采购管理子系统课件

ERP应用人才资质认证系列教材之采购管理子系统

系统主画面日常业务流程根本信息的设置系统概述期初开账一二三四五常用报表六1.系统概述系统特色系统概述系统效益采购流程与其他系统关联1.1系统特色采购管理子系统有哪些特色呢？采购部采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，到达准时交货的目的。针对公司内部对供给商的评估及管理，提供供给商ABC分析表等分析报表，将供给商做等级区分，提供给管理者制定采购政策时的参考依据。对于日常采购工程，系统将详实记录商品报价信息及供给商价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。对于采购价格管理，系统提供了价格异常以及交货异常及交货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来评估供给商与采购人员的绩效…………1.系统概述系统特色系统概述系统效益采购流程与其他系统关联询价

采购核价

与供应商建立「伙伴」情谊

采购

请购以最低的成本

实时的送达需要的地方

向供应商提出需求

正确质量的物品

1.2系统效益系统效益采购作业是企业必备的机能，因为大部份的企业都无法自制产销所需的物料。

系统效益A供应商B供应商C供应商D供应商必须由其它供给商制造后，再交由企业接手制造组装或是销售贩卖，来创造出更大的附加价值与利润。1.系统概述系统特色系统概述系统效益采购流程与其他系统关联1.3与其他系统的关联采购系统存货管理物料需求方案应付账款自动分录批次需求方案产品结构根本信息进口管理工单管理1.系统概述系统特色系统概述系统效益采购流程与其他系统关联1.4采购流程请购单采购单进货单退货单退货折让单采购发票付款单各部门物料需求用品短缺供应商接单供应商状况调整采购变更单实际领用＋库存量库存增加，应付增加。库存减少，应付减少。应付账款增加库存无影响，应付减少。应付账款减少财务处理-见【财务模块篇】需求状况修正修正∩系统主画面录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质数量管理价格管控3.根底设置如果在采购条款里，供给商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，那么需要在这个字段输入订金比率。3.1录入供给商信息同表示一批采购序号，是否可分屡次进货。初次交易日自行输入，最近交易日期那么由进货单回写。ABC等级：按供给商的进货净额来评定供给商的重要性等级，可自行输入，也可通过本系统的“供给商ABC分析表〞，由系统评级来更新等级。交货评级和质量评级：评定供给商的交货时程、质量状况。可自行输入，也可通过本系统的“供给商评级’，由系统执行评级更新等级。已核准：可交易，开窗也可查询。尚待核准：开窗查询不到，无法交易，会提示"尚待核准"。不准交易：开窗查询不到，无法交易，会提示“不准交易〞核准状况的变更录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质数量管理价格管控3.根底设置3.2录入品号信息〔采购〕成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」的主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星公司」了。后续该品号的默认采购供给商遇到存货即将缺乏时的补货方法，依据品号特性选择固定/变动前置天数：按采购此产品的前置天数。不管采购一个或多个都需要消耗的时间，称为〞固定前置天数“；会随着采购的数量多少而改变的时间，称为〞变动前置天数“。批量：配合变动前置天数使用，例如供给商生产2000个料件，需要消耗1天的时间。某一采购品号需于7/20交货4,000pcs；9天

7天1天)(

x2,0004,000=+=固定前置天数变动前置天数批量采购量采购前置天数+=)x(2,000pcs批量变动前置天数固定前置天数7654321（未考虑假日表）7/207/11交货日采购日计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质数量管理价格管控3.根底设置3.3价格管理作为采购时的参考单价标准进价：手动输入最近进价：最近一张进货单审核回写记账本位币=原币*汇率记录各供给商的核价数据或是实际进价数据。由更新核价的单据审核回写或手动输入而来基本信息子系统

限制品号的采购进价不得超过上限价格假设要管制，系统会以「供给商核价」、「最近进价」或「标准进价」作为基准和判断的依据，来控管采购单价的范围。例如：「数码相机-SL系列」向「三星公司」采购的第一取价顺位是＄4,000。表示采购单价必须低于或等于4,200元「单价上限率」设置为5%最高采购单价=供给商单价x(1+单价上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200假设要启用进价控制，不仅需要勾选【录入品号信息】里的“进价控制〞，而且也要需勾选【设置采购单据性质】里单据的“进价控制〞。进价>4200所以会报错录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质数量管理价格管控3.根底设置3.4数量管理当采购料件进货时，可以设定进货数量是否可以超过原始采购的数量。进货数量最多只能到110pcs最大可进货量=(采购数量x(1+超收率))－采购已交量=100x(1+0.1)-0=110例如：「数码相机-SL系列」的采购数量100pcs。「超收率」设置为10%录入供给商信息根底信息设置录入品号信息〔采购〕设置采购单据性质数量管理价格管控3.根底设置3.5设置采购单据性质主要单据性质用途31.请购单用于内部发生采购需求，做请购申请时使用32.核价单常用于供应商商品价格，需内部审核时使用33.采购单采购时使用的单据34.进货单采购进货时使用的单据35.退货单收料后材料有问题，需办理退料/退货时使用的单据36.询价单采购前询价时使用更新核价：表示单据审核时，该单据的单价信息是否要更新〞供给商料件价格〞，更新后，输入核价单或采购单以及进货单时，单价都可以由供给商料件价格档得来。系统提供了〞计算机自动编号“和〞手动编号“两种方式。选好编码方式后，还要搭配〞年位数“和〞流水号位数“，最后从编码格式可以看出设置后的模板。针对进货单、退货单是否一定要输入采购单才可办理收料、退料，目的是防止无采单的收料、退料发生。每一张进货单或退货单审核的同时立即产生一张采购发票，称之为「直接开票」。适用「随货附发票」的进货模式使用，如果企业的账款采月结制，就不适用直接开票的特性4.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.1请购流程作业目的：按公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供给商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等本钱浪费的状况发生。采购部门请购部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准1.MRP单据修改请购单凭证留底存查请购来源(由系统自动产生请购单)2.LRP3.再补货建议表

4.BOM自动请购

5.订单转请购

维护请购信息采购流程9.其它新增录入询价录入询价单询价单「选定」输入各家供给商的报价价格决定交易的供给商否是审核需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.已抛转过重复生成：如果之前有抛转过请购单，那么再次重新抛转时需要勾选此选项，首次抛转不需勾选。选择预交货日计算方式有三种方式：第一种：按订单预交货日减1，表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推算；第二种：按前置天数推算，表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后推算；第三种：按订单预交货日减前置天数推算，表示按照订单预计交货给客户的日期往前到推算。抛转类别可以选择是请购还是采购，之后选择要生成的采购单或请购单。4.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.2采购流程作业目的：如何协助公司购置到「价廉物美」的物料，也就是如何「降低合理本钱」、「提高及稳定质量」、「确保交货期限」，更重要是「提高工作效率」，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。正式下采购通知给供给商的对外凭证，记录着供给商、商品、数量、单价、预计交货日…。同时也用来追踪后续商品进货的进度作业流程：(1)维护请购信息目的：采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核。(2)从请购单生成采购单目的：当采购人员在“维护请购信息〞做好最后的采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。(3)录入采购单目的：为正式下采购单给供给商的依据。录入采购单

采购部门请购部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准单据修改采购单凭证传给供给商直接采购维护请购信息

从请购单生成采购单

采购预计进货表供应商采购交货状况表进货追踪采购审查无请购流程零星采购紧急采购

发现有一张当天上午来自业务-张明达的请购单维护采购信息供给商编号：请购单上的参考供给商。如果要分供给商采购，可在这维护不同供给商信息会默认原请购的数量及单位，可视情况再进行调整。将「锁定码」打勾，表示这笔要采购且已经审核过了。锁定后，原请购单不能撤销审核修改。如果采购人员审查后，因某些因素决议不要购置此品，点击「指定结束」按钮时。结束码就会更新为「y：指定结束」。如果请购单很多，一局部要采购，一局部尚不要采购，便可以利用「锁定码」选项筛选请购单。假设置为Y，那么当采购数量合计<请购数量时，会将请购单单身置为指定结束。假设置为N，当采购数量合计>=请购数量时，请购单单身会变为自动结束。采购码、采购单号：执行“从请购单生成采购单〞后，系统将会生成采购单的单号回写到“维护请购信息〞中，并且采购码被勾选。该请购已生成采购单且采购数量>=请购数量那么系统自动更新结束码为“自动结束〞。4.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.3采购变更流程作业目的：

可记录采购单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。采购部门供给商端未核准核准打印单据凭证核准单据修改采购变更单凭证采购单凭证录入采购变更单1.供应商/品号/工单/采购预计进货表2.供应商采购交货状况表采购单进度追踪后续追踪传送给供给商供给商提出变更录入采购单更新系统会将原始采购单单头的信息，带进采购变更单单头。

每变更一次，「变更版本」就会＋1。每一张订单单号最多可变更9999次。较小版本变更未审核，不得变更较大版本采购部-蔡佳玲就接获「三星公司」业务的来电，该业务表示1月10日采购单所订购的数量因生产不及，需延后至1月14日出货。

修改日期为1/144.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.4进货/进货验收流程作业目的：进货指录入采购进货相关信息。进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由品管部门来维护检验状态。供给商端仓管部门采购部门质检部门免检待验验收否录入进货单更新合格数量送质检部门采购单凭证录入采购单数量增加对库存的影响进货单验收检验退回验收件供给商送货进货单凭证不合格录入进货单供应商评核管理供应商ABC分析表供应商进货统计表供应商进货异常表..审核找到这笔「数码相机-SL系列」的进货单号

录入验收结果验收数量为实际入库，库存增加的数量。

报废数量：记录在入库之前，检验报废的数量。破坏数量：记录在验收的时候所做的破坏性试验导致商品受到破坏的数量。假设全数验收通过，检验状态会自动呈现「合格」。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量。〔验退数量=进货数量－验收数量-报废数量-破坏数量〕【进货单验收】审核后，对应的【录入进货单】自动审核，库存数量增加，而且同时更新进货单的检验状态、验收数量、计价数量、验收日期。更新为进货单的累计验收数量

N:未结束尚未结束，已交数量<采购数量Y：自动结束已交数量>=采购数量y：指定结束表示尚未全数进货，但剩余未进货的局部不会交货了，必须做指定结束的动作。〔可通过【录入采购变更单】或【结束采购单】作业来执行〕。4.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.5验退流程作业目的：当进货验收，发生不良品需退回供给商时，等待退回的商品称为「验退件」当供给商取回验退不良品时，将退回信息记录在「退回验退件」里。供给商端仓管部门采购部门质检部门待验录入进货单送质检部门采购单凭证录入采购单进货单验收检验退回验收件供给商送货进货单凭证不合格通知仓管人员数量无影响对库存的影响通知采购人员取回验退件系统自动带出

不合格的商品从来没有允收入库过，只是从企业的进料检验区退回给供给商，所以登录数据后，并不会影响「应付账款」。同时，对原有的库存数量也不会造成任何影响。执行【退回验退件】后，进货单的“验退码〞被勾选。4.日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程进货退回流程进货/进货验收流程4.6进货退回流程作业目的：如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供给商时，就需按退货流程处理。由采购人员负责和供给商协调后，通过「录入退货单」记录退货及折让信息。产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。采购部门打印单据凭证仓管部门录入退货单（审核）供给商端核准N录入退货单类型=退货持续沟通同意退货否退货问题反应与沟通协调供应商取回应付账款减少对账款的影响备货数量减少对库存的影响YNY打印单据凭证核准N录入退货单类型=折让持续沟通同意折让否应付账款减少对账款的影响数量不变对库存的影响YY折让问题反应与沟通协调采购部门仓管部门供给商端财务部门建议设置两个单别，来处理「退货」及「折让」状况。已交数量根据退货数量减少5个，结束码为「未结束」