秘书技能第三章

第三章文书拟写与管理第一节文书拟写一、通告的含义通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项的公文通告的类型制约性通告告知性通告1/3/20241二、公告与通告的区别(一)发布内容的重要程度不同公告在宣布国内外重大事件时才使用。通告是用于宣布应当遵守或遵照办理的一般性事项时使用。(二)公布的范围不同公告发布的重大事项，可以对国内外发布。而通告只能在一定范围内公布或告知事项。(三)制发机关不同公告是由国家行政机关或权力机关发布。通告可以由各级政府机关、企事业单位与社会团体发布，可随意使用。1/3/20242三、通告的写作(一)通告的标题通告标题的写作大致有三种：1、完整的公文标题通告标题写明发文机关、发文事由和文种2、省略事由通告的标题不写事由，只写明发文机关和文种。3、事由+文种4、只写明通告的文种只写明文种如果通告所公布的是紧急情况，可在通告前加上紧急二字，成为紧急通告。1/3/20243(二)通告的正文1、开头部分发文缘由2、主体部分通告的具体事项。3、结尾部分通告的结尾部分一般提出希望和要求。一般写作“特此通告”作为结束语。4、通告的落款要标明发文机关的全称或规范化简称。5、成文日期用汉字数码1/3/20244(三)、通告的写作要求1、目的明确、理由充分不管什么内容的通告，都要求写明发布通告的根据、目的和理由，以加强文件的说服力，要做到目的明确、理由充分。2、语言准确简洁通告的语言要求准确简洁，通俗易懂，尽量不用专业性术语，以便广大群众阅读和理解。3、要求具体明确通告中的要求必须具体明确，切实可行，以便有关人员能够遵守和执行。1/3/20245员工培训招标通告ABC人字〔2005〕26号

因我公司缺乏师资和培训设施，需要将员工培训外包，寻求有培训资质、培训经验、培训实力的培训公司承担本公司的培训任务。一、培训对象：管理人员、技术人员和操作人员二、培训内容：管理知识，科技知识和操作技能三、培训方式：脱产培训，时间一个月四、招标时间：2005年10月五、地址：石家庄市中山路112号六、电话联系人：李先生欢迎有实力的培训公司积极投标！ABC公司1/3/20246员工培训招标通告ABC人字〔2005〕26号为提高员工的素质，经公司人力资源部研究，决定对公司员工进行培训。因我公司缺乏师资和培训设施，需要将员工培训外包，寻求有培训资质、培训经验、培训实力的培训公司承担本公司的培训任务。一、培训对象：管理人员、技术人员和操作人员二、培训内容：管理知识，科技知识和操作技能三、培训方式：脱产培训，时间一个月四、招标时间：2005年10月1日至10月20日五、地址：石家庄市中山路112号A座908房间六、电话联系人：李先生欢迎有实力的培训公司积极投标！ABC公司XX年XX月XX日1/3/20247二、通报一、通报的含义和分类(一)通报的含义通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。(二)通报的分类表彰性通报批评性通报传达通报。1/3/20248二、通报的写作(一)通报的标题由发文机关、事由和文种三部分完整组成。一是省略事由，如《××市工商局通报》二是省略发文机关《关于清理欠税问题的通报》主送机关正文：发文缘由通报事项分析决定号召要求1/3/20249河北省人民政府关于奖励郭晶晶等的通报省政字〔2008〕16号在第29届奥运会上，我省运动员郭晶晶在比赛中不畏强手，顽强拼搏，夺取了跳水项目的金牌，为我省赢得了荣誉。省人民政府决定：授予金牌获得者郭晶晶“河北省劳动模范”称号，奖励住房（三室一厅）一套，奖金50万元；给予郭晶晶的教练记大功一次，奖金20万元；省政府号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献。河北省人民政府2008年10月25日1/3/202410河北省人民政府关于奖励郭晶晶等的通报省政字〔2005〕16号在第29届奥运会上，我省运动员郭晶晶在比赛中不畏强手，顽强拼搏，夺取了跳水项目的金牌，为我省赢得了荣誉。为表彰运动员的奋斗精神，省人民政府决定：授予金牌获得者郭晶晶“河北省劳动模范”称号，奖励住房（三室一厅）一套，奖金50万元；给予郭晶晶的教练记大功一次，奖金20万元；省政府希望受到奖励的运动员、教练员继续发扬爱国主义、集体主义精神，再接再厉，勇攀高峰。号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献。河北省人民政府二○○八年十月二十五日1/3/202411三、决定一、决定的含义、特点和分类(一)决定的含义适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。(二)决定的特点1、决策性决定表现了领导重大决策和指挥意志2、制约性决定是具有规范性、约束力的文件，必须遵守和执行，违反者将要受到处分。1/3/202412(三)决定的分类从表达形式来分，决定可分为指挥性决定和宣告性决定1、指挥性决定指挥性决定是对重要事项和重大行动做出的安排，要求下级机关或有关人员必须遵照执行。2、知照性决定知照性决定是将决定的内容告知群众，并不要求贯彻执行。知照性决定按照其内容区分，可分为告知性决定、表彰性决定和批评性决定。1/3/202413四、决定的写作决定的标题决定的标题发文机关、事由和文种三部分组成，各个部分都不能省略。决定一般不写主送单位正文：发文缘由，决定事项，希望要求附件落款成文日期1/3/202414国家体育总局关于表彰中国女排的决定国体字〔2004〕XX号

在第28届奥运会上，我国女排运动员在女子排球比赛中，不畏强手，顽强拼搏，为我国夺得了奥运会女子排球项目金牌，为国家赢得了荣誉。国家体育总局号召全国运动员、教练员及体育工作者以女排运动员为榜样，刻苦训练，锐意进取，勇攀高峰，为促进我国体育事业的进一步发展贡献力量。国家体育总局

二○○四年九月十日1/3/202415国家体育总局关于表彰中国女排的决定国体字〔2004〕XX号在第28届奥运会上，我国女排运动员在女子排球比赛中，不畏强手，顽强拼搏，为我国夺得了奥运会女子排球项目金牌，为国家赢得了荣誉。

经国家体育总局第二次会议讨论，特作出如下决定：决定对中国女排全体运动员及教练进行表彰，奖励中国女排全体运动员每人20万元，奖励陈忠和教练40万元。国家体育总局希望女排教练和全体运动员戒骄戒躁，再接再厉，在今后的比赛中，为国家的体育事业再立新功；并号召全国运动员、教练员及体育工作者以女排运动员为榜样，刻苦训练，锐意进取，勇攀高峰，为促进我国体育事业的进一步发展贡献力量。国家体育总局二○○四年九月十日1/3/202416关于给予××公司处分的决定

××公司由于领导从思想上仇视社会主义,一贯视人民生命财产如儿戏,故意不采取安全措施，造成了五人受伤，直接损失达200万元的重大责任事故。为批评责任者和杜绝此类事故再次发生，经领导办公会研究，特作如下决定：一、给予××公司罚款20万元；二、给直接责任者行政记大过处分；三、给予公司主管领导警告处分。要求有关责任者认真交代自己的罪恶，深刻认识罪恶行为所造成的危害，记取教训，保证不再犯此类罪行,避免此类错误的发生。×××市政府××年×月××日

1/3/202417××市政府关于给予××公司处分的决定××发字〔2004〕第××号

××公司由于领导思想上不重视，安全措施不够，造成了五人受伤，直接损失达200万元的重大责任事故。为教育责任者和杜绝此类事故再次发生，经领导办公会研究，特作如下决定：一、给予××公司罚款20万元；二、给直接责任者行政记大过处分；三、给予公司主管领导警告处分。要求有关责任者认真反思自己的错误，深刻认识错误行为所造成的危害，记取教训，保证不再犯此类错误。希望广大群众以此为戒，认真做好自己所负责的工作，避免此类错误的发生。×××市政府××年×月××日1/3/202418四、函一、函的含义、特点和分类(一)函的含义用于不相隶属机关之间相互商洽工作；询问和答复问题；向有关主管部门请求批准的公文。函的分类1、商洽函商洽函是用于不相隶属机关之间互相商洽工作2、答复函不相隶属机关中答复各级机关事项的公文3、请求批准函不相隶属机关中下级请求上级批准事项的公文。1/3/202419函的写作标题函的标题有函与复函两种。函的标题是发函机关、事由和文种三部分答复函的标题一般由发函机关、收函机关、事由和文种四部分组成函的正文发函的依据和原由，具体事项，结尾，希望和要求。1/3/202420请求批准函××市××公司关于请求批准我公司建立对外贸易部的函××字〔1999〕第××号××省外贸局：随着市场经济的发展，我公司的对外贸易量也逐年增加，原有的机构难于适应对外贸易的发展要求。为进一步提高我公司的经济实力，扩大对外销售，我公司拟建立对外贸易部，负责公司的全部对外贸易工作。关于建立对外贸易部的各项手续齐全，请予批准为盼。××公司(章)××年×月×日1/3/202421××省外贸局

关于建立对外贸易部的复函你公司《关于请求××省外贸局批准我公司建立对外贸易部的函》收悉，现函复如下：一、同意你公司为进一步提高公司的经济实力，扩大对外销售，建立对外贸易部的请求。二、新建立的对外贸易部应当按照有关规定负责公司的全部对外贸易工作。三、新建立的对外贸易部要作好工作安排，如有问题请及时报告。××省外贸局(章)××年×月×日1/3/202422××省外贸局

关于××市××公司建立对外贸易部的复函

××字〔1999〕××号××市××公司：你公司《关于请求××省外贸局批准我公司建立对外贸易部的函》（××字〔1999〕××号）收悉，经外贸局第三次办公会研究，现函复如下：一、同意你公司为进一步提高公司的经济实力，扩大对外销售，建立对外贸易部的请求。二、新建立的对外贸易部应当按照有关规定负责公司的全部对外贸易工作。三、新建立的对外贸易部要作好工作安排，如有问题请及时报告。此复××省外贸局(章)××年×月×日1/3/202423五、计划一、计划的含义、作用和特点计划的含义计划是对一定时期内工作的预先安排和打算计划的特点针对性预见性计划的类型按内容：学习计划，工作计划，生产计划，按时间：长期计划，短期计划，年度计划按性质：综合性计划，专题性计划1/3/202424三、计划的写作(一)标题一是单位名称，二是时间期限，三是内容和范围，四是文种。可以省略单位名称、时间期限和内容范围计划的内容1、工作目标2、具体措施3、工作步骤1/3/202425(二)计划的正文1、开头：简要写明制定计划的依据、目的、指导思想和具体任务，以及计划的重要意义。2、主体：阐明计划的具体任务、工作目标、具体措施、工作步骤3、结尾：简要概括计划的要点，说明执行计划中应注意的事项，提出希望和要求尾部：落款和成文日期1/3/202426写作计划时应注意的事项1、目标和任务要明确具体2、具体措施要切实可行3、制订计划要留有余地4、语言简洁1/3/202427六、总结一、总结的含义、作用和分类(一)总结的含义总结是对过去一定时期内工作和学习情况的回顾，从中找出经验或教训，用于指导今后工作。(二)总结的作用1、总结经验，发扬成绩2、汲取教训，引以为戒3、互通情报，共同提高1/3/202428(三)总结的分类按内容划分学习总结、工作总结、生产总结、思想总结；按范围划分个人总结、单位总结；按时间划分月份总结、季度总结、年终总结；按性质划分综合性总结和专题性总结。1/3/202429二、总结的写作(一)总结的标题1、完整的公文标题由单位名称、时间、事由和文种组成。2、省略单位名称3、只写事由和文种1/3/202430(二)总结的正文1、开头写清总结的时间、事项和单位基本情况，概述总结期内的基本经验和主要成绩。2、主体总结期内所做的主要工作，说明取得的主要成绩和采取的具体措施，仔细分析取得成绩的原因，总结出经验和体会。3、结尾结尾部分是全文的总括，要对存在问题进行分析，提出解决问题的办法，指出今后的打算。尾部：落款和成文日期1/3/202431写作总结时应注意的问题正确的指导思想实事求是总结出规律性和东西突出重点语言准确1/3/202432七、述职报告一、述职报告的含义和分类述职报告的含义述职报告是将一定时期内履行本职工作的情况向有关部门进行汇报的文字材料。述职报告的特点个人性真实性通俗性1/3/202433述职报告写作标题：述职人+时限+文种称谓：各位领导正文1、开头：开头要以简洁的文字，简要说明自己所承担职责的内容，阐明自己对本职责的认识，说明在任职过程中的指导思想和工作目标，以及任职期间取得的主要成绩和经验。2、主体：要将任职期间的主要工作，采取的主要措施，取得的主要成绩和经验，存在的主要问题写清楚。

3、结尾：结尾一般是表明自己的态度，阐述自己的优势和不足，提出自己的希望和要求，最后用礼貌语言向有关人员表示感谢。1/3/202434八、讲话稿一、讲话稿的含义和特点(一)讲话稿的含义讲话稿是人们在各种场合发言时所依据的文字材料。讲话稿的特点内容针对性强语言平易通俗交流具有互动性1/3/202435(三)讲话稿的分类1、工作报告类工作报告类讲话一般在会议中使用。此类讲话由于主要用于传达政策、布置和指导工作，其内容一般较为严肃，感情色彩较为庄重。2、礼仪类礼仪类讲话包括欢迎词、欢送词、开幕词、闭幕词及祝辞等。这类讲话一般较短，感情色彩也较为浓重。3、演说类演说类讲话一般内容较广泛，其特长是说理性强，感情丰富，具有极强的说服力和号召力。1/3/202436会议讲话稿写作开头报告的开头要求运用简洁的语言，概括说明讲话的依据和目的，为下面的讲话作铺垫。一般情况下要写明根据上级有关政策、当前形势和本单位的具体情况，就某项工作提出具体意见，说明本次会议的主要议题和主要目的。主体一是分析当前形势部分，二是本单位的具体情况，三是如何贯彻上级精神，作好本单位的工作。结尾结尾部分一般要总结概括全文的主要内容和基本观点，重申报告的意义和目的，并向与会者提出希望和要求，号召和鼓励人们为完成报告的任务努力奋斗。1/3/2024371/3/202438九、调查报告调查报告的含义调查报告是对某一事项进行调查研究后写成的反映情况的书面材料。调查报告的特点针对性真实性典型性时效性1/3/202439调查报告写作标题：前言调查目的，调查对象，调查经过正文情况分析未来预测对策建议注意事项深入调查占有材料实事求是1/3/202440十、招标书招标书是征招承包或合作者的告知性文书招标书的特点：明确性竞争性具体性规范性招标书的类型工程建设招标书产品生产或购买招标书劳务招标书技术招标书1/3/202441招标书的写作标题招标单位+招标项目+文种正文前言部分写明招标单位的基本情况和招标目的主体部分招标项目名称及内容，招标办法和时间地点结尾部分招标单位联系方式：名称、地址、电话尾部：附件名称，落款，投标日期，附件原文1/3/202442十一、投标书投标书向招标单位投标的文书投标书特点针对性求实性合约性投标书1/3/202443投标书的写作标题投标单位+投标项目+文种正文送达单位前言部分写明投标单位的基本情况和投标目的主体部分投标项目名称及内容，投标标的及实现方式结尾部分投标单位联系方式：名称、地址、电话尾部：附件名称，落款，投标日期，附件原文1/3/2024441.公文的制发者只能是合法存在的（）。A.机关或组织B.党政机关C.行政机关D.企事业单位A2.所有（）都必须有主送机关。A.上行文、下行文B.上行文、平行文C.下行文、平行文D.事务文书B1/3/2024452.公文区别于其它信息的特点是（

）。A传递权威信息

B书面文字材料

C法定权威与现实执行性

D特定的体式3.具有正式法定效用的文本有（

）。A草稿

B定稿

C暂行本

D副本4.任免聘用干部常用公文是（

）。

A公告

B通报

C通知

D令C，C，C1/3/2024465.公文形成过程中称为“把关”环节的是（）

A会签

B签发

C审核

D用印6.下列文种，只有一个主送机关的是（

）

A批复

B通知

C指示

D决定7.北京市政府向国务院各部委主送的文件属于（

）

A平行文

B上行文

C下行文

D直达行文C，A，B1/3/2024471/3/2024483.公告和通告的不同在于（）。A.适用范围不同、制发者级别不同、内容的重要性不同、告知的范围不同B.内容的详略不同、适用范围不同、制发者的级别不同、内容的重要性不同C.行文渠道不同、适用范围不同、制发者的级别不同、内容的重要性不同D.适用范围不同、制发者的级别不同、内容的重要性不同、格式不同4.从行文方向看，意见属于（），适用范围非常广泛。A.上行文B.行文方向不定的文种C.下行文D.平行文A，B1/3/2024491、订货单就是订购产品和货物的买方所填写的单据。（

）2、XX县人民政府关于转发人事部关于为XX同志恢复名誉后享受XX级待遇的通知。（

）3、所有党政机关、团体、企业事业单位，都可以使用通告。（

）4、产品说明书的尾部需要注明生产厂家或经销商的情况。（

）5、订货单一定会注明有效期限。（

）对，对，对，对，错1/3/2024506、通告的标题有时可省略发文机关和事由，只写文种《通告》。（

）7、意向书的尾部只需加盖签约各方单位的公章。（

）8、通报分为表彰性通报、批评性通报、情况通报、直述式通报、传达通报等五类。（

）9、公告和通告都没有主送机关，均是周知性文种。（）10、XX县人民政府印发了《关于表彰科技扶贫先进集体的通报》，将《XX研究所、XX学校科技扶贫取得丰硕成果》的经验材料作为通报的附件。这份通报是转达式表彰通报。（

）对，对，错，对，对1/3/2024511/3/202452第二节收发文办理文书审核是对文件草稿全面检查和修正文书审核程序明确审核范围确定是否需要行文审核文书内容检查文字表达检查文件格式检查文书处理程序1/3/202453复审文书正式印刷前对文书的再次审核复审重点文书审核、签发手续是否完备附件材料是否齐全内容是否完整格式是否统一规范1/3/202454文书拟办对文件办理提出初步意见，供领导参考文书拟办要求熟悉政策和规定熟悉本单位各部门职责范围熟悉办文程序拟办意见符合政策及实际情况拟办意见准确、及时、简洁1/3/202455文书拟办工作程序明确拟办范围掌握文书内容提出拟办意见文书拟办注意事项拟办意见明确具体写明文书承办部门或领导写明承办时间及要求写明发送范围1/3/202456文书承办是按照领导批示具体处理文件的工作文书承办要求认真领会拟办、批办意见分清轻重缓急参考以前文件办理完毕及时清理办理完毕与待办文件分别保存批办领导对文书如何办理、办理原则及注意事项所作的批示。1/3/202457工作程序了解文书内容研究批办意见进行具体办理注意事项承办包括办理及答复在承办时限内完成不属于自己承办范围的及时退回注办文书。注明文书办理情况和结果，签上承办人姓名1/3/202458文书催办对文书办理情况进行督促和检查文书催办要求文书催办中发现问题及时汇报填写催办记录单文书催办工作程序确定催办范围确定催办方法进行催办注意事项对领导特别关注及紧急文书重点催办1/3/2024591/3/202460第三节文档管理档案利用要求依法开展利用工作主动及时开展利用工作完善档案报务方式及手段结合本单位工作开展档案利用工作程序熟悉库藏分析利用需求选择档案利用方式获取档案提供档案1/3/202461电子档案管理电子档案的特点非人工识读性对电子技术和设备的依赖性信息可变性信息与载体可分离性信息的共享性多种信息载体的集成性电子档案管理要求真实性完整性可读性1/3/2024624.文件立卷归档的时间一般是(

)。A．当年上半年

B．第二年上半年C．年底

D．不定时5.秘书在保密工作中需要注意（

）3个方面的工作。

A．办公保密

B．文件保密

C．会议保密

D．科技保密