归档文件整理规则讲义2007三

企业归档文件整理规则太仓市档案局顾江峰联系电话：53531980、实施归档文件整理规则的意义１、减少归档文件整理的工作量２、有利于档案的开放利用３、有利于档案工作的现代化管理二、归档文件整理规则适用范围、整理对象及整理环节１、适用范围各级机关、团体、企业、事业单位２、整理对象是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕的，应作为文书档案保存的各种纸质材料

包括执行或参照执行《工业企业档案分类试行规则》的企业、事业单位形成的党群工作、行政工作、经营管理、生产技术管理前四大类纸质材料３、整理单位及环节（１）整理单位：以“件”为单位进行整理（２）整理环节：件的确定－装订－分类－排列－编号－编目－装盒－排架４、时间要求各单位一般应在下一年度的第二季度内完成文件归档整理工作三、归档文件整理的原则１、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用２、贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便高效、科学地开展文件归档整理工作的制度化、标准化、现代化四、归档文件整理要求１、归档文件应齐全完整，保管期限划分准确每个单位都应制定符合本单位实际情况、科学合理的文件归档范围和保管期限表制定流程：档案部门制定各职能科室修改←→３、如果实行文档一体化，要做好以下几项工作（１）严格登记（２）及时收集（３）严格检查（４）随办随归特别要注意内部文件的收集归档五、归档文件整理方法（一）、件的确定１、一般以每份文件为一件２、几种特殊情况一是有些文种的文件，如正文与附文、转发文与被转发文等，各部分独立性较强，易被分散使用，造成归档不全或归档后查不到，应此作为一件处理；二是在实际工作中，有些种类的文件，如正本与其它稿本、原件与复制件等，如果彼此间相互脱离，其中之一在检索上往往没有太大价值，而且会增加不必要的编目工作，因此明确其为一件。三是还有一些文件，如单一的请示与批复、报告与批示等，关联性强，利用时需要相互查证，因此也作为一件四是有些文件如会议记录、介绍信存根、式样同一的表格，不便拆散整理，或无每张作为一件归档的必要，可作为一件３、对上述情况具体的“件”的确认（１）文件正本与不同稿本（２）正文与附件（３）正文与文件处理单等（４）原件与复制件（５）转发文与被转发文（６）报表、名册、图册（７）来文与复文（８）没装订的式样同一的表格（９）不便拆开整理的会议记录（二）、文件的修整主要包括修裱、复制、去除易锈金属物及折叠１、对破损文件进行修裱２、对字迹模糊或易退变的文件材料进行复制３、去除文件上易腐蚀的金属物４、对过大的文件进行折叠（三）、装订１、装订的顺序对几份文件作为一“件”的归档文件，对这些文件的排序２、装订方式及用品（１）采用不锈钢钉在左上角或左侧进行装订（推荐）（２）采用缝纫机在左上角或左侧进行装订（３）采用“三孔一线”左侧线装方式进行装订（用于装订较厚的文件）纸张的对齐：采用左上角装订的把文件纸张的左上角对齐采用左侧装订的把文件纸张的左下角对齐一个单位所采用的装订方式应相对统一（四）、分类分类是归档文件整理工作的基本步骤，是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机联系的过程它主要包括选择分类层次、制定分类方案、文件的归类等具体内容１、选择分类层次本规则规定归档文件可以按年度、保管期限、机构或问题来进行分类（１）按年度分类（２）按保管期限分类（３）按机构或问题分类上面三种分类方法，年度和保管期限是必选项，分类层次最多三层，最少二层小单位选择二层大单位选择三层２、制定分类方案分类方案是在确定分类方法后，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。（１）确定分类法太仓地区在机关宜采用年度－－机构（问题）－－保管期限年度－－保管期限（小单位采用）企业问题－年度－保管期限（２）制定分类方案按年度和保管期限分类时，其类目名称是固定的，“××年”和“永久”、“长期”、“短期”按机构（问题）分类，类目名称应根据单位的实际情况来设定按机构设置类目，有一个机构就设置一个类目，机构名称就是类目名称按问题设置类目，要注意按本单位基本职能设置，力争简明、符合逻辑举例分类法：年度－机构－保管期限分类方案：２００３：办公室永长短业务科永长短保管科

永长短……２００４：办公室永长短业务科永长短保管科

永长短……２００５：…举例分类法：年度－问题－保管期限分类方案：２００３：党群工作永长短行政工作永长短

教育教学工作永长短……２００４：党群工作永长短行政工作永长短

教育教学工作永长短……２００５：…举例分类法：年度－－保管期限分类方案：２００３：永长短永长短

永长短……２００４：永长短永长短

永长短……２００５：……企业单位分类法：问题－－年度－－保管期限分类方案：党群工作类：2003永长短2004永长短……行政工作类：2003永长短2004永长短……经营管理类2003永长短……生产技术管理类2003永长短……３、文件的归类（１）按年度归类正确判定文件的日期并归入相应年度，是决定归档文件整理质量的关键之一。①一般文件归入文件签发年度②跨年度办结的文件归入办结年度③几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度（２）按保管期限归类归档文件属于永久、长期、短期中的哪个保管期限就归入哪个保管期限类中（３）按机构（问题）归类①按机构归类时，原则上以哪个机构名义发出的文件就归入哪个机构的类中；以单位名义发出的文件，则归入有关机构类中，业务部门起草，以单位或办公室名义发出的，如果内容属于该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构中，否则归入负责发文的综合机构中。②按问题分类时，文件内容属于哪个问题就归入哪个问题类（五）、排列文件的排列原则：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列1、事由的定义：事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。2、事由的确认：一部分文件与相关文件关系紧密，针对同一件具体的事情（问题），属于同一段较紧密的工作过程，这样的文件材料属于同一个事由。3、文件的排列：同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。（六）编制归档号1、归档号的定义：归档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号，以归档章的形式在归档文件上注明，以反映分类、排列这些系统整理工作的成果。2、归档章的加盖及填写采用红色印泥一般加盖在文件首页的上端居中空白位置上，文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号年度：填写文件归档年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2004保管期限：填写归档文件的保管期限（永久、长期、短期）室编件号：归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，每年从“1”开始流水标注馆编件号：档案进档案馆时编制的流水号机构（问题）：填写归档文件所属的机构（问题），用中文名称填写总页数：归档文件有图文的页面的总数机关归档章式样及填写全宗号年度室编件号016200415机构或问题保管期限馆编件号总页数业务科永久18全宗号年度室编件号200415机构或问题保管期限馆编件号总页数0永久18企业归档章式样及填写（七）编目1、归档目录的形成及目的在对归档文件进行系统的分类、排列、编号后，需要将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用之需，这就形成了归档文件目录2、编目的要求必须做到“准确、全面、详细、深入”3、如何编目根据《实施办法》规定，编目应以“件”为单位进行，在目录中一件只体现为一条条目，如来文与复文为一件时，在归档文件目录中只对排在最前面的文件进行编目。成套的会议、刊物等文件材料、同一事由形成的文件材料虽然集中排列中一起，但是由若干件组成，须逐件编目。4、编目的具体操作（1）件号：填写室编件号（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，也就是文件的发文机关或署名者的名称（3）文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如太档发[2004]16号（4）题名：填写文件的标题题名就是文件标题，它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征，是最重要的检索途径。完整的题名由责任者、问题、文种三个部分组成，如《国家档案局关于加强档案安全保管的通知》。也有许多文件将发文机关放在文头中说明，标题直接由问题和文件构成。题名的填写主要有以下几种情况：①文件只有一个题名（正题名），填写时照实抄录②文件有副标题或并列题名，正题名能反映文件内容时，副题名无须抄录③有的文件没有题名，或题名含义不清，不能揭示或不能全面揭示文件内容的，应根据文件内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。如“太仓市档案局关于转发苏档发[2003]18号文件的通知”应重拟题名并抄录为“太仓市档案局关于转发[江苏省档案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见]的通知”。④在计算机辅助管理条件下，若题名比较笼统，需要进一步著录。⑤有些归档文件的附件独立性强，如正文仅有实施意见，附件则是具体的条文规定，或者是正文的重要补充或说明。在正件与附件作为一件时，如果目录中只著录正文题名，不能反映出附件的内容，可能造成漏检，此时在正题名后抄录附件题名外加“（）”。如：“关于进一步加强我市精神文件建设的决定（附：市民公约）”（5）日期：文件的形成时间即落款日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030606。（6）页数：文件中有图文的页面的总数（7）备注：注释文件需要说明的情况。包括文件的密级、破损、修改、补充、移出、销毁等等。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1业务科太档发[2003]20号关于开展档案年度执法检查的通知2003020452业务科太档发[2003]25号关于下发《太仓市归档文件整理规实施意见》的通知20030506185、归档文件目录的装订归档文件目录应装订成册并编制封面，目录编制的方式视需要而定，可以与分类方案一致，也可以有所不同。①采有“年度-机构（问题）-保管期限”分类法，可以每年每个机构（问题）装订一本，也可以按不同保管限每年装订3本目录

②采用“年度-保管期限”分类法可一年编制一本，也可以每年分保管期限编制三本目录归档文件目录封面式样归档文件目录全宗名称太仓市档案局年度2003保管期限永久机构（问题）业务指导科归档文件目录只用于装订成册，不再需要在档案盒中放置归档文件目录档案管理软件所产生机读归档文件目录除打印成纸质目录外，同时要拷贝到耐久可脱机保存的载体上备份存档，一般一式二份，推荐一次写光盘为载体六、装盒归档文件应严格按照室编件号的先后顺序装入档案盒，不要求同一事由的归档文件放入同一档案盒，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入一盒就可。1、装盒应遵循的原则：不同形成年度的文件不应放入同一档案盒。不同保管期限的归档文件不要放入同一盒中采用机构（问题）分类的，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一盒内。2、档案的尺寸及样式档案盒外形尺寸长310mm,宽220mm盒脊厚度可以根据需要设置为10mm、20mm、30mm、40mm等。3、档案盒封面、盒脊的填写太仓市档案局机关盒脊项目的填写全宗号016年度2003保管期限永久机构（问题）业务指导科起止年号室1536馆盒号企业盒脊标签式样及填写填全宗号填年代号填大类代号填室编件号（起止号）200401-20红线条表示永久绿线条表示长期蓝线条表示短期档案盒必须使用由江苏省档案局监制的无酸纸档案盒可使用印章来填写全宗名称、机构（问题），印章尺寸为：档案盒全宗名称：12*2.4cm档案盒机构（问题）：1.5*0.6cm档案盒可采取横放或竖放二种二式4、盒内备考表的填写（1）盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况（2）整理人：填写负责整理本盒归档文件的人员姓名；（3）检查人；填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名；（4）日期：填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期备考表应放每盒所有归档文件的最后七、排架上架方法应与本单位归档文件的分类法一致。采用年度-机构（问题）-保管期限分类法采用年度－问题－保管期限分类法2002党群工作永久长期短期行政工作永久长期短期教育教学工作永久长期短期2003党群工作永久长期短期行政工作永久长期短期教育教学工作永久长期短期2004采用年度－问题－保管期限分类法2002业务科永久长期短期保管科永久长期短期征编科永久长期短期2003业务