江西省档案馆文书类电子档案元数据方案

江西省档案馆文书类电子档案元数据方案MetadataStandardforAdministrativeElectronicRecordsofJiangxiArchives〔Version1.0〕江西省档案局〔馆〕2015年1月目次TOC\o"1-3"\t"附录标识,1,四级条标题,4,五级条标题,5"\h19995前言 614948引言 7241751范围 8284252标准性引用文件 8247623术语和定义 8307964元数据实体及元数据描述方法 924394.1元数据元素及其结构 9219164.2元数据实体构成 10293114.3元数据的描述方法 13223085文件实体元数据元素描述 13315415.1文件标识符 13197665.2档案门类代码 14163965.3档案馆代码 156855.4组织机构代码 15103215.5聚合层次 16291825.6档号 1670645.7题名 17101395.7.1正题名 17212605.7.2并列题名 18257205.7.3副题名 18118785.7.4说明题名文字 19270645.7.5附件题名 19290225.8主题 20242695.8.1主题词 20137735.8.2关键词 2134745.8.3分类号 22327465.8.4机构或问题 22194875.8.5人物 2333855.9文件编号 23272485.10责任者 24317835.11成文时间 24271615.12内容摘要 2565145.13组件名称 25144755.14组件代码 26188815.15文种 26104425.16语种 27310095.17参考信息 2739635.17.1紧急程度 2818535.17.2主送 28155395.17.3抄送 2978245.17.4页数 29104805.18电子档案生成方式 3055975.19电子档案名 3059185.20文件大小 31140015.21格式 31152665.21.1格式名称 32227235.21.2格式版本 32145145.21.3格式描述 333545.21.4格式转换于 336515.22保管期限 34285045.23附注 3446775.24存储 35324955.24.1缩微号 35174915.24.2在线存址 36283995.24.3离线存址 36266095.25覆盖范围 3758485.25.1地域区间 37284285.25.2时间区间 38244865.25.3档案所属历史时期 38272425.26外部文件标识符 3971255.26.1外部文件标识符值 3971995.26.2外部文件标识符类型 401415.27数字化信息 40313745.27.1数字化授权 41207605.27.2数字化时间 4142305.27.3压缩 425899压缩方案 4219262压缩率 43217145.27.4图像参数 433388水平分辨率 4419837垂直分辨率 4421869图像宽度 455112图像高度 451010色彩空间 4525887位深度 46211105.27.5设备 4611079设备类型 471028设备制造商 4716176设备型号 4812467设备序列号 4822918设备感光器 4929611软件类型 49337软件名称 5013899软件版本 5026379软件生产商 51269965.28信息系统描述 52228315.29权限 52179955.29.1控制标识 5398565.29.2版权信息 5314833版权所有者 549057版权ID 5431737版权期限 55294155.30来源 5535025.30.1获取方式 56311245.30.2来源名称 5641975.31密级管理 57201885.31.1密级 5749665.31.2保密期限 58276215.31.3解密时间 58159365.32文件关联 5923305.32.1关联文件标识符 5988235.32.2文件关系类型 60270225.32.3文件关系 6161295.32.4文件关系描述 6126255.33编码数字签名 62249805.33.1编码签名格式描述 6273655.33.2编码签名时间 639985.33.3编码签名者 63122475.33.4编码签名 64178505.33.5编码证书 64158415.33.6编码证书引证 65212885.33.7编码签名算法 66226686业务实体元数据元素描述 66321016.1文件业务 6686396.1.1处置方案 679779方案标识符 671474方案类型 687171方案时间 681892方案描述 695124方案状态 69139006.1.2处置历史 706569处置标识符 7026851处置行为 7118291处置时间 7224182处置描述 72314936.2职能业务 73213776.2.1业务类型 7317316.2.2业务名称 7485186.2.3业务开始时间 75137166.2.4业务结束时间 7528406.2.5业务描述 76229047机构人员实体元数据元素描述 77120347.1机构人员标识符 7792367.2机构人员代码 77319297.3机构人员类型 78164887.4机构人员名称 78278907.5机构人员隶属 7979978法规实体元数据元素描述 80175578.1法规标识符 80133338.2法规类型 80190478.3法规名称 8137568.4发布时间 81192308.5生效时间 82238669关系实体元数据元素描述 82263659.1关联实体标识符 8215689.2实体关系类型 83157219.3实体关系 8415268附录A〔资料性附录〕文书类电子档案元数据表 8528188附录B〔资料性附录〕文书类电子文件归档及电子档案移交精简集 8917128附录C〔资料性附录〕文书类电子档案元数据著录模板 9125815参考文献 98

前言本方案由江西省档案局提出本方案起草单位：江西省档案局〔馆〕本方案主要起草人：汪晓勇、刘平原、毛海帆、傅培超、田丹华、李鹏达、叶超

引言为保障文书类电子档案的真实性、完整性、可靠性和可用性，系统有效地记录电子档案管理过程，特制定本方案。本方案规定了文书类电子档案元数据实体及其元数据元素构成，涉及电子档案形成、登记、归档、移交、接收、保存、利用、销毁等全过程，可指导文书类电子档案管理系统相关功能的研制。

江西省档案馆文书类电子档案元数据方案范围本方案规定了文书类电子档案形成、交换、归档、移交、保管、利用等全过程元数据设计、捕获、著录的一般要求，适用于单份文书类电子档案元数据的管理。本方案适用于江西省档案馆及省直立档单位，全省各级国家综合档案馆、机关、事业单位、其它社会组织可以参照执行。本方案可用于管理文书类电子档案，以及经数字化转换形成的纸质文书档案数字副本。标准性引用文件以下文件中的条款通过本方案的引用而成为本方案的条款。但凡注日期的引用文件，其随后所有的修改单〔不包括勘误的内容〕或修订版均不适用于本方案。但凡不注日期的引用文件，其最新版本适用于本方案。GB/T2260-2007中华人民共和国行政区划代码GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集根本集GB/T4880.2-2000语种名称代码第2局部3字母代码GB/T4881-1985中国语种代码GB/T7156-2003 文献保密等级代码与标识GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法〔idtISO8601:2000〕GB18030-2005信息技术中文编码字符集GB/T18391.3-2009数据元的标准与标准化(idtISO/IEC11179.3-2003)GB/T26162.1-2010信息与文献文件管理第1局部：通则

(idt

ISO15489-1:2001)GB/T26163.1-2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1局部：原则

(idtISO23081-1:2006)DA/T1-2000档案工作根本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T18-1999档案著录规则DA/T22-2000归档文件整理规则DA/T46-2009文书类电子文件元数据方案ISO3166-1-2006国家及下属地区名称代码第1局部:国家地区代码〔Codesfortherepresentationofnamesofcountriesandtheirsubdivisions-Part1:Countrycodes〕ISO/TS23081-2:2007信息与文献文件管理过程文件元数据第2局部概念与实施(Informationanddocumentation-Recordsmanagementprocesses-Metadataforrecords-Part2:Conceptualandimplementationissues)术语和定义DA/T1-2000、DA/T46-2009定义的以及以下术语和定义适用于本方案。文书类电子文件administrativeelectronicdocument反映党务、政务、生产经营管理等各项管理活动的电子文件。[改写于DA/T46-2009，定义3.2]文书类电子档案administrativeelectronicrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的文书类电子文件。元数据metadata描述文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。[GB/T26163.1-2010，定义3.12]实体entity任何已经存在的，将要存在的或可能存在的具体的或抽象的事物，包括事物间的联系。[ISO23081-2：2007，定义3.6]简单型simpletype不具有子元素的元素所对应的元素类型。[DA/T46-2009，定义3.7]容器型containertype具有子元素且本身不能被赋值的元素所对应的元素类型。[DA/T46-2009，定义3.8]复合型complextype本身可以被赋值且在一定条件下可以具有子元素的元素所对应的元素类型。[DA/T46-2009，定义3.9]元数据实体及元数据描述方法元数据元素及其结构本方案参照ISO23081:2采用多实体模式建立文书类电子档案元数据方案，并将其划分为文件实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据、法规实体元数据、关系实体元数据等五类元数据实体。可采用单实体或多实体方案实施本方案。单实体方案仅含文件实体元数据。采用多实体方案时，文件实体元数据、业务实体元数据、机构人员实体元数据为必选实体，法规实体元数据、关系实体元数据为可选实体，本方案推荐采用多实体方案构建文书类电子档案元数据集。元数据实体类型及其涵义规定如表1所示。表1实体类型及描述中文名称英文名称描述文件实体recordentity任一聚合层次的电子档案业务实体businessentity电子档案得以形成的职能业务活动，以及电子档案的创立、收集、归档、转换、迁移、处置等管理活动机构人员实体agententity负责实施电子档案管理活动的个人或组织法规实体mandateentity实施电子档案管理活动的依据，包括法律、规章、政策、标准与业务规则等关系实体relationshipentity与电子档案管理活动相关的各实体之间的关系元数据实体构成各元数据实体的元数据元素构成如表2至表6所示。圆括弧“〔〕〞内标示了该元数据元素的约束性与可重复性，M—必选，C—条件选，O—可选，R—可重复，NR—不可重复。JXWSM1-149为标准元数据，JXWSM150-199为扩展元数据，JXWSM200及以上为封装元数据。表2文件实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据JXWSM1文件标识符(C,NR)JXWSM2档案门类代码(O,NR)JXWSM3档案馆代码(C,NR)JXWSM150组织机构代码(O,NR)JXWSM4聚合层次(M,NR)JXWSM5档号(M,NR)JXWSM6题名(M,NR)JXWSM7正题名(M,NR)JXWSM8并列题名(O,NR)JXWSM9副题名(O,NR)JXWSM10说明题名文字(O,NR)JXWSM11附件题名(O,NR)JXWSM12主题(M,NR)JXWSM13主题词(O,NR)JXWSM14关键词(O,NR)JXWSM15分类号(O,NR)JXWSM16机构或问题(M,NR)JXWSM17人物(M,NR)JXWSM18文件编号(M,NR)JXWSM19责任者(M,NR)JXWSM20成文时间(M,NR)JXWSM21内容摘要(O,NR)JXWSM22组件名称(O,NR)JXWSM23组件代码(O,NR)JXWSM24文种(O,NR)JXWSM25语种(O,NR)JXWSM26参考信息(O,NR)JXWSM27紧急程度(O,NR)JXWSM28主送(O,NR)JXWSM29抄送(O,NR)JXWSM30页数(O,NR)JXWSM31电子档案生成方式(M,NR)JXWSM32电子档案名(M,NR)JXWSM33文件大小(M,NR)JXWSM34格式(M,R)JXWSM35格式名称(M,NR)JXWSM36格式版本(O,NR)JXWSM37格式描述(O,NR)JXWSM38格式转换于(O,NR)JXWSM39保管期限(M,NR)JXWSM40附注(O,NR)JXWSM41存储(C,NR)JXWSM42缩微号(O,NR)JXWSM43在线存址(C,NR)JXWSM44离线存址(C,NR)JXWSM45覆盖范围(O,NR)JXWSM46地域区间(O,NR)JXWSM47时间区间(O,NR)JXWSM48档案所属历史时期(O,NR)JXWSM49外部文件标识符(O,NR)JXWSM50外部文件标识符值(C,NR)JXWSM51外部文件标识符类型(O,NR)JXWSM52数字化信息(C,NR)JXWSM53数字化授权(C,NR)JXWSM54数字化时间(C,NR)JXWSM55压缩(C,NR)JXWSM56压缩方案(C,NR)JXWSM57压缩率(C,NR)JXWSM58图像参数(C,R)JXWSM59水平分辨率(C,NR)JXWSM60垂直分辨率(C,NR)JXWSM61图像宽度(C,NR)JXWSM62图像高度(C,NR)JXWSM63色彩空间(C,NR)JXWSM64位深度(C,NR)JXWSM65设备(C,NR)JXWSM66设备类型(C,NR)JXWSM67设备制造商(C,NR)JXWSM68设备型号(C,NR)JXWSM69设备序列号(O,NR)JXWSM70设备感光器(O,NR)JXWSM71软件类型(C,NR)JXWSM72软件名称(C,NR)JXWSM73软件版本(O,NR)JXWSM74软件生产商(O,NR)JXWSM75信息系统描述(C,R)JXWSM76权限(M,NR)JXWSM77控制标识(C,NR)JXWSM78版权信息(O,NR)JXWSM79版权所有者(O,NR)JXWSM80版权ID(O,NR)JXWSM81版权期限(O,NR)JXWSM82来源(O,NR)JXWSM83获取方式(C,NR)JXWSM84来源名称(O,NR)JXWSM85密级管理(M,NR)JXWSM86密级(M,NR)JXWSM87保密期限(O,NR)JXWSM88解密时间(O,NR)JXWSM89文件关联(C,R)JXWSM90关联文件标识符(C,NR)JXWSM91文件关系类型(O,NR)JXWSM92文件关系(O,NR)JXWSM93文件关系描述(O,NR)JXWSM94编码数字签名(O,R)JXWSM95编码签名格式描述(C,NR)JXWSM96编码签名时间(C,NR)JXWSM97编码签名者(C,NR)JXWSM98编码签名(C,NR)JXWSM99编码证书(C,NR)JXWSM100编码证书引证(O,NR)JXWSM101编码签名算法(O,NR)表3业务实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据JXWSM102文件业务(M,NR)JXWSM103处置方案(O,R)JXWSM104方案标识符(C,NR)JXWSM105方案类型(C,NR)JXWSM106方案时间(C,NR)JXWSM107方案描述(O,NR)JXWSM108方案状态(O,NR)JXWSM109处置历史(M,R)JXWSM110处置标识符(M,NR)JXWSM111处置行为(M,NR)JXWSM112处置时间(M,NR)JXWSM113处置描述(O,NR)JXWSM114职能业务(O,NR)JXWSM115业务类型(O,NR)JXWSM116业务名称(C,NR)JXWSM117业务开始时间(O,NR)JXWSM118业务结束时间(O,NR)JXWSM119业务描述(C,NR)表4机构人员实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据JXWSM120机构人员标识符(M,NR)JXWSM121机构人员代码(O,NR)JXWSM122机构人员类型(O,NR)JXWSM123机构人员名称(M,NR)JXWSM124机构人员隶属(O,NR)表5法规实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据JXWSM125法规标识符(M,NR)JXWSM126法规类型(O,NR)JXWSM127法规名称(M,NR)JXWSM128发布时间(M,NR)JXWSM129生效时间(O,NR)表6关系实体元数据编号元数据编号元数据编号元数据JXWSM130关联实体标识符(M,NR)JXWSM131实体关系类型(O,NR)JXWSM132实体关系(O,NR)元数据的描述方法本标准参考GB/T18391，采用表7所示方法对元数据元素进行描述。本标准所描述的元数据元素有四个属性相同：——注册版本：1.0——注册机构：江西省档案局——字符集：GB2312-1980、GB18030-2005——语言：中文表7元数据元素描述方法编号按一定规则排列的元数据元素的顺序号中文名称元数据元素的中文标识英文名称元数据元素的英文标识定义元数据元素含义的描述目的描述该元数据元素的必要性和作用约束性采用该元数据元素的强制性程度。江西省档案馆实施本方案时，所有元数据必选。为方便全省设区市、县级国家综合档案馆参照执行本元数据方案，约束性仍按照“必选〞、“条件选〞、“可选〞三种约束性进行描述。“必选〞表示必须采用，“条件选〞表示在特定环境和条件下必须采用，“可选〞指根据需要选用或不选用。可重复性元数据元素是否可用于屡次描述同一个实体。但凡可重复的容器型或复合型元数据，其下位所有子元素可以随上位元数据整组重复元素类型元数据元素所属的类别。本方案将元数据元素分为容器型、复合型和简单型数据类型为表达元数据元素值而规定的值集合的描述符。本方案数据类型包括字符型、数值型、日期型、日期时间型。容器型元数据元素没有数据类型编码修饰体系描述该元数据元素应遵循的编码规则。容器型元数据无需著录值域可以分配给元数据元素的值。容器型元数据无需著录缺省值该元数据元素的默认值。容器型元数据无需著录子元素该元数据元素具有的下属元数据元素信息来源元数据元素值的捕获节点和方法。容器型元数据无需著录相关元素与该元素有密切联系的元数据元素著录说明关于该元数据元素著录、赋值的标准性说明与例如注释对元数据元素的进一步说明文件实体元数据元素描述文件标识符编号JXWSM1中文名称文件标识符英文名称recordsidentifier定义惟一标识文书类电子档案的一组代码，由国家代码、档案馆代码、全宗号、档案门类代码、形成年度、顺序号等六局部构成目的在一个域内或多个域之间为文书类电子档案提供惟一标识；提供文书类电子档案的来源信息；便于文书类电子档案的存储、检索、交换、管理与共享约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称ISO3166-1-2006国家及下属地区名称代码第1局部：国家代码国档发〔1987〕4号编制全国档案馆名称代码实施细则DA/T13-1994档号编制规则江西省档案馆电子档案编码方案值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在数字档案集成管理系统登记之时由数字档案集成管理系统按预设标识符构成规则自动生成相关元素档案门类代码〔JXWSM2〕，档案馆代码〔JXWSM3〕，档号〔JXWSM5〕，电子档案名〔JXWSM32〕著录说明标识符构成规则为：国家代码+档案馆代码+全宗号+档案门类代码+形成年度+顺序号。其中，形成年度为电子档案形成年度，顺序号为在形成年度下为电子档案编制的流水号。例如：“CN436001X043WS200900017〞，该组代码标识的是江西省档案馆馆藏X043全宗内一件形成于2009年、顺序号为00017的文书类电子档案。注释本方案所述电子档案管理系统、数字档案集成管理系统分别应用于档案室、综合档案馆。综合档案馆实施本方案时，本元数据元素必选档案门类代码编号JXWSM2中文名称档案门类代码英文名称archivalcategorycode定义唯一标识档案门类的一组字符目的有利于全宗档案的分类、编目，为全宗档案的完整与有效管理奠定根底；有利于文书类电子档案的标识、存储和控制约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称江西省档案馆电子档案编码方案值域——缺省值WS子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统按预设标识符构成规则自动生成相关元素文件标识符〔JXWSM1〕著录说明档案门类代码的构成规则为电子档案所属档案门类的拼音首字母。例如：“WS〞，标识的是文书类电子档案。注释——档案馆代码编号JXWSM3中文名称档案馆代码英文名称archivesidentifier定义惟一标识国家综合档案馆的一组代码目的标识文书类电子档案的来源；有利于文书类电子档案的集中存储与共享约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称国档发〔1987〕4号编制全国档案馆名称代码实施细则值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在数字档案集成管理系统登记之时由数字档案集成管理系统根据预设值自动赋值相关元素文件标识符〔JXWSM1〕著录说明例如：“436001〞注释国家综合档案馆实施本方案时，本元数据元素必选组织机构代码编号JXWSM150中文名称组织机构代码英文名称organizationcode定义对中华人民共和国内依法注册、依法登记的机关、企、事业单位、社会团体和民办非企业单位颁发一个在全国范围内唯一的、始终不变的代码标识。目的动态追溯每一个组织机构的历史开展变化约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称国家质检总局110号总局令《组织机构代码管理方法》值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在数字档案集成管理系统登记之时由数字档案集成管理系统根据预设值自动赋值相关元素——著录说明——注释——聚合层次编号JXWSM4中文名称聚合层次英文名称aggregationlevel定义文书类电子档案在全宗整理结构中的位置标识，如卷、件等目的标识文书类电子档案的整理层级；为文书类电子档案的著录、利用与统计提供基准；有利于元数据库的管理与控制约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值件子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记或挂接之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统根据预设值自动赋值相关元素档号〔JXWSM5〕著录说明例如：“件〞注释——档号编号JXWSM5中文名称档号英文名称archivalcode定义以字符形式赋予电子档案的、用以固定和反映电子档案排列顺序的一组代码目的标识电子档案的分类、聚合、编目结果；提供电子档案的来源信息；为电子档案的统计、利用提供检索点约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T13-1994档号编制规则江西省档案馆电子档案编码方案赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统整理之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统根据预设档号编制规则自动赋值相关元素聚合层次〔JXWSM4〕，电子档案名〔JXWSM32〕著录说明简化归档文书类电子档案档号构成规则为：全宗号+档案门类代码•年度+机构或问题代码+保管期限+件号。例如：X043-WS·2002-01-Y-009，该组代码标识的是X043全宗一件形成于2002年、机构代码为01、保管期限为永久，件号为009的文书类电子档案。注释各级国家综合档案馆或档案室实施本方案时，可以根据具体的档号构成规则与业务需要扩展设置档号〔JXWSM5〕元数据的子元素题名编号JXWSM6中文名称题名英文名称title定义能揭示文书类电子档案中心主题的标题或名称目的描述文书类电子档案主要内容及其形成的业务背景；为文书类电子档案的真实、完整和可用提供保障；为利用者提供检索点约束性必选可重复性不可重复元素类型复合型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素正题名〔JXWSM7〕，并列题名〔JXWSM8〕，副题名〔JXWSM9〕，说明题名文字〔JXWSM10〕，附件题名〔JXWSM11〕信息来源——相关元素成文时间〔JXWSM20〕，主题〔JXWSM12〕，职能业务〔JXWSM114〕著录说明元素本身可以直接被赋值，著录文件题名；或可以具有子元素，则本元素不赋值，对其子元素赋值注释——正题名编号JXWSM7中文名称正题名英文名称officialtitle定义电子档案的主要题名，一般指文件文首的题目目的描述电子档案的主要内容，并提供主要检索途径约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T18-1999档案著录规则赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素并列题名〔JXWSM8〕，副题名〔JXWSM9〕，说明题名文字〔JXWSM10〕，附件题名〔JXWSM11〕著录说明例如：关于填报2012年度档案事业统计年报的通知注释并列题名编号JXWSM8中文名称并列题名英文名称coordinatetitle定义以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名目的用第二种语言文字描述电子档案的主要内容，提供检索途径约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T18-1999档案著录规则赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素正题名〔JXWSM7〕，副题名〔JXWSM9〕，说明题名文字〔JXWSM10〕，附件题名〔JXWSM11〕著录说明——注释——副题名编号JXWSM9中文名称副题名英文名称alternativetitle定义解释或附属于正题名的另一题名目的使用户通过题名的解释文字或附属信息进一步了解文件内容，并检索到该电子档案约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T18-1999档案著录规则赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素正题名〔JXWSM7〕，并列题名〔JXWSM8〕，说明题名文字〔JXWSM10〕，附件题名〔JXWSM11〕著录说明——注释——说明题名文字编号JXWSM10中文名称说明题名文字英文名称othertitleinformation定义题名后对电子档案内容、范围、用途等的说明文字目的使用户进一步了解文件内容，并检索到该电子档案约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T18-1999档案著录规则赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素正题名〔JXWSM7〕，并列题名〔JXWSM8〕，副题名〔JXWSM9〕，附件题名〔JXWSM11〕著录说明——注释——附件题名编号JXWSM11中文名称附件题名英文名称annextitle定义文书类电子档案所含附件的主题或名称目的使用户进一步了解文件内容，并检索到该电子档案约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称DA/T18-1999档案著录规则赣档字〔2013〕39号江西省文书类电子档案著录与数据格式标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素正题名〔JXWSM7〕，并列题名〔JXWSM8〕，副题名〔JXWSM9〕，说明题名文字〔JXWSM10〕著录说明——注释——主题编号JXWSM12中文名称主题英文名称subject定义电子档案所表现的中心思想和主要内容目的为文书类电子档案的真实性、完整性、可用性提供保障；深入揭示文书类电子档案中心内容与主题；为管理者与利用者提供高于题名精细粒度的检索途径约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素主题词〔JXWSM13〕，关键词〔JXWSM14〕，分类号〔JXWSM15〕，机构或问题〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕信息来源——相关元素题名〔JXWSM6〕著录说明——注释——主题词编号JXWSM13中文名称主题词英文名称descriptor定义在标引和检索中用以表达电子档案主题的标准化的词或词组目的揭示电子档案主题，为用户提供以主题词为条件的检索途径约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称CCS中国档案主题词表国办秘函〔1997〕350号国务院公文主题词表厅字〔1998〕15号中共中央办公厅公文主题词表值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素关键词〔JXWSM14〕，分类号〔JXWSM15〕，机构或问题〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕，内容摘要〔JXWSM21〕著录说明例如：农业水土保持通知注释2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，减少了“主题词〞的内容关键词编号JXWSM14中文名称关键词英文名称keyword定义在标引和检索过程中取自电子档案题名或正文用以表达主题的，并具有检索意义的非标准化的词或词组目的揭示电子档案主题，为用户提供以关键词为条件的检索途径约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素主题词〔JXWSM13〕，分类号〔JXWSM15〕，机构或问题〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕，内容摘要〔JXWSM21〕著录说明——注释——分类号编号JXWSM15中文名称分类号英文名称classcode定义采用《中国档案分类法》对电子档案进行主题分析，并依照电子档案的内容和特点分门别类后形成的类目标记符号目的揭示电子档案的信息分类结果，为用户提供以分类号为条件的检索途径约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称CAC中国档案分类法值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时由著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素主题词〔JXWSM13〕，关键词〔JXWSM14〕，机构或问题〔JXWSM16〕，人物〔JXWSM17〕著录说明依据《中国档案分类法》和GB/T15418的有关规定著录注释机构或问题编号JXWSM16中文名称机构或问题英文名称organizationalstructureorfunction定义对电子档案进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果目的记录电子档案来源信息，确保电子档案的真实、完整，利于电子档案的管理，提供检索点约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子文件在办公自动化系统或电子档案管理系统登记之后，进行分类、编目之时由文件管理人员或档案管理人员在办公自动化系统或电子档案管理系统使用预定义值域列表选择著录，移交进馆时自动导入数字档案集成管理系统相关元素主题词〔JXWSM13〕，关键词〔JXWSM14〕，分类号〔JXWSM15〕，人物〔JXWSM17〕著录说明——注释——人物编号JXWSM17中文名称人物英文名称personalname定义文件内容涉及的具有检索意义的人物姓名目的为管理者和利用者提供检索点；有利于提高检索效率约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子文件在办公自动化系统或电子档案管理系统登记之后，进行分类、编目之时由著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统半自动化或手工赋值相关元素主题词〔JXWSM13〕，关键词〔JXWSM14〕，分类号〔JXWSM15〕，机构或问题〔JXWSM16〕著录说明通常适用于奖惩、职务变动等主要内容的电子文件，多个人名之间用逗号分隔注释——文件编号编号JXWSM18中文名称文件编号英文名称documentnumber定义文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号，也称文号目的利于对电子档案的分类和管理，为用户提供以文件编号为条件的检索途径约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明照实著录文件编号。例如：“赣档办字〔2012〕52号〞注释——责任者编号JXWSM19中文名称责任者英文名称author定义对电子档案内容进行创造、负有责任的团体或个人目的明确电子档案的责任主体，提供合法性证明，为用户提供以责任者为条件的检索途径约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明责任者只有一个时，照原文著录；责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录注释成文时间编号JXWSM20中文名称成文时间英文名称documentdate定义文件形成的日期目的明确文件形成时间，为用户提供以成文时间为条件的检索途径约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型日期型编码修饰体系标识名称GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明时间精确到日，著录时按照DA/T22-2000相应的规定采用GB/T7408-2005中日历日期完全表示法的根本格式YYYYMMDD注释内容摘要编号JXWSM21中文名称内容摘要英文名称Abstract定义对电子档案核心内容的简短陈述目的提供比标题更多的信息，帮助用户在较短时间内了解文件内容约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时由著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素主题词〔JXWSM13〕，关键词〔JXWSM14〕著录说明——注释——组件名称编号JXWSM22中文名称组件名称英文名称componentname定义文件各组成部件的名称目的描述文件的组件特征，提供电子档案原始性、合法性依据，利于电子档案的控制和管理约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域主件，附件，转发件，公文处理单，收文处理单，发文稿纸，定稿，修改稿，其它缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明——注释——组件代码编号JXWSM23中文名称组件代码英文名称componentcode定义文件各组成部件的唯一标识符目的描述文件的组件特征，提供电子档案原始性、合法性依据，利于电子档案的控制和管理约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域A，B，C，D，E，F缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明“组件代码〞与JXWSM22“组件名称〞对应。主件A，附件或转发件B，公文处理单、收文处理单和发文稿纸C，定稿D，修改稿E，其它F注释——文种编号JXWSM24中文名称文种英文名称recordtype定义按性质和用途确定的文件种类的名称目的揭示文件的性质、特点，反映行文方向，表达目的与要求约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域命令〔令〕，决定，议案，公告，通告，通报，通知，报告，请示，批复，指示，意见，函，会议纪要，决议，公报，条例，规定，[其它]缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时，或登记之后手工对该元数据元素进行著录或修改之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明——注释值域中的[其它]表示除值域列表中文种以外的其它文种，由用户根据实际情况著录语种编号JXWSM25中文名称语种英文名称language定义文书类电子档案内容信息所使用的语言的类别目的该元素使电子档案的查询、显示可以限定于某种语言约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称GB/T4880.2-2000语种名称代码第2局部3字母代码GB/T4881-1985中国语种代码值域——缺省值默认值为“汉语〞子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明著录GB/T4880.2-2000和GB/T4881-1985中语种的汉语名称注释参考信息编号JXWSM26中文名称参考信息英文名称referenceinformation定义对电子档案查考有参考价值的相关描述目的提供比标题更多的信息，帮助用户在较短时间内了解文件背景约束性可选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素紧急程度〔JXWSM27〕，主送〔JXWSM28〕，抄送〔JXWSM29〕，页数〔JXWSM30〕信息来源——相关元素——著录说明——注释——紧急程度编号JXWSM27中文名称紧急程度英文名称precedence定义公文送达和办理时间要求的急缓等级目的提供文件背景信息，有助于对文件的理解约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称中办发〔2012〕14号党政机关公文处理工作条例值域特提，特急，加急，平急缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明按照电子档案标明的紧急程度照实著录注释——主送编号JXWSM28中文名称主送英文名称principalreceiver定义文件的主要受理者，一般为文件内容规定任务的主要执行者目的明确电子档案规定任务的受理者，说明电子档案的发送对象约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素抄送〔JXWSM29〕著录说明——注释——抄送编号JXWSM29中文名称抄送英文名称otherreceivers定义除主送者以外需要执行和知晓文件内容的其他接受者目的明确对电子档案信息需要作一般了解的团体或个人，声明除主送者以外需要执行和知晓文件内容的其他接受者约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素主送〔JXWSM28〕著录说明——注释——页数编号JXWSM30中文名称页数英文名称totalnumberofpages定义双套保存时，与电子档案对应的纸质文件/档案的页数目的利于档案的统计、管理约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时办公自动化系统自动推送到电子档案管理系统，或导入数字档案集成管理系统，或由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值相关元素——著录说明——注释——电子档案生成方式编号JXWSM31中文名称电子档案生成方式英文名称orignaldocumentcreationway定义文书类数字档案内容信息比特流首次形成的方式目的有利于原生文书类电子档案和经数字化转换形成的文书档案数字副本的集成管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域原生，数字化缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类数字档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时或之后由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获，或由数字化系统自动捕获并导入电子档案管理系统或数字档案集成管理系统相关元素——著录说明著录对象为原生的文书类电子档案时，该元数据元素著录为“原生〞；著录对象为扫描形成的档案数字副本时，该元数据元素著录为“数字化〞注释——电子档案名编号JXWSM32中文名称电子档案名英文名称electronicrecordname定义文书类电子档案当前组件的计算机主文件名目的在计算机存储器中命名、标识电子档案；建立文书类电子档案与元数据之间的稳定链接；有利于文书类电子档案的定位利用、有序存储、控制和长期保存约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记或挂接之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获相关元素文件标识符〔JXWSM1〕，档号〔JXWSM5〕著录说明建议使用标识符或档号为文书类电子档案命名，不包括文件名后缀，命名规则应适当反映电子档案来源信息。例如：“CN436001X043WS200900096〞注释——文件大小编号JXWSM33中文名称文件大小英文名称documentsize定义文书类电子档案的字节数目的为文书类电子档案的真实、可靠提供验证条件；有利于文书类电子档案的存储、交换、统计与管理；有利于对文书类电子档案比特流变化情况进行跟踪、审计约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型数值型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记或挂接之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获相关元素——著录说明单位为“字节〞，例如：“568007〞注释——格式编号JXWSM34中文名称格式英文名称format定义文书类电子档案编码格式的一组描述信息目的有利于文书类电子档案的解码、复原、利用和长期保存；记录文书类电子档案的历次格式转换信息，为电子档案的真实、完整、可靠与可用提供保障约束性必选可重复性可重复元素类型复合型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素格式名称〔JXWSM35〕，格式版本〔JXWSM36〕，格式描述〔JXWSM37〕，格式转换于〔JXWSM38〕信息来源——相关元素——著录说明——注释仅采用本元数据描述文书类电子档案的格式时，应采用结构化的文本著录，如例如所示。例如：“格式名称：PDF，格式描述：PDF是PortableDocumentFormat〔便携文件格式〕的缩写，是一种电子文件格式，与操作系统平台无关，由Adobe公司开发而成。PDF文件是以PostScript语言图象模型为根底，无论在哪种打印机上都可保证精确的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图象；格式转换于：DOC〞。假设采用本元数据的四个子元素共同描述文书类电子档案格式时，本元数据无需著录，格式转换一次便形成一组元数据值。格式名称编号JXWSM35中文名称格式名称英文名称formatname定义电子档案存储的格式的名称目的便于电子档案的管理；有助于电子档案的长期保存约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域TXT，WPS，DOC，RTF，XLS，PDF，JPG，TIF，CEB，[其它]缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统在电子档案登记或挂接环节电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获相关元素——著录说明应著录文书类电子档案名的扩展名，又称为后缀例如：“DOC〞注释格式版本编号JXWSM36中文名称格式版本英文名称formatversion定义文书类电子档案存储格式的版本号目的有利于文书类电子档案的解码、复原、利用和长期保存；记录文书类电子档案的历次格式转换信息，为电子档案的真实、完整、可靠与可用提供保障约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统在电子档案登记或挂接环节由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获，或由著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统对本元数据的数据字典预设值选择赋值相关元素——著录说明——注释——格式描述编号JXWSM37中文名称格式描述英文名称formatdescription定义电子档案存储格式的描述信息目的有利于文书类电子档案的解码、复原、利用和长期保存；记录文书类电子档案的历次格式转换信息，为电子档案的真实、完整、可靠与可用提供保障约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统在电子档案登记或挂接环节电子档案管理系统或数字档案集成管理系统根据抓取的格式名称〔JXWSM35〕、格式版本〔JXWSM36〕自动匹配格式描述半自动赋值相关元素——著录说明例如：“PDF是PortableDocumentFormat〔便携文件格式〕的缩写，是一种电子文件格式，与操作系统平台无关，由Adobe公司开发而成。PDF文件是以PostScript语言图象模型为根底，无论在哪种打印机上都可保证精确的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图象。〞注释——格式转换于编号JXWSM38中文名称格式转换于英文名称isformatof定义文书类电子档案转换到当前格式的源格式名称目的有利于文书类电子档案的解码、复原、利用和长期保存；记录文书类电子档案的历次格式转换信息，为电子档案的真实、完整、可靠与可用提供保障约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式文书类电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统挂接或著录之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获，或由著录人员手工赋值相关元素——著录说明例如：“DOC〞注释——保管期限编号JXWSM39中文名称保管期限英文名称retentionperiod定义为电子档案划定的保存年限目的标识电子档案的保存价值，利于电子档案的鉴定、统计和管理约束性必选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域永久，30年，10年，长期，短期缺省值永久子元素——信息来源捕获节点捕获方式著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统著录之时由电子档案管理系统或数字档案集成管理系统依据著录人员对保管期限数据字典选择结果半自动赋值相关元素——著录说明例如：“永久〞表示该电子档案永久保存注释——附注编号JXWSM40中文名称附注英文名称annotation定义电子档案及其元数据中需要解释和补充说明的事项目的为电子档案提供说明与标注有关事项的途径约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之后由著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工著录相关元素——著录说明依各元数据元素项的顺序依次著录，其它需解释和补充的列在其后注释——存储编号JXWSM41中文名称存储英文名称storage定义文书类电子档案存储地址信息目的记录文书类电子档案的结构信息，为电子档案的真实、完整和可用提供保障；有利于电子档案的平安存储与有效管理.约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素缩微号〔JXWSM42〕，在线存址〔JXWSM43〕，离线存址〔JXWSM44〕信息来源——相关元素——著录说明——注释国家综合档案馆实施本方案时，本元数据元素必选缩微号编号JXWSM42中文名称缩微号英文名称microformidentifier定义与电子档案相对应的缩微胶片的编号目的在电子档案及其相应的缩微品之间建立关联约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时或之后手工著录相关元素在线存址〔JXWSM43〕，离线存址〔JXWSM44〕著录说明——注释——在线存址编号JXWSM43中文名称在线存址英文名称onlinelocation定义电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统中的在线存储路径目的记录文书类电子档案的结构信息，为电子档案的真实、完整和可用提供保障；有利于电子档案的平安存储与有效管理.约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记或挂接之后电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获并赋值相关元素缩微号〔JXWSM42〕，离线存址〔JXWSM44〕著录说明应记录电子档案的完整存储路径及其电子档案名例如：HPEVA6100存储E：\EFileROOT\EFile\WS\X043\2011\CN436001X043WS2011000051.XML注释当国家综合档案馆实施本方案时，其上位元数据存储〔JXWSM41〕为必选，本元数据则也为必选离线存址编号JXWSM44中文名称离线存址英文名称offline定义电子档案离线备份介质编号目的有利于电子档案的平安存储与有效管理约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称赣档字〔2013〕39号江西省数字档案与数据离线备份介质管理标准值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动完成，或者管理人员完手工完成电子档案离线备份之后由档案馆〔室〕著录人员在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统手工赋值，或由数字档案集成管理系统从导入源中自动捕获相关元素缩微号〔JXWSM42〕，在线存址〔JXWSM43〕著录说明例如：“436001G2011A0001〞。当一件电子档案同时存储于多个不同的介质时，应照实著录，多个离线备份介质编号之间用“；〞隔开，如“436001G2011A0001；436001Y2011A0001〞注释当国家综合档案馆实施本方案时，其上位元数据存储〔JXWSM41〕为必选，本元数据则也为必选覆盖范围编号JXWSM45中文名称覆盖范围英文名称coverage定义文件内容涉及的时间和空间范围的一组元数据目的提供特定检索途径，使检索限定于特定地域区间、时间区间约束性可选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素地域区间〔JXWSM46〕，时间区间〔JXWSM47〕，档案所属历史时期〔JXWSM48〕信息来源——相关元素——著录说明——注释针对文件的时效和作用地区地域区间编号JXWSM46中文名称地域区间英文名称effectivearea定义文件内容作用效力的地域范围目的基于地域限制进行资源检索约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称GB/T2260-2007中华人民共和国行政区划代码值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时电子档案管理系统或数字档案集成管理系统捕获或手工赋值相关元素——著录说明地域区间涉及行政区划的，按照GB/T2260-2007中的名称著录，其它地域区间据实著录注释——时间区间编号JXWSM47中文名称时间区间英文名称effectiveperiod定义文件内容具有作用效力的时间范围目的基于时间区间限制检索资源约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系标识名称GB/T7408-2005数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时电子档案管理系统或数字档案集成管理系统捕获或手工赋值相关元素——著录说明时间区间可以是一个时间标签、日期或日期范围，精确到日。采用GB/T7408-2005中由起点和终点标识的时间间隔表示法的根本格式或扩展格式，保存日期省略日中时间，YYYYMMDD/YYYYMMDD或YYYY-MM-DD/YYYY-MM-DD。例如：1985年8月10日至1995年8月10日表示为：19850810/19950810或1985-08-10/1995-08-10注释——档案所属历史时期编号JXWSM48中文名称档案所属历史时期英文名称archivesperiod定义对档案形成所属历史时期的描述目的提供档案背景信息，便于用户了解、利用档案约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域民国档案，革命历史档案，现行档案，明清档案缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时电子档案管理系统或数字档案集成管理系统捕获或手工赋值相关元素——著录说明——注释——外部文件标识符编号JXWSM49中文名称外部文件标识符英文名称externalrecordidentifier定义文书类电子档案在域内或域外其它管理系统的标识符信息目的记录文书类电子档案的来源信息和关联信息约束性可选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素外部文件标识符值〔JXWSM50〕，外部文件标识符类型〔JXWSM51〕信息来源——相关元素——著录说明——注释——外部文件标识符值编号JXWSM50中文名称外部文件标识符值英文名称externalrecordidentifiervalue定义构成外部文件标识符的一组字符串目的建立文书类电子档案的背景信息和关联信息约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获并赋值，或由档案著录人员手工著录相关元素——著录说明例如：“〞注释其上位元数据外部文件标识符〔JXWSM49〕被选时，本元数据也为必选外部文件标识符类型编号JXWSM51中文名称外部文件标识符类型英文名称externalrecordidentifiertype定义文书类电子档案外部文件标识符的类别目的建立文书类电子档案的背景信息和关联信息约束性可选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域室编档号，系统标识符，URL，[其它]缺省值——子元素——信息来源捕获节点捕获方式电子档案在电子档案管理系统或数字档案集成管理系统登记之时电子档案管理系统或数字档案集成管理系统自动捕获并赋值相关元素——著录说明例如：“URL〞注释“室编档号〞是指档案室为文书类电子档案编制的档号，“系统标识符〞是指在某信息系统内根据自定义规则编制的标识符，“URL〞是指著录对象的统一资源定位符，“[其它]〞是指根据实际需要自定义的其它外部标识符类型数字化信息编号JXWSM52中文名称数字化信息英文名称digitizationattributes定义纸质文书档案数字化全程的一组关键特征描述信息目的记录传统载体档案数字副本形成的背景信息，为数字副本的真实可靠提供证据约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素数字化授权〔JXWSM53〕，数字化时间〔JXWSM54〕，压缩〔JXWSM55〕，图像参数〔JXWSM58〕，设备〔JXWSM65〕信息来源——相关元素——著录说明——注释当国家综合档案馆需要通过数字档案集成管理系统管理传统载体档案数字副本时，本元数据元素必选数字化授权编号JXWSM53中文名称数字化授权英文名称digitizationauthorization定义档案数字化批准书及实施数字化转换责任方信息约束性条件选可重复性不可重复元素类型简单型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值子元素——信息来源捕获节点捕获方式对纸质文书档案数字化扫描开始之时或之后由数字化系统根据预设文本半自动赋值并导入电子档案管理系统或数字档案集成管理系统，或由数字化人员手工批量赋值相关元素——著录说明以自由文本方式著录，主要包括档案数字化批准书以及实施数字化转换责任机构的描述信息。例如：“经2010年12月6日召开的局务会研究确定，X035全宗档案为本馆第三期数字化工程的数字化对象。经省政府采购办〔2011〕集中5号函批复对本期数字化工程实行政府集中采购，并