秘书部部门规章制度

秘书部部门规章制度第一章总则第一条目的和依据1.1目的：为了规范秘书部的工作流程，提高工作效率，保证部门的正常运行。1.2依据：本规章制度根据公司相关规定和部门实际情况制定。第二条部门职责2.1秘书部是公司的行政支持部门，负责协助管理层进行日常行政工作，包括文件管理、会议组织、办公设备维护等。2.2秘书部需密切配合各部门之间的协作，及时处理和传达各类文件、信息和文件，并保护公司的商业机密。2.3秘书部应当保持高度机密性，对接收的文件和信息进行保密，不得私自泄露。第二章部门管理第三条部门设置3.1秘书部设主任1名，副主任2名，秘书多名，具体人数根据部门工作需要确定。3.2部门设置应与公司其他部门密切配合，确保行政工作的顺利进行。第四条部门职责4.1主任负责秘书部的日常管理工作，协调各项工作并负责向公司高层汇报。4.2副主任协助主任进行部门的管理与工作安排。4.3秘书负责文件管理、会议组织、行政协调等具体工作，并配合其他部门的工作需求。第五条工作流程5.1秘书部根据公司需要制定工作计划和目标，定期向公司高层汇报工作进展。5.2秘书部应及时查阅和处理公司内外部来往文件，并按照流程进行归档和保存。5.3秘书部应协助公司召开重要会议，包括会议室预约、材料准备、会议记录等工作。5.4秘书部需与人力资源部紧密配合，提供行政支持，包括员工入职、离职手续的办理等。第三章文件管理第六条来文登记6.1秘书部应设立来文登记制度，对每一份来文进行登记，包括文件名、份数、紧急程度等。6.2来文登记表应包括来文的登记日期、领导批示意见、办理进度等内容，并及时更新。第七条发文管理7.1发文前，秘书部应组织起草、审批和签发工作，并按照规定的程序进行。7.2发文应注明文件名称、字号、发布单位、文件编号等内容，并及时送达相关部门。7.3发文后，秘书部应建立文件的复制、归档和销毁制度，妥善保存文件，并定期进行文件的清理工作。第八条机密文件管理8.1对于涉及商业机密的文件，秘书部应采取特殊的保密措施，并对涉密文件制定明确的管理办法。8.2秘书部应设立机密文件存放区，并设立相关权限管理，严格控制有权访问机密文件的人员。8.3机密文件存放区应定期进行检查，确保文件的安全性和完整性。第四章会议组织第九条会议准备9.1秘书部应提前确定会议日期、时间和地点，并通知与会人员。9.2秘书部应协助相关部门准备会议材料，包括议程、会议纪要等。第十条会议主持10.1秘书部应在会议开始前及时到场，协助会议主持人进行会议的组织和流程控制。10.2秘书部应记录会议要点和决议，并及时整理会议纪要，发送给与会人员并保存档案。第十一条会议后续11.1秘书部应按照会议纪要中的要求，协助各部门负责人及时完成相关工作。11.2秘书部应对会议纪要进行整理和归档，并确保会议纪要的安全性和及时性。第五章工作纪律第十二条出勤管理12.1秘书部应按照公司的工作时间和规定，严格要求上班出勤和按时完成工作任务。12.2若有特殊情况不能按时到岗，应提前请假并报告主任或副主任。第十三条保密责任13.1秘书部应保守公司和客户的商业机密，不得私自泄露。13.2对于涉及商业机密的文件和信息，秘书部应严格保密，并采取相应的措施进行保护。第十四条行为规范14.1秘书部成员应具备良好的职业道德和职业素养，能够保持积极向上的工作态度。14.2秘书部成员应尊重集体，严格遵守公司相关规定，不得从事违法违纪行为。第六章附则第十五条规章修订15.1对本规章制度的修订，应由秘书部内部讨论并报请主任审批。15.2修