秘书学概论与实务考核习题与答案

秘书学概论与实务考核习题与答案1、封闭式办公室的优点是：(1)可满足单独办公的要求；(2)避免受到外界干扰，不利于对员工的监督和指导；(4)在一定程度上影响了员工之间的交流。3、秘书日常需维护的区域主要有三个：个人办公区、公共办公区和上司办公区。4、购买办公用品要注意以下事项：(1)办公用品不允许随意、无次序购买。(2)尽量货比三家，买到物美价廉的物品。(3)应保留一张货物订单，以便收到货物是核对。(4)为防止缺货，应当有提前购买的意识。(5)对于消耗量大的物品，购买数量要充5、如今不懂计算机、不会使用计算机的人就是信息时代的“文盲”。除了计算机，办公室里其他的现代办公设备也越来越多，秘书的任务就是尽快掌握这些现代办公设备(1)打印机的使用与管理(2)复印机的使用与管理(3)传真机的使用与管理(4)移动存储设备的使用与管理(1)准备记录(2)摘机应答(3)辨识身份(4)认真听记(5)道别挂机8、电话交谈的技巧：1.不要直呼其名2.使用温和语言3.用肯定语气表示否定意思4.将命令形式转为请求形式5.慎重使用“你”字开头(1)拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。(2)不能拆启标有“亲启”“保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。(3)如果误拆不该拆启的邮件，应当立即封口，在信封上注明“对不起，误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。(4)如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数(5)如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。(6)如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产品的资料等，应当保存好或转交(7)秘书如果经过授权可以对信函进行阅看，应该把其中某些重点内容圈点或勾画出10秘书工作事务繁杂，更需要合理地分配时间，有效地利用时间，以提高工作效率，(1)明确自己的工作任务与职责(2)区分常规工作和非常规工作(3)巧妙灵活利用时间(4)善于使用时间管理工具(5)适应整个流程的正常运转(6)遵守组织制定的规章制度(7)记录和评估利用时间的有效程序口”,是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影。12、秘书和秘书部门在参与团体接待过程中，必须精心准备，周密实施。团体来访接待事关重大，为谨慎起见，一般应当事先拟定出详细的接待方案，按常规应该包括以(1)接待方针(2)接待规格(3)接待安排(4)接待责任(5)接待经费(6)其他事宜(1)不卑不亢(2)依法办事(3)内外有别(4)遵守礼仪(1)按外宾身份与职务高低排列(2)按外宾所在国名英文字母排列(3)按时间先后顺序排列分办、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。(1)拆封前核对来件的接受者(2)不该自己拆的文书不要拆(3)不损坏信封内的文书(4)取干净信封内的文书(5)如发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系(6)拆开重要信件时应有两人在场16、文书的立卷是指将文件组合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下几步：(1)收集文件(2)鉴别文件(3)归卷(4)调整(5)排列、编号和编目(1)观察法(2)询问法(3)问卷法(4)网络法(5)交换法(6)购买法(1)分母分类法(2)地区分类法(3)主题分类法(4)数字分类法(5)时间分类法(1)通过调查研究，充分了解接待对象的情况(2)挑选并培训导游或解说人员，让其熟悉参观的项目(3)制作并至少提前一周寄发请柬。(4)确定接待服务处和接待人员(5)准备宣传小册子(6)准备礼品或纪念品(7)准备特殊的参观用品(8)布置参观的场景20、举办任何一次会议都要消耗一定的人力、物力、财力。其支出作出科学的预算是(1)场地费用(2)交通费用(3)食宿费用(4)资料费用(5)人工费用(6)其他费用21、会议的筹备方案越详细，越可能把问题减少到最小的程度。但是，紧急和意外的事件任然可能发生，拟定出应急方案可以保障会议在出现意外时能够按计划进行。应(1)人员问题(2)场地问题(3)设备问题(4)资料问题(5)健康与安全问题(6)行为问题(1)易于区分与会者的不同身份(2)要与会议性质和气氛相适应(3)要与组织的文化理念相吻合；另外，总体上来讲要注意经济适用、美观大方。涉外会议的证件要用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。(1)会议准备是否充分(2)会议期间能否排除各种干扰(3)环境条件与用品准备(4)文件材料的准备情况(5)会场布置情况的检查(6)会议保卫工作的检查(7)特殊类型会议相关工作的检查24、清退会议文件资料是指与会人员在会议结束时，根据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。秘书首先要确定清退文件资料的范围，印制和下发清退文件资料的目录，并做好必要的解释工作。根据会议的实际情况选择合适的清退方法，清退过程中需要逐份清点、登记、填写文件登记清退表，交接双方签字确认。如发现丢失(1)会议目标是否实现(2)会议的成本效益如何(3)与会者是否满意(4)以后会议中需要改进的地方(1)安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或添加临时的、紧急的情况。(2)进行项目的时间调整、变更，仍应遵循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。(3)确定变更后，应当立即做好有关善后工作，例如通知对方、说明理由、防止误解等。(4)再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。27、训练1:××公司准备在2010年1月10日至11日在××省××市××××酒店召开2010年订货会议，于2009年12月20日发出会议通知。会期为两天，1月9日报到。报到地点在××××酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。28、训练2:陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理，下面是他和他的秘书下上午10:30在办公室举行会议，所有的经理都参加。秘书要安排时间去银行取现金。12:30陈经理与北京代理商王先生在文化大酒店共进午餐。秘书为人事部的朱迪小姐安排下午3::00见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈经理与自己商谈下一