财务共享中心与业务系统的集成应用-以ZH集团为例

一、财务共享中心与业务系统集成应用的概述（一）财务共享中心与业务系统集成应用的含义基于财务共享中心的业务系统集成应用是指基于财务共享中心这个开放性的信息系统平台，各项业务系统能够通过对应的接口连通数据，由业务端按照标准的口径推送业务流数据至财务共享中心，实现业财深度融合。基于财务发展战略目标，需要建设业财一体化财务共享中心来提高工作效率和管理能力，通过与业务系统的集成对接，财务共享中心与业务系统的集成实现数据同步，支撑集团管控、降成本、提升服务以及决策支撑，实现财务管理转型升级。（二）财务共享中心与业务系统集成应用的重要性财务共享中心的建设为企业实现业财融合发展目标，在客观上提供了很好的契机。首先，由于财务共享中心的建设，使企业一些原下属子公司的财务人员转向了业务财务岗位，这在某种程度上为打破业务和财务的岗位隔阂创造了条件；其次，擅长于跨系统操作的技术大量应用，使业务和财务信息系统间的信息孤岛问题得到了一定的改善，为实现业财信息共享创造了有利条件；再次，随着共享的流程向高价值管理会计流程拓展，业务和财务数据得到了一定程度的积累，并进一步推动了数据处理能力得到了提高，为实现业财数据同步处理奠定了技术基础；最后，在推进财务共享中心与业务系统集成应用上，财务共享系统满足业财一体化的发展需求，业务与财务系统能有效衔接，实现业财融合；会计核算信息化程度提高，发挥财务人员价值创造力。二、财务共享中心与业务系统集成应用存在的问题（一）ZH集团简介ZH集团是市属国有文化企业，旗下拥有报社、广播电视台等多家主流官方媒体品牌，业务模块包括报纸、电视、广播、杂志、新媒体、户外媒体等文化产业全领域经营模块，以“媒体+”为扭力，打造全国一流媒体集团，是国内首家全媒体国有文化传媒集团。集团管理层希望通过共享提高业务处理的透明度和效率，通过标准的财务核算倒逼前端业务规范化，希望通过财务共享建设后，能够为经营分析及决策提供及时有效、真实可靠的数据信息，同时财务共享中心系统能够与业务系统进行衔接，实现相应的流程融合和数据融合，形成流程闭环。（二）ZH集团财务共享中心与业务系统集成应用存在的具体问题结合ZH集团调研访谈及对收集资料的研读进行总结分析，财务共享中心与业务系统集成应用存在的主要问题是财务部门和业务部门作为两个性质不同的部门，其管理流程有差异，考核目标也不同，导致在融合的过程中出现问题甚至矛盾。从对财务共享中心的认识、管理规范性方面、业务难点和工作效率等方面进行分析，主要有以下具体问题。1.更换业务系统工程复杂集团现使用的业务系统（如广告业务系统）使用模块有合同录入、见报广告、广告排位、广告财务管理（广告收款平账）等，该广告业务系统已运行很多年，如果改用其他系统，周期较长且牵涉到数据迁移等问题，更换业务系统成为一项复杂的工程。2.流程和管理不规范集团还没有建立专业化的流程和管理规范，目前是相对粗放的管理，业务与财务界限不清晰，各项主要业务流程的接口及控制风险点把握不足，如业务系统的往来单位不唯一，没有按照统一社会信用代码标准名称为标准作为往来单位唯一识别字段，导致同步至财务共享中心的往来单位重复等，这就需要对业务流程进行梳理，按照标准化、流程化、一体化的思路对相似业务进行汇总归类、统一标准，通过规范化、体系化的财务组织与流程重组，提高财务服务水平与运营效率，支撑企业发展战略。3.存在信息孤岛问题各下属公司都建设了相应的业务系统，如广告业务系统、报纸发行系统、教育培训系统等，各系统数据各自积累，且标准不统一，没有一个跨系统操作技术应用，业务和财务信息系统间出现信息孤岛问题，数据处理能力较弱，财务共享中心能够与现有的业务系统相融合，提高工作效率，向高价值管理会计流程拓展。三、企业加强财务共享中心与业务系统集成应用的对策在信息化建设过程中，业务部门和财务部门都已搭建适用于自身的管理系统，如广告业务系统、财务系统，如推翻重建会耗费大量的人力、物力、财力，而且各部门的出发点不同，同一套管理系统无法同时满足各部门的要求，这就需要将各部门之间的系统通过信息化技术手段进行整合，两套系统之间的框架不同、基础数据不同、系统流程不同、管理角度不同，如何实现两个信息化系统之间的互联互通、数据共享与协同合作是业财一体化财务共享中心的难题。本次财务共享中心的建设目标，就需要改善财务数据和业务数据的状况，把财务数据与业务数据融合在一起，落地业务信息与财务信息的融合融通，实现业财信息的高度集成。（一）业务系统实现集成对接首先，财务共享中心与业务系统对接是采用中间表传输的方式，财务数据库与业务数据库通过联机或者定义一个中间表进行数据传输，把需要传递的数据都放置在中间表中进行交换，这种方式能够保证两个数据库不受彼此干扰而较为安全。集团将业务系统中的客户单位、部门、业务人员信息、辅助项目信息、收款确认等业务实现了数据对接和采集。其次，数据完成采集后，将生成财务凭证的业务数据与凭证接口建立取数关系，为凭证模板定义、科目映射定义和核算映射定义预制数据源。最后，根据定义的凭证模板把业务单据生成财务凭证。（二）实现流程和管理规范化为了保证业务系统操作规则的规范性，对业务流程进行梳理尤其重要，集团按照标准化、流程化、一体化的思路对相似业务进行汇总归类、统一标准，形成各项业务流程，通过业务流程梳理，对财务管理与各项主要业务流程的接口及控制风险点的把握更加清晰，为财务业务一体化管理好到了突破口。在梳理各项业务流程的同时，为保证核算往来单位的唯一性，集团及下属公司的合同及往来单位需要进行重构及去重处理。在往来单位的处理上，选取统一社会信用代码标准名称，并以社会信用代码作为往来单位唯一识别字段。当业务系统需要新增往来单位时，集团人员根据往来单位性质在客户名录中做新增申请，并填写单位名称、社会信用代码、开户银行、开户名称、开户账号、联系人、联系地址等信息。业务系统新增往来单位通过审批后，自动同步至财务共享中心。下面以广告业务系统为例实现流程和管理规范化的对策。1.合同录入集团人员在广告业务系统录入客户需要刊登广告的合同信息，根据新收入准则分为五个步骤：识别客户合同、识别履约义务、确定交易价格、分摊交易价格、确认收入。因实刊日期未发布，第五步收入尚不能确认，合同数据不需要同步至财务共享中心。业务系统的合同录入至关重要，牵涉到后面的发票客户信息和银行收款单位的匹配，一定要按照发票客户信息录入合同，客户编号修改为“社会信用代码”或者开发增加“社会信用代码”，部分没有社会信用代码的个人散户，统一归类为个人大类号码，保证财务系统往来单位的唯一性，以解决广告业务系统录入的往来单位不唯一，导致同步至财务共享中心的往来单位重复的问题。2.税务系统发票开具客户确认广告合同书后，集团人员在税务系统开具发票，触发传递数据至财务共享中心的税务管理系统，税务管理系统根据客户单位“社会信用代码”作为识别码，并建立应收账款往来单位明细账，系统生成凭证。借：应收账款-客户A贷：合同资产-客户A应交税费-应交增值税-销项税额集团人员需要按照发票客户信息录入合同，开发增加“社会信用代码”，保证财务系统往来单位的唯一性，以解决开具发票的客户名称不是广告业务系统的客户名称时，导致“合同资产”有两个不同的客户名称（一个开自开票系统，另一个来自广告业务系统），且金额是一正一负，需要财务人员花更多的时间加以识别做相互核销。上线税务管理系统前，公司仅针对销项发票在业务系统中通过发票申请相关功能形成台账；上线税务管理系统后，查验成功的发票会自动保存下来形成台账，一是方便财务人员对增值税专用发票进行批量勾选认证，提高工作效率，二是帮助财务人员在协查失联发票时能及时追根溯源、从容应对；三是实现税收指标总体把控。3.银行收款集团人员每日获取银行收款信息，录入广告业务管理系统的“广告财务收款”模块，触发传递数据至财务共享中心，系统生成凭证。借：银行存款贷：应收账款-客户A（已开票）借：银行存款贷：应收账款-客户B（因合同未录入而未开票，需要手工生成凭证）现实生活中，合同客户、发票客户和银行付款单位确实有时候不一致，如发票客户是开给行政事业单位，但是付款单位是“国库支付中心”统一支付，无法通过财务共享中心的银企直联与税务管理系统、中间表智能化匹配单位名称和合同号，需要人工识别。这时候，集团人员需每日将银行收款信息以表格形式导入或录入至业务系统，业务人员根据业务系统收款待确认任务池中的收款信息，匹配项目、发票（收据）后，提交相关领导审批再推送至财务共享中心。财务共享中心收到收款信息后，形成资金收款单，并根据收款单中相关信息，自动确认为业务收款。4.收入的确认集团人员制作广告排位后，结合客户要求，录入实刊日期，实现新收入准则的收入确认，触发传递数据至财务共享中心，并且建立“合同资产”往来单位明细账，需要传递的信息数据至财务共享中心如下：合同号、刊登日期、实刊日期、广告内容、所属部门、刊物、实际应收金额、合同公司名称、合同备注、广告类型、指定结算方式、行业类别、标准金额。系统生成凭证。借：合同资产-客户A贷：主营业务收入-媒体刊播收入-广告收入-专题收入实刊日期影响收入的确认，财务共享中心需要监控实刊日期还有多少未刊登，如没有此功能，需要开发能查询到此情况，即实刊日期（无日期）的时候还有多少金额，方便财务共享系统监控到业务系统的未刊登实时情况。为保证会计核算的统一性，集团需要对公司科目以及辅助项目进行标准化处理，同时针对各项业务流程编制了会计核算手册，在此基础上设立凭证模板及科目映射。在业务系统开发“收入辅助项目”同步功能。收入辅助项目信息同步为业财融合提供数据标准，为财务向经营单元及项目等及时有效地提供财务数据建立基础。收入辅助项目信息的同步提升了信息传递速度，提高信息传递质量。5.平账（认刊合同号与发票号、收款金额三者匹配）集团人员录入实刊日期之后（触发上述第四点收入确认），还需要在广告业务系统做平账功能，将之前的银行收款单（含发票号）与合同号相匹配。平账后出现以下情况：第一，如果合同录入的客户名称、发票客户一致：财务共享中心无需做往来单位匹配，即应收账款-客户A、合同资产-客户A自动核销完毕。第二，如果合同录入的客户名称与发票客户不一致：即应收账款有客户A和客户A1一正一负，合同资产有客户A和客户A1一正一负（客户A来自开票信息，客户A1来自广告业务系统），财务人员需要额外加以识别，做相互的核销分录。广告业务系统合同录入的客户名称与发票客户需要一样，如不一样，合同录入的客户名称与发票客户不一致，导致财务人员需要花更多的时间来做相互的核销分录。四、结束语通过梳理上述业务标准、流程标准、核算标准，实现财务数据标准化、财务核算智能化、财务信息采集自动化，提升财务数据质量和传递效率，挖掘财务数据价值，实现财务管理的数字化转