第三章秘书工作环境

第三章秘书工作环境[学习目的]经过本章学习，了解影响秘书任务的环境有哪些种类，它们是如何影响秘书任务的效率以及如何顺应与改善这些环境。秘书任务是在一定的环境中停止的。这个环境叫秘书任务环境。秘书任务环境是客观存在的，是多方面，多层次，多种要素的总和。秘书任务成效会遭到各种环境要素的影响。环境有各种各样的类型。这些环境有的有利于秘书任务，因此必需采取维护，使秘书任务顺应这种环境；有的却是不良的环境，那就要采取改动或限制，使环境顺应秘书任务的要求，从而提高秘书任务效率。影响秘书任务的环境有微观环境，中观环境和微观环境三种。第一节秘书任务的微观环境一、秘书任务环境的涵义和特点环境是指对任务绩效起着潜在影响的外部力气。秘书任务环境是指直接或直接影响秘书任务效率的各种潜在外部力气的总和。秘书任务环境特点有：1.复杂和多样性。2.差异性。3.变异性。环境的上述特点，深入的影响秘书任务与环境之间相互作用的进程：1.环境决议，影响或制约秘书任务；2.秘书任务必需顺应环境；3.环境的变化肯定招致秘书任务开展变化；4.秘书任务对环境有能举措用：一是改善环境，二是污染环境。二.秘书任务的微观环境微观环境，又称为普通环境，或大社会环境，它处于一切组织之外，并组织发作影响的外部环境。它是一种必需监测和顺应的不可控制的环境。秘书任务的微观环境主要有：政治法律环境，经济环境，科技环境，文明环境等。1.政治法律环境与秘书任务2.经济环境与秘书任务3，科技环境与秘书任务4，文明环境与秘书任务文明分为传统文明和现代文明。传统文明具有保守性，即对新的事物视之不惯，不乐于接受；威望性，即崇尚威望，重听从；感情性，即群众效果或公共争议的处置，多是由有声望有位置的年高者出面处置，予以劝说，要求争议的当事人重情意，轻利害，讲情面，顾大体。

第二节秘书任务的中观环境秘书任务的中观环境是指秘书所处的组织的性质，制度与结构方面的环境。它对秘书任务有着重要的影响。一、企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的。它是在国度公司法的规则下组建的。其组织形式就是公司法规则的几种方式。这几种方式有有限责任公司，公营独资公司，股份。任何一个公司组织中的任务人员由于位置的不同，纵向分为初级管理人员，中级管理人员和操作执行人员。在企业中，董事会活期休会制定决策，决策以后由初级管理人员作详细的决策，又由中级管理人员组织实施，操作执行人员详细执行。由于中层不能够担负起一个企业一切的职能，因此，必需将企业的中层横向分为假定干职能部门〔见阅读资料〕。公司的各个部门的职能及构成的相关文件表格〔略〕第三节秘书任务的微观环境

微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门任务所处的自然环境。一、办公室环境的种类及对秘书任务效率的影响办公室环境包括：第一、办公室的空间环境，系指房屋修建与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二、办公室的视觉环境，它包括颜色，光线；第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或有益声响；第四、办公室的空气环境，指由生理空气要素〔湿度，温度，空气流通与污染〕形成的办公室的整个气氛；第五、办公室的安康与平安环境。办公室环境对秘书任务效率的影响可以从以下三点说明：1.作业方面：办公环境对秘书人员的器官功用，知觉感受，体力消耗，心思反响都有直接影响，比如光线缺乏，足以使人的区分力降低，眼力消耗较大，而生疲倦，使留意力难以集中，那么效率降低。2.生理方面：环境变化肯定会惹起生理变化。办公环境不适宜，会添加秘书的体力消耗，体力消耗过多那么生疲劳，疲劳生那么任务兴味减低。兴味低，任务效率必随之递降。3.心思方面：办公环境的不适宜，会惹起秘书对任务厌烦的心思反响。这种心思反响自然降低任务效率。心思厌烦招致人的肉体苦闷及抑郁和怒怨之感。这些心境对任务效率皆有不良影响。二、办公室环境的管理原那么办公环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计，组织和控制，使其到达最契合秘书任务的需求，进而提高任务效率，完成组织欲到达的使命。在对办公环境停止管理的进程中，要坚持以下的原那么：1.方便，即办公室的规划应该力图方便省时，如相关的部门及设备应尽能够布置在相邻的中央，以防止不用要的交叉迂回，便于任务的协谐和同步停止；2.温馨整洁，即无论是办公室，办公桌椅，还是抽屉等，不要放置与办私有关的东西。办公文具的摆放要头头是道。3.谐和一致，即办公桌椅，文件柜，办公自动化设备等的大小，格式，颜色等协调一致，这不只能添加办公室的美观，而且能强化成员之间的对等观念，发明出谐和分歧的任务环境。4.平安，即布置办公室时要留意左近的办公环境和办公室寄存财物的平安条件；信息，如纸质文件，存储在计算机里的数据等的平安和保密能否失掉保证；电器的电源，电线，器物的摆放能否对人员形成生理上的危害等。三、办公室的空间设计所谓办公室的空间管理是指组织为节省本钱，有效地应用空间，延长任务流程，迅速处置信息，提供良好任务环境，并促进秘书与其他任务人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室空间管理的内容包括：1.各职能部门的场地设计2.任务中心的设计特殊任务中心，指特殊用途或专门业务的任务中心，它包括：⑴接待中心，该中心是公司机关和外界接触的媒介，故布置应头头是道。其设计要点是：远离公司机关主要部门，以免访客的搅扰；放置公司简报或其它阅读资料的中央，应光线充足以利阅读。⑵计算机中心，其布置要点：留意适当的湿度和温度，相对湿度为40℅—60%之间，温度在18℃—20℃之间。3.开放式办公场地的规划开放式办公场地又叫自在式的聚集办公室。其特点有：⑴没有团体办公室，任务空间的位置经过布置可活动的物件来确定；⑵每次停止任务间规划规划时，并不思索窗户或其它惯例结构的限制，而是以信息流和任务运转的自然路途所构成的不一致的样式来布置的；⑶任务人员的位置更多地是由分配给他们的义务，而不是由他们的位置来确定的，如初级管理人员可以有较大的办公室及不同颜色，不同外形的办公桌，除此以外，简直没有可以看得见的等级标志。开放式办公室有以下优点：⑴降低动力本钱和修建本钱；⑵增加占空中积；⑶降低了重新规划的本钱；⑷由于撤除了办公室的隔屏，管理者与被管理者的交往阻碍增加了这有利于扫除心思阻碍。4.办公房间的空间设计四、办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境包括办公室内掩盖物的颜色和照明。1.掩盖物，它包括墙壁，天花板，空中，门窗，支柱等下面的掩盖物。⑴有效的运用颜色。⑵空中掩盖物的颜色和类型应与墙壁，天花板的颜色协调分歧，以保证一个一致的，谐和的环境。2.照明，指为完成办公室的指定任务而提供适当的光线系统。⑴光线的量。光线的量普通用w(瓦)代表。⑵光线的质。⑶光的设计。五、办公室的听觉环境管理1.消弭噪音的来源。2.用吸音的资料以增加噪音的影响。3.过量音乐的播放。六、办公室的空气环境管理1.温度。4.空气的污染。七、办公室的保健与平安环境保健，又叫安康维护。办公室的安康环境对秘书人员具有不可无视的意义和重要性。秘书人员坚持良好的安康的身体，足以促进任务效率的提高。可谓〝健全的肉体寓于健全的身体中〞。组织应如何推行对秘书人员的保健方法呢？其主要方法有：1.活期安康反省。2.灌输卫生知识。3.采行疾病预防。4.坚持环境整洁。5.推行健身运动。6.举行康乐活动。要形成一个平安的环境，就必需在以下方面增强管理：1.防盗。2.防火。3.防止不测伤亡。

第四节阅读资料一、组织结构图二、商业文件简介商贸活动中构成各种商业文件〔见以下图〕，这些文件在企业部门之间活动，下面对这些文件加以复杂引见：买方---——————————————卖方讯价涵件-------------------------------→←———————————价钱表←-———————————报价表订单—————————————→←———————————通知单←———————————结帐单←———————————借记通知单←———————————信誉单←———————————结帐单付款———————————→←———————————收据1.请购单大华公司的设计部门主管的秘书，所在部门需求购置6块制图板和直角尺，首先要写好请购单〔见以下图〕后，送往该公司的物资推销部门，这笔买卖就末尾了。

2.询价信件大华公司的推销部门接到设计部门的请购单以后，立刻向供应制图板的两三个公司收回了询价信件。

询价函件大华公司致

亲爱的先生：我看到贵公司在电视中刊播的有关办公设备和用具的广告。假设你肯乐于给我公司6张制图板〔规格为470㎜×650㎜〕的直角尺的报价单，我将感到十分快乐。请思索给我公司最优惠的条件及最早的发货日期。

你忠实的主要卖主〔签名〕大华公司2004年2月9日3.报价单办公设备消费商的销售部接到大华公司的询价单后，向该公司寄去报价单，提供对方所需求的商品信息。报价单寄：大华公司大华公司推销部某某先生：为了回答您________年____月____日的讯问，我很快乐对以下物品对您报价：木质制图板〔尺寸为470mm×650mm〕和不透明直角尺〔650mm〕均为26元，这个价钱包括我公司货车运送货物的费用。交货日期：接到订单后的两周交付方式：交货以后的一个月内以现金实数支付我们等候着收到您的订单。收到您的订单以后，我们将立刻着手操持此事。

某某办公设备用具销售部主管〔签名〕4．订单大华公司推销部的某某先生比拟来自不同的办公设备用具公司销售部的报价后，向其中的一个公司发去了订单。订单_______________________________________________________________________________寄自：大华公司，某某市某某街78号寄往：某某办公设备用具请提供：数量产品说明价钱〔元〕备注6木质制图板26由公路运输发往大华公司〔上述地址〕5．发货单某某办公设备用具的销售部收到大华公司的订单，并收到款后，在预备发货的同时预备发货单通知买方。发货单

来自：某某办公设备用具。发送至：大华公司某某市某某街78号。发送日期：_______年______月_____日包裹号产品说明订单号46张木质制图板〔尺寸为470mm×650mm〕和不透明直角尺〔650mm〕一个板条箱1234

接纳时货物密封，形状良好。客户签名：_________________。6．收货票据当货物运到大华公司的接纳部门时，由这个部门开出一张外部收货票据。收货票据

供货商：某某办公设备用具收货日期：_________年_____月_____日数量产品说明订单号6制图板和直角尺1234订货人：货物接纳者：反省员：

分发：财务部门仓库保管员卖主7．发票某某办公设备用具在给华大公司开动身货单的同时开动身票，内有后者所需求的货物的细节价钱。三、文章摘录以下文章摘自〔台湾〕石咏琦的«谈天赋秘书»一书：«秘书的前程规划»«迈向二十一世纪»

第五节技艺训练[训练目的]经过训练，先生能准确地为公司各职位在组织结构图中定位，熟练掌握商业文件流的顺序。一、请为你熟习的某公司设计一个详细的组织结构表；二、现有一家电脑公司，请将以下职位归入组织结构图中适宜的