办公用品管理制度企业办公用品管理制度细则

办公用品管理制度(完整版)企业办公用品管理制度细则

第一章总则

第一条本制度制定的目的是规范办公用品的采购、发放等日常管

理工作，方便员工领用办公用品，合理控制办公用品的费用支出，以

节约公司资源。

第二条本制度适用于公司所有办公用品的采购、发放和使用管理。

第三条行政部统一负责办公用品的采购、发放、保管、使用和监

督等日常事务。

第二章办公用品的采购管理

第四条办公用品采购程序。

(1)行政工作人员须及时掌握办公用品的库存情况，并根据平时的

消耗水平制订采购计划，明确订购数量，填写《办公用品申购单》。

(2)将经行政部经理审核的《办公用品申购单》，提交给公司总经

理审批。

⑶审批通过后，根据审批意见，行政部负责采用订购或直接购买

的方式实施购买。

(4)所订购办公用品到货后，行政部应严格根据送货单进行验收,

核对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。

(5)验收人员在《办公用品验收单》上填写验收结果并签字确认。

(6)针对直接购买的办公用品，经办人可凭《办公用品申购单》

以及有效发票，到财务部办理报销手续；针对采用订货方式购买的

办公用品，经办人须凭《办公用品申购单》以及《办公用品验收单》，

到财务部办理领款手续。

第五条办公用品采购规定。

(1)经办人应本着。合理节约”的原则实施采购，避免重复购买造

成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽量选择质优价廉的办公

用品。

(2)各部门如因工作原因而对某种办公用品的需求量或规格发生

更改时，需向行政部提出书面申请，以便行政部及时对订购计划进行

调整。

⑶行政部应填写《办公用品订购进度控制表》，表中应详细地记

录订购日期、数量、单价、供应商信息以及到货数量和日期。

(4)如遇特殊情况，办公用品需求部门可在采用电话或传真的方式

通知行政部后，自行选择购买所需物品，但事后需及时补办相关手续。

否则，所产生的费用公司将不予报销。

(5)验收结果为不合格时，由行政部负责与供应商沟通协商，进行

退换货等相关事宜的处理。

(6)对于验收结果为不合格的用品，财务部有权拒绝支领相关费用。

(7)经办人员应秉公办事，采购过程中严禁收受回扣及其他礼品。

确实无法拒绝时，应上交公司。如有违反，一经发现，公司将根据情

节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至辞职处理。

第三章办公用品的领用和发放

第六条办公用品领用和发放办法。

(1)领取物品时一，需以部门为单位，在规定的时间内向行政部提

交《办公用品审领表》写明所要的用品名称与数量，并由部门主管签

字核准。

(2)公司每月的C3日为统一的提交申领表时间，遇节假日顺延,

其他时间均不予受理。

(3)行政部根据申领表的内容备齐所需物品，于每月5日前向各部

门分发。同时进行办公用品发放的登记工作，写明分发物品的名称、

数量、型号规格及分发日期，最后由申领人签字确认。

(4)员工离职时，其已领取或保管的订书器、计算器等耐用品必须

交还给行政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。

(5)经公司总经理批准的特殊办公用品可随时申领。

第七条新员工人职时，可按照核定的岗位标准领取一套办公用品。

具体内容如下表

办公用品岗位领用统一标准一览表

冈LJ-I位I，

标准配备

员工

水性笔、记事本、文件夹各一个

财务部员工

水性笔、记事本、文件夹、计算器各一个

部门主管

水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器、铅笔各一个

部门经理以上人员

圆珠笔、水性笔、皮面笔记本、笔筒、书架、活页夹、计算器、

铅笔各一个

备注

因工作原因需领用标准配置以外的办公用品，需按照常规办公用

品申领程序申领

第四章办公用品的保管和使用

第八条办公用品的保管及使用管理。

(1)行政部应建立库存办公用品台账，明确掌握办公用品的库存。

情况。

(2)办公用品仓库须经常清扫，并定期进行盘点。盘点时如有账物

不符的情况，应及时查明原因，做到账物相符。

(3)行政部应根据办公用品的采购价格核算出物品单价，并根据各

部门的领用情况计算出相应的费用，将其作为年度考核的依据，并定

期进行、汇总及存档。

(4)水性笔、圆珠笔等首次领用后三个月内，只能领用笔芯，不得

重复领用。

(5)离职人员交回的耐用办公用品由行政部安排重新发放，申领人

不得以其新旧为由拒绝领用。

(6)行政部对已无使用价值、决定报废的办公用品应做好登记，写

明用品名称、价格、数量及报废处理等事项。

(7)树立节约意识，提倡无纸化办公，尽量使用网终资源，降低易

耗资源的消耗。

第五章办公用品的使用监督

第九条各部门经理负责监督本部门办公用品的日常使用情况。

第十条行政部应定期对各部门办公用品的领用申请以及实际使

用情况进行核对。

第十一条行政部每月填写《办公用品使用情况汇总表》，一式两

份。一份存档用与年终各部门的绩效考核，另一份提交各部门经理,

使其了解本部门办公用品的消耗情况。

第十二条实行“走动管理”，发现问题及时提醒解决，杜绝浪费。

第六章附则

第十三条本制度的最终解释权归行政都所有。

第十四条本制度自公布之日起实施。

一、目的

为规范公司办公用品的管理，使办公用品的采购、使用和保管标

准化、制度化，提高行政部门的办事效率，降低办公用品的消耗，节

约成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司的全体员工

三、办公用品分类

1.消耗品：笔、笔记本、回形针、大头针、胶水、水笔（芯）、复

写纸。2.耐用消耗品：文件夹、拉杆夹、档案框、文件袋、订书器、

剪刀、计算器，裁纸刀。3.办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、复印纸、

打印纸、传真纸、插座。

四、职责:

1.行政部门负责办公用品的采购、管理、发放进行审批登记。2.

各部门的办公用品需求，须由部门负责人填写申请表提交审批。

五、制度内容

1.办公用品的采购

①每月月底，各部门负责人将该部门所需要的办公用品需求计划

提交行政部。②行政部负责人根据各部门负责人提交上来的需求计划

表再参考办公用品库存表制定采购计划，应于每月28日前在企业微

信系统上提交“办公用品申请表单”。③采购人员需对用品的价格、

质量负责，每一项支出必须有发票凭证。④每次采购完成，须填写报

销凭证交往财务部审批报销。

2.办公用品的发放和使用

①每月月初，行政部门负责人根据各部门提交的办公用品需求表

发放办公用品。②各部门负责人领取办公用品前，须填写“领用单”，

并交给行政部门审批，审批签字完成才可以领取办公用品。③若各部

门想领取不在需求计划表内的办公用品，须重新填写申请单，交由行

政部门负责人审批，审批通过，方可领取。④每个部门的办公用品数

量都是有指定指标的，若超出需求表数量，须采取“以旧换新”的方

式获取办公用品，消耗完的办公用品不可随处丢弃，应保留着。

3.办公用品的保管

①行政部负责人须采取“先进后出”的方式进行记账，每次采购

完成，先入库，再进行发放，入库和发放单独分开两个账本记录。②

管理员应对办公用品进行归类，按照类别的不同放置位置。③每个星

期对库存进行一次盘点，以保证数据的准确性。

六.附则

为规范机关办公用品的采购、保管、领取和使用。确保办公所需，

倡导勤俭节约、物尽其用.杜绝铺张浪费、大手大脚.管好用好办公

物品.特制定办公用品管理制度。

一、办公用品的采购

1、办公室所有办公用品的采购工作.统一在办公室采购领导小组

的监督指导下进行。采购领导小组组长由办公室分管后勤副主任兼

任，副组长由机关事务管理科科长兼任.成员由有关科室负责同志组

成。机关事务管理科是办公室采购工作的统筹协调承办单位。

2、坚持实行集体采购制度。急用现买零散性采购实行双人采购制

度；大宗、批量、贵重物品由采购领导小组及有关领导在采购地点、

规格型号和质量价格上予以把关，全程参与采购工作；相关科室也

要派人参与采购工作；必要时，可邀请有关专业人员参与。

3、严格采购—度。随用随买的个别零散性采购。一次性支出在

200元以下的.由机关事务管理科科长暨采购领导小组副组长审批;

一次性支出在200元以上、1000元以下的，由分管后勤副主任暨采

购领导小组组长审批；凡支出在1000元以上的，由办公室主任审

批。

4、采购工作要科学、合理，增强透明度。采购前。应做好市场调

查，充分掌握欲购物品的性能、价格及附加优惠条件。货比三家，

讲价压价，努力达到货真价实，物美价廉。本地有的物品，只有当因

差价节省的钱超过交通运输成本时，方可派人派车到外地采购。

5、办公用品采购的一般程序为：需用单位或个人向机关事务管理

科提出购物申请一机关事务管理科确认库存无可用或可替代的物品

后按照规定权限办理审批，并报告办公室采购领导小组有关成员一在

采购领导小组的监督指导下实施采购一所购物品交与申购单位（个人）

或仓库保管员验收；采购人和验收人各自在发票上签字一有关领导

按规定批准权限审签一财务科核销。

6、机关车队要严格执行定点加油和定点维修制度，并接受办公室

采购领导小组的监督指导。

二、办公用品的保管

1、办公用品由机关事务管理科负责保管（办公自动化管理科管辖

的除外）。办公用品的保管与采购人员应由2人以上分别担任，各负

其责，不得一人双兼。

2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。常用、易

耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。要避免不必

要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。

3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管

员要搞好验收交接，在（办公用品入库登记本）上如实填写接收物品

的名称、规格、单价和数量，并签字。

4、加强对办公旧物的管理。阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善

保管，随时待用；科室替换下的各类办公设备交由机关事务管理科

保管，机关事务管理科要及时回收。登记造册，修旧利废.充分利用。

5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。随时掌握库存物

品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。

三、办公用品的领取

1、领取的原则是：工作任务清楚，使用目的明确.一次一领，随

用随领，用多少领多少，专领专用。

科室领用时一，应征得本科科长同意。

2、领取时，领取人须在上写明日期、领取物品名称及规格、数

量、用途等项并签字。领取非库存、专门采购的办公用品时一，领取

人须在购物发票上签字。领取接待用品（如水果、烟、茶、纸杯等）

时应由接待承办科窒或接收此物的服务员在购物发票或领取登记本

上签字。

3、办公用品管理部门及人员应恪尽职守，坚持原则，照章办事，

严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，

可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，领

取人应作出解释，否则保管员有权拒付。

4、领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架

等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新,

杜绝虚报冒领。

5、大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任

人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给采购员

或保管员，采购保管人员根据情况予以调换或收回入库。

6、为接受民主监督，强化节约意识，每季度通报1次办公用品

出入库数额和各科室领取（购置）情况。

四、办公用品的使用

1、使用办公用品应以室为家，牢固树立节约光荣、浪费可耻的，

在日常工作中，处处精打细算，提倡节省每一张纸、