公司档案资料管理办法及公司档案管理制度与流程

公司档案资料管理办法（试行）一、目的为加强公司档案管理工作，规范公司资料、文件保管程序，保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性，并符合ISO9001质量体系的规范要求，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理，其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。三、机构设置及职责公司设立档案资料室，负责全公司各类档案、资料的管理，隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。四、档案归档1．归档要求归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好的原始记录。合同要存正本，公司文件及外部文件应归档原件，一般不存复印件。文字、图纸与软件（盘）同存时，应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。归档的文件和资料要求质量优良，图样清晰，字迹工整，装订整齐美观，禁用字迹不牢固的工具书写。对软盘、光盘、声像、照片等资料，归档时要有保护措施，包装良好，封面书写标题及编号，无涂改。凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等，各部门有责任及时归档。因归档不及时造成资料损坏或丢失，给公司利益造成损害的，有关部门须承担责任。归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的，由归档部门与档案室拟定保密级别和限制查阅使用范围。2．归档时间工程、研发项目资料在项目完工后一个月内归档。各类管理文件、产品标准、技术文件每一年年末归档一次。其余各类具有保存价值的文件和资料应及时归档。3．归档程序和手续各类档案在归档前由各部门兼职档案员预立卷。归档时要作《档案移交（接收）登记》，属质量体系受控文件要提交《受控文件和资料清单》，经档案室和归档部门双方当面清点签字后备查。对不完整、不准确或不符合存档要求的各类档案，档案室有权要求归档部门完善达到要求后再办理归档手续。同一项目的成套资料在归档时要有资料目录，并按要求提供《图纸资料存档清单》。4．归档责任部门公司下发行政文件、管理制度、公司重要会议材料、外来文件由公司办公室负责。各职能部发的文件、管理细则由主办部门负责。技术文件、工程文件、研发文件、生产文件、产品标准、工艺文件由相关事业部负责。5．归档范围工程类（见附件二）研发类（见附件三）产品生产类（见附件四）管理类（见附件五）其他类6．管理文件和资料的归档凡正式发文的公司文件按发文序号归档，不得缺少。公司各职能部门负责将业务范围内的管理文件及资料按期归档，以保证借阅人员能使用更新后的有效版本。7．技术文件和资料的归档凡公司及所属各部的工程项目、研发项目、产品生产、工艺文件、各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档，实行项目负责人负责制，由项目（或技术）负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目（或技术）负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组，对归档资料进行技术审查并签署意见，确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围内文件资料的规范性、完整性负责。档案室在工程、研发项目资料和产品标准归档后，书面通知管理规划部。此书面通知将作为公司对事业部项目考核的依据之一。五．档案和资料的保管各种管理、技术文件和资料属于公司专有技术、知识产权和无形资产的重要组成部分，要严格管理，严防因失密给公司造成损失。管理文件和资料、技术文件、工程项目的图纸等应进行分类管理，文件与资料必须编号。档案资料是公司研发、工程、生产、经营和管理的重要依据，档案资料室必须确保安全。健全借阅审批、登记制度，严防文件资料损坏、丢失。未经许可不得复制、使用保密档案。 做好“五防”工作，即：防火、防盗、防晒、防潮、防虫。档案室内要经常打扫，保持清洁卫生。室内严禁吸烟，不得将易燃、易爆物品带入室内。工作人员离开档案室时要关灯、关好门窗。六、档案资料的使用公司档案资料分为机密、秘密、无密级三个级别。机密级的档案资料有严格的查阅限制，其复制和借阅需经公司主管领导批准。公司的重要文件、技术资料列入机密级档案管理。秘密级档案和资料有查阅限制，复制借阅要经归档部门负责人同意，公司办公室批准。对公司较重要的文件、技术和项目资料列入秘密级别管理。无密级档案资料，公司内部职工可以查阅、复制、借用，但需进行登记备案。查阅档案资料，需执行档案资料保密规定，并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料；如要查阅非本职工作的档案资料，需经档案归档部门负责人同意，公司办公室批准；公司外部人员查阅档案资料，需经公司接待部门领导申请，公司主管领导批准后，由专人陪同查阅，不得借出。档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记，对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。借阅科技档案不得超过两个月；借用管理文件不得超过一个月；借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后，如需继续借用时，可持所借档案到档案室办理续借手续，仅限续借一次。对逾期不还，经催促仍拖延者，除停止其借阅权利外，还将向其所在部门通报。凡公司员工调离公司前，应清还从档案室借阅的档案资料，由档案室在调离手续单上签字后，方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工，在离开公司前也必须清还所借档案。七、文件和资料的更改、销毁已归档的非技术文件和资料如需更改，由原归档部门持《文件和资料更改通知单》到档案室填写《文件和资料更改登记表》，此登记表、更改通知单与文件共同存放，以备查询。技术文件和资料需更改时，要按《设计更改程序》及《产品图样及设计文件更改办法》执行，填写《设计变更补充通知单》并由项目负责人或技术负责人签字。对标准产品图纸及工艺文件的更改要有事业部总工或技术负责人的审批，同时注明更改原因及日期。文件和资料失效或终止执行时，各部门档案员应按要求填写《终止执行文件和资料目录》，到档案室备案，由档案室在文件上标明终止执行或作废字样。对无保存价值的已失效或终止执行的文件、资料，需经原编制部门审核，原审批部门负责人批准后，填写《技术文件和资料处置表》及《申请销毁文件和资料目录》存档。对于需要销毁的文件、资料，由档案室定期提出申请，经公司专家委员会鉴定后，档案室统一销毁并做销毁记录。八、其他本办法自公布之日起实行，解释权归公司办公室。附件一：有关表格、清单样本《受控文件和资料清单》《档案移交（接收）登记》《文件和资料更改通知单》《文件和资料更改登记表》《设计变更补充通知单》《技术文件和资料处置表》《终止执行文件和资料目录》《申请销毁文件和资料目录》《图纸资料存档清单》《文件资料借阅申请单》《文件资料借阅单》附件二：工程项目资料归档范围设计任务书、初步设计、设计变更通知书合同书及附件、协议、会议纪要系统原理图、施工图软件功能规格书、软件框图、程序清单、软件测试大纲、测试报告系统调试大纲、调试说明、系统操作使用说明书调试过程中的原始记录竣工图用户验收证明、验收报告、向用户提交资料的交接记录项目鉴定、获奖证书、用户感谢信注：除3、4、5、7项要求同时提供软盘及书面材料外，其余均需提供材料的原件附件三：研发项目资料归档范围项目提案、可行性研究报告、项目任务书初步设计文档资料、详细设计文档资料测试记录、测试报告工业试验报告、开发中评报告生产准备文件、销售准备文件开发终评、产品认证鉴定、获奖证书、知识产权证书附件四：产品生产文件资料归档范围产品标准（国家、行业、企业）、生产工艺文件、产品手册产品零部件图、装配图操作规程、守则产品检验、测试规范附件五：管理文件、资料归档范围公司正式下发文件、规章制度公司收文、上级批文公司对外发文、请示重大会议材料公司重大决议、大事记各部业务文档材料公司经理办公会记录公司文件档案管理制度及流程一、目的加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。二、适用范围适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。三、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。四、职责1、行政人事部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）负责对部门档案管理监督检查。五、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。档案资料的日常管理：⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用。⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。档案借阅(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门总经理批准，批准后方可销毁。⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种工作计划、计划考核 /总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、 员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：公司规定的密级文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；⑶电子声像档案的归档重要电子声像档案应实时进行、随办随归。一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。6、档案移交公司的流程经办部门检查文件或档案，编制移交清单；行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；7、档案保管⑴档案编号档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。六、相关记录1、《文件（合同）管理记录目录》2、《文件档案移交目录》3、《档案移交清单表》4、《档案借阅审批单》5、《档案分类编号表》6、《档案管理流程》文件（合同）管理记录目录记录编号:日期：序号文件（合同）编号标题需抄送的相关部门接收原/复接收人备注部门移交目录记录编号: 日期：序号 文件（合同）编号 标 题 名 称 页数 原/复 备 注移交单位 移交人 日期收件单位 日期注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。记录编号:移交性质档案类别合 计移交说明接收意见

档案移交清单表日期：□离职□调岗□归档档案所属年度保管期限数量永久长期