公司档案管理制度模板范文

第页共页公司档案管理制度模板范文公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理，规范档案工作流程，维护公司档案资料的完整性和安全性，根据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。第二条公司档案管理制度适用于公司各部门、项目组及全体员工。第三条公司档案管理以数字化为主，纸质档案为辅，实现电子档案的建立、利用、存储和保护。第四条档案管理的原则：规范性、及时性、安全性、便捷性。第二章档案管理职责第五条公司设立档案管理部门，负责公司的档案工作。档案管理部门的主要职责包括：（一）制定档案管理规章制度，监督和指导各部门的档案管理工作；（二）规划和建设公司的电子化档案系统，确保档案的全面数字化；（三）进行档案资料的收集、整理、分类、编目等工作；（四）审定档案的借阅申请，确保档案资料的安全和可控；（五）定期进行档案资料的保管和保护工作，确保档案的安全性；（六）定期进行档案的归档和清理工作，确保档案的规范和整理；（七）对重要档案资料进行备份和存档，保证档案的完整性和可靠性；（八）开展档案管理培训和宣传工作，提高员工的档案管理意识；（九）接受上级主管部门对档案管理工作的检查、督办和指导。第六条各部门、项目组及员工的档案管理职责如下：（一）各部门、项目组应按照档案管理部门的要求，做好档案的收集、整理和归档工作；（二）各部门、项目组要及时向档案管理部门报告档案的使用和借阅情况；（三）各部门、项目组要做好档案的保管和保护工作，确保档案的安全性；（四）各部门、项目组要按照规定的流程进行档案的借阅和归还；（五）员工要尊重档案的保密性，不得私自拷贝、泄露公司的档案资料；（六）员工要定期清理档案，确保档案的规范和整理。第三章档案的建立和归档第七条档案建立的要求：（一）所有与公司业务相关的档案都应进行建立和归档；（二）档案建立时要做好文件描述、重要日期和联系方式等信息的记录。第八条档案的归档要求：（一）档案归档应按照文件编号和分类进行；（二）档案归档应按照时间顺序进行，确保档案资料的时效性；（三）归档的档案应清晰标注文件名称、日期和责任人等信息。第九条纸质档案的归档要求：（一）纸质档案应使用酸性不易变形的材料进行封装和保护；（二）纸质档案宜存放在封闭式的柜子或架子上，防潮、防火、防蛀；（三）纸质档案的整理和归档应按照文件编号和时间顺序进行。第四章档案的保管和保护第十条档案的保管要求：（一）公司档案管理部门负责档案的保管工作，并建立相应的档案管理制度和流程；（二）档案室应定期巡查并制定相应的安全和防火措施，确保档案的安全性；（三）档案室应定期开展档案的整理和清理工作，确保档案的规范性和整理性。第十一条档案的保护要求：（一）档案室应定期进行档案备份和存档工作，确保档案的完整性和可靠性；（二）公司档案管理部门应建立档案保密制度，对涉密档案进行严格的保密措施；（三）公司档案管理部门应对涉密档案资料的使用、借阅和归还进行审定，确保档案的安全性。第五章档案的利用和借阅第十二条档案的利用要求：（一）档案室应提供便捷的电子档案查询和检索功能，供员工使用；（二）档案室应定期开展档案宣传和培训工作，提高员工的档案利用能力。第十三条档案的借阅要求：（一）档案的借阅需要填写借阅申请表，并经过相应的审批；（二）借阅人应按借阅期限和使用范围妥善保管借阅档案，不得随意拷贝档案资料；（三）归还的档案应按规定放回原位，并要求借阅人签字确认。第六章档案的销毁和转移第十四条档案的销毁要求：（一）公司档案管理部门应制定档案销毁制度，并按照规定对不需要保留的档案进行销毁；（二）档案销毁应进行彻底，防止档案资料被泄露或恶意利用；（三）档案销毁应有明确的程序和流程，由相关人员共同参与。第十五条档案的转移要求：（一）公司档案管理部门应审查和审批档案的转移申请，确保档案的安全性；（二）档案的转移应按照规定的程序和要求进行，由相关人员负责。第七章档案管理的监督和评估第十六条公司档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督和评估，确保档案管理制度的有效实施。第十七条公司档案管理部门应设立专门的档案