文件与记录管理制度

文件与记录管理制度1、目的为对金属材料公司文件进行有效控制，确保使用部门得到和使用有效文件，特制定本管理制度。2、适用范围本管理制度适用于公司所有文件、记录控制的管理，包括适用的外来文件、电子媒体形式文件的控制。3、依据性法律法规及集团公司文件3.1《质量管理体系基础和术语》GB/T190003.2《质量管理体系要求》GB/T190013.3《环境管理体系要求及使用指南》GB/T240013.4《职业健康安全管理体系要求》GB/T280013.5《质量和（或）环境管理体系审核指南》GB/T190113.6《质量管理培训指南》GB/T190253.7《环境管理术语》GB/T240503.8《集团公司文件与记录管理程序》4、职责4.1经理负责批准发布《管理制度》、方针和目标；4.2管理者代表负责审核《管理制度》；4.3各副经理批准分管部门支持性文件和适用的二级文件，如：管理细则、作业指导书等；4.4各部门负责按照《管理制度》中要求编写、评审、修订“支持性文件”，负责本专业第二层次文件的编写、修订；负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；负责建立本部门<＿＿文件清单>；4.5综合科负责公司红头文件的审核、发布；负责政府、上级公司来文的识别、传递、转化、保存；4.6生产运行科4.6.1生产运行科负责组织《管理制度》（以下简称管理制度）编制、评审、修订、发布工作；负责组织“支持性文件”（以下简称“支持性文件”）的评审、修订、发布工作；负责汇总编制<金属材料4.6.24.6.3负责组织4.65、工作制度本管理制度所包括的工作事项包括：文件的分类、编号和标识，《管理制度》的管理，“支持性文件”的管理，文件的归档管理，外来文件的管理，记录的管理。具体要求如下：5.1文件的分类、编号和标识5.1.1文件的分类第一层次文件：“管理制度”第二层次文件：“支持性文件”a）公司红头文件。包括公司级行政文件、党委文件、工会文件、会议纪要等；执行《金属材料公司行政综合事务管理制度》；b）管理类文件。包括：规定、办法、细则、技术文件等；c）作业性文件。包括：规程、标准、操作方法、图纸、方案、作业指导书等；d）记录。包括：报表、凭证、图片等。e)外来文件：法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章，政府部门下发的文件等。5.1.2文件的编号和标识1）部门编码ZH综合科、CW财务科、YX营销科、SC生产科、ZL质量管理科、YHM氧化钼车间、MY钼铁一车间、ME钼铁二车间、JD机电车间、JC检测中心。LM洛钼集团、JS金属材料公司2）文件类别编码Z管理制度、S支持性文件（集团公司：Q管理手册、P管理程序、W支持性文件）、R记录表单。公司管理制度编码LM—JS—Z/部门编码—序号支持性文件编码LM—JS—S/部门编码—制度序号—序号记录表单编码LM—JS—R/部门编码—制度序号—序号例如：金属材料公司管理制度《采购管理制度》LM-JS-Z/YX-02；该制度下的支持性文件为LM-JS-S/YX-02-01、02……该制度下的记录表单为LM-JS-R/YX-02-01、02……。3）标识修订状态中A代表第一版，B代表第二版，C代表第三版；0代表第0次修改，文件名下方五格代表文件修订次数，共计四次后须换版，单次修改幅度超过三分之一，需换版。5.2管理制度的管理5.2.1a)“管理制度”的编制，由各科室负责人根据工作需要组织编写本部门负责编制的“管理制度”及其涉及到的记录表单。“管理制度”编写完成后，各科室负责人组织本部门和相关部门人员对“管理制度”进行集中评审，评审内容包括“管理制度”中的职责、工作程序、支持性文件等是否合适。“管理制度”所在部门组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对“管理制度”进行修改完善，通过飞鸽经部门负责人、管理者代表审核后，报经理批准；b）各科室“管理制度”批准后，由本部门体系管理员汇总本部门电子版“管理制度”、连同评审记录电子版，通过飞鸽经部门负责人发送给生产运行科体系管理员。各部门体系管理员将“管理制度”名称填入本部门<文件清单>，并保存<文件更改审批单>。5.2.2管理者代表确定“管理制度”的发布范围和发布形式。发布形式有两类：发布电子版“管理制度”：生产运行科体系管理员将审批完的“管理制度”电子版通过飞鸽发送至各部门，各部门组织学习并执行“管理制度”。发布纸质版“管理制度”：公司管理者代表确定纸质版“管理制度”的印刷数量和发放范围，生产运行科印制“管理制度”，并对纸质版“管理制度”进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。5.3第二层次文件的管理各部门负责人根据工作需要组织编写本部门的第二层次文件，编写完成后，各部门负责人组织本部门和相关部门人员对文件进行集中评审（涉及多个部门的，还应组织相关部门人员参与评审），本部门体系管理员组织评审人员签到并对评审情况进行记录，编写人员根据评审意见对文件进行修改完善，经部门负责人、主管副经理批准；批准后，由本部门体系管理员将电子版文件连同评审记录电子版，通过飞鸽发送至生产运行科体系管理员，生产运行科体系管理员根据文件管理内容，经飞鸽发送至各部门发布。各部门体系管理员将文件名称填入本部门<文件清单>，并保存<文件更改审批单>。需要发布纸质文件的，部门负责人确定纸质文件的印制要求和发放范围，印制并对印制好的纸质版文件进行登记、发放，填写并保存<文件发放/回收记录>，领用人在<文件发放/回收记录>签字。5.4文件评审和更新5.5.文件运行过程中，文件编制部门牵头每年一次对其归口管理的文件的适用性进行评审，填写<文件会签评审表>。评审的流程及要求，同文件编制后的评审要求。特别是当出现下列情况之一，应及时对文件的适用性进行评审。a)组织机构、职责发生变更；b)内、外部审核和管理评审对体系提出的改进要求；c)重要环境因素和重大危险源、重要能源因素发生变化；d)作为文件制定依据的外来文件变化；e)采用新工艺、新材料、新的管理方式；f)适用的法律法规、标准、相关方要求等发生变化；g)运行中发现文件不适用时；各部门负责人根据文件评审的结果，做好文件的解读（不需修改）、修订完善或更新。5.5文件评审及在执行过程中发现需要更改时，由原文件编制部门填写<文件更改审批单>，按原文件编制审批流程进行文件的更改、审批、发布。纸质版文件编制/发放部门按原文件的发放范围发放<文件更改审批单>。若换页，则附更改页，旧页收回。文件持有者收到<文件更改审批单>后，应在更改内容执行日期前按<文件更改审批单>对文件进行更改，并在文件上填写更改记录。文件更改方法可以是换版、换页、划改等；电子版文件需要更改时，电子版文件更改由文件编制部门填写<文件更改审批单>，按原审批程序进行审批后，在更改内容执行日期前由文件编制部门按照<文件更改审批单>对文件进行更改后，按原文件编制审批流程进行审批、发布。并保存好<文件更改审批单>。5.5公司各层级文件统一由生产运行科体系管理员通过飞鸽发布，发布的文件为有效版本，各单位应及时予以更新。各类电子档文件只允许各使用部门查阅，需要打印使用的，按照文件发布的审批权限审批、打印，使用申请人妥善保管好文件，防止文件损坏或丢失；生产运行科、文件起草部门等持有电子版文件的相关人员，应做好保密工作，不得超范围传送相关文件。文件修改或作废时，文件归口管理部门应及时回收（更新）纸质文件，并同时通知生产运行科体系管理员及时更新文件。文件归口管理部门应保存修改前的文件，保存作废文件，存档备查。5.6外来文件5.6.1外来文件包括法律法规、国家标准、行业标准、地方标准、规章，集团公司或政府部门下发的文件。5.6.2政府类法规、标准的5.6.2.1技术标准

a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准，收到后，应移交到质检科进行识别；

b.识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否是最新的有效版本。

c.对标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。5.6.2.2法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章，收到后应根据适用范围移交到质检科或生产运行科进行识别；

b.质检科或生产运行科对收集到的法规规范进行识别，识别其应实施的部门、范围。

质检科、生产运行科负责本专业管理和技术标准等外来文件的识别、使用和管理工作；5.7记录管理5.7.1记录的各文件归口管理部门负责制定各种记录的保存期限，编制<记录清单>并定期组织检查。在编制文件的过程中，编制涉及的记录，记录的编制、评审、更新随同文件一并处理。5.7.2记录的格式与编号具体执行本制度5.1条款“文件的分类、编号和标识”。5.7.3记录填写人员应认真填写记录、表格，字迹要清楚，版面整洁。记录表格中要求填写的数据或文字要如实填写，并对填写的内容负责。为防止随意擦写，记录不允许用铅笔填写。如因写错或笔误等原因需要修改原数据，要在修改处签名并注明日期。各部门主管负责记录填写及使用情况的监督管理。5.7.4部门的记录由各部门自行归档管理。各部门确定记录管理员，负责收集已填报的记录，并进行分类和保存（单页纸质记录应按记录编号分类整理，需要时按形成时间或顺序号装订成册）。当记录管理员变动时应进行记录移交。电子版的记录应做好备份，防止丢失。记录应存贮于通风、干燥、清洁的适宜场所，便于存取，防止损坏、变质和丢失。记录需经管理部门主管批准后才可借阅，记录的借阅人应在<文件借阅登记表>上登记，做好记录的维护工作，不得随意涂写，以保持记录的完好无损。记录管理员应对记录进行日常检查维护，及时索回所借出记录，防止记录的损坏、变质、或遗失。5.当记录超出保存期限时，记录管理部门填写<文件发放/回收记录>，由部门负责人批准后给予销毁。6、相关/支持性文件6.1《行政综合事务管理制度》LM-JS-Z/ZH-017、记录表单7.1<文件清单>LM-R/YJY-11-017.2<记录清单>LM-R/YJY-11-027.3<文件发放/回收记录>LM-R/YJY-11-037.4<文件借阅登记表>LM-R/YJY-11-047.5<文件评审表>LM-R/YJY-11-058、流程图无9、更改情况序次更改章节号更改人执行日期通知单号备注10、编审说明本管理制度由生产运行科负责编制、修订、解释。本管理制度编写人/日期：蔡朝辉/2014-本管理制度审核人/日期：王宏雷/2014-本管理制度批准人/日期：琚成新/2014-附：记录表单格式文件清单编号：LM-R/YJY-10-01部门/单位：序号：序号文件名称文件编号文件份数版本备注33记录清单编号：LM-R/YJY-10-02部门/单位：序号：序号记录名称编号保管部门使用部门保存期限备注文件发放/回收记录编号：LM-R/YJY-10-03序号：文件名称：文件编号：发放部门/单位：发放人/日期：序号收文部门/人发放号签收人/日期收回人/日期备注文件借阅登记表编号：LM-R/YJY-10-04序号：分发号文件名称文件编号借阅人借阅日期归还日期文件（更改）审批表编号：LM-R/YJY-10-05更改表序号更改文件名称编号更改原因申请更改部门/单位：日期：部门/单