学院档案管理工作条例

档案管理工作条例第一章总则第一条为了提高学院档案管理水平，加强档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、党政、后勤管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《省档案管理条例》和《普通高等学校档案管理办法》，结合学院实际，特制定本条例。第二条本条例所指的档案，是指本院（包括各职能部门）从事教学、科研、党政、后勤以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。第三条档案工作是学院工作的重要组成部分；是学院建设与发展的重要基础工作之一；是维护学院历史真实面貌的一项事业。各级领导都应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入学院整体发展规划，纳入管理体制，纳入教学、科研和管理人员的职责范围第四条学院档案是学院各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证，必须实行统一领导，集中统一管理的原则，以维护档案完整与安全，有利于档案的开发和利用。第二章组织机构与职责第五条学院档案工作接受上级有关业务部门领导、指导和监督检查。第六条学院办公室下设院综合档案室，学院一名院领导分管档案工作。各部门必须有一位负责人分管本部门的档案工作，并根据实际情况配备兼职档案人员，负责本部门档案的收集、整理和归档工作。第七条分管档案工作的院长的职责（一）分管档案工作的院长应把档案工作纳入学院整体发展规划，并列入议事日程；（二）贯彻执行国家关于档案工作的政策、法规，对学院档案工作提出领导、指导性意见；（三）审批关于档案工作的报告和规章制度；（四）听取关于档案工作的合理建议，及时解决档案工作中存在的问题和困难，逐步改善档案工作条件，使档案工作与学院各项工作协调发展。第八条分管档案工作的院办主任的职责（一）领导院综合档案室的工作，做好分管档案工作院长的助手；（二）审核院综合档案室的工作计划和规章制度；（三）审批综合档案室的经费开支；（四）听取综合档案室的工作汇报，解决档案工作中存在的问题。第九条分管档案的部门领导的职责（一）将本部门的档案纳入工作议程，具体领导、布置本部门档案的整理、立卷及移交归档工作；（二）积极支持、配合院档案部门工作；（三）听取本部门兼职档案人员的工作汇报，帮助他们解决工作中的困难；（四）定期检查本部门的档案工作。第十条院综合档案室负责人的职责（一）具体主持院综合档案室的全面工作，负责档案工作的业务建设；（二）掌握学院各部门档案的管理情况，定期组织检查评比，总结交流经验；（三）计划安排院综合档案室的工作，拟写工作总结，对工作中的问题及时向院办主任汇报；（四）负责组织专兼职档案人员的业务学习和培训；（五）负责组织制定档案工作各项规章制度，并督促执行。第十一条专职档案人员的职责（一）保守党和国家机密、认真学习、宣传和贯彻执行国家关于档案工作的法规和方针政策；（二）认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定等工作；（三）编制案卷目录等检索工具，积极开展档案利用工作；（四）刻苦钻研业务，不断更新专业知识，以适应档案现代化管理的需要。第十二条兼职档案人员的职责（一）根据学院有关规定，按时并保质保量地完成本部门档案的收集、整理、立卷归档工作；（二）主动接受院综合档案室的业务监督和检查，按规定的要求向综合档案室移交档案；（三）积极参加档案业务培训，认真学习档案工作基本知识，掌握档案工作基本方法，不断提高业务素质；（四）注意文件材料的安全和保密。第三章档案的收集第十三条根据《高等学校档案实体分类法》的规定和我院具体情况，我院按（一）党群，（二）行政，（三）教学，（四）科研，（五）基建，（六）设备，（七）出版，（八）外事，（九）财会，（十）声像十大类进行归档，以上十大类归档范围包括纸质、照片、底片、磁盘、光盘、录音带、录像带、实物等各种形式和载体的文件材料。第十四条各系部、处室或个人在其从事教学、科研、党政、后勤管理等活动中直接形成的、对学院和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定要求，将该归档的文件材料收集齐全，整理立卷后向学院综合档案室移交，任何部门和个人都不得以使用方便为由私自保存和留为己用拒绝归档。第四章档案的管理第十五条综合档案室对移交来的各门类档案按有关规定及时进行分类编目检索，对零散收集的档案资料，要妥善保管并按年度及时整理立卷以免造成丢失、损毁。第十六条建立档案统计制度，对档案的收进、移出、利用情况进行统计，并按规定向上级业务部门报送档案工作情况统计表。第十七条档案分永久、长期、短期三种保管期限，归档案卷都要划分保管期限。第十八条对保管期限已满的档案要重新鉴定来决定存毁，已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意并登记造册，报主管领导签字后方可销毁，销毁档案时必须有两人监督，并在销毁清册上签名。第十九条凡属保密档案（如党委、办公会议记录）应专人保管，并严格执行档案借阅制度。保密档案原则上不借阅（只存档），确因工作需要必须查阅的保密档案，必须经学院领导签字同意、并限制在阅档室内只查阅须查阅的有关部分。保密档案严禁借出，对必须借出的档案，按规定办妥有关手续，要严格控制借出的时间。第二十条档案室应有专人负责，档案工作人员要定期检查档案的保管状况，做到“七防”（防火、防盗、防高温、防潮、防虫、防尘、防光），对破损或变质的档案，要及时修复或复制，遇到特殊情况，及时报告、及时处理。第二十一条按有关规定，档案办公室、阅文室、档案室要三分开，档案室为机要重地，非本室工作人员不得入内。第五章档案的利用第二十二条学院保存的档案，目前主要为本院教学、科研、管理等各项工作。除少数（保密）档案有规定的外，均可查借阅。第二十三条综合档案室应制定档案借阅、复印制度，提供检索工具，为利用者提供方便。第二十四条凡有合法证明的单位和个人，在说明利用档案目的和范围后，均可查阅，并可以摘录和复制。第二十五条对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，应及时查清原因写出书面报告，根据不同情况，按规定严肃处理。第六章奖励与处罚第二十六条学院应将考核、奖惩制度纳入有关档案人员的职责范围。第二十七条学院及有关部门对有下列事迹之一的，应当给予奖励（一）对档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用和利用档案做出显著成绩的；（二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的；（三）将重要或珍贵档案捐赠给学院的；（四）同违反档案法律、法规作斗争，表现突出的。第二十八条有下列行为之一的，由档案部门责令限期改正；情节严重的，报院领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的，责令赔偿。（一）将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为已有，拒绝交档案部门归档的；（二）损毁、