第一章沟通协调

第一章沟通协调2023/12/28第一章沟通协调鉴定重点：1.熟悉迎接、会见、送别中外宾客的接待工作程序。2.掌握接待中外宾客的常用礼仪。3.能够撰写和使用公函、通知，并能够编写公关简报。第一章沟通协调第一节接待联络一、中外宾客接待活动基本程序与礼仪规范1.中外宾客接待工作的基本程序（1）迎接宾客了解来访宾客确定接待规格

递交活动日程安排表（一般以表格的形式列出）

高规格接待对等接待（常用）低规格接待第一章沟通协调（2）会见宾客1）布置好会客场所：

第一章沟通协调

会场的布置要注意整体性的和谐，如是工作会议，主席台的布置基调应为蓝、绿色;如是庆典、表彰性的会议，主席台的基调应为红、粉色。第一章沟通协调

合理摆放桌椅，注意区别好硬椅、软椅（沙发、扶手椅、一般软椅），既要开好会，又要考虑到与会人员身体需要的原则。第一章沟通协调布置附属性设备

音响布置（扩音、耳机、同声翻译、麦克风等）

声像布置：立体电视、激光、全息电影、组合录像、电脑控制的多镜头幻灯等。

其他布置：温度、湿度、照明、通风、卫生设施、电源插座等

布置装饰：会标、标语口号、会徽、旗帜、花卉、字画等的选择和布置。第一章沟通协调2）事先画好座位安排图

①依职务的高低来安排座次：职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。

第一章沟通协调

②为了工作便利起见，会议主持人有时需要在前排的边座就座。③在主席台的桌子上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

一般离会场入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之，为下座。第一章沟通协调练习：

炎黄公司新近获得了省里授予的百强企业的荣誉称号，准备召开庆功表彰会。接待员高娜按一般的礼仪规范，以右为尊，她将董事长的位置安排在前排最右边，副董事长、总经理、副总经理，所有领导按职务高低从右向左，后面是受表彰的人员。

高娜的安排有不妥之处吗？第一章沟通协调3）导引会见、问候寒暄后入座

门口迎宾，按“以右为尊”的国际礼仪，迎导员走在宾客的左前方一二步，进行介绍时应由主方的接待员/职位最高的领导按职务高低原则，先把主方的人员介绍给客方。4）切入正题，交谈商洽有关问题，求同存异，达成共识

第一章沟通协调（3）组织活动1）签字仪式（准备工作、仪式程序）

第一章沟通协调2）组织参观访问，使宾客更多更具体地了解本部门。3）安排宴请。

宴会工作进餐

招待会：酒会、冷餐会国宴：规格最高，挂国旗、奏国歌正式宴会：不挂国旗、不奏国歌家宴：便宴：非正式宴会第一章沟通协调②宴请席位安排。

第一章沟通协调（4）为宾客送行

2.中外宾客接待活动礼仪（1）礼仪的含义（2）中外宾客接待中的常用礼节①称谓礼第一章沟通协调敬语：日常使用的“请”字，第二人称中的“您”字，代词“阁下”、“尊夫人”、“贵方”等，另外还有一些常用的词语用法，如初次见面称“久仰”，很久不见称“久违”，请人批评称“请教”，请人原谅称“包涵”，麻烦别人称“打扰”，托人办事称“拜托”，赞人见解称“高见”等等。

谦语：称自己为“愚”、“家严、家慈、家兄、家嫂”等

雅语：在待人接物中，要是你正在招待客人，在端茶时，你应该说：“请用茶”。如果还用点心招待，可以用“请用一些茶点。”假如你先于别人结束用餐，你应该向其他人打招呼说：“请大家慢用。”注：在公众和社交场合，称呼对方的头衔会更得体。对于官方人士称其职务。对于知识界人士，可以直接称呼其职称。但是，对于学位，除了博士外，其他学位，就不能作为称谓来用。

第一章沟通协调②握手礼③拥抱礼④鞠躬礼⑤名片礼⑥宴请礼（3）东西方习俗礼仪差异第一章沟通协调二、日常工作公关文书的编写与使用（一）公函（1）公函的用途与类型（写作的主要内容）P7

第一章沟通协调联络函：

一、标题。联络函

二、正文。首先，写明发文的原由，即为什么要制发此函；其次，写明发文的事项和问题是什么，内容较多的可逐项、逐个、逐点列出予以写明；最后，写明希望或要求，一般都使用“特此函告”、“请复函”、等等习惯语作结。

三、落款。即在正文之后的右下角写明制发此函的机关名称。

四、日期。

第一章沟通协调联络函尊敬的客户

（公司名称）：您好!

我是中山市水之物语生活用品有限公司的屈灵芝。现任为上海、江苏、江西、浙江、福建、安徽、山东、湖南、湖北等地方区域代表，很荣幸的能够为您提供服务。感谢您多年以来对水之物语公司的支持与厚爱，我们将会一如继往为您提供更好的产品，更优质的服务。同时也非常感谢您对我工作的支持与信赖，有任何问题及需要，我会在第一时间和您取的联系！谢谢！祝生意兴隆，生活愉快！联系电话:0760-2262072813590846007传真址：QQ:245268132(水之物语-屈)贸易通ID:qulingzhi1988邮箱:qulingzhi1988.1@163.com地址:中山市东凤镇同乐工业区邮编：586223

中山市水之物语生活用品有限公司屈灵芝XXXX年X月X日第一章沟通协调商洽函（复函）A公司(一般省略）关于B公司代培公关人员的复函B公司：贵公司《关于代培公关人员的商洽函》收悉。为便于培训公关人员的工作顺利开展，现就具体事项答复如下：一、培训时间：2008年1月1日—2月10日。二、培训地点：本公司培训大楼。三、培训方式：脱产式培训。四、培训内容：公关的理论知识和操作技能。五、培训费用：2800元/人。如贵公司对以上信息有不明之处，欢迎来电来函咨询。联系人：王明联系电话:0760-2262072813590846007传真/p>

特此函复。A公司二00七年十一月二十日第一章沟通协调结构：标题+主送机关+正文+落款+成文日期

①标题

A.发文机关+事由+文种。如《春风计算机科技有限公司人力资源部关于人事调查的函》

B.事由+文种。如《关于黎栗同志情况的复函》

②正文：发文缘由+事项+尾语A.发文缘由。例文1的发文缘由说明了为什么要查实黎栗同志情况的原因，例文2则在开头运用了引语，即引述对方函的标题、发文字号，表示收悉。B.事项。去函应说明要求主送机关协办的事项，或通报的信息，或要求解决的问题等;答复函应回复发函机关提出的问题，如不能满足要求时，应加以解释。书写事项时，如事项单一，就单独列段;如事项复杂，或要求较多，就需提行分段，或分条列项书写，如例文1、2的事项部分。C.尾语。这里一般用礼节性用语，询问函的尾语常用：“请速回复”、“盼复”、“请予复函”、“即请函复”等;答复函的尾语常用：“此复”、“特此专复”、“特此函复”、“专此函告”等。

第一章沟通协调（二）通知

事项性通知常常用于日常工作中，传达要求有关单位需要执行的事项，或传达相关人员需要周知的事项都可以使用这类通知。第一章沟通协调会议通知

例P9第一章沟通协调指示性通知

例

天伦公司关于印发《天伦公司发展规划》的通知

各分公司、中心、部：为了有计划地推动我公司的业务发展，规范各分公司进入市场的行为，根据市商委《关于印发﹤中关村科技园区海淀园商业发展规划（2001—2010）﹥的通知》（京商发[2001]56号）精神，我公司制定了《天伦公司发展规划》，已报请市商委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。各单位在执行中有何情况和问题，请及时向公司反映。天伦公司二00二年三月八日第一章沟通协调通知的通用结构：P8

各类型通知的特点：1、事务性通知

标题：由制发机关+内容+文种/内容+文种/“通知”

主发机关：各部门

正文：开宗明义，直叙其事。（重点）

发文机关和成文时间：

第一章沟通协调2、会议通知：

题目：“关于召开。。。。。会的通知”

发文机关

主体内容：第一段：开会目的：“为了。。。。现将有关事项通知如下：”第二~第N段：一、会议主题：（后面加句号）二、会议时间：（日期后加星期几）三、会议要求：四、。。。。。

文尾：“特此通知”单位名称日期（汉字）第一章沟通协调3、指示性通知：

题目：“发文机关+事由+文种名称”;

发文机关：

正文：用词肯定，较多使用了祈使句，这体现了指示性通知的特点—指示性。例如：“规范各分公司进入市场的行为”，“请认真贯彻执行。各单位在执行中有何情况和问题，请及时向公司反映”

发文机关和日期：第一章沟通协调（三）简报

1.简报的基本知识（1）简报的性质和特点（2）简报的作用（3）简报的类型

信息简报工作简报会议简报第一章沟通协调（4）简报的结构：

报头

报核