公司档案管理制度流程及公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理制度及流程文件编号版本号A/0文件名称页数共25页编制部门行政部实施日期2018年3月日编制审批公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。术语和定义档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。职责行政部：负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案管理的监督检查。各公司总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。工作程序档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。档案资料的日常管理：电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；⑶电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。6、档案移交公司的流程移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。经办部门检查文件或档案，编制移交清单；行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；7、档案保管⑴档案编号档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。相关记录《档案分类编号表》《文件（合同）管理记录目录》《文件档案移交目录》《档案移交清单表》《档案借阅审批单》《档案管理流程》档案分类编号表（公司编码+部门编码+类别编码+年份+编号的模式）一、公司编码分类元隆达集团公司格致汽车科技股份有限公司吉林省正轩车架有限公司吉林省海格力斯自动化设备有限公司编码JTGSGZKJZXCJHGLS二、部门编码1、集团公司部门企业文化部行政部基建部企划部监察部设备动力部财务部资金部审计部市场部人力资源部采购部物流部编码WHBXZBJJBQHBJCBSDBCWBZJBSJBSCBRZBCGBWLB2、格致科技公司部门战略规划部总经办仓储部检具事业部项目部计划部精益生产部品保部研发中心信息化部诚鼎铸造董事会办公室编码ZLGHZJBCCBJJSYXMBJHBJYSCPBBYFZXXXHCDZZDSHB部门冷冲模具中心级进模具事业部冷冲模具中心底盘模具事业部冷冲模具中心外板模具事业部冷冲模具中心普板模具事业部冷冲模具中心高强板模具事业部冷冲模具中心综合生产部轻量化模具中心内高压模具事业部轻量化模具中心热成型模具事业部落料模具事业部制造中心工艺部制造中心大件生产部制造中心小件生产部制造中心外协生产部制造中心品质管理部制造中心设备管理部制造中心综合部编码LCJJMLCDPLCWBLCPBLCGQBLCZHQLNGYQLRCXLLMJZZGYZZDJZZXJZZWXZZPZZZSBZZZH3、正轩车架公司部门市场部财务部开发部品管部生管部研发中心生产部行政部编码SCBCWBKFBPGBSGBYFZXSCBXZB（**子公司）部门财务部品管部生管部生产部人事行政部编码**CW**PG**SG**SC**RSXZ4、海格力斯公司部门设备研发制造部设备维修部综合部编码YFZZSBWXZHB三、类别编码、及各部门存档文件归档范围和保管期限（详见下表）保管期限：永久长期（30年）短期（10年）类别编码分类名称分类编码文件归档范围保管期限声像档案SX照片类ZP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的照片永久2、其他照片材料录像类LX1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录像带永久2、其他录像材料录音类LY1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录音带永久2、其他录音材料实物档案SW荣誉类RY1、单位、部门获得的荣誉品，单位领导人获得的重要荣誉品，职工获得的国家级荣誉证；永久2、公司获得的各种奖杯、奖牌、奖章、奖匾、锦旗等长期3、其他奖品材料印章类YZ1、公司报废的法人印章、发文章及综合办事机构的印章永久2、公司所属单位失效的印章、发文章、部门印章长期3、公司变更印章（新增机构形成的印章）永久4、其他印章材料资格证类ZG1、通过认证达到某种标准的合格证、等级证、证明书、级别证书，会员证书、许可证书、执照短期2、其他资格材料赠品ZP1、与其它企业或外界互相往来的重要礼品、纪念品永久2、其他赠品类字画ZH1、重要领导及知名人士来元隆达公司视察工作时的题词、书画等永久2、其他字画类其他QT1、反映公司重要活动的体表性实物（如模型、标本、模具、样品等）永久电子档案DZ光盘GP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的图片、声像资料光盘永久U盘UP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的U盘永久硬盘YP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的硬盘永久磁盘CP1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的相关图片、声像、文字资料，国内电子文件材料的数据备份。随文件保存期限党群工作类DQ党务工作DW1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件永久2、公司党支部会会议记录永久3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等永久4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料长期5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件永久6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等永久7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等永久8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等永久9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件永久10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等永久12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告长期13、其他材料工会工作GH1、工会工作年度计划、总结长期2、职代会、工代会材料。长期3、有关女工及文体活动的材料。短期4、公益事业的记录。短期5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知长期6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等长期7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知长期8、表彰先进的决定及申报材料短期9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件短期10、企业文化建设有关材料。长期11、其他材料宣传工作XC1、各类媒体宣传指导本企业的材料。长期2、各种荣誉材料，上级领导的题词等。（重要的）永久3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。（重要的）长期4、企业内部报刊。长期5、上级有关来文。长期6、重大活动方案材料。短期7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料永久8、公司制作的各类宣传图册，公司简介长期9、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片长期纪检工作JJ1、公司其它各种工作活动的宣传文件资料长期2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。短期3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。短期4、警告（不含）以上。短期5、警告处分。短期6、公司廉政建设的文件材。短期7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。长期8、群众来信来访材料及调查处理结。短期9、其他纪检材料。协会工作XH各专业学会、协会工作，各群众团体活动的材料长期部门分类名称分类代码文件归档范围保管期限总经办行政事务XZ1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料长期2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料长期3、上级机关及相关部门来公司视察的一般性材料长期4、公司工作计划、总结永久5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件永久6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法永久7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等长期8、公司大事记、年鉴、简介永久9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料永久10、公司专题会议材料永久11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复永久12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料长期14、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料长期经营决策JY1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策永久2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件永久3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等永久4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等材料永久5、公司年度经营情况分析会等会议材料长期6、公司重要的股东大会文件永久7、其他材料董事会DSH1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。永久2、年度历次董事会决议及会议记录等。永久3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。长期4、董事会公告、通知、决定。长期5、上市公司季报、年报。长期6、其他董事会有关材料。工商管理GS1、历次工商登记变更材料。永久2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。永久3、各法人单位历史沿革记录。永久4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。永久5、商标材料、商标注册登记证等。永久6、其他有关工商管理材料。信用管理XY1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等永久2、公司形象宣传、展览会文件长期3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励永久4、其他材料。知识产权管理ZSCQ1、公司企业标识和商标标识等方面的材料永久2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的材料永久3、其他材料。物业管理WY1、房屋所有权证和财产保险合同。永久2、办公用房租用合同。永久3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。长期4、商房屋物业管理的有关文件。短期5、其它材料。短期设备动力部环境管理HJ1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。长期2、ISO1400系列环境认证材料。长期3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。短期4、环保工作计划、规划、总结长期5、环保制度及管理办法长期6、环保检测、调查、分析材料长期7、环境污染防、治及节能减排措施长期8、其他材料。安全管理AQ1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。长期2、ISO18000系列职业健康安全管理认证材料。3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料长期4、工伤事故报告、调查分析及处理材料永久5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整改措施等材料长期6、公司职工安全教育活动的材料短期7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料短期8、其他材料。设备档案SB1、设备购置申请、审批、合同、协议、纪要及商检材料。长期2、设备管理办法、规定。长期3、设备规划、总结、设备运行管理文件。长期4、设备仪器开箱验收记录、合格证、出厂保修单、说明书、图样等随机文字材料。长期5、设备仪器安装调试、竣工图样、检测验收等材料。长期6、设备仪器保养和大修计划记录。至设备报废7、重大事故分析处理报告。长期8、设备仪器检查记录、设备改造记录和总结材料。长期9、设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果。长期10、设备仪器技术、质量异议的处理结果材料。长期11、其他材料。财务部财务管理CW1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复永久2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等长期3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等长期4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料永久5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料长期6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等长期7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等长期8、其他材料资产管理ZC1、银行借款合同书、借款担保书等。长期2、企业兼并、重组等资产运作材料。永久3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复永久4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等长期5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等长期6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料永久7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料长期8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等长期9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等长期10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料长期11、其他资产管理材料。凭证类别PZ1、各类原始凭证15年2、记帐凭证3、汇总凭证4、会计其他凭证。账簿类别ZB1、现金日记帐25年2、银行日记帐15年3、明细帐15年4、总帐5、辅助帐册。15年6、固定资产卡7、银行对帐单和存款金额调节表。25年8、磁盘和光盘（电算化）。25年9、其他相关账簿材料。报表类别BB1、会计年报表（决算）。永久2、会计月、季报表。5年3、其他报表。10年审计类别SJ1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的指示、规定、办法、条例、通知等文件长期2、公司审计工作意见、审计报告及批复等文件永久3、公司审计工作会议记录、纪要、工作计划、报告、总结、调查材料等长期4、公司重要专项审计报告、批复、调查与证明材料永久5、一般性审计报告、批复、调查与证明材料长期6、其它工作活动中的审计情况报告材料长期其他类别QT1、会计档案移交清册15年2、会议档案保管清册、销毁清册永久3、银行余额调节表、银行对帐单5年4、工资、奖金签单3年5、其他材料。人力资源部人事管理RS1、上级颁发的要求公司贯彻执行的人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等长期2、公司制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久3、公司员工职务任免、聘任的文件及人员招聘计划及离退休的通知永久4、公司职工名册、人事统计报表及相关资料永久5、公司机构设置、名称变更、印章启用与作废、人员编制等相关文件永久6、公司干部职工奖惩、职称评聘等文件永久7、公司职工人事调动、工资转移等证明材料永久8、公司劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等长期9、公司老干部、职工离退休、停薪留职、复转退军人安置等有关材料永久10、公司职工奖励、处罚相关材料，劳动合同管理、社保、医保、工伤保险、住房公积金等文件材料永久11、因劳动工作引起的纠纷、仲裁、调解材料永久12、其他人事材料教育训练JY1、上级颁发的属公司应贯彻执行的文件长期2、公司职工培训工作计划、总结3年3、公司制定的培训工作制度、请示与批复等长期4、公司职工专业技术培训统计报表永久5、其他人事材料在职档案ZZ干部1．履历材料：履历表、个人简历、自传；2．鉴定、考察、考核材料；3．学位、培训和专业技术情况的材料：学历和培训证明、专业技术职务评聘、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等；4．政治材料：加入各党、团派的申请书、批准材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；5．奖励、处分材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；违纪、违法处分决定，查证核实报告，检查、交待材料，通报批评材料；6．工作薪水材料：工资登记表、审批表；干部任免材料，录用和聘用审批表，合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；出国、出境人员审批表；7．其他有保存价值的材料：有残疾证明材料。永久员工永久离职档案LZ辞职离职审批表、申请表短期辞退其他档案QT开除相关证明材料短期自离死亡后勤福利HQ1、员工生活福利的请示和批复。短期2、签订的福利合同或其他合同。长期3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料长期4、福利费使用的计划、报告、报表等材料长期5、公司关于福利费提取的标准与相关文件长期6、其他资料行政部安全保卫BW1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件长期2、公司安全保卫工作计划、总结、报告、报表等材料长期3、对公司及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表永久4、刑事案件的调查、审理和处置文件材料永久5、人防工作及民事调解工作长期6、其他相关材料。交通设备JT1、车辆管理办法长期2、车辆采购申请、审批、批复长期3、车辆产权、保险、使用、维修记录等材料长期4、事故分析处理结果长期5、其他材料物资管理WZ1、房屋资产的管理材料。永久2、固定资产卡片。永久3、公司物资分配计划长期4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料永久5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件长期6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表长期7、其他物资管理材料档案管理DA1、公司档案工作计划、总结长期2、档案工作规划及规定等材料长期3、公司档案管理规章制度长期4、档案移交清单、销毁清册永久5、档案利用成果材料长期6、信息化建设发展规划长期7、信息化管理的规章制度长期8、信息化工作计划、总结长期9、其他档案与信息材料审计部法律事务FL1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。2、其他法律事务材料市场部产品销售CP1、产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等长期2、产品销售合同、价格、协议等材料长期3、市场分析及用户调查材料（客户公司详细资料）长期4、售后服务材料长期5、其他管理材料合同管理HT1、各类业务合同，包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、外贸合同、及相关资质附件材料等。永久2、其他材料。业务项目YW1、业务项目的研发与形成文件材料。长期2、业务项目的经营文件材料。长期3、业务项目的保障与监督文件材料。短期4、业务项目反馈意见。短期5、业务项目的鉴定与评优文件材料。长期6、其他材料基建部项目准备阶段ZB1、建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等长期2、征、租用地申请、报告、批复、合同、协议、说明材料等永久3、厂区平面图、地下管线图永久4、建设用地、征地、拆迁文件：用地申请报告及上级建设用地批准书，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同永久5、工程地质勘察报告，水文地质勘察报告，地震调查，自然条件，申报的规划设计条件和规划设计条件书永久6、初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知及审查意见长期7、相关行政主管部门批准的文件或有关协议（环保、消防、交通、市政、白蚁防治、卫生等部门）,政府有关部门对施工单位的设计文件的审批意见永久8、施工图及说明、设计书等长期9、勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件，施工监理委托合同等。长期10、勘察设计、施工及工程监理招标未中标文件。长期项目施工阶段SG11、建设项目申报文件、批复文件或计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证。永久12、投资许可证、审计证明、工程质量监督等资料长期13、建设项目管理机构、监理机构、施工管理机构及负责人名单长期14、项目管理规程、规范、标准、方案等长期15、项目投资、进度、质量管理、安全、合同等文件长期16、投标书、资质材料、委托授权书和投标相关文件永久17、合同书、合同审批文件、合同变更文件永久18、供水、供电、暖气、通信、排水等供应协议及原料、材料供应协议长期19、建筑图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录永久20、施工定位测量、地质勘探资料永久21、施工试验记录、施工记录长期22、工程质量事故及处理记录、竣工测量资料永久竣工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告、竣工图永久质量监控、质量事故报告及处理意见长期工程设计变更、工程竣工决算审核意见书永久工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见永久其他材料。项目竣工阶段JG工程竣工总结、工程概况说明永久竣工验收记录、证明书、竣工验收报告、备案表及报验单永久财务决算及交付使用财产总表和财产明细表永久缩微、电子档案永久其他材料。项目运行阶段YX项目运行维护长期项目维护时产生的问题及处理方法长期项目更新改造。永久其他材料。采购部产品资料CPZL1、供应商报价单短期2、产品样本长期供应商资料GYS1、供应商资质证明资料永久2、供应商招标、调查、评估、考核评鉴过程记录及文件长期3、与供应商日常业务往来函件以及相关情况反馈短期其他资料QT1、采购需求申请以及采购计划资料（采购申请单；商务/技术附近；采购计划资金预算及执行资料；）长期2、采购合同签订过程资料（询价/比价/议价/定价等相关记录；招标及其他方式采购过程记录文件；）长期3、采购合同执行过程资料（验收证明报告/工作联系函/质疑答复/问题投诉/问题解决过程及结果；）长期4、采购相关会议资料（有关采购的各种会议资料，包括部门周例会/总部及区域月度会议/供应商落地会议/国内外大型展会等）长期检具事业部合同资料HT1、产品营销合同。永久2、其他资料技术协议JS1、产品相关技术协议。永久2、其他资料技术单据DJ3、质量单。永久4、设变单。永久5、其他资料。产品生产类CPSC一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料永久生产管理CCGL1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。短期2、各类统计报表。长期3、生产调度工作计划、总结、报告长期4、生产调度会议纪要长期5、生产调度的职责、制度、规程长期6、生产活动综合分析材料。短期7、其他材料。项目部外事事务WS1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材料。长期2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。长期3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明长期4、公司出国人员涉外保密承诺书长期5、外事活动的审批文件长期6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件长期7、其他外事事务材料。海格力斯合同管理HT1、各类业务合同，包括维修合同、合同协议及相关资质附件材料等。永久2、市场分析及维修厂调查材料（客户公司详细资料）长期3、其他资料维修管理WX1、公司内部电路、设备维修记录长期2、其他资料制造管理（按课题设置代号）科研准备阶段KYZX1、项目的申请报告、批复、通知长期2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料长期3、科研经费申请报告及批复长期4、科研计划、上级批示长期5、实验、试验方案、考察方案、技术规程永久6、其他材料。试验开发阶段SYKF1、研究任务书永久2、实验、试验记录、调整和撤销的报告永久3、试验综合分析报告永久4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程永久5、其他材料。鉴定验收阶段JDYS1、科研工作完成（或中断）总结永久2、技术分析报告、标准化审查报告长期3、鉴定证书、科技成果鉴定证书永久4、其他材料。成果申报阶段CGSB1、科技成果申报表、登记表及附件永久2、科技成果奖励申报及评审材料永久3、获奖证书及批件永久4、其他材料。图纸管理TZ1、研发项目图纸原件。永久2、其他资料企划部外发公文WF1、为规范企业员工行为所制定的各种规章制度和工作流程。永久2、提供企业公关活动策划方案，报批并组织实施方案的材料。永久3、相关资料收到公文SD1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件永久2、相关资料会议资料HY1、部门内部每次会议记录长期2、相关资料发展规划GH1、协助企业高层设定远景目标，并对远景目标进行系统的阶段性规划的材料永久2、拟定销售宏观政策、行销计划、报批并监督实施永久3、开发、整合产品，制定价格和推广方案，并对产品推广进行跟踪和检讨相关资料永久4、其他资料可研报告KY1、进行市场调研，收集行业市场信息，研究行业发展动态，为企业高层决策提供战略资料和信息资料长期2、对产品生命周期、品牌建设、研究和管理的相关资料长期3、对促销费用和广告费用使用的跟踪、反馈及费用审核的相关资料长期4、负责对销售数据的收集、分析、总结、归档、备案等材料永久5、相关资料合同资料HT1、营销推广合同永久2、公司内部活动涉及合同永久3、相关资料研发中心产品生产类CPSC一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料科技管理KJGL1、科技发展规划、计划及管理规定等长期2、新产品开发、科技成果管理、技术引进长期3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料长期4、学术论文、专题报告长期5、技术革新评奖材料。长期6、专利工作文件。永久7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。长期8、档案、图书、情报工作有关材料。短期9、其他材料。制造管理（按课题设置代号）科研准备阶段KYZB1、项目的申请报告、批复、通知长期2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料长期3、科研经费申请报告及批复长期4、科研计划、上级批示长期5、实验、试验方案、考察方案、技术规程永久6、其他材料。试验开发阶段SYKF1、研究任务书永久2、实验、试验记录、调整和撤销的报告永久3、试验综合分析报告永久4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程永久5、其他材料。鉴定验收阶段JDYS1、科研工作完成（或中断）总结永久2、技术分析报告、标准化审查报告长期3、鉴定证书、科技成果鉴定证书永久4、其他材料。成果申报阶段CGSB1、科技成果申报表、登记表及附件永久2、科技成果奖励申报及评审材料永久3、获奖证书及批件永久4、其他材料。信息化部设备资料SB1、公司办公电脑设备资料永久2、公司监控仪器资料永久3、公司打印机、复印机设备资料永久4、公司打卡机设备资料永久5、其他资料系统资料XT1、公司办公软件系统资料永久2、考勤打卡机、吃饭打卡机系统资料永久3、监控系统相关资料永久4、其他资料购销合同GX1、办理公司网线业务等相关合同长期2、购买系统等相关合同长期3、购买企业邮箱业务等合同长期3、其他资料品保部质量管理ZL1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。短期2、ISO9000系列质量认证材料。3、质量体系认证及质量控制形成的材料。长期4、公司质量管理工作计划、措施、总结长期5、质量管理制度、办法、规定长期6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料长期7、产品质量达标、创优证书长期8、质量事故分析、处理材料长期9、其他材料。冷冲模具中心及各事业部轻量化模具中心及各事业部制造中心及各部落料模具事业部研发中心保利龙生产经营计划CSJY1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料永久2、生产经营计划任务书长期3、各项专业发展的年（季）度计划表长期4、生产技术、经济指标完成情况分析长期5、各部门的工作计划、总结。短期6、其他材料产品生产类CPSC一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料永久生产管理CCGL1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。短期2、各类统计报表。长期3、生产调度工作计划、总结、报告长期4、生产调度会议纪要长期5、生产调度的职责、制度、规程长期6、生产活动综合分析材料。短期7、其他材料。文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收部门原/复接收人备注移交目录记录编号:日期：年月日序号文件（合同）编号标题名称页数原/复备注移交单位移交人日期收件单位收件人日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期：移交性质□离职□调岗□归档档案所属年度档案类别保管期限数量永久长期短期

合计

移交说明移交人：接收意见

接收人：移交人（部门）

经办人：移交日期：年月日接收人（部门）

经办人：接收日期：年月日见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：年月日案卷顺序号立卷类目号案卷标题起止日期卷内张数保管期限备注档案借阅审批单记录编号:日期：年月日借阅部门借阅人借阅部门经理使用目的总经理主管副总行政部序号借阅内容复印借阅归还日期经办人12345备注档案管理流程：相关部门/部门负责人行政部分管副总/总经理配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料审核验收监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度审核验收监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度审核验收是否审核验收是否档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》、《武汉市档案管理条例》，结合公司实际，特制定本办法。档案管理1、主要内容1.1档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以建设项目、设备和会计、经营档案为主体。1.2公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。1.3公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。2、文件的收集与归档2.1各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交办公室备案。会议文件由办公室收集。2.3档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。2.4档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制。2.6收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。3、公司文件材料归档的基本要求3.1归档的文件材料必须完整。3.2归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3.3归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。公司文件材料的归档范围4.1保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。4.2行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。4.3人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。4.4会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。4.5经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。4.6工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。4.7生产计划方面。有各种计划、统计报表和生产管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。4.8物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。4.9其他方面。5、档案级别的划分：5.1档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。5.1.1一级为绝密文件5.1.1.1国家保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等级划分为一级。5.1.1.2公司的重大决议。包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等，其等级划分为一级。5.1.1.3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。5.1.1.4本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。5.1.2二级为机密文件5.1.2.1本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属机密文件，划分等级为二级。5.1.3三级为秘密文件5.1.3.1本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为秘密文件，划分等级为三级。5.1.3.2本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。5.1.4四级为普通文件5.1.4.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。6、归档时间6.1基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档案管理部归档。6.2各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。档案的鉴定和销毁7.1编制档案的保管期限表，保管期限可分永久、长期（10-30年）、短期（10年以下）三种。7.1.2档案鉴定工作由公司档案鉴定领导小组组织进行，鉴定领导小组由主管档案工作的副总经理任组长，组员由技术部门和业务部门的负责人等组成。

7.1.3

鉴定工作根据各类档案的保管期限进行。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表上注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。7.1.4档案通过鉴定确认为永久保存的档案，如发现档案不完整、不准确，应责成有关部门和人员进行补充和修改。

7.1.5对经鉴定确认无保存价值的档案，要登记造册，提出销毁报告，经主管经理审批，并报送上级档案管理部门备案。销毁档案要严格执行保密规定。二、档案管理实施细则1、档案管理归档要求：1.1档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。1.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。1.3在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。1.4不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。1.5档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。1.6案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。2、各部门保管文件的档案范围及相关规定2.1各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。2.2各部门的档案管理由各部门指派相关人员进行管理，不设置专职岗位。2.3部门存档文件的范围：2.3.1保密办公室保密资料、涉密文件。2.2.2部门例会纪要、业务函件、往来文件。2.3.3客户业务信息、资料、销售报表。2.3.4公司及各部门的规章管理细则。2.3.5原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。2.3.6生产资料、采购信息、工序交接记录等生产资料由生产部门保管。3、文件档案分类整理保存3.1办公室负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保存、调阅使用。3.1.1根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法。3.1.2分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。3.1.3常用的分类方法有：3.1.3.1按工程项目分类；3.1.3.2按专业性质分类；3.1.3.3按组织机构分类；3.1.3.4按时间分类。可按文书的性质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分到小类别，再从小类别细分种类、年份等。3.4文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大级别。“加密”还分为绝密、机密和秘密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。4、档案编目：4.1编制卷内文件页号应符合下列规定4.1.1卷内文件有书写内容的页，按流水号编页码，页码从“1”开始。4.1.2页码编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页码编写在标题栏外右下角。4.1.3成套图纸和印刷成册的文件不必重新编写页码。4.1.4案卷封面、卷内目录、卷内备考表、空白页不编写页码。4.2、卷内目录的编写4.2.1序号：应用阿拉伯数字从“1”依次标注，按照卷内文件的顺序，一份文件一个号。4.2.2文件编号：应填写卷内文件的文号，图样的图号，或设备、项目的代号。4.2.3责任者：应填写卷内文件的直接形成单位或主要责任者，有多个责任者时，选择两个主要责任者填写。4.2.4文件题名：填写卷内文件标题的全称。4.2.5日期：应填写卷内文件形成的日期，如：20120512。4.2.6页数：应填写每份文件的实际页数，要求在最后一份文件的备注栏里填写总页码。4.2.7卷内目录排列在卷内文件首页之前。4.3卷内备考表的编制：4.3.1卷内备考表的编制应符合规范要求。4.3.2卷内备考表主要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量（见示例），说明组卷情况，如立卷人（档案员），检查人（档案负责人）、立卷时间等。示例：本卷内文件材料20件，100页。其中：文字材料80页，附图10张，照片10张。4.3.3卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。4.4案卷封面和背脊的编制：案卷封面采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：4.4.1.1案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名主要包括项目名称，代字、代号及结构、部件，阶段代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。4.4.2立卷单位：应填写文件组卷部门或项目负责部门。4.4.3起止日期：应填写案卷内最早产生的那份文件的日期和最晚产生的那份文件的日期；应用阿拉伯数字填写，例：2004.01.01-2004.06.294.4.4保管期限：应依据保管期限表填写划定的保管期限。4.4.5密级：应依据保密规定填写卷内文件的最高密级。4.4.6档号：应依据先后顺序，档案移交前档号暂用铅笔填写，审查合格后改用蓝黑墨水或碳素笔填写。4.4.7卷内封皮、卷内目录、备考表的幅面统一采用A4幅面。4.4.8档案盒面、背脊的填写要求：按项目法人统一格式要求用计算机打印在薄的牛皮纸上贴在盒面和背脊上，做到字迹工整清晰，粘贴牢固。4.4.9卷内封面、卷内目录、备考表的填写：电脑打印。打印时要求案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及卷内目录题名按规定的字体和字号填写。4.5案卷的装订要求4.5.1案卷可采用装订和不装订两种形成。4.5.2文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的文件要先修复后在装订。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。图样折叠为手风琴式（统一幅面），图样折叠时标题栏露在右下角。4.5.3不装订的案卷，应在每份文件的右上角加盖档号章。档号章尺寸单位统一为mm，比例：1：1，档号章式样：4.5.4案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面A4,有文字面向内折叠，为便于长期保存,案卷装订时必须去掉金属物,用装订线一律在左，装订时左侧、下边对齐，采用三孔一线，装订线必用棉质或化纤线绳，(装订为3孔,每孔孔距为80mm，左边距为15mm），装订线不得遮压卷内文件的字迹，若装订线位置不够时要进行适当粘贴。4.5.5装订厚度:以文件资料的实际情况而定。4.5.6横向打印的文件资料装订时应将题头（上面）对应纵向（左侧）装订的一面装订。4.5.7案卷内不应有金属物。4.5.8正本和副本、永久、长期和短期的印章由公司统一制作。4.6声像及电子档案4.6.1声像及电子载体是纸质档案的必要补充。档案员负责各部门产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。5、档案管理人员职责5.1按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。5.2按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。5.3工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。6、档案保管6.1接收档案必须认真验收，并办理接交手续。6.2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。6.3要定期进行档案室的清理核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。6.4文件档案保存期限：6.4.1永久保存：6.4.1.1公司章程；6.4.1.2股东名册；6.4.1.3组织规程及办事细则；6.4.1.4董事会及股东会纪录；6.4.1.5财务报表；6.4.1.6政府机关核准文件；6.4.1.7不动产所有权及其它债权凭证；6.4.1.8工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸；6.4.1.9其它经核定须永久保存的文书。6.4.2长期保存：6.4.2.1预算、决算书类；6.4.2.2人事档案、会计凭证；6.4.2.3事业计划资料；6.4.2.4其它经核定须保存10年的文书。6.4.3在目前公司文件档案建制初期，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定7、内部档案分类及编号7.1分类代码的标识以各类第一、第二个字的汉语拼音组合而成。7.1.1保密管理（BM）7.1.2行政管理（XZ）7.1.3人力资源管理（RL）7.1.4财务统计管理（CW）7.1.5经营销售管理（JY）7.1.6工程建设管理（GC）7.1.7生产计划管理（SC）7.1.8物资供应管理（WZ）7.1.9其他管理(QT)7.2档案分类代码编号GJ——XZ——2016——001卷号年份档案分类号冠捷缩写8、文件档案调阅管理8.1公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅手续。填写《档案调阅单》，而后交给部门主管或是部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写《档案调阅记录》方可进入档案室查阅或调阅资料。8.1.1普通文件档案：要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。8.1.2调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。8.1.3人事的档案的调阅管理：8.1.3