制造业企业采购及付款业务的内部控制问题研究

1 目录摘要 引言根据最近几年的发展来看，各行各业都已开始重视内部控制，政府部门也同步下达了相关的管理文件，内部控制的被重视程度到达了空前的高度。企业不仅可以通过对这些文件的学习，制定自己的方案和目标，还可以将其贯彻到经营活动中。相关准则的颁布和实施不仅加速了企业内部控制体系的完善，而且在政府积极有利引的导和监督下，我国很多企业加强了对内部控制的建设，并且已经有了较大的发展和进步，内部控制在解决现在问题中起着尤为重要的作用。制造业企业的业务源头就是采购，在采购业务中材料为主要部分，原材料的采购是制造业生产经营的基础，其成本大约占产品成本的一半左右。采购业务的效率以及业务成本的控制会影响着企业的利润和长期的经营。通过内部控制不仅可以降低采购风险还可以提高采购效率、预算管理还可以降低成本，把企业利润做到最大化。采购和付款业务在经过风险评估后严格按照流程规范行为可以确保经营目标的实现。1采购及付款业务内部控制相关理论概述1.1采购及付款业务介绍采购业务及付款活动是起源于企业日常生产经营的需求，类似一种等价交换的行为。可以说制造业企业的生产与采购业务密切相关，也可以说制造业企业离不开采购业务，而付款则是在采购业务确立的同时连带着发生，这两者虽然相互独立，却也是息息相关。在企业的日常经营和生产管理中，整个过程中需要执行的环节也很多，在高层领导管理的过程中也容易产生披露。有效的内部控制对企业的经营管理尤为重要，它可以引导和规范相关业务的发生，可以有效的避免在业务发生的同时产生与之相关的舞弊情况。采购业务会涉及大量的资金转移，在业务发生过程中，如若因为内控环境不良则很有可能会因此而产生一些不规范的行为，导致违规或是违法行为的发生，轻则影响生产进度，重则会给企业带来不可避免的损失，就比如资金流失、信誉受损、严重的甚至会破产倒闭。在二十一世纪竞争日渐激烈的大环境下，企业就更应该严格把关内部控制的实施，这不仅可以提高产品质量，还可以节约成本同时也提升了企业的竞争能力，最重要的是提高了企业的营业利润，以此来确保经营目标顺利实现。不同业务的内部控制具体目标不同，但总体目标一致，都是为了在高效顺利的完成业务的同时避免舞弊行为的发生，保障企业长期规划的总体目标实现。1.2采购与付款业务内部控制的方法1.2.1将不相容岗位分离为了有效的避免舞弊，企业的岗位设立应该遵循岗位分离制度，将不相容职务进行分离设置，想要做到并且做好岗位分离的最主要核心是要做到“内部牵制”，它要求企业在日常经营的过程中发生的每笔经济业务都需要由不同的两个部门负责，如果是部门内部的业务那也应该由不同的两个员工来负责。在企业内部的各项工作、员工职责都应相互关联，以此来达到相互监督和制约的效果。为了达到职责分离制度的最佳效果，采购业务的请购人员也就是需求方应该与最终审批的人员相互分离；筛选供应商询价议价人员与最终对供应商有选择权的人员应相互分离；物资采购控制采购过程的人员应该与验收物资人员应相互分离。想要做到真正的岗位职责不相容，在整个业务过程中请购、购买、验收以及财务人员应该由不同的人员执行，严格遵循岗位分离制度才能达到良好的内部控制效果。1.2.2控制成本，对预算进行管理严格控制预算，执行预算管理制度。为了确保不进行无理由采购，以及采购目标与需求量一致，所以企业在采购过程中应按生产需求和资金流情况编制采购预算，并严格执行。严格控制采购资金，按需采购，要严格控制物资的质量和数量、成本和金额都应控制在预算范围之内，避免超预算采购。对于超预算的采购项目应严格执行审批程序，在相应的领导审批标准范围内审核批准通过后才可执行采购流程。无论是预算内采购还是预算外采购，每个项目都应严格执行采购流程，走正常的采购程序进行采购，不可违规或是违法。1.2.3按需求制定计划，让采购流程化实施采购控制制度。采购计划应按生产需求制定，满足生产需要，采购时间尽量与生产周期保持高度一致，总体时间应满足企业的生产经营需要，并且采购的过程应该要公开透明化。如果企业是实施零库存管理的，那么到货时间应与实际使用时间达到高度吻合的标准，为了达到最佳的订货时间以及订货方式，可以采用合理的推算得出结果。采购流程化包括在供应商的选择，供应商选择尤为重要，因为它决定了物资的质量，所以在查验供应商资质后还需要检验样品是否符合标准，之后由相关部门领导审核批准后才可执行采购。1.2.4供应商的资质审核和合同的签订严格把关企业在选择供应商时，是否要求各个供应商在公平、公正、公开的情况下进行竞争，是否详细查询企业信用和审核供应商资质等基本情况，其信息是否准确合法。采购负责人在选择供应商时应根据采购需求和预算的前提下，研究其提供的建议书和报价之后，确定合适的供应商。企业需要合同签订之前应审核供应商的资质以及是否具备供货能力，分析可能存在的潜在风险，之后在综合各方面指标参考合作供应商的实际情况、商品的价格、提货方式等基础上拟定采购合同，还需要将双方需要承担的责任明细逐一列示在合同条款上，还需要注意的是，合同签订与供应商选择为不相容岗位应由不同的人负责。1.2.5验收入库、统一管理在供应商发货后，应对在途物资进行严格监督，避免有心之人对货物进行替换。验收时应认真核查物资的质量和数量，与请购单和合同核对，看其是否一致。有没有存在损坏或残次品等，核对发票金额是否正确，货物的使用性能良好，是否存放在恰当的位置。企业应设立专门的管理人员，对采购的材料物资进行专人管理，应严格按照生产需要和审批程序执行，对库存材料进行统一调度，不得擅自领用。库存量过大和过少都会对企业造成不利影响，所以为了做到库存量最优化，应定期对库存进行盘点，控制库存量，制定计划实施控制，着重在于订货方式、订货时间、订货量等，尽可能避免库存材料对企业资金占用过大。1.2.6制定严格的预付款审批和结算制度明确采购业务的授权审核标准。对于预付账款的审批应按照流程执行审核程序，管理层人员应在授权范围内进行审批，不可越权审批。财务部门应该在拿到审批合格的授权书后方执行付款程序。严格执行对预付账款的内部控制制度。在业务完成后，财务部门在办理结算业务时需要确认业务发生过程是否合规、业务是否客观存在、相关资料是否齐全、审批程序是否符合标准、特别是要注意预付账款的审批和尾款的审批；在付款时要充分利用供应商给的折扣条件，要加强对票据的管理，尤其是应付账款和应付票据，如有存在退货的情况，要跟踪物流情况，及时收回相应货款。2制造业采购及付款业务内部控制现状2.1制造业行业介绍制造业是我国经济的核心，是国家的经济命脉，它可以直接体现我国的科技发展水平，制造业的发展可以直接推动经济效率，促进GDP的增长。我国作为一个发展中国家，制造业是我国的支柱型产业，同时也一直作为加速经济增长的主要动力之一。制造业具有生产规模大、产品种类多、业务管理困难、执行风险较大等特点。且制造业企业所生产的产品品种多、数量大，交货期不确定，产品更新换代频次高。这要求制造业的内部控制制度要更加细致、更加完善。以我国的制造业为例普遍存在着一些相同的问题。近十年来，我国的制造业发展相当之迅速，但相对于经济大国来说，我国的制造技术是比较落后的,主要原因是缺少技术工人以及先进的科技技术，所以就目前而言我国主要是以世界加工厂的形式存在。制造业属于劳动密集型产业，其生产的产品主要以种类多样化、少量多次或是多量多次为主。成熟的制造业企业的生产通常都已经标准化、多样化、系列化,且产品规格型号也会相对较多。2.2制造业行业特点2.2.1内部控制环境薄弱对于有些企业来说，虽然其高层领导也会颁发与内部控制管理相关的风险管理文件，但因为重视度不够，或是宣传力度不足等，很多财务部门的员工并不了解此类风险评估文件的存在。有些虽然知道，但没能贯彻到实际的业务管理中。如果是比较大的企业，流程可能还是规范一些，但大部分中小企业都没有培养内控意识，也没有对员工进行风险应对和风险评估方面的培训。在这样的大环境下，企业员工的总体内控意识不强，内控环境相对比较薄弱。2.2.2相容职责没有做到岗位分离所谓不相容的岗位分离就是指有些业务和工作不能由同一人来完成，需经手两个人或两个部门以上的人来完成，由此进行相互监督相互制约。但有些规模不大的企业会存在身兼数职的情况，当然也有一些企业为了节约成本开支，没有设立一些相关的岗位。这样的交叉任职有可能会造成职务舞弊，又有可能为这些舞弊行为进行掩盖。2.2.3财务部对单据审核不严格由于电算化的普及，现阶段的账务处理基本都是在财务系统中进行处理，有些因为不能够熟练的操作，时常会出现错误记录。有些财务人员对单据的审核不够认真严肃，对于部分单据的缺失或错误不予重视，没有及时的查明原因，在相关人员的口头解释后便直接安排付款程序。2.3采购及付款业务特点2.3.1采购种类繁多，业务量大制造业是典型的生产加工型企业，产品的零部件太多，没办法逐一生产，所以很多都是向其他单位采购，外购的零件占一半以上。制造业有很多类型，有些复杂的产品需要的配件多达几十到几百种，所以制造业企业需要很多的供应商为它提供配件材料，当然原材料或配件的质量也至关重要，对于质量也需要严格把关。2.3.2关键零部件议价困难有些部件设计核心技术，又难以其他的替代，所以供应商会以此作为其提价的理由，这就造成企业的成本大大提升。如果再不对采购环节进行优化和管控，企业将会吃不消巨额的成本，利润空间降低，难以持续运营。2.3.3供应商数量多且管理复杂制造业在生产时需要的零部件种类多，由于对原材料的依赖程度，种类复杂且数量大的采购特征决定了企业需要与许多供应商建立长期合作关系。按照不同的供应模式可以将供应商大致分为三类：第一类为供应通用的原材料或零部件的企业；第二类为根据需求生产特定零部件又或是提供零部件加工企业；第三类为零部件初装企业。如果企业想要对材料采购过程进度完全掌握，则需要对众多的供应商分类管理，再根据采购需求选择适当的供应商。2.3.4预付账款控制不严格预付账款余额过大会极易造成坏账，给企业带来资金流失或者利润过小，预付账款申请部门应充分利用企业自身的信用优势，原则上应该尽量避免采用预付款的结账方式。如果确认该笔业务的发生需要支付预付款项的，则应在订立合同时明确针对款项设定相关收回或是后续所有权进行明确，且预付账款应经过相关程序的审批后才可支付。2.3.5付款次数频繁，账款数额较大因生产需求量大，为了保障生产进度，采购部门需要及时跟进生产材料的使用情况，对于原材料和零部件等需及时采购，但有些材料的特殊性和不可替代性，单价也会比其他的高。采购要根据生产需求进行，订单量大，需要支付的账款就多。3制造业采购及付款业务内部控制存在的问题3.1员工内部控制意识薄弱管理层对内控不太了解，导致对内部控制缺乏重视、风险理念落后，在内控的环节上有些缺失，由于管理理念的差异，会导致一些管理层不在意这些问题，在面临一些可能存在的风险时，没有意识到问题的严重性，考虑不到后续可能发生的问题，以至于一些小问题没有得到应有的关注度，在后期发展成为不可控的严重后果，最后给企业造成不可挽回的损失。3.2缺乏完善的内部控制体系在目前的情况看来，存在某些制造业企业内部控制体系不够健全、没有设置专门的内控管理人员的现象、以及有些企业内部控制制度过于偏重理论，不仅如此，还缺乏相关的财务控制制度，这就有可能导致出现财务漏洞，财务工作缺乏管理相应的制度规范，相关财务内控流程不够健全，这样的情况会使经营风险提升。不仅如此，企业的某些管理层为了追求经济效益或是生产效益只顾着追求扩大生产规模，忽视了管理风险以及产品质量的问题，同时也没有做到企业内部的沟通和信息共享，这样信息传递不及时，会导致企业一线生产的需求或其他相关的信息无法传递给高层管理者，这样的信息不对等会对高层的决策产生影响，严重的会导致决策失误，在一定程度上增加了财务风险。3.3管理层人员总体管理水平不高有时为了激励员工，企业会提拔一些表现优秀的员工担任中层领导，但毕竟术业有专攻，或许在生产线上她们游刃有余，但对于经营管理就缺乏实践经验。生产者和管理者对业务的看法角度不同，考虑的方面也不一致，她们也没有时间又或是没有经验去管理，把握不好生产和经营的角色的切换，对员工之间的矛盾情绪处理不当、又或是只追求生产而忽略成本等情况，导致企业改革发展与内控管理机制相脱节。3.4货款审批制度不严格有采购业务就会有付款行为，对制造业而言，采购业务就像家常便饭，采购频率非常高，货币资金是企业的重要资产，所以针对预付账款和应付账款的批复应该慎之又慎，但有的制造企业就是没有根据采购货款的支付制定健全的审批流程，没有将付款审核人应承担的职责和权限划分清楚，财务部对单据审核不严格，没有认真审核采购合同、入库凭证以及既定的采购计划等是否一致，在这些情况都还没确认的基础上就已经完成的付款程序。3.5缺少员工考核机制、导致消极怠工有些规模较大的企业，因为员工数量多，职责划分不明确，甚至就会出现相互推脱的情况，有的员工会产生“事不关己高高挂起”的态度。对领导安排的任务敷衍了事，发生工作失误的时候相互推脱责任。工作积极性不高、业务办理效率低，会出现生产部提交采购申请，但采购部却迟迟没有完成采购，导致停产或没能按时完成交货等情况。又或者是采购合同凭证等单据都已齐全提交财务部，但财务部门没有及时核对导致采购货款没能及时到账以至于给企业带来不良影响。4制造业采购及付款业务内部控制的建议4.1强化员工的内部控制意识对员工进行普及指导，内控可以给企业带来的优势、可以规避预计发生的风险、还可以保障企业的资产避免流失重点指出内控对企业的重要性。建立相应风险评估系统，对可能存在的风险进行评估管理，提升内部审计员工的工资和地位，基层员工是生产经营活动指令执行的主力军，内控意识对员工的渗透性程度决定着企业的内部控制体系的有效实施。当然，内控意识的宣传不能只做表面工作，可以通过其他企业的失败案例进行分享学习，并对本企业的内控可能带来的风险进行评估，将预计给企业带来的影响告知员工，让他们从根本上理解内部控制对企业持续经营的重要性。4.2建立健全内部控制制度相对其他行业来说，制造业采购订单量大且次数频繁，这就需要企业建立一个完善健全的内部控制系统。我们需要在原有的内控制度地基础上完善并制定相关内部控制手册，其中内容要包括新的内部控制规章体系涉及企业所有部门以及有可能接触到的业务。要完善内控制度需要做到：第一，企业需要设立根据业务需要，合理合规地设立部门，为日常生产经营活动能够正常进行提供保障，这样不仅可以提升各部门之间地协作性还可以有效避免舞弊地发生。第二，在制定内部控制制度时，要确保理论与实际相结合，而不是硬搬理论，应当根据本企业的经营理念和经营特点设立符合实际的内部控制制度，这样做同时还可以提升实际执行效果。第三，制造业企业设立相互牵制的岗位，遵循岗位牵制的原则，还必须要确保内控的独立性，不可以为了节约成本而随意将不相容的岗位进行合并，岗位分离可以有效的规避舞弊行为。4.3提升中、高层管理人员水平企业需要对企业的管理层进行内部控制相关培训，提升中、高管理层的风险控制意识，在企业内部营造良好的氛围，提升内部控制的被重视程度。定期培训员工、鼓励员工不断学习丰富自我，营造良好的学习工作氛围。企业可以通过加强培训管理者的业务能力和职业道德，让员工之间相互配合，达成良好的内部控制环境的目的，也可以通过经营需求对外聘请相应的高级管理人才以及风险管理型人才达到提高管理者水平的目的，成就属于本企业的管理风格、管理方式。4.4制定健全的账款审批制度将付款审核人的职责和权限划分清楚，对于应付和预付账款的审批制定明确的标准，不可接受越权审批行为的发生。要求财务人员认真审核采购合同、入库凭证以及先前制定的预算计划、核实相关采购发票及相关单据是否真实发生且具备时效性，付款是否经过合理审批程序，在此基础上全部符合规定后按要求足额付款。最重要的是，财务人员在工作中应该严格遵守会计准则，遵循会计制度。4.5完善员工考核机制绩效考核是促进企业员工全面投入工作的有效方式，制定一套适合各个部门的岗位、每个员工的考核机制，然后将考评成绩和工资奖金挂钩。运用赏罚分明、奖优罚劣、优胜略汰的考核方式激励员工进行自我约束管理，继而提高企业员工的积极性。绩效考评还可以让员工认识自己的不足，压力与动力齐发，让员工自我加压、自我提升。还可以通过制定KPI指标的方式进行激励员工生产，通过员工考评机制激励职工相互监督参与到内部控制当中，合理的考核机制可以促进企业的经济效益，这不仅有利于员工的成长，更有利于企业的长期可持续发展。5总结当下市场经济快速发展的背景下，面对市场强大的竞争力，企业应该有危机意识，企业如果想要持续经营、健康发展，就必须要提升自我的优势，来面对其他激烈的竞争。长期以来，如何管控采购与付款流程成为了影响制造业企业影响经营绩效的核心问题。内部控制的过程就像一条路，这条路没有终点，我们需要在路上不断发现、不断改进，在结合自身情况下不断完善内部控制制度有利于促进企业持续发展经营，同时也保障了公司的资产安全、和财务信息的真实完整性。原材料的采购成本成了制造业利润高低的决定性因数，传统的采购模式不仅流程繁琐而且还会耗费大量成本。企业想要控制成本、提升利润空间，那就应该放弃传统的采购模式，优化采购流程也是必要的，但不可追求利润第一，也不可以为了完美的报表数据进行虚假交易。良好的经营管理，正确的投资决策也可以给企业带来完美的财务报表数据，这才应该是我们追求的正确目标。当然，内部控制问题还需要我们更大的关注度，认真对待每一个内控问题，严格把关、及时防范和制止内控问题的发生。本文在研究采购与付款的内部控制过程中，主要是以制造业企业的内部问题为基础分析，通过分析制造业的