对帐操作模板

XX汇丰人寿保险财务工作指南——会计对帐流程文件信息文件名称会计对帐流程文件类型手册文件编号文件起草者高丹红XX文件归属部门财务会计部文件修改记录版本日期修改人员修改内容审核人V1.02023年05月高丹红XX初稿2023年08月高丹红XX暂记帐抽查细化总那么为了标准本公司的会计核算，保证会计信息质量，确保在公司内部建立持续、健全、有效的内部控制制度，维护投资者和债权人的合法权益，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准那么》等有关法律法规和《汇丰XX人寿主要会计政策》、《汇丰XX人寿会计核算方法》以及《集团财务职能指令手册》,结合本公司实际，制订本流程。本流程适用于总公司财务会计部及各级分支机构财务会计部。本公司的对帐工作，必须遵循国家统一的政策和规定，必须遵循本公司会计政策，必须遵循集团公司财务控制要求。本公司各级机构领导负有组织领导本级公司贯彻执行本方法的责任，支持会计人员依法行使职权。本方法由总公司财务会计部负责解释和修订。2． 背景简述《集团财务职能指令手册》B.5.1.6规定，各单位必须确保长期保持一个活泼的财务控制环境。应对交易记录和合并的准确性进行管理控制，包括交易、审计追踪和对账的编辑。要求进行一次彻底的、签名的审计流程，以协助控制财务报告信息的品质。3. 对帐原那么3.1 对帐主要是指通过独立的内部控制程序来检查并确认各会计科目余额及其交易记录的完整性、正确性和有效性。如获取银行对账单〔第三方资料〕比对公司帐面余额是否与其一致。3.2 每月财务部需根据集团要求安排专人进行月末总帐核对、不定期暂记账抽查及银行对账： 总帐核对〔Month-endReconciliation〕。总帐核对是指在每月末关帐后，由财务部独立专员控制并分部门执行的资产负债表各个科目原始资料与财务报表余额核对工作。3.2.2 不定期暂记帐抽查〔SurpriseCheck〕。不定期暂记帐抽查是指每月由财务部独立专员控制，随机选择抽查日期，并指定科目核对人进行对账的过程。主要关注暂记帐科目性质，用途及使用是否正确，帐龄是否合理。3.2.3 银行对帐〔BankReconciliation〕。银行对帐是每月末财务部科目核对人比对月末银行对账单余额及月末银行帐面余额，并编制银行余额调节表的过程。3.3 必须严格定期进行最新的全面会计对账。包括但不限于与往来帐、暂记帐户、总分类账、托管和保存记录、保管人、公司间、分支机构间和其他公司内部余额相关的对账，以便保持集团会计记录的完整性。3.4 必须有一位指定人员〔核对报告编制人〕对所有对账进行单独审核，所有原始资料需清晰整理归档。3.5 确认差异产生的原因及合理性，分析该错误存在的潜在风险，按科目性质，选择性地进行账龄分析。3.6对账过程应职责清楚，每个资产负债表科目都应指定相应的科目负责人和审核人，审核人应独立于原始资料的准备。3.7对账应涵盖系统内所有资产负债表科目，包括PRC科目及IFRS调整科目。每个科目都必须得到合理核对并证实对账频率由科目本身的重要性以及交易发生频率决定，但至少一个月对账一次财务总监需保证月度对账持续更新，对帐差异都获得合理解释。每月对账证书需详细说明差异原因，性质，以及未调平事项。对账证书需在规定日期当日或之前上交，不得延误。4. 职能解释4.1核对报告审阅人〔ReconciliationReportReviewer〕。指公司财务部门负责人，包括财务经理及财务总监。每月末所有由核对报告编制人编制的总账核对报告必须经财务负责人独立审阅，并在报告上签字确认。4.2核对报告编制人〔ReconciliationReportPreparer〕指专门负责公司全面总帐核对工作的人员，归属于财务部。该人员必须独立于所有相关科目原始资料的准备，理解总账核对制度的核心内容及内部控制要求，并对科目性质、科目用途、科目使用情况及及相关的第三方证明材料或相关系统数据有充分足够的了解。核对报告编制人需在每月末将对帐信息传达至各部门科目负责人，并审阅各部门上交的对帐资料。4.3科目负责人〔AccountOwner〕。所有总账核对报告制度涉及科目都应落实到具体的科目负责人，并以书面方式加以签字确认。科目负责人须对科目余额及其交易情况有充分了解，并对其完整性、正确性和有效性负有全部责任。科目负责人可以根据系统情况，流程安排并结合内控要求为科目设定核对期间，设定完成后所有人员必须严格按照相应时点进行核对确认。4.4科目核对人〔AccountReviewer〕。指各部门科目负责人指定的，独立于本部门相关科目原始资料准备的人员。在对帐过程中，科目核对人需要配合核对报告编制人的工作，完本钱部门的帐务核对资料准备工作并按要求填制月度部门科目余额核对表。4.5 暂记账抽查核对人〔SurprisingChecker〕。由内审部门选出的执行不定期暂记账核查的人员。该人员需独立于做帐，帐务核准及月末帐务核对工作。假设有特殊情况，需公司财务总监核准其任职资格。5. 职能分工5.1 核对报告审阅人职责如下：5.1.1 独立审阅每月月末所有总账核对报告，并在报告上签字确认5.1.2 审阅关注事项包括非常见交易事项及大额交易事项长期未结清或无法结清的科目余额及解决进度5.1.3 以上事项需披露内容包括入账日期、发生日期相关证明材料实际情况说明及核对情况说明。 核对报告编制人职责如下：.1审核所有账上余额与第三方证明材料或不同系统报告之间的完整性、正确性和一致性.2保证总账核对报告及时准确地报送给报告审阅人和首席财务执行官.3与科目负责人及时沟通一起对未结清余额进行原因解释.4归集并注明长期未结清交易〔账龄超过90天〕及大额未结清交易提请报告审阅人关注。.5每月月底之前，及时通知记账人员就上月核对过程中发现的需要进行调整的内容及时调整入账，通知相关部门清理超过正常期限的往来余额。.6对于未结清科目余额的核对清查应遵循的考前须知：与第三方联系人确认是否存在未达账项确认科目余额的结清是否存在任何实际障碍或困难确认交易事项的具体情况及原因解释是否已经保存完整确认所有相关部门之间及与第三方联系人之间的联系都以书面方式进行并保存完整保持与相关业务部门对科目余额结清情况的密切关注和定期沟通如未能在预期时间结清科目余额或存在非正常/大额未结清科目余额，应及时告知上级主管并通知相关部门采取必要措施进行清查、结算5.3 科目负责人职责如下：5.3.1 对科目余额的完整性、正确性和有效性负有全部责任5.3.2 根据系统情况，流程安排并结合内控要求为科目设定核对期间，设定完成后所有人员必须严格按照相应时点进行核对确认。 科目核对人职责如下：.1 负责收集并核对不同系统之间或与第三方证明材料之间的余额.2 资料收集及核对过程中应遵循的考前须知第三方证明材料的收集应直接从第三方取得，而不需经过相关交易经手人或联系人的转交。不同系统间的数据核对应直接比对其数据源内容，而不是核对查询输出等中间层数据输出内容。具体核对内容包括交易金额、交易日期、交易事项的一致性等。如果因小数尾差导致持续性的小额尾数差异，经授权人批准，可以将此小数尾差在利润表中加以确认，消除差异。总账核对报告中实际发生数和账面数之间应该不存在尾差差异。所有无法匹配的未结清账项应单独列示所有原始证明材料应附加于相关的科目余额核对报告后直至余额结清月末总账核对6.1 对帐流程6.1.1 会计结账后，财务部核对报告编制人从PeopleSoft中导出TB和明细账，将余额按照部门分类归集至各表，包括余额为零的科目以及不活泼的科目。6.1.2 核对报告编制人将归类的总账核对表〔附件十〕以邮件方式发送至各个部门指定的科目核对人，抄送财务经理及各科目负责人6.1.3 各科目核对人收到表格后，在部门内收集各科目对应的证明资料。资料形式可以是系统系统自动产生的数据对接比对报告，也可以是用excel或access手工制作的比对报告，如台帐等6.1.4 科目核对人根据原始资料填列各余额帐龄分析表，并将帐龄超过三个月的科目单独列示，注明长期挂账原因，解决方式及预计解决时间科目核对人完成核对工作后，在总账核对表，帐龄分析表及超过三个月帐龄分析表上签字，交由本部门科目负责人审核并签字。最后连同证明材料一并交给财务部核对报表编制人审阅汇总核对报表编制人及时检查科目核对人提交的材料。观察长帐龄原因的合理性并分析帐实差异的帐务风险。填制报告材料及对帐证书〔附件八〕并签核。交予核对报表审阅人〔财务经理〕审阅财务经理审阅完毕后在账目核对表及队长证书上签字确认，再递交财务总监核查确认。核对报表编制人将经由核对报表审阅人确认的报告材料及证书以邮件方式向集团相关负责人进行月度汇报，抄送核对报表审阅人核对报表编制人与相关记账人员沟通对帐过程中发现的异常事项，对调整进行催促跟进6.2 关联方对帐每季度公司按照集团要求上报季度对帐证书〔附件九〕。关联方之间帐务核对务必清晰，及时明确差异性质并调整，以防止造成永久差异。.1 对帐频率可按月/季度为单位，要求至少每季度末对帐一次。具体频率由对帐专员根据公司实际关联方交易发生频率及金额大小作出判断，并上报集团相关负责人批准确定。.2 对帐方式建议采用/邮件，对帐信息建议包括以下内容：对帐请求发出人信息：发出人姓名;发出人;发出人;发出人地址;请求发出时间;请求对帐期间具体对帐信息余额工程性质;对帐原币余额;明确余额为应收/应付6.2.3 对帐由往来账目负责会计人员于每月末关帐后执行，直接抄送本部门科目核对人及核对报告编制人，作为月末总账核对原始资料。6.2.4 收到关联公司对帐请求后，必须在24小时内给予确认余额一致/不一致的回应。由于对方确认回复时间延误对月末对帐报告产生影响，由核对报告编制人向集团财务部门相关负责人进行汇报。未收到对方确认一致的回复，不可作默认结果一致处理。6.2.5 收到关联公司对帐请求，假设本公司帐面余额与对方不一致，不管差异金额大小，需即刻回应对方对帐结果，并附上组本钱公司余额的明细工程供对方参考。6.2.6 对帐产生差异，双方需积极跟进调查差异原因，并在当月确定解决差异的方案，争取季度对帐结果一致。6.2.7 对帐产生差异的原因总结大致包括以下几种：截止性差异。收付款书面通知发出时间在结账日前，发出方在书面通知发出时已入账。收单方在截止日后收到单据入账，导致截止性差异。入账科目不一致导致差异系统关联方科目编号设置不清晰导致会计人员做帐串户6.3 报告材料填制期末上交集团的报告材料由财务部核对报告编制人根据各科目核对人提交资料进行汇总整理后填写，主要包括以下文件及表格：帐龄大于三个月的科目明细汇总〔Reconciliationabove3month-alldepartment〕该表格主要用于财务部门负责人审核，以判断公司财务状态及长帐龄的合理性表格内容需明确反响长帐龄原因，解决方案及预计解决时间6.3.2 对帐证书〔CertificateofReconciliation〕对帐证书是用以证明整个对帐流程已适当执行，所有科目已被包含。对帐差异已获得合理解释并经由约定的负责人审核。证书内容是对当月对帐结果的汇报及具体情况解释。该证书根据集团要求版式填写并上报。由核对报告编制人，财务经理以及财务总监签字确认，并由核对报告编制人以邮件方式发送至集团相关负责人，抄送财务经理及财务总监对帐证书中应列明的未决事项应包括：性质奇怪的对帐差异由于关键控制过失导致的无法解释的差异差异金额超过集团约定最低门槛从前期累计至本期一直未解决的差异财务总监认定足以对财务报表产生显著影响的差异6.3.3对帐差异事项〔ReconcilingItems〕按照集团要求，与对帐证书同时上报列示对帐发现的所有差异。说明其对报表的影响，以及相应的解决方案具体列示超过最低门槛的差异项以及超过90天未解决的差异项6.3.4对帐科目数量统计〔ActualPerformancearoundGLReconciliations〕按照集团要求，与对帐证书及对帐差异事项同时上报列示本期总的系统科目数量，对帐科目数量，差异科目数量等6.3.5 集团约定最低上报门槛为5万美金，新设立公司(设立时间缺乏一年)不适用最低门槛标准。由公司自行设立上报标准并报地方办负责人批准。对帐证书上报时间截点一般为每月20日，集团另行通知的，以集团通知为准不定期暂记帐抽查7.1 每月由财务部暂记帐抽查负责人随机选取一天作为暂记帐抽查日并确定相应的暂记帐抽查核对人，核对人按照内部审计部门指定的人员名单进行选择，每月轮换。不定轮换的独立审查人不能由进行月末总账核对报告的编制人担当7.1.1 对于所有存在明细帐或手工账的暂记账总账科目必须进行至少每月一次的不定期抽查审核，抽查日期的选定事前不得通知科目负责人或核对人等相关人员暂记账的抽查核对范围涉及所有暂记账科目〔包括零余额暂记账科目〕的余额及所有发生额7.1.3 需特别关注超过正常帐龄和有疑问存在的未结清事项7.1.5 决定抽查样本的时候应充分关注暂记账科目的交易额发生数，发生频率，风险程度等因素依据原始证明材料进行账龄分析，包括不同系统间的数据源核对报告〔非中间层输出报告〕或已取得的第三方证明材料7.2 抽查日当天早晨/前天晚上下班后，暂记账抽查负责人从系统中导出TB，根据最新的科目状况一览表确定需要抽查的科目。7.2.1 建立暂记账科目情况一览表，内容包括科目编码、科目名称、科目性质及使用情况、定期清查核对期间等。7.2.2 科目情况一览表由财务部核对报告编制人进行监管控制。由各部门科目负责人填写并签名确认。签名原件在核对报告编制人处备份留存。 暂记账抽查负责人每月在进行暂记账科目抽查前，需从核对报告编制人处获取当月最新的科目一览表，及时更新抽查科目清单，以防漏查错查。7.3 暂记账抽查负责人将填写好抽查资料的抽查表于当晚/次日早晨发送至核对人邮箱，抄送其科目负责人及财务经理7.4 核对人收到后，根据表中联络人信息，当日向各科目联络人获取资料以证明余额的正确性7.4.1 邮件发送时抄送暂记账抽查负责人，使其了解抽查进度7.4.2 观察发生明细，确认所有暂记账实际使用情况与其设置的科目性质和科目用途一致，不存在人为操纵或非正常使用情况7.4.3 关注长期未结清余额或大额未结清余额的清查、结算情况根据获取的原始资料，对余额进行帐龄分析。以当月为起始单位,如：2023年5月16日为抽查日，那么原始资料日期为2023年3月的科目，帐龄为3个月，填写在1-3个月内7.4.5 根据表格中记录的科目定期清查核对期间，判断帐龄是否合理。7.4.6 帐龄超过90天的科目，需列示明细、长帐龄未处理原因，及预计解决时间和解决方法7.4.7 对于核对发现的差异事项，亦需进行帐龄分析7.5 对于余额为零的暂记科目以及不活泼的科目，亦需要确认观察其当月发生工程性质，确认科目使用的正确性7.5 完成后，核对人在暂记账抽查表上签字确认，编制整理暂记账抽查底稿，交予财务部暂记账抽查负责人核对7.5.4 上交资料包括：签字的暂记账抽查简述〔SurpriseBalancingBriefingNotes〕签字的暂记账抽查证书〔SurpriseCheckCertificate〕打印版的签字抽查清单相应证明文件暂记账的不定期抽查审核报告内容需经过财务主管审核确认。银行对帐银行对帐的