印章使用管理办法(WORD版)

印章使用管理办法1、目的为强化对印章管理工作重要性的认识、树立高度责任心，避免责任意识淡薄、杜绝违法、违规行为，防范风险的发生、有效地维护公司利益，须严格规范公司印章管理工作，建立健全印章审批、使用、管理等规章制度，进一步落实印章管理责任制，提高工作效率，确保用印安全，特制定本办法。2、公司印章的范围2.1公司公章、法定代表人章；2.2合同专用章、财务专用章、发票专用章、投标专用章等部分专用章；2.3各部门及分支机构印章。3、印章保管的部门3.1公司公章、合同专用章、投标专用章、工会章、党支部章等专用章由行政人事部负责管理；3.2财务专用章、发票专用章、法定代表人章由财务部负责管理；3.3各部门、各分支机构的印章由各部门、各分支机构负责保管。4、使用公司印章审批权限4.1由总经理审批盖章的文件4.1.1公司重要文件4.1.2向总公司的请示、报告等4.1.3公司机构设置、调整和公司中层以上干部任免文件4.1.4法定代表人授权委托书（行政人事部存一份）4.1.5公司对外签署合同或协议4.1.6公司员工人事劳动合同4.1.7公司重要报表4.1.8其他需要总经理审批的文件4.2按管理层分工，公司主管领导和总经理授权人员对管理范围内的各种文件、报表、证明性材料等进行审批。详见《烟台磐能电气控制系统有限公司印章管理审批一览表》（附件1）。4.3专项业务用章按总经理授权执行。5、印章的管理5.1印章的刻制5.1.1须填写《印章制发申请表》（附件2）报总经理批准，由行政人事部负责到公安机关备案并到指定店面刻制，各类印章的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定。5.1.2各部门及个人不得擅自刻制印章，违反本项规定致公司造成的全部经济损失由当事人向公司承担全额赔偿责任。5.2印章档案的建立公司各类印章须经行政人事部分别进行登记，填写《印章登记卡》（附件3），并建立《印章台帐》（附件4），以便印章的存档和备案。5.3有下列情况印章须停用（废止）：5.3.1印章使用磨损或损坏，需对原印章停用而替换成新印章的；5.3.2公司名称变动，原印章废止的；5.3.3印章遗失或被窃，声明作废的。需更换印章的，须填写《印章制发申请表》报总经理批准后，交由行政人事部负责办理；印章停用（废止）时须填写《印章停用（废止）申请单》（附件5）经总经理批准后及时停用印章送交行政人事部封存或销毁，并在《印章登记卡》及《印章台帐》作好相应登记。5.4公司印章的保管5.4.1公司各印章的管理部门必须确定印章保管及使用责任人即印章管理员，按本办法使用印章。5.4.2公司各类印章的保管必须安全可靠，应放在保险柜或加锁保存。印章使用时，要随用随拿，用后归位，严禁随意放置。5.4.3各种印章应妥善保管，如有遗失须立即向行政人事部书面报告，行政人事部应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。5.4.4印章管理员临时因事离岗超过两天的，须由部门负责人指定人员暂时代管，并办理交接手续，填写《印章交接登记表》（附件6），以免贻误工作。5.4.5印章管理员须做到监督用印登记和存档手续清晰明了、齐全可查，并定期将填写完毕的《印章使用管理登记表》（附件7）及用印资料档案全部交行政人事部存档。6、各类印章的使用规定6.1公司各类印章实行用印登记制度。用印申请人须登录OA系统填写《印章使用申请表》，并上传用印文件，选择“只用印”，经部门负责人、印章管理部门审核，总经理批准后，印章管理员方可施印。6.2印章管理员施印时须认真填写《印章使用管理登记表》或《服务合同专用印章登记表》，写明时间、事由、盖章数等，做好登记工作。6.3印章管理员要严格按程序办事，按权限用印，用印前要检查文件是否符合规定格式，手续是否齐全，审批是否有效，对审批手续不完备的各类文件有权拒绝用印。6.4禁止在空白纸张或内容填写不全的文件、介绍信、便函、证件、授权委托书、发文批准书、业务报表、邀请函上加盖公司印章。6.5使用印章须在公司内，禁止任何人未经批准携带公章外出；用印经办人如确有携带印章外出需求时，须登录OA系统，填写《印章使用申请表》，选择“需外借”，经部门负责附件3：印章登记卡印章名称登记编号登记日期印模留样保管部门：印章管理员：种类形状用途制成时间印章材质制印人废止理由废止日期备注：附件4：公司印章台帐序号印章名称枚数启用时间印章编号保管部门印章管理员交接情况停用时间备注姓名签收签收日期交接人签字交接时间1234567891011121314附件5：印章停用（废止）申请单申请日期申请部门申请人印章全称数量停用（废止）理由停用（废止）印章留样：申请部门审核：年月日总经理审批：年月日注销日期注销人备注附件6：印章交接登记表印章名称转交时间（起/止）管理员接管人审核人批准人归还时间归还人管理员

附件7：