岗位说明书编写工作的思考

3/4岗位说明书编写工作的思考客户是国内电力行业一家大型央企集团下属的研究院，由系统内若干公司整合而成，各个公司的业务内容相去甚远，相关性很小，整合成立研究院后，这些原来的公司以院下属的中心形式独立运作，业务上由研究院的上级单位直接领导。研究院成立不久，管理基础薄弱，几乎没有成型的人力资源管理体系文件，更无从提及其规范性。正略钧策人力资源管理咨询项目组进驻后，分模块对其管理体系进行构建和优化。在岗位管理体系梳理和优化阶段，项目组对客户进行了工作分析培训，并组织客户相关岗位进行岗位说明书编写工作。沟通过程中发现，由于是第一次编写岗位说明书，且人力资源的基础管理体系尚未建立健全，客户期望能借由此次工作，将岗位相关信息大而全地包含进去，为今后的人力资源工作提供充分、完整的基础。但随着项目的推进，实施过程遇到一系列问题，原先期望的岗位说明书中包含的因素，怎么有些变成了鸡肋……?那么，岗位说明书究竟要说明什么？哪些因素应该包含其中？笔者结合自己的咨询项目经验，在此做一浅析。岗位工作分析通常是人力资源管理咨询项目必不可少的重要环节，是薪酬、绩效、职业生涯规划、培训等模块的基础。工作分析是对组织中各项岗位的特征、规范、要求、流程以及对完成此工作员工的素质、知识、技能要求进行描述的过程，主要解决工作活动、工作中人的行为、工作中所使用的机器、工具及设备、工作背景、工作对人的要求等六方面重要的问题。工作分析的结果是产生工作描述和工作规范，在人力资源管理咨询项目中，这种结果通常就是形成规范的岗位说明书。那么，岗位说明书中究竟应包含那些要素项目呢？作为人力资源管理工作的基础性文件，岗位说明书与各个人力资源管理模块都有接口，但能否因此就将所有与岗位相关的人力资源信息全部纳入，并一次性地在工作分析后编写完整呢？项目经验告诉我们，这种目标过于理想化，在实际运作过程中很难实现。岗位说明书的要素设计应结合企业管理的实际需求和基础，逐步在人力资源管理体系搭建和完善的过程中补充、调整。常用的岗位说明书模板一般包含两大部分内容：岗位描述和任职资格。岗位描述的常见要素包括：岗位基本情况、岗位总体目标、工作职责、工作权限、关键业绩指标、主要工作联系等。任职资格的常见要素包括：教育背景、工作经验、从业资格、知识技能、个人素质等。此外，职业发展通道的相关信息有时也被企业客户要求纳入岗位说明书要素之一。尽管岗位说明书模板有一定的通用性，但不同的企业对于岗位说明书中的要素细节依然有着不同的要求。在此，笔者依据咨询项目经验，选取一些较常见的因素选择问题，谈谈自己的看法。首先是关键业绩指标。作为人力资源管理咨询项目的三大基本模块之一，绩效管理体系通常紧随岗位管理体系，因此，很多客户希望在岗位说明书中的岗位工作职责之后，列入该岗位的关键业绩指标，以期使岗位说明书的要素显得更加完善。但是，实际项目运作过程中发现，往往关键业绩指标的具体内容直至岗位管理体系模块结束也很难填写完整，仅凭借管理者或任职者的经验，零星填写一些指标，其科学性和可操作性较低，很难达到预期的效果和目的。究其原因，主要是项目模块操作的逻辑顺序出现了问题。工作分析和岗位说明书是绩效管理体系建立的必备基础。在岗位设置目的、主要工作职责、任职资格等岗位工作分析的关键要素未被确定之前，岗位的业绩结果要求无从谈起。通常而言，一个岗位的关键业绩指标来源于四大方面：1）上级指标分解，主要是所在部门关键业绩指标的分解；2）由岗位主要工作职责产生的预期工作结果；3）绩效期内，岗位阶段性的重点工作；4）岗位任职者的工作短板。除了源自岗位主要职责的预期工作结果外，其他三大方面的指标都有较强的阶段性和个体性特点，不适用于填写在岗位说明书中。针对上述情况，项目实施过程中通常有两种解决方式：第一种方式，岗位说明书中的关键业绩指标部分，只列入与岗位职责密切相关的业绩指标。即分析岗位主要职责所产生的预期工作成果，并制定相应的业绩标准形成关键业绩指标。这种关键业绩指标明显是不完整的，它仅考虑了关键业绩指标体系来源的一个方面。在实际绩效管理操作中，还需要企业对指标体系进行整体性的完善，而岗位说明书中所列指标，只作为关键业绩指标的来源之一。第二种方式适用于人力资源管理体系相对完善和规范的企业，即岗位说明书基本全面地包含该岗位的关键业绩指标，但要求企业能够做到及时修订。实际操作过程中，企业可以在绩效管理体系建立，岗位关键业绩指标体系基本完善的情况下，将岗位关键业绩指标填写入岗位说明书，但必须做到岗位说明书根据业务变化或阶段性地及时修订，以保证岗位信息和相关业绩指标的有效。同时要说明的是，这种方式下同样不应包含源自岗位任职者的工作短板所提取的指标，以确保岗位说明书“对岗不对人”。其次关于任职资格。岗位任职资格是岗位说明书中必不可少的一类要素，是岗位对任职者在知识、技能、能力及