〞能够产生一大堆不用要的邮件。假设我给12个人发送了邮件，请问他们能否能在某时间出席会议，应该只需我收到12封回复，而不是大家收到12*12=144封！“全部回复〞更大的风险在于不用要的信息泄露举例：“全部回复〞的受害者作者网名：阿康接手一个挑剔的客户，耗了很久，价钱不断谈不拢，差不多有两周时间，我每天上班头一件事，就是和对方互通邮件、打探进展。那段日子，老板盯、对方拖，搞得我每天灰头土脸、心力憔悴。直到有一天，在我们经过20封邮件时，我的邮箱里忽然出现了一封“〞信函，上面有这家公司讨论我们公司的报价的详细经过，包括各级老板的回复意见、他们预期争取的价钱，还有预备对付我们的详细方案。这下好了，掌握了对方的底线，后面的事情做得极其顺利。email的运用原那么email的写、发、收email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录收发email，最好运用专门软件〔个人引荐免费软件foxmail〕：/main/faq/outlook6.htmlbiochemgroup：service.exmail./cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564：/main/faq/foxmail6.htmlbiochemgroup：service.exmail./cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1000564见下文Android手机email的写、发、收email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置运用email的好习惯和坏习惯总目录倍肯集团企业邮箱登陆入口B邮箱登录入口：Biochemgroup邮箱登录入口：exmail./login在foxmail中新建邮箱账户填写email地址、密码，邮件中采用的称号，其他可默许填写收件效力器和发件效力器，留意pop3账户名一定要是完好的email地址.net邮箱：POP3效力器为：

SMTP效力器为：

邮箱POP3效力器为： pop.exmail.SMTP效力器为： smtp.exmail.完成账户建立，选择能否在效力器保管备份〔剧烈建议备份到本地硬盘〕设置收件频率email的写、发、收email的收发工具电脑客户端foxmail设置安卓手机客户端设置运用email的好习惯和坏习惯总目录步骤1：在电脑上下载、安装、运转豌豆荚软件；用数据线衔接手机与电脑步骤2：搜索“电子邮件〞，选择以下图第一个软件，点击安装到手机步骤3：在手机中启动该软件，输入email地址、密码步骤4：选择账户pop3类型，设置接纳效力器、发送效力器步骤5：设置收信频率，开场正常运用日均邮件10封以上，建议1小时收一次；其他人可每4小时收一次打勾选中设置运用手机收发email的前提：把email下载到电脑，而不是留在效力器上email的写、发、收email的收发工具运用email的好习惯和坏习惯总目录好习惯用客户端软件收发email行文简约、罗列要点写完从到尾看一遍，检查行文能否得当、拼写能否正确越级邮件，根据需求抄送直接指点对于作出关键决策的邮件,保管起来作为以后的证据思索到收件人有能够将email转发给其他人及时回复邮件合理控制附件大小先加附件、然后写正文、审