办公室如何做好档案管理

办公室如何做好档案管理摘要：针对现阶段的办公室档案管理而言，还需要注重档案管理的科学性和完整性，结合档案管理的实际情况做好创新与完善，才能在满足办公室档案管理质量的前提下，实现档案管理的真正价值。一直以来，办公室档案管理都是非常关键的一项工作，所以，认真分析办公室档案管理面临的共性问题，才能够找到相对应的解决措施，推动办公室档案管理工作的可持续进行。关键词：办公室；档案；管理随着档案管理技术的不断进步，随着人们频繁的使用档案，导致档案的管理工作变得越来越复杂。目前，档案管理科学化已经成为重点研究的课题之一。1办公室档案管理存在的共性问题1.1归档不及时一旦出现办公室档案归档不及时，就很容易出现业务进度脱节等问题，甚至在部分业务结束之后，才会存在办公室收录相关信息的工作，但是却没有在进行之中不断的更新档案。尤其是针对个别重要的信息档案，存在不完全或者是信息缺损等问题，导致后续无法补全，最终很难形成准确的、完整的有效文档。在这一阶段，如果不能保证档案资料的完整性，不仅会影响档案管理的效率，同时也会对信息的完整性带来影响，所以，需要格外的注意。1.2档案管理不规范在办公室的日常档案管理中还存在资料内容混乱、资料不全等质量不高的操作。甚至在个别操作中，还存在办公室人员兼任档案管理人员的行為，其往往就只是整理文档，进行编号与保存处理，没有针对资料做好相对应的分类管理，并且也缺少这一方面的能力。如，在某办公室档案管理中，档案室没有上锁，导致其余的工作成员可以随意的进人其中，这样很容易影响档案管理秩序，并且常常出现丢失或者是编号错乱的问题，直接对档案管理效果造成严重的影响。1.3缺少现代化管理手段就当前的档案管理学发展来看，现阶段的档案管理还需要现代化技术手段的支持，才能够满足办公室档案管理这一项专业化的工作，只有懂技术，具有高素质的人才，再配合上现代化的管理手段，才能提升档案管理效率。但是，很多办公室在面对档案管理的时候，依旧选择使用传统的管理手段，这样无法满足现代化档案管理的时效性、科学性、便捷性等要求，所以，注重现代化管理，才符合现阶段办公室档案管理工作的要求。2办公室档案管理共性问题解决的方法针对办公室档案管理之中存在的共性问题，从档案管理组织设置的改善、规范档案管理程序以及利用现代化的管理手段，才能解决相应的问题。2.1改善档案管理组织设置在开展办公室档案管理的时候，需要做好办公室档案管理部门与岗位的合理设置，能够通过不同的人员分别开展档案信息的收集、录人、归档、更新、修改、核对等多项工作，以此来提升档案管理的及时性。同时，进一步完善档案管理制度，针对档案资料的借调等情况，进行合理的授权约束，这样才能避免在档案管理之中出现机密信息外流等情况。在办公室档案管理中，应该督促建立一个左右衔接、上下贯通的档案收集工作网络体系，在其中明确主管领导，具体档案管理人员的职责范围，能够确保档案收集的每一层工作都能够有人管理。进一步明确档案收集之中的岗位责任、工作程序以及工作计划，这样才能确保有专门的人员来支持与理解档案管理工作，这样也能够满足一系列档案管理工作的要求，并且确保档案能够完整、齐全、及时的移交给档案部门。2.2规范档案管理程序在大部分单位之中，档案管理都有着自己的一套管理流程，这样才能在日常工作中确保档案管理人员有章可循。但是，很多单位依旧存在档案管理流程不规范的现象，所以，制定规范化的办公室档案管理流程，就需要明确下述几点要求：第一，参考大型单位在办公室档案管理之中的规范化流程，从而借鉴其内成功的经验，确保办公室档案管理工作能够更加的规范。第二，合理的制定规章制度，要求每一位档案管理人员都能够严格的遵守相应的规章制度，针对表现优异的员工，可以给予适当的奖励，进而为其余的档案管理人员树立良好的榜样。2.3合理运用现代化技术手段目前，办公室档案管理还存在效率差，有效性不高等突出的问题，所以，针对办公室本身的动态化与立体化等特点，办公室档案管理就可以利用信息技术手段来做好相对应的改进。在单位的档案管理之中，可以基于原有的档案作为基础，利用数字化的档案编号制度，将档案对应的关键词以及关键信息录入其中，以便后续的管理。在归档的时候，一旦出现档案信息不完整等情况，还需要及时的核对，及时做好信息的补充登记，确保信息的完整性。另外，科学的利用数字化、信息化管理手段，利用电子档案的管理方式，也能满足档案的现代化管理要求，进而提升档案管理的有效性。3结语总而言之，在现阶段办公室档案管理工作中，还需要将档案管理制度的完善以及档案管理系统的信息化作为其基础，在这一基础上，提升档案管理的工作质量。当然，现阶段的办公室档案管理工作还会涉及到诸多方面的问题，只要能够认真的听取意见，积极的完善，就一定能帮助档案管理可持续的开展下去。以下资料为赠送资料：《滴水之中见精神》主题班会教案活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回答：“愿意！”

主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开，

煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。

水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。”

甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》

竹板一敲来说话，水的用处真叫大；

洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚，

煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。

栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸；

鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它；

采煤发电要靠它，京城美化更要它。

主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？

甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。

2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：“反正不是我家的。”

旁白：“那又是谁家的呢？”

主持人：看完这个小品，你们有什么想法吗？谁愿意给大家说说？

甲：刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

乙：上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

主持人：我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？

齐：主动关好。

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？

主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。

小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很开心，你们知道了有了我就有了生命的源泉，请你们今后一定节约用水呀！让人类和动物、植物共存，迎接美好的明天！

主持人：你们还有发言的吗？

答：有。

生：我代表人们谢谢你，水伯伯，节约用水就等于保护我们人类自己。

动物：小熊上场说：我代表动物家族谢谢你了，我们也会保护你的！

花草树木跑上场说：我们也不会忘记你的贡献！

水伯伯：（手舞足蹈地跳起了舞蹈）……同学们的笑声不断。

主持人：水伯伯，您这是干什么呢？

水伯伯：因为我太高兴了，今后还请你们多关照我呀！

主持人：水伯伯，请放心，今后我们一定会做得更好！再见！

4.主持人：大家欢迎老师讲话！

同学们，今天我们召开的班会非常生动，非常有意义。水是生命之源，无比珍贵，愿同学们能加倍珍惜它，做到节约一滴水，造福子孙后代。

5.主持人宣布：“水”是万物之源主题班会到此结束。

6.活动效果：

此次活动使学生明白了节约用水的道理，浪费水的现象减少了，宣传节约用水的人增多了，人人争做节水小标兵

以下资料为赠送资料：《滴水之中见精神》主题班会教案活动目的：教育学生懂得“水”这一宝贵资源对于我们来说是极为珍贵的，每个人都要保护它，做到节约每一滴水，造福子孙万代。

活动过程：

1.主持人上场，神秘地说：“我让大家猜个谜语，你们愿意吗？”大家回答：“愿意！”

主持人口述谜语：

“双手抓不起，一刀劈不开，

煮饭和洗衣，都要请它来。”

主持人问：“谁知道这是什么？”生答：“水！”

一生戴上水的头饰上场说：“我就是同学们猜到的水。听大家说，我的用处可大了，是真的吗？”

主持人：我宣布：“水”是万物之源主题班会现在开始。

水说：“同学们，你们知道我有多重要吗？”齐答：“知道。”

甲：如果没有水，我们人类就无法生存。

小熊说：我们动物可喜欢你了，没有水我们会死掉的。

花说：我们花草树木更喜欢和你做朋友，没有水，我们早就枯死了，就不能为美化环境做贡献了。

主持人：下面请听快板《水的用处真叫大》

竹板一敲来说话，水的用处真叫大；

洗衣服，洗碗筷，洗脸洗手又洗脚，

煮饭洗菜又沏茶，生活处处离不开它。

栽小树，种庄稼，农民伯伯把它夸；

鱼儿河马大对虾，日日夜夜不离它；

采煤发电要靠它，京城美化更要它。

主持人：同学们，听完了这个快板，你们说水的用处大不大？

甲说：看了他们的快板表演，我知道日常生活种离不了水。

乙说：看了表演后，我知道水对庄稼、植物是非常重要的。

丙说：我还知道水对美化城市起很大作用。

2.主持人：水有这么多用处，你们该怎样做呢？

（1）（生）：我要节约用水，保护水源。

（2）（生）：我以前把水壶剩的水随便就到掉很不对，以后我一定把喝剩下的水倒在盆里洗手用。

（3）（生）：前几天，我看到了学校电视里转播的“水日谈水”的节目，很受教育，同学们看得可认真了，知道了我们北京是个缺水城市，我们再不能浪费水了。

（4）（生）：我要用洗脚水冲厕所。

3.主持人：大家谈得都很好，下面谁想出题考考大家，答对了请给点掌声。

（1）（生）：小明让爸爸刷车时把水龙头开小点，请回答对不对。

（2）（生）：小兰告诉奶奶把洗菜水别到掉，留冲厕所用。

（3）一生跑上说：主持人请把手机借我用用好吗？我想现在就给姥姥打个电话，告诉她做饭时别把淘米水到掉了，用它冲厕所或浇花用。（电话内容略写）

（4）一生说：主持人我们想给大家表演一个小品行吗？

主持人：可以，大家欢迎！请看小品《这又不是我家的》

大概意思是：学校男厕所便池堵了，水龙头又大开，水流满地。学生甲乙丙三人分别上厕所，看见后又皱眉又骂，但都没有关水管，嘴里还念念有词，又说：“反正不是我家的。”

旁白：“那又是谁家的呢？”

主持人：看完这个小品，你们有什么想法吗？谁愿意给大家说说？

甲：刚才三个同学太自私了，公家的水也是大家的，流掉了多可惜，应该把水龙头关上。

乙：上次我去厕所看见水龙头没关就主动关上了。

主持人：我们给他鼓鼓掌，今后你们发现水龙头没关会怎样做呢？

齐：主动关好。

小记者：同学们，你们好！我想打扰一下，听说你们正在开班会，我想采访一下，行吗？

主持人：可以。

小记者：这位同学，你好！通过参加今天的班会你有什么想法，请谈谈好吗？

答：我要做节水的主人，不浪费一滴水。

小记者：请这位同学谈谈好吗？

答：今天参加班会我知道了节约每一滴水要从我们每个人做起。我想把每个厕所都贴上“节约用水”的字条，这样就可以提醒同学们节约用水了。

小记者：你们谈得很好，我的收获也很大。我还有新任务先走了，同学们再见！

水跑上来说：同学们，今天我很高兴，我“水伯伯”今天很