公文的写作与处理2013年

第二章公文写作基础知识一、公文写作的特点（一）遵命而作，为机关单位立言（二）群体化写作

（三）运用对象化思维（四）运用模式化思维（五）运用替代思维（六）运用逻辑思维

二、公文写作的基本要求（一）求真务实，符合实际。（二）遵循国家的法律、法规，不得与党和政府的有关方针、政府相违背，不得与上级的指示精神相冲突。（三）符合行文规则（四）结构及格式符合规范化要求（五）语言得体三、公文写作的基本步骤（一）了解发文背景，明确发文目的及公文的主题应着重了解：

1．领导的意图和要求

2．主送的机关单位和抄送的机关单位

3．拟用的文种

4．文件的中心内容（二）收集有关资料，进行调查研究（三）拟写提纲，安排结构（四）撰写正文，写出初稿（五）征求意见，认真修改第三章公文的写作与处理公文的格式公文的行文公文的语言公文的处理

一、公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；

二、承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；

三、公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式的范畴版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。一、版面规定1.公文用纸：一般使用纸张定量为60g/㎡～80g/㎡的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。公文用纸采用GB／T148中规定的Ａ4型纸，其成品幅面尺寸为：210㎜×297㎜。

㈠用纸规格

为保证公文版面的庄重大方，标准中规定了页边和版心的规格。公文用纸的天头为：37㎜±1㎜，订口为：28㎜±1㎜，版心尺寸为：156㎜×225㎜(不含页码)。㈡公文页边与版心规格210mm297mm37mm28mm26mm35mm156mm×225mm公文各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可做适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。左侧装订，双面印刷。

㈢排版与装订规格

页码用4号半角宋体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下，数码左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7㎜。单页码居右空1字，双页码居左空1字，公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件于正文一起装订时，页码应当连续编排。㈣页码规格二、格式要素

版头（眉首）：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。版记：抄送机关、印发机关和印发日期、页码。★将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。★一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第1行。★

涉密公文一定要标注份号，如果发文机关认为有必要，也可对不涉密公文标注份号。1.公文份数序号㈠眉首要素秘密等级(可以简称为密级)是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过20年；秘密级事项保密时间不超过10年。

2.秘密等级和保密期限

★绝密是最重要的党和国家秘密，泄露会使国家安全遭受特别严重损害；机密的泄露会使国家安全遭受严重损害；秘密的泄露会使国家安全遭受到损害。★标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角份号之下，保密期限中的数字用阿拉伯数字。紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的字样。如果是以电报的形式下发的公文，分为特提、特急、加急、平急四个等级。

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。3.紧急程度发文机关标识是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

4.发文机关标识发文机关标志主要有两种形式：一是发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字；二是发文机关全称或规范化简称。字号以醒目美观为原则，字体大小一般不超过上级机关。发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm。发文机关标志推荐使用小标宋字体，颜色用红色。

联合行文时可并用联合发文机关名称，一般主办机关名称排列在前，如有“文件”二字，应当置于发文机关名称的右侧，以联合发文机关名称为准，上下居中排列；也可单独用主办机关名称。

联合上报公文一般不单独使用主办机关名称。因为联合上行文需要将所有联署机关签发人的姓名都标出，如果发文机关名称只用主办机关，这样与签发人的标注就不相匹配。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。发文字号是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字要求准确、规范、精炼、无歧义、易识别，并固定使用，避免与上级机关、同级机关的机关代字雷同。发文字号组成的三部分的顺序不可调换。

5.发文字号

000001

机密★×年

特急

××××文件

×发〔××××〕×号

关于××××××工作的通知

×××××（主送机关名称）：（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

附件：1．×××××

2．×××××

××××（发文机关名称）二×××年×年×日（印章）（附注：×××××）主题词：××

××通知

抄送：×××××，×××××。

×××××（印发单位）2×××年×年×日印发发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。例如：渝政发〔2012〕20号国发〔2013〕40号机关代字年号序号机关代字年号序号注意：﹝12﹞信财字第08号

XX发﹝２０13﹞

３４号生字２号发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简称，例如，“〔2012〕”不能简写为“〔12〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号，不随意编号，不编虚位（即“1”不编为“001”），不加“第”字。机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号。

签发人是指代表行政机关批准发出公文的机关领导人。签发人是对公文内容负责的一种标志。签发人标识仅在上报的公文中才出现，标识签发人姓名，主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事件负责。6.签发人

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人由“签发人”（3号仿宋体字）加全角冒号与签发人姓名组成，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。联合行文时有多个签发人，签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右、自上而下依次均匀顺排，一般每行排2个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔丝与之的距离为4mm。(二)公文主体1.公文标题：标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含4个）机关联合行文时，标题中发文机关名称可简略。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。标题常见的病例八方面：一、要素不全二、乱用文种三、隶属不清四、提炼不精五、题不达义六、用词重叠七、滥用符号八、标注不规范、×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知介词“关于”应用未用。病例：标题的提炼如:《xxx（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安排，确保社会稳定的通知》改为:《XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知》

从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容：概括为：废止部分规范性文件

某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理，应予废止的共有几十件。题不达义一是事由偏跑《XXX关于草原灭鼠的请示》，从题意上看，是请示开展灭鼠运动，而此文实际上是请求上级给予解决“灭鼠经费”的请示，应改写为《XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示》。二是题大义小《关于企业技术、人才开发的若干规定》，而文件内容中就如何进行技术、人才两项开发，却未作具体规定，标题“帽子”太大，使题文不完全相符。三是题义不清《XX县人民政府关于粮食问题的通知》，其中就缺少“价格”、“收购”等词语来限制中心词“问题”造成事由过于笼统不具体、不清楚，不能准确反映表达公文的主要内容。四是题小义多滥用符号标题中除法规、规章名称加书名号，一般不用标点。例如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》《XX人民政府关于转发国务院办公厅〈国家行政机关公文处理办法〉的通知》

下列标题是否有误，如有请改正。

《XX市人民政府办公室通报》《关于加强农民工党支部建设的报告》《XX市电子产品销售中心站开奖公告》《XX市关于机构改革中有关问题的几点补充说明》《XX县工商行政管理局关于组织各工商所长和“个协”分会专干对上年“个协”工作进行一次检查的通知》

公文标题标注在红色反线下空2行的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题排列应使用梯形或菱形，不应使用上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形。主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。2.主送机关确立主送机关的注意事项①标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。③如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。

正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。3.公文正文公文首页须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空两字，回行顶格。文中结构层次依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般一级标题用黑体字，二级标题用楷体，三级和四级和正文一样用仿宋。附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。4.附件①公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。②公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。③附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。①公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

②公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名：应当用发文机关全称或规范化简称。特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序排列在相应位置，并使印章加盖其上。如成文日期长于发文机关署名，应使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空数。对于不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文下空1行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，成文日期首字比发文机关署名首字右移2字；6.成文日期:是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。成文日期确定的原则和标注位置有2种：一是会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准，成文日期编排在公文标题之下，写全年、月、日，用（）括起来。二是经机关负责人签发的公文，以签发日期为准（联合行文以最后签发的机关负责人签发的日期为准）。成文日期在公文正文或附件说明的右下方右空4字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。不加盖印章的公文，在正文或附件说明下空一行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下1行编排成文日期，首字比发文机关署名右移2字。

7.印章:印章是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。上行文，一定要加盖印章。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。纪要不加盖印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内。不得出现空白印章。

联合上行文，发文机关只署名主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署机关均须加盖印章。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。对于加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字标注成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。7.附注

（三）版记要素

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。这样是为了方便阅文和查询。

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关。抄送机关通常看作次要的受文机关。在排列顺序上一般按机关性质和隶属关系确定，依照先上级、再平级、后下级的次序。1.抄送机关抄送机关，一般用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有抄送机关又有主送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）的，发文机关就是印发机关。印发日期是指公文的生成时间，一般以公文付印的时间为准。

2.印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。3.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。法定格式，我们称之为“文件式格式”。这一格式是最普遍的格式，但除了这一格式之外，《党政机关公文格式》中还规定了一些特殊的格式。三、特殊格式

公文的信函格式是被广泛采用的一种公文特殊格式。主要用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，报送方案，商洽、询问、答复或者说明某件具体事项。信函格式相对简单，易操作，在各级行政机关的公文中广泛应用，常用于通知、批复、函等文种的公文中。㈠信函式格式1.发文机关标志：发文机关标志使用发文机关全称或规范化简称，其上边缘至上页边为30mm，推荐用红色小标宋字体，字号大小由发文机关酌定，以版心为准居中排布。联合行文时，使用主办机关标志。2.红色分隔线：发文机关标志下4mm处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处为一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，均以版心为准居中。3.份号、密级和保密期限、紧急程度：如需标识份号，顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下；如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，密级和保密期限顶格编排在份号下1行，紧急程度顶格编排在密级和保密期限下1行。4.发文字号：发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下。发文字号与红色双线的距离为3号汉字高度的7/8。5.标题：标题居中编排，与其上最后一个要素相距2行。6.页码：信函格式公文首页不显示页码，由第2页开始标注。只有2页的信函式公文，第2页可以不显示页码。7.版记：信函格式公文的版记中不加印发机关、印发日期及分隔线。命令格式的公文，适用范围有特殊的限制。一般用于公布行政法规和政府规章。㈡命令式格式发文机关标志是发文机关全称加命令或令组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35㎜，推荐使用红色小标宋。发文机关标志下空两行集中编排令号，令号下空两行编排正文。在正文下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。各级党政机关办公会和专题会讨论议定的事项都是本机关的决策事项，要以纪要的形式印发公文，作为指导开展工作的依据。㈢纪要格式1.纪要标志：由“XXXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋字体。2.编号：纪要标志下空2行居中编排纪要编号“第X号”，并用圆括号括入，不受年度限制；也可按年度编排，如“〔2012〕X号”。

3.发文机关和成文日期：纪要编号下空1行编排发文机关和成文日期，发文机关居左空1字，成文日期居右空1字。4.出席、列席和请假人：标注出席人员名单，一般用3号黑体字在正文（或附件说明）下空1行左空2字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假、列席人员名单，除依次另起1行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同前。5.纪要不加盖印章。6.纪要格式可以根据实际制定。小结（新旧不同之处）一、版头部分：

1.密级、紧急程度从右标注变左标注；“急件”改为“加急”；2.所有文件格式的红头“上留白”(至版心)由25mm扩大至35mm;取消上行文“上留白”(至版心)80mm的特殊格式；3.发文机关标志“文件”二字可加可不加；4.联合上行文签发人每行排一人改为排二人。小结

二、主体部分：1.成文日期由汉字改为阿拉伯数字；2.落款处增加发文机关署名；3.特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。三、版记部分：1.取消主题词；

2.版记中的文字从3号字改为4号字。发文机关标志（居中，小标宋字体）发文字号（居中，三号仿宋）距离版心上边缘35㎜下空2行约20㎜份号密级和期限紧急程度（顶格依次排列）公文标题（居中，2号小标宋）

公文正文（首行空两字，3号仿宋体）

主送机关（顶格，3号仿宋体）下空2行约20㎜下空1行约10㎜印章（端正居中下压成文日期）发文机关署名（以成文日期为准居中）成文日期（右空4编排，用阿拉伯数字）附注（请示件标注联系人及联系方式）抄送机关（左右各空1字）印发机关（左空1字）印发日期（右空1字）版记（内容全部用4号仿宋）页码（双面印刷，单页居右空一字，双页居左空1字）公文的行文行文：各级机关在其公文处理过程中以本机关名义撰制公文向受文机关运行的环节行文规范：按照一定的规则或准则来维护机关之间的行文秩序称为行文规范。公文行文规范行文关系行文方向与方式行文规则组织系统领导关系职权范围下行文平行文上行文公文行文规范图示一、公文的行文关系

公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。（一）确定行文关系基本原则

各级国家行政机关的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定。国家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院是我国各级行政机关行文关系的基本准则。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。下级服从上级，全党服从中央是各级组织行文关系的基本准则。（二）机关之间行文关系划分同一系统的机关

同级机关下级机关业务上指导与被指导上级业务主管部门下级业务部门领导与被领导上级机关同级机关平行关系1.2.3.非同一系统的机关

此机关彼机关不相隶属关系4.请判断：下列机关之间的行文关系

属于上述的哪种关系？

1.中共中央组织部与各省、自治区、直辖市人事厅（局）2.新县人民政府与罗山县人民政府3.信阳市财政局与平桥区财政局4.某省军区与某县人民政府5.国务院与上海市人民政府6.杨浦区人民政府与所属教育局、卫生局二、公文的行文方向与方式（一）公文的行文方向行文方向可分为根据机关之间不同的行文关系：上行下行平行（二）公文的行文方式1、下行文（1）逐级下行文国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府（二）公文的行文方式1、下行文（1）逐级下行文国务院各省、自治区、直辖市人民政府所属各市、区、县人民政府（2）多级下行文党中央中共各省、自治区、直辖市委员会其他所有单位党组织中共各市、区、县委员会（3）直达基层组织和群众的下行文最高党政领导机关基层党政组织、人民群众（1）逐级上行文：最基本、最常用下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关2、上行文

（2）多级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关（3）越级上行文下级机关直接上级领导机关更高一级的上级领导机关越级上行文的情况：由于特殊紧急情况，逐级上报或贻误时机，造成更大损失。向具有隶属关系的上一级机关请示多次，未能解决的问题。隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题。上级交办的，并指定越级上报的事情。对上一级机关进行检举、揭发的问题。询问与请示极个别的具体问题等。3、平行文：主要指公函同级机关同级机关不相隶属机关不相隶属机关（1）（2）（3）无领导与指导关系的机关、部门、单位之间三、公文的行文规则行文规则是指机关行文必须遵守的具体规定和准则。行文规则的具体内容是由《办法》和《条例》中的有关条款规定的，除各级党政机关在行文时必须严格遵守外，各社会团体、企事业单位也应当依照执行。可将其内容归结为如下9个方面。1.行文应当确有必要，注重效用机关行文必须本着“少而精”的原则，从实际需要出发，严格控制发文数量和发文范围，行文应当确有必要。2.政府各部门行文规则属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。政府各部门可以互相行文。政府各部门可以同下一级人民政府的有关业务部门互相行文。政府各部门一般不得向下一级政府正式行文(除以函的形式)，但可以根据本级政府授权对下一级人民政府行文。政府各部门可以以函的形式与下一级政府商洽工作、询问和答复问题、审批事项。政府各部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

3.联合行文规则同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门，而且联合行文的机关、单位不仅要经过协商对有关事项取得一致意见，而且必须是平级的。平级是联合行文的必要条件。4、协商一致的规则部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。5.抄送规则向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。6.请示规则各级行政机关一般要逐级请示，不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。请示应当一文一事。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人，而应该送交办公厅（室）。7.报告规则报告中不得夹带请示事项。一般不得越级报告。如遇紧急情况或特殊工作需越级报告时，应同时将报告抄送被越过的上级机关。8.报刊发表应视作正式公文的规则。经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，不必再等“红头文件”。9.一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。行文规则示意图党办校办各职能部门各分党委（党总支）各二级单位（学院、直属单位、附属单位）中共信阳师范学院委员会信阳师范学院代拟公文经授权发文答复职权范围内的审批事项以函件格式公文布置具体工作发文管理发文代拟公文函的形式与文件格式（一）函的形式：指公文格式中区别与文件格式的“信函式格式”。它与“命令格式”、“会议纪要格式”相提并论、与“文件格式”相区别的三种特定格式之一，也同“文件格式”一样具有法定效力。格式要求为：”信函式格式”发文机关名称上边缘距页边距为30CM……用“函的形式”发文，无论是“函、意见、通知、批复”等，往往在发文字号的机关代字中用“函”字以与“文件格式”行文相区别。

如：1、《国务院关于同意北京市撤销大兴县设立大兴区的批复》（国函〔2001〕4号）2、《国务院办公厅〈关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）3、教育部社会科学与思想政治司《关于印发〈2004年上半年高校“形式与政策”教育教学要点〉的通知（教社政司函〔2004〕23号）(二）“函的形式”与“文件格式在使用中的区别：1、从内容上：“函的形式”主要用于处理日常事务或一般性内容的公文。“文件格式”行文的一般是具有法规性、政策性、指示性奖惩性或比较重要的内容。2、从行文关系与行文方向：“函的形式”主要用于平行文，有时也用于处理一般性事务的下行文，“文件格式”主要用于下行文和上行文。3、从所发文种：“函的形式”主要发“函”、也可发“知照性通知、意见、批复”等。“文件格式”主要发“决定、议案、批转通知、通报、报告、请示”等。4、从使用部门：政府及政府各部门依据职权范围用“文件格式”行文多，而政府各部门内设机构用“函的形式”发文多。三、公文的语言随意谈话语体非随意谈话语体谈话语体

口头语(八大方言)小说散文诗歌剧本

科技语体政论语体事务语体

白话文语体

书面语体(书面语)

（一）语体简介文言文语体文艺语体汉语语体

口头语（特别是随意谈话语体）有以下特点：（1）大量省略（2）经常重复（3）浅显易懂（4）不合语法小说的特点：生动活泼，文情并茂散文的特点：清新隽永，形散神聚（二）公文语言特点：１、实用性２、确指性３、规范性

（三）公文语言要求

１、真实准确注意词义轻重、范围大小、感情色彩、遵循不同文种的风格色彩。

某县人民法院关于印发几个《民事案件审判案例的通知》

各法庭：我们在省高级人民法院编印的《民事案件审判案例》中选用38例，供你们在审理这类案件时参考。2.简明朴实如：各类经检案件的处理权限：凡罚没款在２００元以下的，由工商所长审批，案卷存所，按月造册报局，同时上缴罚没款；罚没款在２００以上的，报县局审批，案卷存局，文到１５日后上解罚没款。“寒冷的冬天就要到了，我们处里还没有取暖电器，希望总务处尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”

3.庄重严谨下面一篇公文经过周总理的修改。

查我们祖国具有极其珍贵历史文化价值的（改为：之）文物图书，在过去国民党匪帮反动统治时期（代），往往官僚商人互相勾结，偷盗贩运出口，以（致）使我们（国）这些文化遗产蒙受莫大的损失。现在，（今）反动政权（业）已经被推翻，海上陆上运输（均）已经畅通行使，没有阻碍了，为了防止这些珍贵（此项）文物图书继续失散起见，特别制定了一份《禁止珍贵文物图书出口的暂行办法》，随着这个命令颁发下去，希即转令所属各有关单位遵照办理为要。（四）公文惯用语：１、开头用语：根据、为了、依照、兹因（兹定于、兹由）欣值、签于。

2、称谓用语：本、我+单位简称你、贵+单位简称该、该同志、该产品等

3、经办用语：经、兹经、业经、责成、现经、拟定等。

4、期请用语：望、以…为盼、希

5、表态用语：应该、照办、准予、特予、现予转发、特此批准。6、目的用语：以上报告，请审查、敬请批复等。请判断下列语句是否符合公文语言要求1.“小王革新了工作方法，许多人知道后纷纷效尤”。2.“参加工作15年以上的职工一年可享受10天以下的带薪旅游假。”3.经研究，县政府同意你乡政府报告。4.局里调拨给市纺织工业总公司一台小型计算机，又拨给了精纺分公司。5.3日内蒙古人民共和国有暴风雪。

课堂练习1、广东省人民政府（）粤府[1999]3号各市、县人民政府：（）国务院国发[1999]279号关于修订《发明奖励条例》的通知转发给你们，（）认真执行。一九九九年二月二十三日2、广州市公安局通告