企业商务活动策划与组织实施概论

大型商务活动筹划、整合与执行企业商务活动筹划与组织实施课程结构与纲要筹划组织实施工作落实商务活动第一局部：商务活动概述第二局部：商务活动筹划原理与方法第三局部：商务活动的组织与实施第一局部：商务活动概述商务活动的作用与意义商务活动概述商务活动的概念与类别商务活动的特点本局部学习纲要商务活动的效应一、商务活动的作用与意义商务活动是企业开展市场营销推广的根本途径商务活动是企业开展品牌公关广告的重要手段商务活动是企业开展招商或融资路演不二选择商务活动是企业文化建设的必经之路商务活动是企业维护客户关系、拓展合作伙伴网络的重要手段商务活动是落实企业管理、促进员工成长的根本途径1、商务活动是企业开展市场营销推广的根本途径营销即活动，无活动不营销！市场营销推广活动有：营销筹划会、新品发布会、商品品鉴活动、会议营销活动、经销商年会、展览会、事件营销活动、促销活动、招投标活动等。案例：一场会议营销带来1000万元订单！2、商务活动是企业开展品牌公关广告的重要手段品牌、公关、广告等，其本质都是传播活动！品牌公关广告活动有：企业新闻发布会、品牌推介会、公关活动、广告活动、整合营销传播活动等。案例1、健力宝借希拉里进行公关传播案例2、图书出版商借总统进行公关传播3、商务活动是企业开展招商或融资路演不二选择招商、融资，皆活动；无活动，不招商，亦难融资！招商融资路演活动有：加盟代理商招商会、加盟代理商年会、加盟代理商培训会、投融资考察活动、招股说明会、上市路演会等。案例：长沙市政府借助会议活动招商！4、商务活动是企业文化建设的必经之路没有活动来落实，企业文化建设将只是空洞口号或一纸空文！企业文化建设活动有：公司年会、企业文化宣传活动、员工职业知识技能竞赛活动、员工集体体育活动、员工集体联谊活动、员工集体文化娱乐活动、员工或经销商颁奖活动、公司重大事件庆典活动、节假日活动、纪念活动、企业社会公益活动等。案例：某国有企业的企业文化活动！5、维护客户关系、拓展合作伙伴网络的重要手段客户关系需要商务活动来维护，合作伙伴需要商务活动来拓展！维护客户关系、拓展合作伙伴网络活动有：〔关键供给商、重要客户、关键代理商、关键员工家属、政府官员、重要投资人、业内专家等〕拜访活动、招待酒会、商务考察活动、商务接待活动等。案例：欧洲投资中国考察团接待活动！6、落实企业管理、促进员工成长的根本途径企业管理需要管理活动来落实，员工成长需要学习活动来促进！落实企业管理、促进员工成长的活动有：企业管理决策活动、企业管理咨询活动、工程投资筹划活动、员工招聘活动、员工教育培训活动、技术开发研讨活动等。二、商务活动的概念与类别商务活动是指为到达一定商业目的而进行的各种活动的总和。如营销、公关、广告、品牌、传播、投资、收购、兼并、重组、贸易、合作、会议、培训、聚会、展览、报告、庆典等。

三、商务活动的特点因筹划而发生明确的目的性潜在的利益性严密的组织性不可逆一次性较高的投资性不完全确定性四、商务活动的效应放大效应整合效应传播效应多赢效应第二局部：商务活动筹划原理与方法一、筹划学概述商务活动筹划方法二、商务活动筹划的根本原那么三、商务活动筹划的一般步骤本局部学习纲要四、商务活动筹划常用创意方法五、商务活动各要素的筹划与决策六、商务活动筹划书写作技巧一、筹划学概述筹划?1、什么是筹划？2、筹划的类别4、筹划的根本原理5、筹划的构成要素3、筹划的功能与作用1、什么是筹划？讨论筹划?2、筹划的功能与作用筹划竞争功能创新功能放大功能决策功能预测功能3、筹划的根本原理奇正原理物质信息能量博弈原理均衡原理简易原理倍增原理系统原理循环平衡耗散结构倍增原理4、筹划的根本要素筹划筹划主体筹划对象筹划目标筹划条件筹划方法二、商务活动筹划的根本原那么什么样商务活动筹划是好筹划？讨论商务活动筹划的根本原那么⑥人员到位配合密切⑧统揽全局把控细节⑨及时反馈后续跟踪③创意先行切合实际⑤内容丰富形式严谨⑦预算精细资源充沛①主题集中突出卖点②目的明确目标清晰④时间合适地点恰当三、商务活动筹划一般步骤收集整理判断决策提案创新1、移植法6、伏笔法

2、分解法7、背景转换法

3、组合法8、捆绑连结法

4、重点法9、逆向法

5、实证法10、回避法四、商务活动筹划常用创意方法五、商务活动根本要素筹划与决策资源目标内容目的执行时间对象主题地点跟踪活动筹划商务活动的十大要素筹划商务活动的活动主题筹划商务活动的活动目的筹划商务活动的活动目标筹划商务活动的活动时间筹划商务活动的活动地点筹划商务活动的参加对象筹划商务活动的活动内容筹划商务活动的资源配置筹划商务活动的工程管理筹划商务活动的跟踪反响筹划创意内容执行六、商务活动筹划书写作技巧活动背景、目的、主题、宗旨、卖点、时间安排、地点选择、参加对象、活动内容或日程安排、主办/承办/协办/支持/管理单位、媒体宣传、演员/嘉宾、活动筹备、工作人员分工和工作要求、活动预算及效益评价、效果评估及展望、各种附件等第三节：商务活动组织实施一、商务活开工程资源整合原理商务活动组织实施二、商务活开工程人力资源整合三、商务活开工程物质装备整合本局部学习纲要四、商务活开工程信息传播整合七、商务活开工程评估及跟进管理五、商务活开工程资本运营六、商务活开工程执行与控制一、商务活开工程资源整合原理讨论：请以公司年会为例，例举一份工程资源需求清单。讨论商务活开工程根本资源配置人力资源货币资金物质装备信息传播二、商务活开工程人力资源整合讨论：请以“公司年会活动〞为例，例举一份工程人力资源需求清单并说明整合策略。讨论1、商务活开工程人力资源清单人员类别人员分组功能、目的或职责人员具体要求人员姓名、职务、联系方式责任部门/责任人邀约确认情况出席情况特邀嘉宾（台上）主持人

幕后团队

演讲嘉宾

幕后团队

颁奖嘉宾

幕后团队

表演节目及表演者

幕后团队

互动项目或活动

幕后团队

其他台上嘉宾

幕后团队

受众宾客

（台下）政府官员代表

总经理

专家学者代表

总经理

股东或投资人代表

董事长

供应商代表

采购部

代理经销加盟商代表

市场部

公司领导及管理层代表

总经理

同行业的业内人士代表

总经理

公司员工代表

行政部

其他公关对象代表

市场部

其他台下嘉宾

幕后团队

幕后团队

（幕后）策划组

幕后团队

文案组

幕后团队

视频组

幕后团队

灯光组

幕后团队

摄影摄像组

幕后团队

接待组

幕后团队

道具组

幕后团队

礼品组

幕后团队

联络组

幕后团队

其他幕后工作组

幕后团队

合作伙伴主办方

幕后团队

承办方

幕后团队

协办方

幕后团队

支持方

幕后团队

新闻媒体

幕后团队

赞助商

幕后团队

合作方

幕后团队

其他合作伙伴

幕后团队

2、特邀嘉宾邀请对象、整合策略及本卷须知人员类别邀请对象整合策略注意事项主持人1、公司内部物色培养；2、外部临时聘请；3、专业公关礼仪公司外包；4、聘请专业主持人（如：电视台、电台）等。良好紧密关系者优先，其次是利益共享者，最后是支付报酬。1、要尽量提前，不要临近太仓促，邀请函事先制作好，附上应邀回执；2、演讲嘉宾一定要专业和主题对口、职务合适、演讲得体；3、市场化支付报酬的邀请对象应签订合作协议以明确双方责权利；4、难约到的人可通过可靠的公关公司（高官）、培训机构（专家）、演员经纪公司（明星）等进行邀约。5、一定避免自揭短、闹乌龙、出洋相！演讲嘉宾1、公司领导（董事长、总裁、副总裁、总经理等）；2、公司对口部门负责人（品牌总监、市场总监等）；3、特邀人员（如：政府官员、专家学者、相关机构负责人等。1、公司内部演讲人由幕后团队提议由公司领导确定；2、特邀演讲嘉宾优先考虑良好关系者，其次是利益共享者，最后是支付报酬。颁奖嘉宾1、公司领导（董事长、总裁、副总裁、总经理等）；2、公司对口部门负责人（品牌总监、市场总监等）公司内部人员为主，其次是现场特邀嘉宾节目表演1、公司员工组织节目表演；2、外聘业余表演团队；3、外聘专业表演团队；4、外聘明星大腕等公司员工表演优先（企业文化的一部分），其次外聘业余表演团队，根据需要和必要性考虑外聘专业表演团队或明星互动项目1、颁奖；2、竞猜；3、竞技；4、互动游戏；5、抽奖等互动性强，参与者广，简单，紧凑案例1、湛江市国际互联网与企业开展论坛〔网络公司市场营销推广会〕案例2、湖南省第四节国际农业博览会〔政府招商引资、农产品推广〕案例3、沪湘区域经济开展论坛〔长沙市上海招商引资会〕3、受众宾客功能目的、整合策略及本卷须知邀请对象功能目的整合策略注意事项政府官员1、促进或改善公司与政府关系；2、争取政策资源支持；3、提升企业形象及公信力

专家学者1、促进或改善与专业研究机构、行业协会、专业服务机构等合作关系；2、争取专家学者的学术论证和智力支持；3、提升公司产品、服务及管理的专业度和公信力

股东或投资人、金融机构1、促进或改善公司与投资人关系；2、争取股东或投资人追加投资；3、坚定投资信心；4、争取金融机构融资授信

供应商1、促进或改善公司与供应商关系；2、争取供应商更长帐期；3、争取供应商更多的商业授信；4、促进供应链关系改善和密切配合

代理经销加盟商1、促进或改善公司与经销商关系；2、争取经销商加大市场投入力度和加大进货量；3、促进市场营销计划的顺利推进

公司领导及管理层

同行业业内人士

公司员工

顾客、消费者

4、幕后团队成员构成、整合策略及团队管理团队成员功能目的及职责整合策略团队管理总负责/总导演项目总负责、总策划、总导演公司内部指派项目总负责人的选用（指派与推选结合）、项目总监负责制，充分授权（人事、财务、决策）策划、文案组策划专员、文案专员、平面设计、广告设计、网页设计外包和公司内部相结合组长负责制，专业人员干专业的事情场地组舞台搭建、布景、场地布置、指示牌外包给专业机构或者租赁专业场地由场地提供方外包或组长负责制后勤组交通、食宿公司行政后勤部门行政总监负责灯光组灯光设计、灯光布景、灯光控制外包给专业机构或者租赁专业场地由场地提供方外包或组长负责制摄影摄像组摄影、摄像、VCR制作外聘和公司内部相结合外包或组长负责制接待组特邀嘉宾接待、受众宾客接待、合作伙伴接待、签到、引座、礼仪小姐从公司各部门挑选人员组建接待组长负责制物质装备组产品样品、礼品筹备与发放、演出道具、纸笔、宣传品、饮料、点心、物质装备公司行政后勤部门行政总监负责传播组公关、广告、传播、新闻通稿、媒体接待、网络传播市场、公关、广告、品牌、网络等部门传播组长负责制联络组特约嘉宾联络、受众嘉宾联络、幕后团队联络、合作伙伴联络由各部门负责人组成联络组长负责制本卷须知：1、充分信任授权和严格监管控制相结合；2、充分发挥专业人员和专业机构的作用；3、充分调动公司所有员工的积极性和热情参与；4、加强团队成员之间纵向和横向的沟通；5、打造团队文化，提升团队凝聚力和归属感5、合作伙伴功能作用、整合策略及本卷须知邀请对象功能目的整合策略注意事项主办方优先邀约政府机构、官方组织、行业协会、学术机构等作为主办方，寻求活动项目进行背景转换、性质转换、规格升级、公信力嫁接、借机造势针对性公关

承办方优先自主承办，也可以与其他机构共同承办，实现资源互补、工作任务或经费分担

协办方提供场地、礼品、装备、宣传、邀约嘉宾等协助，降低活动成本

支持方提供场地、礼品、装备、宣传、邀约嘉宾等支持，降低活动成本

新闻媒体提供活动项目的事前、事中、事后宣传报道，降低活动成本，放大活动传播效应

赞助商提供经费、场地、礼品、装备、交通、食宿等赞助，降低活动成本

合作方合作邀约特邀嘉宾、受众嘉宾等，降低活动成本，提高活动效率

其他合作伙伴其他合作事宜

三、商务活开工程物质装备整合讨论：请以“公司年会活动〞为例，例举一份工程物质装备需求清单。讨论1、商务活开工程物质装备清单物质装备配套用品物品功能、目的或职责物品具体要求物品来源、联系方式责任部门/责任人筹备情况使用情况说明活动场地场地活动场地租用、布置、指引

舞台布置舞台搭建、布景、场地布置、指示牌

特邀嘉宾休息间、座席特邀嘉宾休息间布置、座席布置

受众来宾签到台、座席受众来宾签到台布置、座席布置

来宾互动交流场地来宾互动交流场地布置

就餐场地就餐餐厅布置、指引

泊车场地泊车场地指引

活动设施场地设施桌子、桌布、椅子、茶杯等

舞台设施舞台搭建、舞台布景、演讲台、舞台盆景、舞台鲜花等

音响设施调音台、音箱、功放、话筒（多个）

灯光设施舞台灯光、聚光灯、追光灯等

投影设施投影仪、投影幕

其他设施接线板等

活动装备现场工作装备电脑、网络、打印机等

舞台表演道具服装、道具、胸花、演示电脑等

摄影摄像装备摄像机、照相机、三脚架、闪光灯等

交通后勤装备运货车、小轿车等

其他活动装备

活动用品邀请函邀请函、入场券

颁奖用品奖杯、奖品、奖牌、奖状、奖金、鲜花、抽奖奖品等

宣传用品公司介绍册、产品介绍册、活动日程表、赠品、礼品、新闻通稿、VCR光盘、其他宣传资料

工作用品活动策划案、嘉宾清单、来宾清单、工作人员清单、物质装备清单

其他用品

2、活动场地功能作用、整合策略及本卷须知活动场地清单功能作用整合策略注意事项场地活动场地、布置、指引支持方免费赞助，临时租用1、考虑天气；2、考虑是否有相互干扰；3、考虑场地容量；4、考虑场地安全舞台布置舞台搭建、布景、场地布置、指示牌自己搭建，外包专业公司特邀嘉宾休息间、座席特邀嘉宾休息间布置、座席布置活动场地配套受众来宾签到台、座席受众来宾签到台布置、座席布置自己临时搭建、场地配套来宾互动交流场地来宾互动交流场地布置自己临时搭建，场地配套就餐场地就餐餐厅、中间休息点心场地布置、指引临时租用、场地配套泊车场地泊车场地指引场地配套3、活动设施功能作用、整合策略及本卷须知活动设施清单功能作用整合策略注意事项场地设施桌子、桌布、椅子、茶杯等场地提供方配套1、设施检查功能完好；2、提前进行调试舞台设施舞台搭建、舞台布景、演讲台、舞台盆景、舞台鲜花等自己搭建，外包专业公司音响设施调音台、音箱、功放、话筒（多个）活动场地配套灯光设施舞台灯光、聚光灯、追光灯等场地配套、临时租用投影设施投影仪、投影幕场地配套，自己购买其他设施接线板等场地配套，自己购买4、活动装备功能作用、整合策略及本卷须知活动装备清单功能作用整合策略注意事项现场工作装备电脑、网络、打印机等自带1、装备事先查功能完好；2、提前进行调试舞台表演道具服装、道具、胸花、演示电脑等演员自带摄影摄像装备摄像机、照相机、三脚架、闪光灯等租用，购买交通后勤装备运货车、小轿车等租用或自用其他活动装备其他

5、活动用品功能作用、整合策略及本卷须知活动用品清单功能作用整合策略注意事项邀请函邀请函、入场券自行实现设计制作1、活动用品事先制作好；2、礼品赞助提前到位颁奖用品奖杯、奖品、奖牌、奖状、奖金、鲜花、抽奖奖品等自行购买，合作方赞助宣传用品公司介绍册、产品介绍册、活动日程表、赠品、礼品、新闻通稿、VCR光盘、其他宣传资料自行设计制作、外包制作工作用品活动策划案、嘉宾清单、来宾清单、工作人员清单、物质装备清单自行制作其他用品

案例：物质装备——私人举办的奥运会1978年11月，洛杉矶获1984年23届主办权，市议会和美国政府均拒绝出资。1976蒙特利尔21届亏10亿；1980莫斯科22届亏90亿。市政府迫不得已同意由私人承办，尤伯罗斯卖掉自己的旅游公司——1040万美元启动：工程人员：招募大量的自愿者工程资金：分解1：赞助商30家，每家至少400万，获2．8亿元；分解2：出售奥运指定产品专卖权，获3．85亿元；分解3：希腊圣火全美传递，—棒3000元，获3000万元；分解4：赞助方案票、制作纪念品，获几千万元。物质装备：利用大学场馆和学生公寓信息传播：拍卖奥运电视转播权，获2．5亿元；最终成功举办，并赢利2．5亿美元彼得。维克多。尤伯罗斯利用分解法，完成几乎不可能完成的任务四、商务活开工程信息传播整合讨论：请以“公司年会活动〞为例，例举一份工程信息传播需求清单。讨论1、商务活开工程信息传播清单传播时机传播内容功能、目的或职责传播途径及要求人员姓名、职务、联系方式责任部门/责任人传播途径确认传播效果评估活动前期传播活动项目传播引起关注组织传播、公关传播、口碑传播

活动内容方案引起兴趣组织传播、公关传播、口碑传播

活动推广广告引起关注、兴趣、参与动机大众传播、广告传播

活动邀请函邀请通知，邀约跟进、确定参与行为组织传播、公关传播、口碑传播

活动进度传播引起对活动内容及相关事宜的期待组织传播、公关传播、口碑传播

活动相关信息传播活动组织情况微信、网络、邮件等传播

活动现场传播公司信息传播公司概况、投资人、管理层、商业模式、发展战略、市场计划等信息传播，树立企业形象POP展示、VCR播放

产品与服务信息传播产品定位、类别、功能、特点、零部件供应商、性价比、优势、售后服务、技术指标等信息传播，提升客户对产品的了解和信心，促进产品销售样品展示、POP展示、VCR播放

品牌信息传播品牌定位、品牌内涵、品牌故事等POP展示、VCR播放

企业形象传播企业CIS、企业文化、员工风貌、企业管理能力等展示POP展示、VCR播放

活动后期传播媒体新闻传播新闻通稿、新闻专题、新闻跟踪报道大众传播、广告传播

投资人公关传播引起投资人关注、兴趣，促成对公司投资组织传播、公关传播、口碑传播

供应商公关传播供应商对公司在价格、交期、帐期的支持组织传播、公关传播、口碑传播

客户公关传播促进客户加大进货及市场开发投资力度组织传播、公关传播、口碑传播

合作伙伴公关传播整合社会资源组织传播、公关传播、口碑传播

2、活动前期传播内容、目的、途径及策略传播内容传播目的传播途径传播策略活动项目传播引起关注组织传播、公关传播、口碑传播传播目的隐秘化传播目标具体化传播途径多样化传播范围最大化产生影响轰动化活动效果最优化传播成本最低化活动内容方案引起兴趣组织传播、公关传播、口碑传播活动推广广告引起关注、兴趣、参与动机大众传播、广告传播活动邀请函邀请通知，邀约跟进、确定参与行为组织传播、公关传播、口碑传播活动进度传播引起对活动内容及相关事宜的期待组织传播、公关传播、口碑传播活动相关信息传播活动组织情况微信、网络、邮件等传播3、活动现场传播内容、目的、手段及策略传播内容传播目的传播途径传播策略公司信息传播公司概况、投资人、管理层、商业模式、发展战略、市场计划等信息传播，树立企业形象POP展示、VCR播放传播目的隐秘化传播目标具体化传播途径多样化传播范围最大化产生影响轰动化活动效果最优化传播成本最低化产品与服务信息传播产品定位、类别、功能、特点、零部件供应商、性价比、优势、售后服务、技术指标等信息传播，提升客户对产品的了解和信心，促进产品销售样品展示、POP展示、VCR播放品牌信息传播品牌定位、品牌内涵、品牌故事等POP展示、VCR播放企业形象传播企业CIS、企业文化、员工风貌、企业管理能力等展示POP展示、VCR播放案例：武汉野生动物园信息传播策略利用伏笔法，把广告变新闻五、商务活开工程资本运营讨论：请以“公司年会活动〞为例，例举一份工程资金预算及投融资经济效益分析报告。讨论六、商务活开工程执行与控制商务活开工程进度管理商务活开工程现场管理商务活开工程风险管理1、商务活开工程进度管理工具作业计划时间约束（甘特图）进度考核序号作业内容输出资料开始时间结束时间所用工时1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月责任部门/责任人实际结束时间超前/延后日差考核意见一、商务活动项目方案策划1项目动议项目动议会议纪要

2确认活动立项项目立项决议书

3确定项目总负责人项目负责人聘用书及授权书

4组建项目策划团队项目策划团队成员清单

5项目总体方案策划项目总体方案策划工作计划书

5.1收集数据、资料、信息、报告等

5.2整理数据、资料、信息、报告等

5.3判断分析报告

5.4创新创意

5.5提案策划案草案

5.6决策策划案决策会议纪要

6项目资源整合方案策划项目资源整合方案策划工作计划书

6.1人力资源整合策划人力资源整合方案

6.2物质装备整合策划物质装备整合方案

6.3信息传播整合策划信息传播整合方案

6.4资本运营策划资本运营方案

7项目组织实施方案策划项目组织实施方案策划工作计划书

7.1项目进度管理策划项目进度管理方案

7.2项目现场管理策划项目现场管理方案

7.3项目风险管理策划项目风险管理方案

8项目评估与跟进策划项目评估与跟进策划工作计划书

8.1项目评估方案项目评估方案

8.2项目跟进管理方案项目跟进管理方案

二、商务活动项目资源整合

项目资源整合团队组建项目资源整合团队成员清单

人力资源整合实施人员邀请清单、邀请函回执、确认函

物质装备整合实施物质装备确认清单

信息传播整合实施信息传播确认清单

资本运营实施项目收入、支出清单

三、商务活动项目组织实施

项目实施团队组建项目实施团队成员清单

活动场地

活动设施