电脑办公自动化课件

第7章

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l电子表格本章要点 微软公司的Excel中文版是Windows环境下的优秀电子表格系统，可以广泛应用于财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域，具有十分齐全的功能群组。并以其赏心悦目、生动活泼的操作环境，方便的图形界面，强大的数据处理管理功能以及数据共享获得了广大用户的青睐。 本章将结合大量的实例，在制作过程中，向读者介绍有关Excel的入门基础知识，以及使用Excel编辑和美化工作表，制作数据透视表、运算和分析数据等知识。相信通过这些操作的讲解，可以给你的工作、学习、生活带来诸多方便。第7章

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l电子表格Excel的基础知识

俗话说：“万事开头难”。要想真正学会一门技术，就必须从最基础的知识学起，这样才能循序渐进，实现自己的梦想。学习Excel也不例外，首先要熟悉Excel的工作环境，其次要了解一些关于工作表的常识，如工作簿的概念、数据类型等。最后是掌握一些基本的编辑技巧，如单元格换行、输入时间和日期等。只有把基底打扎实了，才能制作出丰富多样的表格，在工作中游刃有余。

1．工作簿 工作簿是Excel的基本文件，用于处理和存储数据，在系统中存储的扩展名为.XLS。由于每个工作簿含有多个工作表，因此可以在单个文件中管理各种类型的相关信息。默认情况下，工作簿是由3个工作表组成，即Sheet1、Sheet2和Sheet3，但是用户可以根据需要进行插入或者删除，一个工作簿内最多可以有255个工作表。第7章

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2．工作表 工作表是Excel完成一项工作的基本单位，用于显示和分析数据。每个工作表由多行和多列组成，每张工作表最多可以包含65536行256列数据。其中，可以包括字符串、数字、公式、图表等信息，每张工作表都有一个标签与之相对应。在图7-1中，Sheet1为当前活动工作表，用户可以单击工作表标签，快速在工作表之间进行切换。3．单元格与单元格区域 每个行列交叉点处的小方格称为单元格，它是Excel中最小的单位。当鼠标指针在单元格中单击时，该单元格的边框加粗，表示已被选中，成为活动单元格。单元格用行号和列标作为地址，行号用数字（1、2、3……）表示，列标用字母（A、B、C……）表示。例如，H7表示第H列、第7行的单元格。 单元格区域是指一组被选中的单元格，他们可以是相邻的，也可以是分离的。当对单元格区域进行操作时，该区域中的所有单元格都将执行该操作。第7章

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l电子表格数据类型 单元格中的数据有4种类型，他们是文本、数字、逻辑值和出错值。1．文本 单元格中的文本包括任何的字母、数字和键盘符号的组合，每个单元格最多可以容纳32000个字符。如果单元格列宽容不下文本字符串，可以占用相邻的单元格。如果相邻单元格中已有数据，则数据将被截断显示。2．数字 进行数值计算，是Excel最基本的功能。数字可以用逗号、科学计数法或者某种格式进行表示。3．逻辑值 在单元格中可以输入逻辑值True和False，逻辑值经常用于书写条件公式。4．出错值 在使用公式时单元格中可以给出出错的结果。例如，输入到单元格中的数值太长或者公式产生的结果太长单元格容纳不下时，将产生出错值#####。第7章

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l电子表格基本编辑操作

千里之行，始于足下。在具备了Excel的基础知识后，就可以对工作簿进行编辑操作，如输入数据和公式、引用单元格等。只有熟练掌握这些编辑技巧，才能够制作出令人满意的各种电子表格。输入数据和公式要在指定的单元格中输入数据，首先应该单击选定的单元格，然后再输入数据。在输入完毕后，如果按下Enter键而不是单击【输入】按钮来确认所做的输入，则下一单元格将成为活动单元格。如果按下Tab键，则右侧的单元格成为活动单元格。如果要取消本次操作，可以按下Esc键或者单击编辑栏中的【取消】按钮。公式的输入方法类似于输入数值，但是必须以等号“=”或者“＋”作为开头。在一个公式中可以包含有各种运算符、常量、函数以及单元格引用等。

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l电子表格单元格引用 引用的作用在于标识工作表上的单元格或者单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一个单元格的数值。还可以引用同一个工作簿中不同工作表上的单元格和其他工作簿中的数据，例如：“＝[Book1][Sheet1]!$A$3-[Book3][Sheet2]!$A$5”。 单元格引用有不同的表示方法，既可以直接用相应的地址表示，也可以用单元格的名称进行表示。用地址来表示单元格引用有两种样式。一种是A1引用样式，这是默认样式，分别相对引用、绝对引用和混合引用。这种引用是用字母来表示列（从A到IV其256列），用数字来表示行（从1～65536）。另一种引用样式是R1C1样式。R代表Row，是行的意思；C代表Column，是列的意思。在R1C1引用样式中，用R加行数字和C加列数字来表示单元格的位置。第7章

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l电子表格7.3课堂练习7-1：年度统计表

在保险公司中，每年都会制作一些业务统计报表，以拟定下一年的工作任务。下面就使用功能强大的Excel，制作兴安省各市经济及保险情况的统计表，如图7-14所示。制作统计表时，可以分为四大部分进行操作，首先是创建工作表，输入相关数据；其次是合并单元格，设置工作表的格式；接着是使用公式，求出统计表中各市的“总人口数”和“人均国内生产总值”；最后使用打印机，将工作表打印出来。第7章

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l电子表格图7-14年度统计表第7章

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l电子表格7.4课堂练习7-2：员工日常费用表

为了更好地对公司的费用进行规划使用，可以在“员工登记表”的基础上，建立公司的“日常费用”表，其中包括日期、姓名、编号、入账等内容。所要涉及的知识包括：复制工作表、删除行、单元格格式设置、排序、公式的复制和填充、数据透视表的创建。当要查找“乔晓义”的日常费用，可以单击【姓名】右侧的下拉按钮，选择“乔晓义”，就会得到有关该员工的信息，如图7-38所示。图7-38查找“乔晓义”的日常费用第7章

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l电子表格7.5课堂练习7-3：公司档案管理及查询 对于办公室人员来说，管理公司的档案要做到清楚记录，方便查找。本例将制作一个公司档案管理的数据表，这个数据表将对公司档案进行分类，然后以每个文件为单位，分别记录其入档时间、内容、类别、所在文件柜号、外借人姓名及日期、归档日期等，这样就可以在需要的时候进行快速查询。本例所涉及的知识包括：定义窗体、添加控件、给控件添加VBA代码、录制、运行宏和自动筛选。

图7-48设置好的窗体效果第7章

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l电子表格 如果要查找某个规章的档案，可以单击【一级分类】的下拉按钮，从中找到【规章】选项，然后再从【二级分类】的下拉列表中，选择【岗位】选项，则工作表中将显示符合本次查找条件的记录，如图7-63所示，使用过的下拉按钮会变成蓝色。 如果要查找2003年6月以后入档的规章，可以在【一级分类】列表中选择【规章】，然后再【入档时间】的列表中选择【自定义】选项，在打开的对话框中，选择【大于或等于】选项，在其右侧的文本框中输入2003-6，然后单击【确定】按钮，如图7-65所示。图7-63查找某个规章的档案图7-65显示所有满足条件的记录第7章

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l电子表格上机练习7-1：公司财务报表

在公司的财务工作中，每个月都需要打印一份资产负债表和损益表等，如图7-66所示。由于其中的项目都是固定的，所以每个月只要将该月的新数据填写到表中即可。如果每个月都制作一份这样的表，那就太麻烦了。因此，我们使用Excel的模板，事先将表格制成模板，然后用户只要打开该模板输入新数据即可，其中的表格格式、一些项目及计算公式都不改变。本例所要涉及的知识包括：模板、模板的使用和工作表之间数据的关联。

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l电子表格图7-66公司负债表第7章

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l电子表格图7-66公司损益表第7章

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l电子表格上机练习7-2：打印电脑销售图表

Excel提供了大量的图表类型，可以根据表格中的数据快速地建立一个既美观又实用的图表，从而直观地看到数据之间的关系和变化趋势。下面根据“新世纪”电脑城销售电脑的数据，建立一个柱形图，然后将其打印出来，效果如图7-74所示。图7-74生成的电脑销售图表第7章

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l电子表格课后作业7-1：设置满足条件的数据格式

在公司的账目表上，通常把符合条件的某些数据用一定格式表示出来，以实现一目了然的效果。这就需要使用条件格式功能，根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据，如图7-84所示。图7-84条件格式功能第7章

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l电子表格课后作业7-2：打印电脑销售图表

在公司的管理中，每月的出勤表起着很重要的作用。下面就利用Excel的添加斜线以及设置边框格式功能，制作公司每天要做登记的出勤表，如图7-86所示。图7-86为单元格添加斜线第7章

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专家指南

——在Excel中使用