应用文写作教程（第四版）课件 第六章 公关礼仪文书

公关礼仪文书指国家机关、企事业单位、社会团体或个人在社会交往、礼仪活动和商务活动中常用的各类文书。是在各种不同场合，根据不同的情况，遵循相应的习俗和人情所撰写的礼仪文字材料。

第一节概述

第六章公关礼仪文书一、公关礼仪文书的特点礼仪性1针对性2规范性3交际性4二、公关礼仪文书的作用信息传播1塑造形象2弥合补救3常用公关礼仪文书的分类（1）开幕词与闭幕词（2）贺信与慰问信（3）请柬、邀请函与聘书（4）欢迎词、欢送词与答谢词（5）求职函与辞职函（6）讣告与悼词（7）启事、声明与海报一、开幕词

（一）含义

开幕词是会议讲话的一种，是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明的大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。

第二节开幕词和闭幕词

（二）开幕词的特点和种类1.开幕词的特点一是简明，就是简洁明了、短小精悍，最忌长篇累牍、言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；二是口语化，其语言应该通俗易懂、生动活泼、朗朗上口，富有感情色彩，语气要热情、友好。2.开幕词的种类按内容可以分为侧重性开幕词和一般性开幕词两种。侧重性开幕词往往对会议召开的历史背景、重大意义或会议的中心议题等作重点阐述，其他问题一带而过。一般性开幕词则只对会议的目的、议程、基本精神、来宾等作简要概述。（三）开幕词的写作要求和注意事项1.标题2.称谓3.正文正文开头一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，开头部分即使只有一句话，也要单独列为一个自然段，将其与主体部分分开。

主体阐明会议的意义阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排向与会者提出会议的要求结尾提出会议任务、要求和希望。二、闭幕词

（一）含义、特点、种类闭幕词是在会议即将结束时由有关领导人或德高望重者向大会所作的讲话稿。闭幕词具有总结性、评价性、指导性和激励性。闭幕词的种类，按内容也可以分为侧重性闭幕词和一般性闭幕词两种类型。这一点与开幕词相同。1.标题标题的写法与开幕词的写法类似，同一会议的闭幕词与开幕词标题相对应。2.称谓与开幕词的称谓一致。3.正文开头。用简洁的文字对会议作总体的评价主体。主体是对会议所完成的任务以及会议的意义进行概括总结，并提出贯彻会议精神的要求和希望结尾。可提出希望，发出号召；也可对支持会议以及为会议服务的人员表示感谢，或对与会者表示祝愿。

4.结尾用以宣布会议结束，常用：“现在，我宣布，大会胜利闭幕！”作为结束语。（二）闭幕词的写作要求2000年3月11日李瑞环的《在中国人民政治协商会议第九届全国委员会第三次会议闭幕会上讲话》的结尾:“各位委员、各位同志：本届政协是跨千年、跨世纪的一届。人的一生能聚会两个千年、两个世纪，实属机遇难得；在此重要时刻能聚首政协大家庭，共同肩负起参政议政的重任，更是难能可贵。一种庄严的历史责任感在激励着我们；切莫辜负人民的重托，切莫错过大好的时光！让我们振奋起来、团结起来，在以江泽民同志为核心的中共中央领导下，高举邓小平理论的伟大旗帜，抓紧时间，加倍努力，总结过去，谋划未来，为人民政协事业的进一步发展，为国家的现代化建设和统一大业，为中华民族的伟大复兴，作出新的更大贡献！”。

一、贺信

（一）

含义

贺信是指党政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。

第三节贺信慰问信

（二）贺信的特点1.喜庆性2.体裁多样性（三）贺信的种类按行文关系分类，可以分为三类：一是上级单位对下级单位或所属职工的贺信；二是下级单位、职工给领导机关的贺信；三是同级或不相隶属单位或部门之间的贺信。（四）贺信的写作要求标题1称谓2正文3祝颂语4落款5贺信的写作注意事项：语言要通俗流畅、言简意赅、生动活泼，切忌生硬陈述、枯燥说明；行文要热烈而真诚，体现对受文者的祝贺之情，使对方感到温暖和愉快，甚至受到鼓舞与教育；颂扬与祝贺要实事求是，评价要恰如其分，过分的赞美之词会使对方感到不安，自己也难免有献媚之嫌。习近平致云南大学建校100周年的贺信值此云南大学建校100周年之际，我向全体师生员工和广大校友，致以热烈的祝贺和诚挚的问候！100年来，云南大学秉承“会泽百家、至公天下”的办学精神，扎根祖国西南边疆民族地区，培养了大批优秀人才，为促进民族团结进步、服务区域经济社会发展作出了积极贡献。在强国建设、民族复兴的新征程上，希望云南大学以新时代中国特色社会主义思想为指引，全面贯彻党的二十大精神和党的教育方针，全面提升办学水平，为党育人、为国育才，推动铸牢中华民族共同体意识，为建设教育强国作出新的更大贡献。习近平

2023年4月20日二、慰问信（一）慰问信的含义慰问信是向对方表示安慰、问候、慰劳或鼓励、支持的信函。（二）慰问信的特点和种类1.慰问信的特点（１）发文的公开性（２）内容的针对性（３）情感的沟通性（４）书信体的格式2.慰问信的种类（１）礼仪慰问信（２）颂扬式慰问信（３）安抚性慰问信（三）慰问信的写作要求和注意事项1.慰问信的写作要求（１）标题（２）称谓（3）正文（4）落款2.慰问信的写作注意事项慰问信的写作要实事求是，不讲空话。语言要朴实、真诚，语气要热情、诚恳。第四节请柬、邀请函、聘书（一）含义

通常也叫请帖、简帖、柬帖，是为邀请客人参加各种纪念活动、婚宴、晚会、诞辰和重要会议等而发出的一种书面形式的通知。在决定比较重大的事项或庄重的场合，需要宾客参加时通常都发出请柬，一般用套红制成帖子形式。

一、请柬（二）特点信息准确语言谦恭制作精致美观

（三）种类

根据请柬发出者的不同，可分为组织请柬和个人请柬。根据请柬内容的不同，可分为喜庆请柬、丧葬请柬、日常应酬请柬、商务请柬等。根据请柬形式的不同，可分为单面式请柬和折叠式请柬、横式请柬和竖式请柬等。

（四）请柬的写作要求1.标题2.称谓3.正文4.结尾5.落款（一）含义

邀请书(信)，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项重要活动时所常用的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。

二、邀请函（二）特点礼仪性说明性广泛性发送对象是针对特定的单位或个人

（三）邀请函的格式和写法标题在纸上方中间用大于正文的字体标出“邀请书”三个字。也可在“邀请书”三字前用小字标出发邀请书的单位名称。称谓在正文的上一行顶格写被邀请者(个人或者单位)名称。姓名之后可加“书记”、“校长”等职称或者“先生”、“女士”等尊称。单位名称要用全称，以示尊敬。称呼之后加冒号。正文在称呼下一行空两格写正文内容。正文一般写清邀请的目的、活动内容、性质、时间、地点及应注意的一些问题。结语通常写“敬请光临”、“敬请莅临”、“敬请光临指导”或“恭候光临”等礼貌用语。。落款写清发邀请书(信)的单位名称或个人姓名，下一行注明年月日。如果单位名称在标题中已标出，可从略，但为了表示礼貌，一般都是要再次注明的。

（四）邀请函的写作注意事项1.内容要具体准确2.语言要恳切3.时间要提前（一）含义聘书是某单位延请专业人才担任，某项职务或承担某项工作所用的一种专用文书。

三、聘书（二）聘书的特点和种类1.聘书的特点聘书具有明显的针对性聘书还具有凭据性2.聘书的种类聘书有聘请书和聘任书两类。聘请书一般是临时性的，任务完成后，聘请书的效用就没有了。聘任书在时间上一般较长，具有较强的稳定性和约束力。（三）聘书的写作要求标题

首页或内页正中写“聘书”或“聘请书”字样。称谓聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。

常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写：“兹聘请××……”

正文

一是交待聘请的原因和请去所干的工作，或所要去担任的职务。二是写明聘任期限。三是聘任待遇。四是对被聘者的希望。这一点一般可以写在聘书上，但也可以不写，而通过其它的途径使受聘人切实明白自己的职责。结尾

表示敬意或祝颂。落款、署名和日期

单位署名一般要加盖公章。

聘书的写作注意事项一是行文要简洁，交代要清楚、明确，不能含糊，要写清为什么聘请、聘请谁、聘请时间、任务；二是语言要礼貌，言简意赅，准确无误，书写要工整、清晰、大方、美观，不要马虎潦草；三是形式上聘书用纸多为红色，还可稍加装饰，以显庄重、喜庆。聘书是以单位名义发出的，一定得加盖公章，方视为有效。第五节欢迎词、欢送词、答谢词一、欢迎词（一）含义

欢迎词，是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人在举行欢迎仪式上或宴会上，主人对宾客的光临表示热烈欢迎之意而致辞的礼仪文书。（二）特点欢迎词的突出特点是欢愉性。欢迎词还有口语化的特点。写法具体内容标题一般由致词场合、致词人和文种三个要素构成。写法一般有三种：其一是只写文种；其二是由活动内容和文种名共同构成；其三是三要素齐备。称呼称呼有两种，其一是尊称，即写明宾客个人姓名，在姓名后加上职务或头衔；其二可采用泛称。也有的在前面加表示亲切程度的修饰语，如“尊敬的”、“敬爱的”等。正文(1)开头。写明事由，通常介绍来宾访问的背景情况，对客人的来访表示欢迎、问候或致意；(2)主体。即欢迎词的主要内容：阐述和回顾宾主双方在共同的领域所持的共同的立场、观点、目标、原则等内容，同时要指出来宾本次到访或光临对增加宾主友谊及合作交流所具有的现实意义和历史意义。结尾以简短话语，再次表示欢迎，并进一步表达自己对今后合作的良好祝愿。如“再一次对你们的光临表示热烈欢迎”等。落款致辞单位名称、致辞者的身份、姓名，成文日期。落款可酌情简化。（三）写作要求二、欢送词（一）含义、种类、特点欢送词与欢迎词正好相反，是行政机关、企事业单位、社会团体或个人在送别的会议或茶会、酒会等公共场合对友好团体或亲友即将离去表示热烈欢送之情的讲话稿。从表达方式上可分为现场讲演欢送词和报刊发表欢送词两种。欢送词的特点与欢迎词相同。写法具体内容标题有三种写法：其一，只写文种；其二，由活动内容和文种名共同构成；其三，是致词人+致词场合+文种。称呼写出宾客的姓名称呼，后加冒号。一般分两种：一种写宾客的姓名、职务和尊称；一种是泛称。如“尊敬的各位先生们、女士们：”正文（1）开头。通常应说明此时在举行何种欢送仪式，发言人是以什么身份代表哪些人向宾客表示欢迎。（2）主体。回顾和阐述双方在合作或访问期间在哪些问题和项目上达成了一致的立场、取得了哪些有突破性的进展，陈述本次合作交流中双方的合作和交流给双方所带来的益处，阐述其深远的历史意义；对于私人欢送词还应注意表达双方在共事合作期间彼此友谊的加深增进以及分别之后的想念之情。若为朋友送行，还要加上一些勉励的话。（3）结尾。通常再次向来宾表示真挚的欢送之情，并表达期待再次合作的心愿。亲朋远行尤其要表达希望早日团聚的惜别落款写法和要求与欢迎词的落款部分相同。（二）写作要求首先，要看对象说话。其次，要看场合说话。再次，语言要便于交际场合朗读、演说，即上口、好读。措辞要特别注意严谨、慎重、委婉、含蓄、把握分寸，不要夸张和矫饰。最后，篇幅不宜过长，言简意赅，但结构要完整、清晰。（三）欢迎词、欢送词的写作注意事项三、答谢词（一）含义、种类、特点答谢词是在专门仪式、宴会、招待会上,由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。也指客人在举行必要的答谢活动中所发表的感谢主人的盛情款待的讲话。依据不同的致谢缘由和内容，答谢词可划分为谢遇型答谢词和谢恩型答谢词两种基本类型。答谢词有一定的应对性。如在颁奖仪式或祝贺性活动中，主持人致颁奖词或众人致祝词后，获奖者或被祝贺者即致答谢词。在欢送宴会上，主人致欢送词后，宾客即致答谢词。写法具体内容标题三种写法：第一种是只写文种名“答谢词”。第二种是写致词场合和文种名。第三种是写致词人、致词场合和文种名。称谓与欢迎词基本相同。人名要用全名，前加敬词，后加头衔或“先生”、“女士”之类词语，以突出被答谢的主人。一般不使用泛称，只能在突出被答谢的主人之后，根据当时场合的实际，适当使用泛称以概括其余送行的多数人。正文先向主人的热情接待表示由衷的感谢。再回顾欢聚的美好时光，对主人的盛情款待表示衷心的感谢，对访问取得的收获给予充分肯定，热忱真诚向主人表示感谢。结尾再次表示衷心感谢和良好的祝愿，使举行的仪式充满祥和友好的气氛。落款写致词者的职务、姓名和日期，或在正文之后右下方，或在标题之下。（二）答谢词的写作要求第六节求职函、辞职函一、求职函（一）含义求职函是求职者向有关企事业单位，介绍自己的基本情况，提出供职请求，并要求对方考虑、答复的文书。（二）特点1.针对性2.竞争性3.独特性4.简要性（三）写作要求1．称谓2．正文3．附件4．署名二、辞职函（一）含义、种类辞职函，也叫辞呈，是个人或集体要辞去在单位所担任的职务或所承担的工作时所写作的一种应用文。辞职函有集体辞职函和个人辞职函两类。（二）写作要求（1）标题（2）称谓（3）正文（4）结语（5）落款（三）注意事项一是理由要充分、可信。因为只有理由充分、可信，才能得到批准。但陈述理由的文字要写的得体、简要。二是措辞应委婉、恳切，以表明辞职的诚意。根据自己与单位的感情深度，掌握好表达情感的程度。三是辞职的时间，要有一定的提前量，以便单位提前做好职位调整。一、讣告（一）含义讣告是机关、单位或个人发出的向死者的亲友和家属告知某人去世消息的一种告示。第七节讣告、悼词（二）讣告的写作要求◆

1标题

在首行居中写“讣告”两个字，字体要大，用黑体字。◆2主体简要写明逝者的姓名、职务、逝世原因、逝世日期、地点和终年岁数；简要介绍逝者的生平；写清吊唁、开追悼会或举行遗体告别仪式等有关事项的时间和地点等。◆3署名写明发讣告团体的名称或个人的姓名及讣告发出日期。如有需要，应当标注联系电话号码。二、悼词（一）含义悼词是对死者表示哀悼与怀念的文字，内容是追述死者的生平，对死者的一生做出评价，并表达深切的哀悼与怀念之情。内容是追述死者的生平，对死者的一生做出评价，并表达深切的哀悼与怀念之情。讣告与悼词的区别项目内容写法讣告正文部分都要对去世者的生平做了简介，并进行相应的评价讣告以说明为主悼词悼词的内容更具体一些悼词可将说明、叙述、抒情、议论有机地结合在一起，以增强其感染力（二）悼词的写作要求◆1.标题◆2.正文◆3.结尾◆4.落款

（三）悼词的写作注意事项一是实事求是，褒扬得当。悼词的作者对所悼念的对象要有一定了解。悼词所写的逝者的生前经历、对国家和人民的贡献，依据的材料必须真实，既不能夸大，也不能缩小。对于逝者的评价要恰如其分，既不要无原则地颂扬，也不要故意贬低。对于逝者的缺点，一般不要写入悼词。二是语言朴实，切忌华丽。悼词如果张贴，要用白纸黑字书写，字体要工整，以保证悼词的严肃性、郑重性。三是悼词写好后，应该递交逝者所在单位的领导集体研究，再征求亲属意见，得到一致认可后再定稿，并由身份恰当的人在追悼会上宣读。

一、启事

（一）启事的含义

“启”字含有“陈述”的意思。“事”即“事情”。启事是单位或个人有需要公众了解的事项、协助解决的问题，公开向公众说明，以寻求参与、配合或帮忙的一种文书。

注意：不要写成“启示”。第八节启事、声明和海报（二）启事的特点启事的最突出特点是告知性，就是告知人们某一事项，只具有知照性，无强制性和约束力。启事的另一个突出特点是简明性，语言上多简洁准确，行文灵活，写清楚要告知的事项即可。（三）启事的种类根据公布方式的不同划分，可分为张贴启事、报刊启事、广播启事、电视启事等。根据内容的不同划分，可分为三类：寻找类启事，如寻人、寻物；声明类启事，如作废、迁移、更名、更正、开业等；征招类启事，如招聘、招生、招标、招领、征集、征婚、换房等。

（四）启事的写作要求（１）标题主要有三种形式：一是要表明启事的内容，便于读者一目了然，如“征婚启事”“遗失启事”等；二是只写文种，如“启事”；三是在文种前加单位名称和具体内容，如“××商厦开业启事”。如果启事所陈述的事情重要或紧迫，可在“启事”前加“重要”或“紧急”字样，如“重要启事”“紧急启事”等。（２）正文一般应包括启事的目的、意义、原因、要求、特征、待遇、条件等。正文写完之后，写上“此启”“特此启事”等结束语。（３）署名若是以单位的名义发出的启事，最后要加盖公章，并写上日期，还要附上联系地址和方式，有时还要写明乘车路线等。若是个人发出的，则要写明联系人和联系电话。（五）启事的写作注意事项一是标题要鲜明，通过标题反映启事的主要内容与性质。二是事项要严谨、完整，表达清楚，不应遗漏应启之事。三是事项要单一，一事一启。四是语言要简练精确，对原因的陈述不宜过详，一两句话带过即可，而对特征、要求等重点的介绍则要准确清楚。二、声明（一）含义

声明是国家机关、企事业单位、社会团体或个人，对某些重要问题或者重大事件公开表明立场、观点、态度和主张时使用的应用文。（二）声明的特点和种类1.声明的特点声明的特点与启事类似，也具有突出的告知性。2.声明的种类一是政治性声明，包括抗议、驳斥或者澄清事实性质的声明及两个或两个以上国家、政府、政党、团体及其领导人就某事进行会谈所发表的声明；二是一般性声明，如自己遗失了支票、证件等重要凭据或证明文件，为防止他人冒领冒用而发表的声明，又如自己的合法权益受到侵害，为维护自己的合法权益、引起公众关注，并要求侵权方停止侵害行为而发表的声明。（三）声明的写作要求1.标题 一是直接以文种名称为题，如“声明”；二是由事由＋文种构成，如“遗失声明”；三是由发表声明的机关＋单位名称或个人姓名＋事由＋文种构成2.正文前言一般交代声明的目的或背景，主体部分直接陈述需要有关方面或有关人士知道的事情，或者表明对某个问题或事件的态度、立场，结尾部分一般用“特此声明”或“特此严正声明”作结。3.落款落款包括署名、时间和附项三项内容。有的声明正文内容中写有希望公众检举揭发侵权者的意思，还应在署名项目的右下方附注自己单位的地址、电话、电传号码及邮政编码，以便联系。海报最早起源于上海。旧时，海报是用于戏剧、电影等演出或球赛等活动的招贴。上海人通常把职业性的戏剧演出称为“海”，而把从事职业性戏剧的表演称为“下海”。作为剧目演出信息的具有宣传性的招徕顾客的张贴物，也许是出于这个原因而叫作海报。“海报”一词演变到现在，成为一种极为常见的招贴形式，多用于电影、戏剧、比赛、文艺演出等活动。海报是小型广告的一种，通常要写清楚活动的性质、主办单位、时间、地点等内容。

三、海报（一）海报的含义海报最早起源于上海。旧时，海报是用于戏剧、电影等演出或球赛等活动的招贴。上海人通常把职业性的戏剧演出称为“海”，而把从事职业性戏剧的表演称为“下海”。作为剧目演出信息的具有宣传性的招徕顾客的张贴物，也许是出于这个原因而叫作海报。“海报”一词演变到现在，成为一种极为常见的招贴形式，多用于电影、戏剧、比赛、文艺演出等活动。海报是小型广告的一种，通常要写清楚活动的性质、主办单位、时间、地点等内容。（二）海报的特点海报的突出特点就是告知性，不具有强制性和约束力。海报还具有商业性，海报是为某项活动所做的前期广告和宣传，其目的是让人们参与其中。（三）海报的写作要求

标题：其一，单独由文种名构成。即在第一行中间写上“海报”字样；其二，直接由活动的内容承担题目。如“舞讯”、“影讯”、“球讯”等；其三，可以是一些描述性的文字。如